梁淑娟

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展，數(shù)字檔案室在國(guó)內(nèi)開(kāi)花結(jié)果，逐漸普及，面對(duì)各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的倍增，企業(yè)檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，以更科學(xué)的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，為企業(yè)提供精準(zhǔn)、高質(zhì)量的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè);數(shù)字檔案室;建設(shè)方法

隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)+的無(wú)線延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻影響著人們的工作和生活，社會(huì)已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。按照檔案工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展要求，以服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局出發(fā)，立足信息化時(shí)代大背景、檔案工作發(fā)展大趨勢(shì)，開(kāi)展企業(yè)的數(shù)字檔案室建設(shè)，是順應(yīng)發(fā)展所需，利于整合企業(yè)的信息資源，增強(qiáng)檔案信息的服務(wù)能力，成為檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然選擇。

1 數(shù)字檔案室的定義

數(shù)字檔案室是企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)固化檔案業(yè)務(wù)流程，對(duì)電子檔案進(jìn)行收集整理保存，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)，是由軟件、硬件、數(shù)據(jù)、人、制度規(guī)范等組成的人機(jī)系統(tǒng)。它是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。

2 特征

一是檔案資源數(shù)字化。對(duì)系統(tǒng)中形成的電子文件進(jìn)行歸檔，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)檔案信息。二是檔案管理信息化。將檔案業(yè)務(wù)流程設(shè)置在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化運(yùn)行。三是檔案服務(wù)知識(shí)化。通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)可對(duì)檔案信息整合提煉，為企業(yè)提供各類(lèi)檔案信息和決策支持。

3 建設(shè)內(nèi)容

1）組織建設(shè)。企業(yè)成立數(shù)字檔案室建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，建立多部門(mén)聯(lián)合工作機(jī)制，制定實(shí)施方案和任務(wù)分解表，落實(shí)責(zé)任，分步推進(jìn)，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供良好的工作條件和業(yè)務(wù)支撐。2）設(shè)施建設(shè)。按照信息系統(tǒng)安全保密要求，完成機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、終端設(shè)備的建造。3）平臺(tái)建設(shè)。從企業(yè)檔案工作實(shí)際出發(fā)，開(kāi)發(fā)功能完善、安全穩(wěn)定、易于操作的電子檔案管理系統(tǒng)。 4）數(shù)據(jù)建設(shè)。建立企業(yè)的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，包含傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。5）制度建設(shè)。對(duì)照國(guó)家規(guī)定，建立企業(yè)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。制定數(shù)字檔案室人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運(yùn)維管理、機(jī)房管理、數(shù)字化加工、安全保密等相關(guān)制度。6）安全體系建設(shè)。重視檔案安全管理，安全設(shè)備齊全，確保物理安全;嚴(yán)格控制檔案利用和訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)信息安全。

4 關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1）設(shè)施硬件方面。按照《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)》的要求，調(diào)配網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、數(shù)據(jù)服務(wù)器等系統(tǒng)硬件、正版操作系統(tǒng)、應(yīng)用管理系統(tǒng)、安保系統(tǒng)，及電腦、打印機(jī)等終端設(shè)備。主機(jī)房應(yīng)遠(yuǎn)離電磁場(chǎng)、強(qiáng)聲源、粉塵、油煙區(qū)域;庫(kù)房配置門(mén)禁系統(tǒng)、溫控系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、氣體滅火系統(tǒng);要求企業(yè)內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，與外網(wǎng)物理隔離，應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)核心交換機(jī)要實(shí)現(xiàn)冗余等。 2）系統(tǒng)應(yīng)用方面。按檔案管理流程，對(duì)應(yīng)設(shè)計(jì)電子文件歸檔的功能模塊。如收集環(huán)節(jié)包括電子文件的收集歸檔、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、音像檔案的格式轉(zhuǎn)換、其他電子系統(tǒng)歸檔、歷史數(shù)據(jù)遷移等;管理環(huán)節(jié)是對(duì)已接收的檔案資源進(jìn)行規(guī)范化管理;保存環(huán)節(jié)是以虛擬庫(kù)房實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管理;利用環(huán)節(jié)是通過(guò)在線申請(qǐng)、瀏覽權(quán)限、目錄共享等方式，提供檔案信息的在線利用。3）數(shù)據(jù)資源方面。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心。一是企業(yè)存量檔案數(shù)字化。按照檔案珍貴程度、利用程度、保管期限等，統(tǒng)一數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，形成齊全、規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫(kù)。二是加強(qiáng)增量檔案電子化管理。數(shù)字檔案系統(tǒng)涵蓋文件歸檔和檔案管理的流程，保障電子文件流辦的每個(gè)階段均能受控，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。將歸檔工作嵌入各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，讓歸檔作為最后一步規(guī)定動(dòng)作，讓數(shù)字檔案室成為各類(lèi)電子文件的最終歸宿。4）終端接入方面。通過(guò)數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行收集“源頭控制”、歸檔“過(guò)程控制”、體系“評(píng)定控制”和制度“保障控制”，以及電子元數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理，確保電子檔案的四性：真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。企業(yè)各部門(mén)及下屬單位是數(shù)字檔案室的主要用戶，可實(shí)現(xiàn)對(duì)各層級(jí)、各全宗檔案的收集、整理、歸檔和查用。

