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        新時(shí)期鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理策略探析

        2020-04-21 07:48:24張瑩
        卷宗 2020年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        張瑩

        摘 要:鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案作為鐵路建設(shè)與運(yùn)營(yíng)管理的依據(jù),在鐵路勘察、設(shè)計(jì)、維修和改擴(kuò)建等方面發(fā)揮著重要作用。只有不斷提升鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平,才能防止工作發(fā)生重復(fù)性與盲目性等問題,也促使社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。本文將簡(jiǎn)述鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性,并結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn),提出了具體可行的應(yīng)對(duì)策略。

        關(guān)鍵詞:鐵路建設(shè)項(xiàng)目;檔案;管理

        鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案主要形成于項(xiàng)目規(guī)劃、管理和建設(shè)等環(huán)節(jié),并以文字、圖紙、圖表和音像等為載體,能夠?yàn)殍F路開通運(yùn)營(yíng)后的維護(hù)、養(yǎng)護(hù)、改造和管理提供可靠依據(jù)。但是很多時(shí)候建設(shè)單位只關(guān)注保工期、保進(jìn)度和保開通上,在一定程度上忽視了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。對(duì)此我們要充分認(rèn)識(shí)到鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值,不斷改進(jìn)管理方法,不斷提升鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量與效率。

        1 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

        鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著不可再生的特點(diǎn),是價(jià)值極高的信息資源,在鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目中占有重要地位。鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目包括了多個(gè)方面的事項(xiàng),參建單位也多,會(huì)形成大量的技術(shù)文件與資料,鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著單一獨(dú)立性、來源分散性、記錄多樣性、成果系統(tǒng)性和材料實(shí)用性等特征,能夠?qū)㈣F路工程項(xiàng)目建設(shè)情況如實(shí)反映出來,為鐵路工程竣工驗(yàn)收、日常維護(hù)提供可靠依據(jù)與憑證,也為鐵路工程改造、改建和擴(kuò)建等提供重要的技術(shù)資料。因此我們要做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管和利用工作,促使鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量不斷提升。

        2 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

        第一,成套性。在鐵路項(xiàng)目建設(shè)中會(huì)形成大量文件資料,且各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、承上啟下,共同構(gòu)建起完整、成套性的建設(shè)項(xiàng)目。第二,專業(yè)性。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)建設(shè)過程的真實(shí)記錄,在各工程專業(yè)、地質(zhì)條件來說,會(huì)運(yùn)用相應(yīng)施工工藝、材料和機(jī)械等開展施工活動(dòng),并結(jié)合各專業(yè)施工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)開展驗(yàn)收工作[1]。第三,動(dòng)態(tài)性。鐵路建設(shè)項(xiàng)目在竣工后運(yùn)營(yíng)過程中,也與病害整治、維修、技術(shù)改造等密切相關(guān),并形成各種項(xiàng)目檔案。第四,周期長(zhǎng)。鐵路建設(shè)項(xiàng)目需要經(jīng)歷可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工、靜動(dòng)態(tài)驗(yàn)收、試運(yùn)營(yíng)等環(huán)節(jié),需要在經(jīng)歷數(shù)年到十幾年時(shí)間才能進(jìn)行驗(yàn)收。此時(shí)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案最初形成階段質(zhì)量高低,對(duì)今后查考利用效果與社會(huì)效益影響很大。

        3 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的策略

        1)強(qiáng)化檔案管理意識(shí),完善規(guī)章制度。通過對(duì)檔案管理制度的完善,才能將工作人員需要遵守的辦事規(guī)程與行為準(zhǔn)則明確下來。應(yīng)該采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的措施,將檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落到實(shí)處。在鐵路建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)階段,應(yīng)該形成健全的規(guī)章制度,將檔案管理各方面規(guī)定明確下來,并嚴(yán)格做到依規(guī)管檔,這樣鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理才能有章可循、有法可依[2]。要做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集與整理工作,雖然鐵路建設(shè)項(xiàng)目工期很緊,涉及多個(gè)程序,規(guī)模也很龐大,但是也要將檔案日常收集與管理工作做到位。在鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中,要在管理人員職責(zé)范圍內(nèi)納入檔案收集、整理、立卷和歸檔等工作,確保責(zé)任清晰,獎(jiǎng)罰分明,用制度約束鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作高效進(jìn)行。

        2)制定收集清單,增加投入。為了讓鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案更加完整,應(yīng)該考慮到參與施工的各專業(yè)管理人員情況,在檔案形成源頭加強(qiáng)管理工作。項(xiàng)目文件在施工中的積累,應(yīng)該結(jié)合項(xiàng)目文件形成的自然規(guī)律,從項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工流程出發(fā),建設(shè)單位與參建單位一起協(xié)商與研究,將歸檔文件范圍確定下來。對(duì)各專業(yè)工程技術(shù)人員來說,要保證項(xiàng)目文件的準(zhǔn)確性與完善性,當(dāng)項(xiàng)目文件形成后,要結(jié)合歸檔時(shí)間開展預(yù)歸檔工作,讓歸檔文件得到動(dòng)態(tài)化管理。此外,要在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中增加人力、物力和財(cái)力等投入,施工現(xiàn)場(chǎng)要配置專職資料員、資料室和保管裝具,并由專門的檔案庫(kù)房存儲(chǔ)項(xiàng)目檔案。對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)暫存與固定檔案庫(kù)房存放來說,應(yīng)該將防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體和防有害生物等工作做到位。當(dāng)技術(shù)人員發(fā)生變動(dòng)后,要將項(xiàng)目文件移交工作做到位,增強(qiáng)參建人員檔案意識(shí),并定期開展項(xiàng)目資料整理評(píng)比活動(dòng),樹立先進(jìn)典型,為全線項(xiàng)目檔案工作產(chǎn)生引領(lǐng)作用。

