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        如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作

        2020-05-08 08:46:58趙春梅
        今日財富 2020年11期
        關(guān)鍵詞:工作效率辦公室行政

        趙春梅

        辦公室作為企業(yè)管理的重要組成之一,對于企業(yè)正常運行有著極為重要的作用。這就要求企業(yè)管理層能夠合理開展工作,從而有效溝通企業(yè)上下級,有利于員工工作積極性的調(diào)動。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,企業(yè)辦公室也應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,從而有效開展行政管理工作,促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展,同時,辦公室作為企業(yè)中協(xié)調(diào)各部門工作的機(jī)構(gòu),對于企業(yè)發(fā)展計劃的制訂有著極為重要的作用,這就要求辦公室工作效率能夠有效提高。

        辦公室作為企業(yè)管理的重要組成部分,對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著極為重要的作用,這就要求企業(yè)能夠根據(jù)時代形勢制訂不同的管理策略,從而確保辦公室工作效率。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)清醒認(rèn)識到辦公室作為企業(yè)計劃制訂傳達(dá)和不猛協(xié)調(diào)的中樞,能夠確保企業(yè)發(fā)展計劃的可持續(xù)進(jìn)行。另外,隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立較為完備的管理策略,從而使得企業(yè)各部門能夠正常工作運行,切實實現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理,下面將針對新形勢下辦公室行政管理工作的有效開展進(jìn)行討論。

        一、企業(yè)辦公室行政管理職能

        (一)協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的職能

        辦公室作為企業(yè)行政管理的銜接部門,對于各部門的工作有著一定的協(xié)調(diào)職能。通過辦公室使得企業(yè)高層制訂的發(fā)展計劃能夠準(zhǔn)確傳達(dá)給部門,從而確保企業(yè)發(fā)展方案能夠切實有效的執(zhí)行,有利于促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。另外,辦公室作為下層員工聯(lián)系企業(yè)管理的階級的方式,對于企業(yè)管理者了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r有著極為重要的作用,通過辦公室對于企業(yè)發(fā)展的反饋使得企業(yè)管理者能夠制定合理地發(fā)展規(guī)劃,從而確保企業(yè)的健康發(fā)展。除此之外,辦公室還負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部消息的匯總和分類,從而為決策者提供一定的便利,有利于提高企業(yè)的工作效率,同時,辦公室還能夠及時處理企業(yè)內(nèi)部問題,從而確保企業(yè)能夠正常運行,為員工的高效工作效率提供保障。

        (二)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職能

        除了能夠有效協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系,辦公室還能輔助領(lǐng)導(dǎo)制定合理地企業(yè)發(fā)展計劃。企業(yè)辦公室作為企業(yè)信息的中準(zhǔn)站,對于企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r有著一個極為清楚地了解,這就導(dǎo)致辦公室對于企業(yè)發(fā)展計劃有著極為深刻的認(rèn)識。所以,在企業(yè)管理者制定發(fā)展決策時,辦公室可以提供合理地建議,從而確保方案的可行性。除此之外,辦公室在日常工作中應(yīng)當(dāng)注意對于基層員工的了解,從而能夠根據(jù)實際情況開展工作,同時,辦公室還負(fù)擔(dān)著解決基層員工心理問題的責(zé)任,這就要求辦公室對于企業(yè)基層有著一個較為密切關(guān)注,從而有效確保企業(yè)的工作效率。領(lǐng)導(dǎo)作為企業(yè)決策者往往有著巨大的壓力,這時就要求企業(yè)辦公室能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)合理分擔(dān)壓力,從而確保領(lǐng)導(dǎo)有著充足的精力規(guī)劃企業(yè)發(fā)展計劃,從而確保企業(yè)的正常運行。

        (三)體現(xiàn)企業(yè)文化職能

        企業(yè)辦公室還是企業(yè)文化的具體體現(xiàn),通過企業(yè)辦公室的有效工作,使得整個企業(yè)形成較強(qiáng)的凝聚力,從而確保企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。另外,辦公室作為企業(yè)與外界交流的窗口,是企業(yè)文化的集中體現(xiàn),這就需要辦公室制定合理地管理體系,從而有效促進(jìn)企業(yè)文化的建立。除此之外,在企業(yè)發(fā)展中,辦公室應(yīng)當(dāng)注意對于企業(yè)基層與管理層的溝通,確保企業(yè)管理方案能夠發(fā)揮實質(zhì)性的作用,同時,通過有效的溝通交流,使得員工對于企業(yè)有著較高的認(rèn)同感,從而為企業(yè)樹立良好的口碑,有效促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

        二、企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

        (一)機(jī)構(gòu)繁冗,人浮于事

        由于缺乏一定的經(jīng)驗,導(dǎo)致我國的企業(yè)辦公室不能對企業(yè)管理起到實質(zhì)性的作用。這就導(dǎo)致部分企業(yè)辦公室會出現(xiàn)機(jī)構(gòu)繁冗的狀況,導(dǎo)致辦公室職能不能很好地實現(xiàn)。除此之外,部分企業(yè)辦公室甚至?xí)霈F(xiàn)職能疊加的情況,導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)效率較低,不能創(chuàng)造實際效益。由于企業(yè)管理部門相比于其他部門而言具有一定的特殊性,不能有效參與到實際生產(chǎn)工作中,這就導(dǎo)致部分辦公室不能很好地發(fā)揮溝通作用,導(dǎo)致企業(yè)管理者對于企業(yè)實際狀況缺乏一定的了解,不利于企業(yè)工作計劃的合理制定。另一方面,由于企業(yè)辦公室人員工資相對固定,這就導(dǎo)致部分員工缺乏工作激情,對于工作往往敷衍了事,不能很好地實現(xiàn)辦公室的職能,不利于企業(yè)工作效率的有效提高。

