魏薇

摘要：企業(yè)財(cái)務(wù)、人事、科技等各類檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷史、還原經(jīng)營(yíng)過(guò)程的重要載體，因此必須做好檔案管理工作。但傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實(shí)物等形式的檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)大、查詢速度慢等諸多問(wèn)題，運(yùn)用數(shù)字化手段對(duì)檔案進(jìn)行保存和轉(zhuǎn)換可以有效解決上述問(wèn)題，本文專題闡述了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)、內(nèi)容和重點(diǎn)解決的問(wèn)題，為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供了實(shí)踐案例。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;數(shù)字化建設(shè)

一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式存在的主要問(wèn)題

創(chuàng)立時(shí)間早、發(fā)展歷史長(zhǎng)的企業(yè)不可避免要形成大量的科技、財(cái)務(wù)、文書(shū)等資料，經(jīng)整理歸檔后一般會(huì)保存在本企業(yè)檔案庫(kù)房，以供企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、各單位查詢使用，為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)決策提供支持，而傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以手工方式完成，工作量大且效率低下。隨著檔案利用頻率的增加，檔案管理及電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理要求的提高，手工管理檔案的方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要了，產(chǎn)生了不少亟須解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.實(shí)體檔案數(shù)量規(guī)模逐年增加，庫(kù)房存放壓力持續(xù)增大，面臨著新建或改造庫(kù)房的問(wèn)題。

2.檔案電子化管理是技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，而老企業(yè)普遍沒(méi)有建立規(guī)范的電子化管理體系，使實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案電子化管理的目標(biāo)受到阻礙。

3.企業(yè)發(fā)展歷史越長(zhǎng)，檔案年限越久遠(yuǎn)，檔案數(shù)量規(guī)模巨大。傳統(tǒng)檔案管理以手工為主，無(wú)論立卷或調(diào)檔都手工來(lái)完成，造成手工查詢起來(lái)非常困難，工作量大效率低下，耗費(fèi)的人力物力等成本居高不下，更無(wú)法提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.傳統(tǒng)檔案管理模式的庫(kù)存檔案以紙介質(zhì)為主，且大都不能復(fù)制，一旦損失無(wú)法彌補(bǔ)，安全性低，給檔案永久真實(shí)性保存帶來(lái)困難;同時(shí)，紙質(zhì)版嚴(yán)重影響檔案調(diào)閱利用效率。

綜上所述，為保證檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)，急需建立一套全新的電子檔案管理體系及系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化、檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的信息服務(wù)功能，為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理、重大事項(xiàng)決策提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)國(guó)家和地方主管部門(mén)對(duì)檔案管理工作的要求，依照西北某煤炭企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，通過(guò)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全公司檔案全程電子化管理的總體目標(biāo)。

1.完善電子檔案管理體系和標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合國(guó)家及檔案管理部門(mén)制定的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從公司管理和應(yīng)用角度出發(fā)，建立起一套完善的電子檔案管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)規(guī)范目前電子檔案在接收、保存、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.完成檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)。將企業(yè)多個(gè)檔案庫(kù)房的圖紙及1990年以后的文書(shū)檔案完全信息化，建立完整的檔案信息資源庫(kù)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的信息化管理。實(shí)現(xiàn)電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)的全程信息化管理，建立起規(guī)范化、流程化的電子檔案管理流程。

4.實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化查詢利用。實(shí)現(xiàn)電子目錄和電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化查詢、利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享利用，提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案異地查詢使用。

5.實(shí)現(xiàn)文書(shū)、科技、合同等檔案的一體化管理。通過(guò)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，接收OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的文件、圖紙及資料，避免重復(fù)性輸入工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、科技、合同等檔案的一體化管理。

三、檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

依據(jù)上級(jí)有關(guān)部門(mén)“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、資源共享”的建設(shè)原則，企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)采用“一套標(biāo)準(zhǔn)、兩個(gè)平臺(tái)，兩個(gè)中心”的建設(shè)方案，一套標(biāo)準(zhǔn)為電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，兩個(gè)平臺(tái)為檔案管理平臺(tái)和信息采集平臺(tái)，兩個(gè)中心為檔案查詢檢索中心和檔案資源中心。

1.建立標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理體系及標(biāo)準(zhǔn)。建立涵蓋公司各業(yè)務(wù)部門(mén)的電子檔案管理體系，完成電子檔案管理制度、歸檔流程、歸檔范圍、歸檔標(biāo)準(zhǔn)的制訂。

