潘永鑫
摘 要:印章的使用管理,關(guān)系著企業(yè)正常經(jīng)營管理活動的開展,施印不當(dāng)是引發(fā)企業(yè)經(jīng)濟(jì)糾紛的頻發(fā)點,因此印章管理作為企業(yè)管理的重點和難點,容不得絲毫的懈怠。就目前印章管理體系而言,雖相關(guān)制度、流程已趨于完善,但仍留有部分風(fēng)險點,無法有效杜絕。筆者根據(jù)對企業(yè)印章管理風(fēng)險研究及現(xiàn)有管理方式分析得出,印章信息化管理將有效減少多蓋、錯蓋、超權(quán)限用印等管理漏洞,同時可降低能耗、功耗,提高管理效率,存在可推廣性。
關(guān)鍵詞:企業(yè)管理? 印章? 風(fēng)險? 信息化
中圖分類號:F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:2096-0298(2020)04(b)--02
印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要憑證,在法律上意味著公司的承諾、認(rèn)可和證明。對于大型企業(yè)而言,經(jīng)常會涉及跨地區(qū)經(jīng)營的需要,根據(jù)其性質(zhì)和用途,日常使用的印章大致可以分為四類,即行政公章、業(yè)務(wù)專用章、領(lǐng)導(dǎo)人名章、工程項目部印章。
基于印章類別過于繁多、管理復(fù)雜、涉及面廣等因素,此次印章信息化管理初探主要探索行政公章、工程項目印章信息化建設(shè)管理,以此激發(fā)印章管理的深層次思考。
1 傳統(tǒng)模式印章管理弊端與問題分析
1.1 行政公章管理效能還有待進(jìn)一步提高
(1)異地用印經(jīng)濟(jì)效益低,且風(fēng)險增大。企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營行為過程中,經(jīng)常會碰到異地招投標(biāo)、銀行開戶、簽約、辦理各種手續(xù)等情況,大多需要用到企業(yè)公章。由于當(dāng)前電子印章尚未被市場廣泛接受,許多企業(yè)只能采用“空運印章”開展異地用印工作,但這直接造成了人力成本和差旅成本的增加。同時,因公章遠(yuǎn)離常駐地,且一次異地用印往往會加蓋許多書面資料,這讓印章主管部門無法對印章的使用進(jìn)行有效監(jiān)管,使印章管理存在諸多不可控風(fēng)險。因此,如何協(xié)調(diào)好異地用章,也是企業(yè)的一個管理難題。
(2)傳統(tǒng)用印管理矛盾突出。傳統(tǒng)用印管理普遍采用紙質(zhì)用印審批單,報業(yè)務(wù)分管部門、領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后,到印章管理部門用印。用印審批單登記用印原因、用印資料名稱、用印資料關(guān)鍵要素、相關(guān)責(zé)任人簽字等內(nèi)容,存在以下管理矛盾:一是增加紙張使用,能源損耗大,企業(yè)管理需求與環(huán)境保護(hù)相矛盾;二是傳統(tǒng)用印涉及簽字審批,一方面增加辦事人員功耗,另一方面需審批人員外出時,無法及時簽批,導(dǎo)致辦事效率降低;三是用印人合規(guī)性審批缺失,審批人員及施印人員無法確定用印人是否為公司自有職工,存在一定的管理風(fēng)險;四是用印審批單為紙質(zhì)存檔,易丟失、損毀,且破壞不可逆,一旦被損壞,將可能給公司造成不可預(yù)見的風(fēng)險;五是查找困難。因行政公章使用頻率高,用印審批量大,當(dāng)查找用印審批單時,需翻閱原始紙質(zhì)用印審批單,難度較大;六是無法查閱原始用印資料。用印后,用印資料均返還用印人,一旦需要查找原始用印資料時,將無法實現(xiàn);七是偷換用印資料。用印人員送簽的用印資料也是紙質(zhì)版,審批人員簽字審批后,若用印審批單登記不清,用印人偷換用印資料的容易度會大大增加。
1.2 工程項目印章監(jiān)控難度大
工程項目印章通常授權(quán)項目部自行管理,項目經(jīng)理為第一責(zé)任人,同時項目經(jīng)理也是最大審批權(quán)人。由于缺少上級的直接監(jiān)督與管控,加之項目印章管理人員通常為項目經(jīng)理指定,且多為兼職,專業(yè)知識缺乏,導(dǎo)致可能出現(xiàn)以下問題:一是雖然建立了嚴(yán)格的用印審批制度,但是在具體執(zhí)行過程中不同程度地存在審核把關(guān)不嚴(yán)、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象;二是項目印章管理人員思想認(rèn)識不足,風(fēng)險意識不強(qiáng),管理技能缺乏,施印隨意;三是超權(quán)限用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件、承諾或確認(rèn)其他與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項,給企業(yè)留下經(jīng)濟(jì)隱患;四是因工程項目規(guī)模大,各種不確定因素導(dǎo)致項目印章難以被及時有效收回、銷毀,易造成印章管理失控、遺失。