        (二)辦公室人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

        部分企業(yè)中,辦公室工作人員缺乏專業(yè)知識也是當(dāng)前企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題。由于專業(yè)知識的缺乏,導(dǎo)致辦公室工作人員不能很好地開展工作,不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。辦公室員工作為企業(yè)工作中的核心,對企業(yè)決策的制訂有著極為重要的作用,而專業(yè)知識的缺乏就意味著辦公室員工不能很好地收集匯總信息,這就導(dǎo)致決策者不能準(zhǔn)確的做出決斷,不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。甚至部分員工由于專業(yè)知識的缺乏,導(dǎo)致其在工作業(yè)務(wù)上存在較大的問題,不能有效開展工作,間接影響到公司的發(fā)展。

        三、辦公室行政管理工作的提高策略

        (一)增強(qiáng)服務(wù)意識,注重協(xié)調(diào)管理

        為了有效提高企業(yè)辦公室工作效率,這就要求辦公室能夠改進(jìn)當(dāng)前工作策略,從而確保辦公室職能能夠?qū)崿F(xiàn)。由于辦公室處理的事務(wù)相較于其他企業(yè)部門來說較為復(fù)雜,這就要求辦公室職員有著較強(qiáng)的協(xié)調(diào)意識,能夠配合各部門工作的展開。同時,能夠積極參與到各部門工作中,確保各部門之間能夠協(xié)調(diào)工作,從而為企業(yè)樹立較強(qiáng)的凝聚力。除了專業(yè)工作能力,辦公室工作人員還應(yīng)當(dāng)注意自身素養(yǎng),辦公室作為企業(yè)與外界聯(lián)系的窗口,是企業(yè)文化的直接體現(xiàn),象征著企業(yè)的面貌,這就要求辦公室人員必須有著極高的自我素養(yǎng),從而能夠合理應(yīng)對各種場面,有效促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意對于辦公室工作人員工作積極性的調(diào)動,從而確保辦公室工作人員能夠參與到企業(yè)工作中,從而對企業(yè)發(fā)展起到實質(zhì)性的作用。通過對辦公室工作人員素養(yǎng)和專業(yè)能力的有效提高,切實改善當(dāng)前企業(yè)辦公室行政管理工作的狀況,為企業(yè)發(fā)展打下扎實基礎(chǔ)。

        (二)工作創(chuàng)新是核心,建設(shè)高效隊伍

        除了對于員工個人能力的增強(qiáng),企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意工作創(chuàng)新。隨著時代的發(fā)展,社會對于企業(yè)管理有著更高的要求,要求企業(yè)管理制度更加完善,能夠做到精細(xì)化管理。這就要求企業(yè)辦公室能夠與時俱進(jìn),制訂合理地工作方案,從而有效調(diào)動公司各部門工作,使得各部門能夠協(xié)調(diào)工作,有效提高企業(yè)工作效率。由于企業(yè)管理制度的不斷變更,這就需要辦公室人員能夠盡快調(diào)整行政管理的工作方案,從而有效實現(xiàn)企業(yè)的革新。除此之外,企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意對于員工個人潛力的發(fā)掘,從而使得員工能夠更好的參與到企業(yè)工作中,有效提高企業(yè)工作效率,通過對員工潛力的發(fā)掘,間接推動企業(yè)辦公室管理的改革,避免人浮于事的狀況出現(xiàn),使得辦公室管理制度對于企業(yè)發(fā)展能夠起到實質(zhì)性的作用。

        (三)完善激勵機(jī)制

        除了工作制度的創(chuàng)新,企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意激勵機(jī)制的完善。通過激勵機(jī)制的推行,使得員工對于企業(yè)有著更高的認(rèn)同感,使得員工能夠積極參與到公司工作中,有效提高企業(yè)的工作效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對于員工的個人訴求有著一個較為基礎(chǔ)的了解,從而有效調(diào)動員工的工作積極性,通過人性化管理,使得員工個人才能得以彰顯,確保人盡其才,有利于員工個人潛力的發(fā)掘。除了激勵機(jī)制的完善,企業(yè)還要建立完善的監(jiān)督機(jī)制,從而確保激勵制度能夠落實到位,這就要求企業(yè)能夠針對各部門的工作情況制定不同的監(jiān)督方案,確保獎懲得當(dāng),從而有效調(diào)動員工的工作積極性,有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

        四、結(jié)語

        辦公室行政管理工作效率的提高對于企業(yè)發(fā)展有著極為重要的意義,辦公室作為企業(yè)各部門聯(lián)結(jié)的樞紐,能夠確保企業(yè)政策落實到位,從而有效提高企業(yè)工作效率。這就需要企業(yè)辦公室在行政管理工作中能夠積極學(xué)習(xí)國外企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗,從而確保企業(yè)精細(xì)化管理的實現(xiàn),切實有效提高企業(yè)工作效率,為企業(yè)發(fā)展打下扎實基礎(chǔ)。(作者單位:神華準(zhǔn)格爾能源有限公司大準(zhǔn)鐵路機(jī)務(wù)段)

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