摘要：文章首先從從屬性、綜合性、信息性三個角度出發(fā)，分析了新時期企業(yè)文秘工作的主要特點;其后，圍繞注重內(nèi)在品質(zhì)發(fā)展、明確工作技能需求以及保證培訓(xùn)全程落實三個方面，提出了新時期企業(yè)文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)的可行策略。

關(guān)鍵詞：文秘工作;企業(yè)發(fā)展;信息傳達(dá)

在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展當(dāng)中，文秘崗位肩負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)人員出謀劃策、承上啟下的重要職能作用。因此，為了保證企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，必須要做好文秘人員的素質(zhì)培養(yǎng)。

一、新時期企業(yè)文秘工作的主要特點

現(xiàn)階段，文秘工作的服務(wù)對象主要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員，其在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間承擔(dān)著重要的信息溝通職能。一方面，文秘人員需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示要求，對下級管理人員、基層工作人員進(jìn)行各項任務(wù)的指派傳達(dá);另一方面，文秘人員還需要全面采集下級、基層的文化氛圍、工作狀態(tài)、人員問題等信息，并在整理后匯報給領(lǐng)導(dǎo)人員，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)人員更加科學(xué)、及時地制定戰(zhàn)略規(guī)劃與方案決策。除此之外，文秘人員還需要落實好會議記錄、行程安排、信息整理、檔案管理、文書編寫等多項活動內(nèi)容，以便從最大程度上幫助領(lǐng)導(dǎo)人員排憂解難、為領(lǐng)導(dǎo)人員出謀劃策。從當(dāng)前來看，新時期企業(yè)文秘工作主要有以下幾個特點：

（一）從屬性特點

在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中，文秘工作與領(lǐng)導(dǎo)人員、企業(yè)主體之間可表現(xiàn)出明顯的從屬關(guān)系。一方面，文秘人員是從屬于領(lǐng)導(dǎo)人員的“參謀官”，其日常工作的重要內(nèi)容便是采集企業(yè)運(yùn)營信息，并實施出科學(xué)有效的評價分析，以此作為領(lǐng)導(dǎo)人員擬定發(fā)展決策、調(diào)整管理方案的參考依據(jù)。同時，文秘人員還需要對領(lǐng)導(dǎo)人員的近期行程、工作時間做出分配安排，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成客戶預(yù)約、商業(yè)洽談、會議召開、基層檢查等活動內(nèi)容，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)人員各項工作的有序開展、合理落實，將企業(yè)管理事務(wù)的繁雜性與沖突性降至最低水平;另一方面，文秘人員是從屬于企業(yè)主體的“管家人”。作為上層領(lǐng)導(dǎo)與下級、基層人員之間的信息銜接者，文秘人員必須要落實好領(lǐng)導(dǎo)人員各類工作任務(wù)、指示要求以及基層人員工作訴求、反映問題的準(zhǔn)確傳達(dá)，做到講真話、報實情，以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部形成互動化、協(xié)調(diào)化的管理氛圍，為企業(yè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

（二）綜合性特點

首先，文秘工作的內(nèi)容范疇具有綜合性。在大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中，文秘人員是承擔(dān)多種職能作用的“多面手”，其既要做好文章處理、公章管理、文書編寫、稿件潤色等“文”類工作，又要做好輔助決策、形象公關(guān)、保密事務(wù)等“秘”類工作。企業(yè)綜合事務(wù)的全面處理，是文秘人員角色價值的重要體現(xiàn);其次，文秘工作的技能素養(yǎng)具有綜合性。在新時期，文秘工作并不僅僅是簡單的打印文件、接打電話或是信件傳真，而是從公關(guān)禮儀、計算機(jī)技能、文字綜合能力對從業(yè)人員提出硬性要求的綜合應(yīng)用型崗位。例如，當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)以實現(xiàn)了信息化管理改革，因此文秘人員必須要深度掌握各類辦公軟件、應(yīng)用程序的使用方法，以保證文件信息輸出的合規(guī)性、準(zhǔn)確性。再如，重要會議記錄是秘書人員的主要工作內(nèi)容之一，為了保證記錄信息的精準(zhǔn)、全面，文秘人員就需要保有高水準(zhǔn)的速錄技術(shù)與聽打能力。