        3)發(fā)揮各個(gè)審查環(huán)節(jié)的作用,提高歸檔文件質(zhì)量。鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目參建單位多,項(xiàng)目文件量大,要保證歸檔文件的質(zhì)量,就要發(fā)揮各個(gè)審查環(huán)節(jié)的作用。施工單位文件組卷完畢后要先進(jìn)行自查,然后由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理及安全質(zhì)量管理部門、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;監(jiān)理單位和第三方檢測(cè)文件組卷完畢并自查后,由建設(shè)單位安全質(zhì)量管理及工程管理部門進(jìn)行審查。每個(gè)審查環(huán)節(jié)要形成記錄。本級(jí)審查完畢后報(bào)上級(jí)檔案主管部門檔案專家進(jìn)一步進(jìn)行審查,審查內(nèi)容包括以下幾點(diǎn):第一,加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作組織管理工作,對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、人員配備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)狀況等進(jìn)行細(xì)致檢查,對(duì)庫(kù)房、設(shè)備進(jìn)行檢查。要對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,確保檔案工作與鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程保持一致[3]。第二,檢查鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件材料審核情況,確保有施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位的審核記錄。檢查文件簽章是否完善、各個(gè)階段文件是否齊備、文件之間的邏輯順序是否正確等。第三,要對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查,其內(nèi)容涉及前期文件的收集、隱蔽工程檔案、工程重要結(jié)構(gòu)部分與竣工圖、重要材料和設(shè)備檔案等。第四,對(duì)鐵路項(xiàng)目文件的著錄情況及整理情況進(jìn)行檢查,檢查卷內(nèi)目錄及案卷標(biāo)題等信息是否完整、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、著錄文字是否規(guī)范,互見號(hào)或卷內(nèi)文件的問題是否在備考表中有說明,檔案盒刷制是否清晰、整潔,裝訂是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。發(fā)現(xiàn)問題后要第一時(shí)間查漏補(bǔ)缺,將錯(cuò)誤盡快改正,這樣鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與完整性及查閱利用高效性才能得到保障。

        4)加快數(shù)字信息化建設(shè)。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展,對(duì)檔案信息化建設(shè)愈發(fā)重視,信息化建設(shè)是提升檔案工作現(xiàn)代化的有效途徑。針對(duì)后期數(shù)字化工作量及其繁重的問題,我認(rèn)為在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中,應(yīng)該結(jié)合“存量數(shù)字化、增量電子化”等原則,在立項(xiàng)階段與各參建單位簽訂合同與協(xié)議,移交檔案時(shí)紙質(zhì)檔案、電子檔案一起移交寫入合同協(xié)議內(nèi),這樣才能促使檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行,并大幅度減輕存量數(shù)字化工作勞動(dòng)強(qiáng)度。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容較多,來源也非常廣,有著數(shù)量大與存量大等特點(diǎn),利用也極為頻繁,通過數(shù)字信息化建設(shè),能夠保證工作效率實(shí)現(xiàn)提升,改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量與水平,保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值真正得到體現(xiàn)。同時(shí)也能讓檔案原件得到有效保護(hù),不僅保證其使用壽命得到延長(zhǎng),也能在今后得到充分利用。

        5)加強(qiáng)培訓(xùn),嚴(yán)格監(jiān)管。要想防止歸檔項(xiàng)目文件出現(xiàn)重復(fù)返工與勞動(dòng)的情況,鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案接收單位應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),保證檔案管理人員業(yè)務(wù)能力實(shí)現(xiàn)提升。要通過采取有力監(jiān)管措施,嚴(yán)格檢查歸檔文件收集、整理與立卷等狀況,針對(duì)出現(xiàn)的問題要盡快糾正。要對(duì)建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等單位的項(xiàng)目文件收集歸檔范圍、整理要求、組卷標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確,保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷格式更加規(guī)范,為檔案管理人員、施工技術(shù)人員操作創(chuàng)造有利條件,這樣檔案的完整性與真實(shí)性才能得到保障[4]。在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集過程中,應(yīng)該體現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和連貫性,尤其是對(duì)部分重要原件、變更依據(jù)性文件來說,應(yīng)該采取逐件確認(rèn)的方法,這樣才能避免項(xiàng)目文件丟失。

        4 結(jié)語(yǔ)

        總之,對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案來說,對(duì)工程建設(shè)科學(xué)組織與管理具有重要意義,是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。我們要充分認(rèn)識(shí)到鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值,要注重提升檔案歸檔的規(guī)范化與同步性,將現(xiàn)代管理技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來,做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)管工作。同時(shí)也要結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀,不斷優(yōu)化各項(xiàng)工作措施,不斷提升檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平,讓檔案為我國(guó)鐵路建設(shè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]馮爽.鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的模式與特點(diǎn)[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究,2019(08):78-79.

        [2]程毅芳.新形勢(shì)下鐵路建設(shè)中聲像檔案的形成與管理[J].檔案學(xué)研究,2017(05):92-94.

        [3]唐萍萍.加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的若干思考[J].城建檔案,2017(05):49-51.

        [4]王霞.淺析鐵路建設(shè)檔案管理中存在的問題及解決方法[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(07):129.

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