5 保障體系

1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。在完善企業(yè)《檔案管理制度》《檔案分類(lèi)大綱》《文件歸檔范圍和保管期限表》等規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照國(guó)家相關(guān)要求，制定企業(yè)《電子文件管理辦法》《電子檔案管理制度》，數(shù)據(jù)備份、應(yīng)急預(yù)案等，形成企業(yè)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。2）安全保障體系。包括網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全、信息安全、設(shè)備安全、介質(zhì)安全和計(jì)算機(jī)病毒防治等，通過(guò)制度規(guī)范、人員管理、技術(shù)控制、權(quán)限設(shè)置等確保數(shù)據(jù)的安全可控。比如：在機(jī)房采用雙路供電、監(jiān)控、UPS電源、防火墻等設(shè)施;實(shí)行“三員管理制度”，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和審計(jì)員職責(zé)，完善用戶權(quán)限配置;完善檔案數(shù)據(jù)備份策略，做好在線、離線、近線、同城及異地備份。3）實(shí)施保障體系。為保障數(shù)字檔案室建設(shè)高效有序推進(jìn)，要做好以下方面：一強(qiáng)化組織保障。企業(yè)成立專(zhuān)項(xiàng)工作組，負(fù)責(zé)規(guī)劃和實(shí)施，協(xié)調(diào)人、財(cái)、物，并考核進(jìn)度。二強(qiáng)化人才保障。加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的雙重培訓(xùn)，持證上崗;加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保熟練運(yùn)用。三強(qiáng)化制度保障。把制度建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作，完善檔案管理各項(xiàng)制度，制定數(shù)字化加工、電子文件標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案管理等規(guī)范，保障數(shù)字檔案室建設(shè)有章可循，有據(jù)可依。四強(qiáng)化資金保障。將建設(shè)費(fèi)用納入企業(yè)年度預(yù)算，確保專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入。五強(qiáng)化進(jìn)度考核。把數(shù)字檔案室建設(shè)納入企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)考核，以考核為抓手有效保障建設(shè)進(jìn)度。

6 重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)轉(zhuǎn)變

1）轉(zhuǎn)變思想觀念。要從實(shí)體檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。由于檔案人員長(zhǎng)期接觸的是紙質(zhì)檔案，形成固定思維，會(huì)以實(shí)體檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)認(rèn)識(shí)電子檔案，比如以往應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)實(shí)際是套用了實(shí)體檔案管理的流程來(lái)設(shè)計(jì)應(yīng)用，這樣只是在查詢上便捷了，前期既要做好實(shí)體檔案的整理歸檔，又要整理電子檔案，增加工作量。積極轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，遵循電子檔案的形成規(guī)律，管理數(shù)字檔案室。要向數(shù)字觀念轉(zhuǎn)變。以前認(rèn)為將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后向檔案系統(tǒng)掛接就完成了數(shù)據(jù)建設(shè)，隨著數(shù)字檔案室理念發(fā)展，重點(diǎn)不是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而是OA等系統(tǒng)形成的電子文件能否規(guī)范歸檔保存，而且電子文件的產(chǎn)生、歸檔、移交、保管各環(huán)節(jié)是連續(xù)、可信、可追溯的，保證電子檔案的規(guī)范歸檔和憑證性的才是關(guān)鍵點(diǎn)。2）轉(zhuǎn)變管理模式。一是從手工管理向系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。開(kāi)發(fā)、應(yīng)用系統(tǒng)管理檔案，才是硬道理。二是從后端管理到電子文件全流程管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案工作是以收集為開(kāi)端，而從電子文件到電子檔案，從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)，各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)是可以追溯和驗(yàn)證的，這就需要將檔案管理系統(tǒng)的鏈條向前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸，實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、辦理、移交、歸檔、保管、利用的全周期系統(tǒng)管理。3）轉(zhuǎn)變質(zhì)量效率。數(shù)字檔案室的建設(shè)，提高了歸檔的時(shí)效性。從過(guò)去一年只歸檔一次，到現(xiàn)在隨辦隨歸檔，避免出現(xiàn)電子文件失散丟失，也避免重新錄入，提高工作效率。針對(duì)每份文件的操作，紙質(zhì)檔案的整理中要篩選7遍才能完成歸檔，電子檔案系統(tǒng)操作只需要1分鐘就完成;紙質(zhì)檔案需要每份文件加蓋歸檔章和著錄信息，數(shù)字檔案室可以自動(dòng)完成，完全模擬了檔案管理流程，大大降低勞動(dòng)強(qiáng)度。在線歸檔、實(shí)時(shí)歸檔、全流程系統(tǒng)管理保障了電子文件的原始性和連續(xù)性，提高了電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性。

7 展望和方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析、自動(dòng)控制、人工智能的迅速發(fā)展及5G技術(shù)逐步推廣，為更好的跟進(jìn)企業(yè)智能化建設(shè)，我們要在檔案管理方面探索新途徑、新方法，利用企業(yè)數(shù)字檔案室技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分析、研究，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)融合、深度開(kāi)發(fā)、智慧利用。同時(shí)將數(shù)字檔案室建設(shè)成果運(yùn)用到為企業(yè)決策的服務(wù)中，迎接“智能+檔案”時(shí)代到來(lái)，努力推進(jìn)檔案管理和檔案服務(wù)向更智慧更主流的方向發(fā)展。

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