王洋洋， 張志強(qiáng)， 黃 凱， 周勇義， 劉克新

（北京大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部，北京100871）

0 引 言

實(shí)驗(yàn)室是高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，試劑是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)活動(dòng)必不可少的物資，高校試劑采購和使用量巨大，沒有固定的使用周期或使用周期較短，對(duì)試劑采購和存放使用的數(shù)據(jù)追蹤和有效管理成為管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。由于高校和科研院所教學(xué)科研工作涉及各個(gè)領(lǐng)域，相關(guān)工作中涉及的試劑種類繁多且絕大多數(shù)都會(huì)對(duì)人體、設(shè)施、環(huán)境及公共安全產(chǎn)生不同程度的危害，因此試劑管理是實(shí)驗(yàn)室安全管理的重中之重［1-4］。

傳統(tǒng)的試劑管理方式有以下不足之處［5-7］：① 無法準(zhǔn)確掌握試劑購買、使用及存量信息。普通試劑采購由院系審批，實(shí)驗(yàn)室自行采購?fù)瓿桑噭┦褂玫怯浻蓪?shí)驗(yàn)室自行管理，存量信息由實(shí)驗(yàn)室掌握，學(xué)校缺乏獲得試劑采購、存量信息的實(shí)時(shí)性能力；② 對(duì)試劑產(chǎn)品采購源頭控制不足。由于各試劑供貨商是各實(shí)驗(yàn)室自己聯(lián)系，缺乏對(duì)供貨商的資質(zhì)、所供貨物質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)能力的掌握和控制；③難以實(shí)現(xiàn)對(duì)試劑信息的全程追蹤和有效的統(tǒng)計(jì)分析。各實(shí)驗(yàn)室對(duì)試劑管理的要求不同，有些實(shí)驗(yàn)室要求試劑進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室后首先建立臺(tái)賬信息，記錄試劑的名稱、購買量、供貨商、試劑存放位置等基本信息，并要求參與實(shí)驗(yàn)的師生詳細(xì)記錄實(shí)驗(yàn)過程中試劑使用量和剩余量，而有些實(shí)驗(yàn)室的相應(yīng)數(shù)據(jù)不做嚴(yán)格要求。相關(guān)詳細(xì)記錄通過紙質(zhì)記錄本記錄，保存時(shí)間短，難以形成有效的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)。④師生員工對(duì)于試劑使用的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足，尤其是易制毒、易制爆、麻醉藥品和精神藥品等管控試劑，在一些師生的觀念里認(rèn)為常用試劑沒什么危害，沒有引起足夠的重視。

在實(shí)驗(yàn)室日常教學(xué)、科研活動(dòng)中，試劑采購和使用的數(shù)量較多，金額巨大，傳統(tǒng)的試劑管理無法滿足準(zhǔn)確性、高效性、臺(tái)賬信息長(zhǎng)期保存等要求，信息化方式成為試劑管理的必然趨勢(shì)［8-11］。我校充分利用信息化資源，通過構(gòu)建試劑管理平臺(tái)，從試劑數(shù)據(jù)源頭控制，從試劑安全管理、采購管理、臺(tái)賬管理多個(gè)角度提升試劑管理能力，為實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研工作提供保障。

圖1 管控試劑產(chǎn)品標(biāo)識(shí)

1 試劑安全管理多維化

為提升試劑安全管理水平，借助試劑管理平臺(tái)，形成了宣傳教育結(jié)合在線審批的多種業(yè)務(wù)管理形式，主要包含以下幾方面：

（1）我校試劑管理平臺(tái)根據(jù)試劑的危險(xiǎn)管理級(jí)別將試劑分為管控試劑和普通試劑。為嚴(yán)格規(guī)范管控試劑入口，通過CAS號(hào)［12］匹配試劑產(chǎn)品數(shù)據(jù)，在試劑產(chǎn)品列表頁面自動(dòng)標(biāo)注管控品類別，比如硫酸，會(huì)標(biāo)注“易制毒”標(biāo)識(shí)，提醒用戶擬選購試劑為易制毒管控試劑，見圖1，管控試劑數(shù)據(jù)匹配依據(jù)“易制毒化學(xué)品管理?xiàng)l例及目錄”“易制爆化學(xué)品名錄”“麻醉藥品和精神藥品管理?xiàng)l例”。