（三）信息性特點

文秘工作以秘書學(xué)、現(xiàn)代文書學(xué)、公共關(guān)系管理學(xué)等學(xué)科理論為基礎(chǔ)，與普通秘書工作相比，文秘工作對人員的文字信息處理能力具有更高要求。在企業(yè)單位當(dāng)中，文秘人員會頻繁涉及到文章寫作、新聞編寫、會議記錄等文字綜合任務(wù)，其要想勝任此類工作任務(wù)，就必須要保有高水平的信息采集、整理、宣傳、重構(gòu)與創(chuàng)造能力，因此說新時期的文秘工作具有信息性特點。

二、新時期企業(yè)文秘人員的素質(zhì)培養(yǎng)策略

（一）注重文秘人員內(nèi)在品質(zhì)的培養(yǎng)發(fā)展

意識對人的行為具有決定性作用，文秘人員作為近距離企業(yè)機(jī)密、內(nèi)部信息的特殊崗位，必須要樹立起正確的價值觀、道德觀與責(zé)任感，以免出現(xiàn)徇私舞弊、蓄意造假、泄露商業(yè)機(jī)密等負(fù)面行為，使領(lǐng)導(dǎo)人員、企業(yè)單位蒙受重大的經(jīng)營損失。具體來講，應(yīng)從以下幾個方面入手，實現(xiàn)文秘人員內(nèi)在品質(zhì)的培養(yǎng)發(fā)展：

1.做好黨政知識與傳統(tǒng)思想建設(shè)，端正文秘人員的價值觀念

例如，應(yīng)將“全心全意為人民服務(wù)”這一黨建思想引入到文秘人員的教育培訓(xùn)當(dāng)中，要求文秘人員無論級別多高、資格多老，都應(yīng)義不容辭地做到領(lǐng)導(dǎo)人員服務(wù)、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)、為基層員工服務(wù)，切忌為謀私利瞞報信息、篡改公告等違規(guī)行為發(fā)生，降低文秘工作的服務(wù)價值;

2.實現(xiàn)文秘相關(guān)案例的教育分析，提升文秘人員的法律意識與道德素養(yǎng)

一方面，應(yīng)選取近年來典型的文秘職務(wù)犯罪案例作為素材，與企業(yè)文秘人員共同進(jìn)行案件探討、法律解讀，以此引導(dǎo)文秘人員了解到違法、違規(guī)行為的危害性及嚴(yán)重后果，從而對其工作行為產(chǎn)生一定的威懾作用。另一方面，還應(yīng)帶領(lǐng)文秘人員對現(xiàn)代企業(yè)管理人員的貪污、瀆職等案例進(jìn)行分析，以此端正文秘人員在日常工作中的角色立場，及時監(jiān)督、約束并制止領(lǐng)導(dǎo)人員的負(fù)面行為，以便充分發(fā)揮出秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)人員的正向服務(wù)作用，避免企業(yè)經(jīng)營事故的產(chǎn)生;

3.明晰文秘工作的角色性質(zhì)，樹立文秘人員的工作責(zé)任感

從當(dāng)前來看，仍有部分文秘人員并未對自身的工作責(zé)任產(chǎn)生明確認(rèn)知，認(rèn)為文秘崗位是企業(yè)一項裝飾性的“面子工程”，進(jìn)而在工作行為中表現(xiàn)出較強(qiáng)的隨意性，不利于企業(yè)上下層人員間各類信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。對此，企業(yè)應(yīng)從學(xué)科理論與工作實務(wù)兩個角度入手，使文秘人員認(rèn)清新時期文秘工作的技能綜合性、內(nèi)容全面性，并了解指導(dǎo)要求傳達(dá)不力、員工訴求采集不完全等情況下可能引發(fā)的企業(yè)內(nèi)部矛盾、生產(chǎn)效益降低、企業(yè)形象受損等后果。這樣一來，文秘人員在明晰自身崗位的素養(yǎng)要求與重要職能后，必然樹立起高度的工作責(zé)任感，為后續(xù)工作行為的標(biāo)準(zhǔn)化、發(fā)展化落實夯實觀念基礎(chǔ)。

