楊玲

【摘要】人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作中非常重要的一部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與革新，人們的思維方式與時間概念、空間概念都發(fā)生了很大的變化，在新形勢下，現(xiàn)代醫(yī)院的人事檔案管理內(nèi)容更加廣泛，信息數(shù)據(jù)也變得越來越多，這使得傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的需求，如何才能使人事檔案管理跟上時代的步伐，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)，已經(jīng)是急需解決的一個問題。本文通過對現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并對現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了深入的研究。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代醫(yī)院;人事檔案;管理;信息化;建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案會記錄這所醫(yī)院在職人員的很多信息，這些信息關(guān)乎醫(yī)院職工的利益，其記錄的信息具有一定的法律性與證據(jù)性，可以為醫(yī)院職工發(fā)放工資、考核干部、評定職稱甚至是人事糾紛提供一定的參考依據(jù)。對于醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)主要工作就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)對醫(yī)院人事檔案有關(guān)的信息進(jìn)行存儲與利用，提高人事檔案管理工作效率，使其工作更為便捷，準(zhǔn)確。

一、現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)

近年來，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各項(xiàng)業(yè)務(wù)水平都有所提升，這其中最關(guān)鍵的就是醫(yī)院逐漸走向現(xiàn)代化，從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化、高效率、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院人事檔案管理也不例外，為了進(jìn)一步確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理也逐漸引入信息化。為了更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，一方面，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層以及各科室的管理者應(yīng)該對人事檔案管理信息化建設(shè)加以重視，不僅要對人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的決策加以支持，還應(yīng)該認(rèn)真、細(xì)致地做好與人事檔案管理相關(guān)的工作;另一方面，醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)的工作人員要樹立信息化管理的意識，深刻認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并將相應(yīng)的工作提上日程，提高醫(yī)院人事檔案管理的時效性。

二、現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案存在的問題

（一）人才流動導(dǎo)致信息紊亂。人事檔案管理管理工作會涉及很多的部門，醫(yī)院人事檔案管理時，在對其進(jìn)行收集、傳遞與錄入的時候必須接受黨委組織有關(guān)部門以及政府人事有關(guān)部門等的共同參與和管理，這樣一來，就很容易導(dǎo)致人事檔案在實(shí)際的流轉(zhuǎn)與管理過程當(dāng)中出現(xiàn)分歧與沖突，這不僅影響了人事檔案管理的時效性，還會對人事檔案的真實(shí)性造成一定程度的影響。

（二）人事檔案管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)。現(xiàn)階段，我國醫(yī)院的人事檔案管理制定還存在著一些不足，有待進(jìn)一步完善。主要表現(xiàn)為：一是絕大多數(shù)的醫(yī)院人事檔案管理手段相對落后，沒有專職的專業(yè)人事檔案管理人員，甚至有些醫(yī)院采用兼職人員管理人事檔案工作。二是人事檔案管理工作人員也不夠熟練，再加上人員流動性比較大，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案沒有系統(tǒng)的整理與存檔。三是人事檔案管理工作人員工作變動過于頻繁，導(dǎo)致其對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，嚴(yán)重影響到人事檔案管理的水平。四是由于現(xiàn)階段我國醫(yī)院人事檔案多為紙質(zhì)版，多次翻閱、查看很容易導(dǎo)致其損壞遺失。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施及硬件設(shè)備不完善。我國現(xiàn)階段絕大多數(shù)的醫(yī)院都存在著人事檔案設(shè)備更新緩慢，數(shù)量不夠等問題，這樣一來，不但降低了檔案工作者的工作效率，還會造成信息更新不及時、難以查閱等問題。再者就是大多數(shù)人事檔案管理部門的計(jì)算機(jī)使用時間比較久，系統(tǒng)版本較低，這對人事檔案更新與查閱也有一定的影響。除此之外，由于人事檔案絕大多數(shù)是紙質(zhì)的，在其存放與查閱過程中很容易造成紙張破損，字跡模糊等情況發(fā)生。因此，在進(jìn)行人事檔案管理的時候應(yīng)該按照有關(guān)規(guī)定，將其存放在防火、防潮的專用的庫房里。