（2）在管控試劑詳細(xì)頁面通過MSDS［13-14］標(biāo)簽頁，將管控試劑的成分、危險(xiǎn)性、急救措施、消防措施、泄漏應(yīng)急處理等詳細(xì)信息進(jìn)行說明，MSDS對(duì)于避免化學(xué)試劑的職業(yè)危害、預(yù)防事故的發(fā)生、減少化學(xué)試劑對(duì)環(huán)境的影響，具有極其重要的意義。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室人員對(duì)MSDS的認(rèn)識(shí)、推廣和普及，可提高化學(xué)試劑安全管理能力，有效預(yù)防和減少化學(xué)試劑安全事故［15］。

（3）如果用戶準(zhǔn)備購買普通試劑，確認(rèn)訂單后，系統(tǒng)將訂單推送給供貨商，而管控試劑訂單不會(huì)直接推送給供貨商，需要先通過課題組、院系、校級(jí)3級(jí)審批。例如學(xué)生A需要購買易制毒試劑，首先由課題組負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人授權(quán)的課題組成員審批，確認(rèn)本課題組確實(shí)需要該試劑，審批通過后由院系審批，院系審批通過再由學(xué)校保衛(wèi)部審批，管控試劑申請(qǐng)單上需要寫明收貨地址、使用管控試劑用途、使用頻次、看管人員信息，同時(shí)需要認(rèn)可領(lǐng)用單位聲明，列出本實(shí)驗(yàn)室對(duì)管控試劑的管理制度和安全防護(hù)措施等。3級(jí)審批通過后，管控試劑訂單由系統(tǒng)推送給供貨商。

（4）無論提供普通試劑還是管控試劑，可以在試劑管理平臺(tái)上供應(yīng)試劑產(chǎn)品的供貨商都要通過資質(zhì)審核、代理產(chǎn)品審核，管控試劑供貨商還需要通過危險(xiǎn)化學(xué)品供應(yīng)資質(zhì)審核。對(duì)于試劑供貨商上傳的試劑產(chǎn)品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，試劑管理平臺(tái)也提供模板，確保上傳數(shù)據(jù)符合行業(yè)規(guī)范和平臺(tái)要求，從數(shù)據(jù)源頭進(jìn)行控制，為試劑使用安全提供保障。試劑管理平臺(tái)統(tǒng)一對(duì)所有在平臺(tái)上供應(yīng)試劑的供貨商提供的產(chǎn)品、服務(wù)、價(jià)格等進(jìn)行監(jiān)督，鼓勵(lì)老師推薦產(chǎn)品好、服務(wù)好、價(jià)格合理的供貨商參與平臺(tái)供貨。

（5）劇毒化學(xué)品的使用安全管理要求更高，首先劇毒化學(xué)品只能存放在試劑庫，劇毒品使用需要在試劑管理平臺(tái)預(yù)約，由2位劇毒品管理人員送上門，使用后記錄使用量，由2位劇毒品管理人員將試劑拿回到試劑庫。

2 試劑采購管理規(guī)范化

試劑管理過程中，采購管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，由于試劑種類繁多，采購數(shù)量巨大，規(guī)范化采購流程與采購數(shù)據(jù)，直接影響試劑管理的整體水平，試劑管理平臺(tái)針對(duì)試劑管理采用如下規(guī)范化方式：

（1）用戶身份確認(rèn)。為保證試劑采購數(shù)據(jù)的可追蹤性，首先需要對(duì)采購用戶身份進(jìn)行認(rèn)證，試劑管理平臺(tái)通過學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證登錄［16］和以課題組為基本單元組織用戶的方式進(jìn)行身份確認(rèn)。統(tǒng)一認(rèn)證登錄是指學(xué)校師生通過職工號(hào)或?qū)W號(hào)和校園門戶密碼登錄試劑管理平臺(tái)，平臺(tái)通過統(tǒng)一身份認(rèn)證接口獲得用戶基本信息，包括所屬院系、學(xué)生／教師身份等。通過統(tǒng)一身份認(rèn)證的方式，每一條通過試劑管理平臺(tái)采購的試劑數(shù)據(jù)都可以準(zhǔn)確記錄下采購人信息。