2 以信息化管理規(guī)避弊端與問題
當(dāng)前,越來越多的信息化手段被運用到企業(yè)的合同管理、財務(wù)管理、生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域,但印章管理與信息化、現(xiàn)代化、智能化管理還有很大距離。由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫,對印章的使用狀態(tài)了解不清,有時會出現(xiàn)因用印管理不善,引發(fā)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險事件。
經(jīng)市場調(diào)研,目前市場普遍推廣印章鎖,即將印章鎖進(jìn)儀器中,相當(dāng)于給印章套上一把智能鎖,沒有授權(quán)無法打開機(jī)器更換印章或拆除印章,蓋章操作也無法進(jìn)行。若是機(jī)器被強(qiáng)行破壞,會發(fā)送警報,印章管理人員及時得知。印章鎖基本可以實現(xiàn)以下功能:
(1)24小時智能鎖定印章。當(dāng)未接收到施印指令或施印結(jié)束后,印章會被自動鎖定,無需人工鎖入保險柜中,減少因印章管理人員遺忘而將印章暴露在無人監(jiān)管環(huán)境中的幾率。即使印章遺失、被盜、被搶,短時間內(nèi)也無法施印,給印章管理人員增加應(yīng)急處置時間。
(2)與辦公信息系統(tǒng)(例如OA系統(tǒng) )自動對接。經(jīng)辦公信息系統(tǒng)審批的用印,可實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動同步至印章鎖中,用印時,印章鎖根據(jù)審批結(jié)果,核定加蓋次數(shù),對用印資料進(jìn)行實時拍攝,回存至辦公信息系統(tǒng)中,實現(xiàn)“審批-用印-存底”閉環(huán)管理,同時建立統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫,便于信息存檔與查閱,實現(xiàn)公司全天候監(jiān)控,減少多蓋、錯蓋、亂蓋的幾率。
(3)異地用印降低人力成本和差旅成本。因印章鎖已充當(dāng)部分印章管理人員職責(zé),在需要異地用印時,印章管理人員可將放入印章鎖的印章交由具體經(jīng)辦人員,具體經(jīng)辦人員攜印章前往異地辦理業(yè)務(wù),在授權(quán)管理范圍內(nèi)進(jìn)行施印。印章鎖對用印資料可實時監(jiān)控,同時再增加手機(jī)直播功能,從而保證在無印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)控的情況下,保障安全用印,節(jié)約印章管理人員出差工時損耗及差旅成本。
(4)保障用印程序及資料檔案安全。電子檔案易于保存和復(fù)制,減少檔案室存量的同時,增加檔案的安全性。
(5)加大工程項目印章監(jiān)管力度。企業(yè)可實現(xiàn)對工程項目印章遠(yuǎn)程監(jiān)控,隨時可調(diào)取項目印章加蓋資料,檢查是否有違規(guī)用印行為,及時糾正、處理。
(6)督促工程項目部及時交回項目印章。印章鎖設(shè)備及工程項目印章由項目部在印章管理部門購置或交押金,在項目完成時,若項目印章未交還印章管理部門,印章鎖將無法用于下一個項目,以此敦促項目部及時歸還項目印章。
3 印章信息化管理存在的不足
3.1 電子流程需主要審批人員認(rèn)可
印章信息化管理建設(shè)需打破傳統(tǒng)用印固話思維,部分人員對電子流程及電子簽字持懷疑態(tài)度,特別是在主要領(lǐng)導(dǎo)對電子簽字和信息監(jiān)控用印不信任時,將直接影響印章管理信息化建設(shè)推進(jìn)深度與廣度。
3.2 非印章管理人員施印持疑