（二）明確文秘人員工作事務(wù)的技能需求

在新時期，企業(yè)對人才的素養(yǎng)要求越來越趨向于綜合化、專業(yè)化，因此必須要圍繞崗位技能需求對文秘人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)提升。一方面，企業(yè)可應(yīng)用“引進(jìn)來”的培訓(xùn)策略，將公共關(guān)系管理、秘書禮儀、計算機(jī)應(yīng)用、文書寫作等領(lǐng)域的優(yōu)秀人才、專家學(xué)者邀請或聘請到企業(yè)環(huán)境當(dāng)中，對文秘人員進(jìn)行科學(xué)化的教育指導(dǎo)，以此強(qiáng)化文秘人員的知識基礎(chǔ)與實踐能力;另一方面，企業(yè)可應(yīng)用“走出去”的培訓(xùn)策略，鼓勵文秘人員走出局限化的企業(yè)環(huán)境當(dāng)中，定期參加全國文秘技能競賽、全國中職文秘類專業(yè)交流大會等社會活動，以此與其他企業(yè)、其他地區(qū)的從業(yè)人員進(jìn)行經(jīng)驗交流、競爭比賽與借鑒學(xué)習(xí)，從而做到汲取精華、取長補(bǔ)短，不斷提升文秘人員的專業(yè)技能水平。

（三）保證文秘人員教育培訓(xùn)的全程落實

現(xiàn)階段，絕大部分對文秘人員的教育培訓(xùn)拘泥在人才引進(jìn)的初期階段，并以崗前培訓(xùn)為主要形勢。這就導(dǎo)致文秘人員在進(jìn)入崗位后長期缺乏學(xué)習(xí)的機(jī)會與動力，進(jìn)而在技能水平、素養(yǎng)意識遲遲不得提升的同時，形成一定的思維惰性，無意愿甚至無意識展開自主化的知識學(xué)習(xí)，最終導(dǎo)致企業(yè)文秘工作價值逐漸落后于企業(yè)發(fā)展，難以滿足企業(yè)內(nèi)部信息流通與領(lǐng)導(dǎo)人員工作輔助的多元化需求。為了解決這一情況，企業(yè)必須要加強(qiáng)對文秘人員的管理力度，保證教育培訓(xùn)工作的全程落實。

首先，應(yīng)定期組織知識競賽、專家講座、行業(yè)交流等多種教育培訓(xùn)活動，以此實現(xiàn)文秘行業(yè)新技能、新理念、新方法的及時引入，為人員學(xué)習(xí)行為提供良好的平臺與機(jī)會支持;其次，應(yīng)構(gòu)建出全面化的監(jiān)督考核制度，要求基層員工、下級管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員對某一階段內(nèi)秘書人員的工作質(zhì)量、素養(yǎng)水平進(jìn)行有效評價，并引導(dǎo)秘書人員結(jié)合工作反思進(jìn)行自評，并將各類評價內(nèi)容納入到業(yè)務(wù)考核的指標(biāo)體系當(dāng)中。同時，將考核內(nèi)容與秘書人員的職位調(diào)動、薪資福利相掛鉤，以此形成激勵作用，促進(jìn)秘書人員自主學(xué)習(xí)、主動發(fā)展;最后，還可設(shè)置出一定的獎勵機(jī)制，鼓勵秘書人員積極進(jìn)行工作創(chuàng)新，尋找出提升領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)傳達(dá)效率、改良企業(yè)檔案管理方法的有效措施，以確保持續(xù)發(fā)揮出秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)發(fā)展的實效性價值。

三、結(jié)論

總而言之，在新時期下，企業(yè)文秘工作的角色定位、工作內(nèi)容、工作模式均發(fā)生了極大變化，對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。據(jù)此，企業(yè)既要實施出“引進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合的教育培訓(xùn)措施，為文秘人員的學(xué)習(xí)成長提供條件支持，同時也要充分激發(fā)文秘人員的主觀能動性，從根本上保證企業(yè)文秘工作的高質(zhì)落實、不斷創(chuàng)新。

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作者簡介：雷怡 （1983-），女，漢，陜西西安人，學(xué)歷：在職研究生，畢業(yè)于陜西省委黨校，現(xiàn)有職稱：中級政工師，研究方向：紀(jì)檢、文秘。