（2）以課題組為基本單元的用戶管理體系。在采購前需要先建立課題組，課題組是試劑采購過程中用戶管理的基本組成單元，教師可以申請(qǐng)建立課題組，院系審核申請(qǐng)用戶是否有建立資格，每個(gè)課題組有一個(gè)課題組負(fù)責(zé)人，課題組下有科研秘書、采購員、學(xué)生等課題組成員角色，可以通過課題組負(fù)責(zé)人授權(quán)或者由成員申請(qǐng)加入課題組。每一個(gè)系統(tǒng)用戶只能做一個(gè)課題組的負(fù)責(zé)人，同時(shí)每一個(gè)系統(tǒng)用戶可以同時(shí)作為多個(gè)課題組的成員。不同角色具有不同的使用權(quán)限。課題組負(fù)責(zé)人擁有本課題組的全部采購、管理功能，負(fù)責(zé)人授權(quán)的科研秘書角色擁有除本課題組人員管理功能外的其他全部采購、管理功能。采購員擁有除財(cái)務(wù)管理、人員管理、課題管理外的全部采購、管理功能，學(xué)生角色比采購員少了提交訂單的功能。采購員和學(xué)生角色僅可查詢自己的個(gè)人訂單，而負(fù)責(zé)人和科研秘書角色可以查詢整個(gè)課題組的試劑訂單，見圖2。采用課題組為基本用戶單元的優(yōu)點(diǎn)是便于日常采購管理和財(cái)務(wù)結(jié)算，使每個(gè)參與采購的成員使用自身角色的基本功能，加強(qiáng)系統(tǒng)的訪問控制能力。

圖2 系統(tǒng)角色對(duì)應(yīng)權(quán)限

（3）創(chuàng)新財(cái)務(wù)結(jié)算。通過試劑管理平臺(tái)購買試劑的一個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)是財(cái)務(wù)統(tǒng)一結(jié)算，即每月約定時(shí)間推送1個(gè)月之前的結(jié)賬單，課題組和供貨商確認(rèn)后，供貨商提供發(fā)票并錄入發(fā)票信息、上傳發(fā)票照片，試劑管理平臺(tái)統(tǒng)一生成結(jié)賬單，由學(xué)校財(cái)務(wù)向供貨商匯款。通過這種方式可以大幅度降低老師、學(xué)校財(cái)務(wù)、供貨商結(jié)賬操作的工作量。比如原來有100個(gè)課題組在某個(gè)結(jié)賬周期內(nèi)從A供貨商處購買試劑，學(xué)校財(cái)務(wù)需要向A供貨商匯款100次，A供貨商需要向?qū)W校提供100張不同金額的發(fā)票，而按照當(dāng)前處理流程，學(xué)校僅需向A供貨商匯款1次，A供貨商僅需向?qū)W校提供1張發(fā)票。如果是100個(gè)課題組分別在100個(gè)供貨商處購買試劑，工作量從10 000降低到100次。對(duì)于教師，通過試劑管理平臺(tái)選擇課題卡賬號(hào)并確認(rèn)結(jié)賬單完成結(jié)賬操作，減少課題組財(cái)務(wù)報(bào)銷的環(huán)節(jié)；學(xué)校財(cái)務(wù)可大幅度降低學(xué)校對(duì)供貨商的匯款次數(shù)；供貨商亦可以大量減少提供發(fā)票次數(shù)和數(shù)量并更快速獲得貨款。財(cái)務(wù)統(tǒng)一結(jié)算方式是通過信息化方式提高工作效率和工作效果的典型代表。

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)統(tǒng)一結(jié)算使用了實(shí)時(shí)凍結(jié)賬戶金額的方式，為什么不采用結(jié)算時(shí)扣款而采用實(shí)時(shí)凍結(jié)賬戶金額？平臺(tái)采用實(shí)時(shí)凍結(jié)賬戶金額的方式，而不是在結(jié)賬時(shí)直接扣款，主要考慮到用戶不會(huì)時(shí)刻關(guān)注自己賬戶里的余額，而賬戶余額很可能在一個(gè)結(jié)賬周期內(nèi)因?yàn)橘徺I其他實(shí)驗(yàn)室物資被使用，這就有可能引起在購買試劑時(shí)賬戶金額充足，而結(jié)賬時(shí)賬戶余額不足無法結(jié)賬的情況，導(dǎo)致無法按期全額結(jié)賬。實(shí)時(shí)凍結(jié)賬戶金額后，雖然沒有真正將賬戶金額扣除，但購買試劑的賬戶金額已經(jīng)被凍結(jié)，不會(huì)被其他原因花費(fèi)，保證從購買試劑到結(jié)賬單推送這個(gè)時(shí)間間隔內(nèi)已經(jīng)購買的試劑有充足的賬戶余額付款。