采用印章鎖后,可實現(xiàn)“人章分離”,當(dāng)遇到異地用印或加班封標(biāo)時,印章管理人員可不用到達(dá)施印現(xiàn)場,采用印章鎖自我監(jiān)控、印章管理人員遠(yuǎn)程監(jiān)控、視頻記錄用印監(jiān)控等方式聯(lián)合監(jiān)管施印資料,可規(guī)避多蓋、亂蓋風(fēng)險,但受傳統(tǒng)施印思維限制,部分人員會對此種無印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)督施印的方式持懷疑態(tài)度。
3.3 信息系統(tǒng)安全性缺乏保障
(1)信息系統(tǒng)面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊。就近兩年頻發(fā)的網(wǎng)絡(luò)攻擊和遭受勒索病毒事件來看,網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全隨時面臨風(fēng)險,且具有修復(fù)滯后性、風(fēng)險不確定性、后果嚴(yán)重性、損壞不可逆性等風(fēng)險,儲存在印章管理信息數(shù)據(jù)庫中的審批流程及資料需要附加安全措施。
(2)賬號盜用風(fēng)險。辦公信息系統(tǒng)需用賬號密碼登錄,但存在部分人員賬號密碼保密性不夠,且隨意授權(quán)他人使用的情況,易造成非印章審批人意志簽批,存在一定程序風(fēng)險。
3.4 不可實現(xiàn)100%自動無誤匹配識別
就目前信息技術(shù)而言,實現(xiàn)用印資料紙質(zhì)版與辦公信息系統(tǒng)中簽批用印資料電子版的100%自動無誤匹配識別還無法有效實現(xiàn),依然存在“偷梁換柱”的可能,即用印人已打印用印資料與上傳的電子用印資料不一致的可能,需要印章管理人員人工核對,無法規(guī)避誤差。
3.5 增加企業(yè)管理成本
就市場初步調(diào)研得出,即使工程項目部使用最初級功能的印章鎖,其費用也將上萬元,大型企業(yè)項目部眾多,將增加一大筆開銷。
4 印章信息化管理不足的應(yīng)對措施
4.1 針對3.1和3.2的應(yīng)對措施
一是提出切實可行的印章信息化管理實施方案,選用可靠印章鎖供應(yīng)商;二是選用與現(xiàn)行已布置辦公信息系統(tǒng)兼容性良好的印章鎖供應(yīng)商,避免兩套系統(tǒng)銜接不暢給人帶來的不可靠感;三是選取單位試點,讓人們逐步習(xí)慣管理新模式;四是做好思想工作,充分答疑解惑,打消持疑人顧慮。
4.2 針對信息系統(tǒng)面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險的應(yīng)對措施
一是定期維護(hù),及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞,加大信息系統(tǒng)安全可靠度;二是可采取線上、線下存檔同步進(jìn)行措施,即每次用印后均打印用印審批流程,由印章管理人員施行紙質(zhì)留存,1月或1季度歸一次檔案室。三是一年或半年,采用異地存儲方式,將重要已用印程序及資料數(shù)據(jù)下載到不聯(lián)網(wǎng)存儲設(shè)備中保存。
4.3 針對審批賬號盜用風(fēng)險的應(yīng)對措施
一是加大賬號管理風(fēng)險宣傳教育,不斷提高賬號管理人員風(fēng)險意識,杜絕隨意設(shè)置密碼或隨意授權(quán)他人使用的行為;二是鎖定賬號登錄設(shè)備,關(guān)鍵審批人員的賬號要限制其登錄設(shè)備,僅能在關(guān)鍵人員專屬終端設(shè)備使用,其他設(shè)備均不能登錄使用。
4.4 針對不可實現(xiàn)100%自動無誤匹配識別的應(yīng)對措施
一是用印資料均由施印人從辦公信息系統(tǒng)中下載打印,非施印人打印資料不予施印;二是特殊資料無法從辦公信息系統(tǒng)中下載打印施印的,僅能由印章管理人員對關(guān)鍵要素進(jìn)行人工核對。
4.5 針對企業(yè)管理成本的應(yīng)對措施
印章管理無小事,因印章管理不善,給企業(yè)造成的損失將是不可估量的,印章信息化管理將大幅度降低此類風(fēng)險。同時,采用印章信息化管理,將節(jié)約印章管理人異地用印所產(chǎn)生的人工成本和差旅成本。故印章信息化管理在規(guī)范管理和成本集約矛盾時,宜更重視規(guī)范管理。
綜合評價分析,企業(yè)印章信息化管理還處于推廣階段,存在一定技術(shù)難題無法解決,但在一定程度推動印章規(guī)范化管理,規(guī)避了大部分已知風(fēng)險,存在推廣的可能性。
參考文獻(xiàn)
陳昕.運用信息技術(shù)創(chuàng)新印章管理新方法[J].中國建設(shè)信息化,2017(06).