三、現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)改進(jìn)與改革

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該逐漸走向信息化與網(wǎng)絡(luò)化，這樣才能進(jìn)一步提高人事檔案的價值，同時更好地滿足各有關(guān)部門日常對人事檔案的需求。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)的時候應(yīng)該著手建立醫(yī)院職工人事檔案局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的共享性，這樣一來，各有關(guān)部門就可以在其局域網(wǎng)內(nèi)對職工的人事檔案信息進(jìn)行檢索與查詢，實(shí)現(xiàn)人事檔案快速、高效的獲取。不過在建立人事檔案局域網(wǎng)的同時，還應(yīng)該解決好該局域網(wǎng)的使用權(quán)限問題，應(yīng)該嚴(yán)格控制該局域網(wǎng)的使用權(quán)限，避免職工人事檔案信息泄露或者遺失等問題發(fā)生。除此之外，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)該跳出部門內(nèi)部交流，打破部門之間的屏障，使其真正發(fā)揮出信息化管理的價值，實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的全面性。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理只有不斷對其規(guī)章制度進(jìn)行完善，確保其規(guī)章制度滿足相關(guān)工作需求，才能夠更好地保障人事檔案管理相關(guān)工作順利、有序地開展，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的水平。更好地為各有關(guān)部門的人事管理相關(guān)工作提供參考。醫(yī)院建立相關(guān)的人事檔案管理規(guī)章制度時，應(yīng)該參照我國的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《檔案法》等有關(guān)文件，按照這些文件當(dāng)中的相關(guān)規(guī)定對醫(yī)院人事檔案管理工作流程與環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)、合理的細(xì)化，嚴(yán)格劃分人事檔案管理相關(guān)的工作崗位與相應(yīng)的責(zé)任及工作任務(wù)，同時還要保證人事檔案管理各類工作之間的有效銜接，只有這樣才能夠有效地提升人事檔案管理的真實(shí)性與可靠性。

（三）提高基礎(chǔ)設(shè)施和硬件配備。隨著信息化的不斷普及與快速的發(fā)展，現(xiàn)階段，各行各業(yè)都逐漸走向了信息化，也只有這樣才能夠更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新需求。因此，為了進(jìn)一步提升醫(yī)院人力資源管理水平與質(zhì)量，就必須加快醫(yī)院人事檔案信息化管理的步伐。為了更快、更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，一方面，醫(yī)院應(yīng)該增加對基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入力度，全面配置人事檔案管理所需的硬件設(shè)施，保證人事檔案信息化建設(shè)所需的物質(zhì)基礎(chǔ);另一方面，還應(yīng)該搭建醫(yī)院人力資源管理平臺，為人事檔案信息化建設(shè)提供良好的軟件支撐。

（四）加強(qiáng)人事檔案統(tǒng)一分類號。為了進(jìn)一步改進(jìn)與優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)工作，使其更好地滿足相關(guān)部門對人事檔案的需求，在對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，還應(yīng)該結(jié)合《中國檔案分類法》對醫(yī)院人事檔案展開分類，并根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際詳情，制定滿足醫(yī)院實(shí)際需求的人事檔案分類操作細(xì)則，然后對人事檔案進(jìn)行關(guān)鍵字標(biāo)識區(qū)分。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)對人事檔案標(biāo)識的校審工作，對分類錯誤的人事檔案及時更正，促使醫(yī)院人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

（五）拓寬檔案收集范圍。醫(yī)院人事檔案管理工作者應(yīng)該及時地對醫(yī)院職工的人事檔案材料進(jìn)行收集與整理，保證其人事檔案資料的及時性與準(zhǔn)確性，避免因人事材料收集渠道閉塞造成醫(yī)院職工人事檔案不齊全的情況發(fā)生。特別是記錄者醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員個人素質(zhì)以及綜合業(yè)績考評的檔案，更應(yīng)該及時收集與整理。除此之外，還應(yīng)該對醫(yī)院職工的勞務(wù)合同、崗位變動以及獎懲材料等等進(jìn)行收集與分類整理歸入相應(yīng)的人事檔案，對人事檔案種類加以豐富，使人事檔案內(nèi)容更為全面。這樣就能為人事檔案查閱者提供更為科學(xué)、有效的依據(jù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)不僅可以提升人事檔案資料的利用率，同時還可以提高人事檔案管理相關(guān)工作的工作效率，科學(xué)、規(guī)范地對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理。此外，醫(yī)院應(yīng)該鼓勵人事檔案管理工作者，立足本職，大膽突破，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理水平，為提升醫(yī)院發(fā)展提供更好的基礎(chǔ)。

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