2.搭建檔案信息化管理平臺(tái)。全公司采用統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，設(shè)計(jì)規(guī)范的系統(tǒng)架構(gòu)及模板，制定規(guī)范的數(shù)據(jù)收集、管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)的全程電子化管理。

3.建立檔案信息收集平臺(tái)。建設(shè)開(kāi)放的檔案收集平臺(tái)，能夠與OA系統(tǒng)無(wú)縫鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，實(shí)時(shí)接收即時(shí)歸檔，保證公司信息化大平臺(tái)的數(shù)據(jù)完整性，避免信息孤島出現(xiàn)。

4.建立檔案查詢檢索中心。建立面向全公司的檔案查詢檢索中心，提供分類檢索、組合檢索、全文檢索等多種檢索方式，實(shí)現(xiàn)電子目錄和電子文件的檢索，完全實(shí)現(xiàn)文件及圖紙的網(wǎng)上查閱、打印、下載等利用。

通過(guò)先授權(quán)后利用或先申請(qǐng)?jiān)偈跈?quán)的權(quán)限策略，來(lái)保證檔案在利用過(guò)程中的安全，采用文件加密、水印、防擴(kuò)散等技術(shù)手段，使電子文件在瀏覽、打印、下載過(guò)程中既能滿足安全保密要求，又能實(shí)現(xiàn)最大限度的網(wǎng)絡(luò)化利用。

5.建立檔案資源中心。采用國(guó)際、國(guó)內(nèi)行業(yè)內(nèi)推薦的文件存儲(chǔ)格式，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，將圖紙、文件以電子格式存入檔案信息庫(kù)，保證檔案的真實(shí)性、有效性、憑證性，為將來(lái)公司實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理提供可靠的信息資源。

四、檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)成效

為提高企業(yè)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理、快速查閱檢索，使檔案數(shù)字化管理與智能化礦山、礦區(qū)信息化建設(shè)同步發(fā)展，在對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行實(shí)地調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)的甲方企業(yè)與專業(yè)的信息技術(shù)公司洽談簽訂檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目合同。由專業(yè)化信息技術(shù)公司為甲方企業(yè)提供電子檔案管理系統(tǒng)、硬件設(shè)備、檔案數(shù)字化錄入及相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)。并在專業(yè)化服務(wù)支持下，完成檔案錄入工作、信息系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)入系統(tǒng)試運(yùn)行階段。

系統(tǒng)建設(shè)主要完成了基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)資源、應(yīng)用系統(tǒng)、規(guī)章制度等重點(diǎn)任務(wù)。

1.基礎(chǔ)設(shè)施=網(wǎng)絡(luò)建設(shè)+服務(wù)器系統(tǒng)+存儲(chǔ)系統(tǒng)+微機(jī)+數(shù)字化設(shè)備。

2.基礎(chǔ)資源=現(xiàn)行歸檔文件+館藏檔案+文件+資料等，數(shù)字信息表現(xiàn)形式可以有圖形圖像文件、字處理文件+視頻數(shù)據(jù)文件等。

3.應(yīng)用系統(tǒng)=系統(tǒng)平臺(tái)軟件+檔案信息管理應(yīng)用軟件+其它應(yīng)用系統(tǒng)接口+其他產(chǎn)品和技術(shù)的集成。

4.規(guī)章制度=標(biāo)準(zhǔn)化+科學(xué)管理模式。

在檔案數(shù)字化系統(tǒng)建成試運(yùn)行階段，結(jié)合國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)制定的行業(yè)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從公司管理和應(yīng)用角度出發(fā)，一是建立了一套完善的電子檔案管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子檔案在接收、保存、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)全流程的標(biāo)準(zhǔn)化操作。二是實(shí)現(xiàn)了電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)的全程信息化管理，建立了運(yùn)行規(guī)范化、流程化的電子檔案管理流程。三是實(shí)現(xiàn)了電子目錄和電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化查詢、利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享利用，提高了檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)了檔案異地查詢利用。四是通過(guò)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，接收OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的文件、圖紙及資料，避免重復(fù)性輸入工作，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)、科技、合同檔案的一體化管理。

檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，使西北某大型煤炭企業(yè)1990年至2019年的文書(shū)檔案、科技檔案全部實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理，實(shí)現(xiàn)了光盤(pán)存儲(chǔ)，查閱檢索快捷，也使該企業(yè)的檔案數(shù)字化管理與智能化礦山、礦區(qū)信息化建設(shè)同步發(fā)展，有效提高了整個(gè)企業(yè)的檔案管理水平和信息化建設(shè)水平，提高了檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，為企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行提供了基礎(chǔ)保障。

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