（4）二維碼掃描確認(rèn)收貨。用戶收貨時(shí)通過掃描收貨單上的二維碼，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別用戶身份，用戶簽字確認(rèn)收貨，完成收貨環(huán)節(jié)。

3 試劑臺(tái)賬管理高效化

由于試劑的特殊性，存量隨著使用逐漸改變，如需準(zhǔn)確掌握存量信息，需要提高試劑臺(tái)賬、使用量的記錄效率，讓購買試劑、使用試劑的師生登記臺(tái)賬信息、記錄試劑使用量快捷方便。

通過試劑管理平臺(tái)可以對(duì)試劑使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。首先，每個(gè)課題組可對(duì)應(yīng)若干實(shí)驗(yàn)室房間，然后，在實(shí)驗(yàn)室房間自定義存儲(chǔ)單元，自定義存儲(chǔ)單元分為2級(jí)，包含實(shí)驗(yàn)室房間在內(nèi)，共分為3級(jí)，用戶可以自行選擇試劑最終存放位置到第1級(jí)，第2級(jí)或是第3級(jí)。如果存放位置到第3級(jí)，記錄較詳細(xì)，可以清晰地定位試劑所在位置，如果存放位置到第1級(jí)，節(jié)省了日常管理記錄的工作，但在確定試劑具體位置時(shí)需要花費(fèi)更多時(shí)間。用戶完成試劑采購后，將試劑臺(tái)賬信息導(dǎo)入本課題組庫存，對(duì)應(yīng)到具體的存儲(chǔ)單元，方便本人及課題組其他人員了解試劑的存量和存放位置。

日常使用試劑后，使用人員點(diǎn)擊所用試劑，記錄本次使用劑量，系統(tǒng)自動(dòng)記錄剩余量和使用人，操作便捷，記錄長(zhǎng)期有效，方便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。

除正常使用外，有時(shí)實(shí)驗(yàn)室購買整瓶試劑，使用部分后，剩余試劑長(zhǎng)期閑置，既浪費(fèi)又有安全風(fēng)險(xiǎn)，試劑管理平臺(tái)支持試劑調(diào)劑共享，促進(jìn)長(zhǎng)期閑置試劑的消耗。如果廢舊試劑無人使用，試劑管理平臺(tái)支持用戶填寫廢舊回收單，清理試劑庫存，使實(shí)驗(yàn)室環(huán)境更加整潔安全。

4 結(jié) 語

通過試劑管理平臺(tái)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，補(bǔ)充了傳統(tǒng)試劑管理方式的不足之處，提升了實(shí)驗(yàn)室試劑資產(chǎn)信息收集能力，從審批、購買到使用、處置，課題組負(fù)責(zé)人，院系級(jí)和校級(jí)管理人員都可以及時(shí)獲得試劑相關(guān)信息并開展統(tǒng)計(jì)分析；通過學(xué)校對(duì)試劑供貨商的嚴(yán)格篩選，尤其是管控試劑供貨商的資質(zhì)審核，以及規(guī)范管理，提高了供貨商的整體水平，保障了試劑產(chǎn)品的質(zhì)量和服務(wù)，同時(shí)降低了貨品價(jià)格；財(cái)務(wù)統(tǒng)一結(jié)算功能同時(shí)減少了師生、財(cái)務(wù)人員、供貨商的工作量，是信息化提升試劑管理能力的有效方式；管控試劑的在線宣傳教育以及在線審批等管理方式的建立，提升了師生使用試劑的安全意識(shí)，提高了師生和實(shí)驗(yàn)室級(jí)安全管理人員應(yīng)急處理與安全管理能力，為院系和學(xué)校建立了管控試劑全程可追溯數(shù)據(jù)鏈。目前，學(xué)校已經(jīng)使用二維碼掃描方式確認(rèn)收貨，為了進(jìn)一步提升試劑臺(tái)賬數(shù)據(jù)收集能力，將實(shí)現(xiàn)通過手機(jī)APP掃碼記錄臺(tái)賬的便捷方式，未來通過不斷挖掘試劑管理需求，通過信息化方式全面提升試劑管理水平。