朱穎慧

摘 要：在醫(yī)院的各項(xiàng)工作中，檔案管理工作起著非常重要的作用，直接影響著醫(yī)院的整體管理水平。新醫(yī)改背景下，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作具有重要的意義。本文主要闡述做好醫(yī)院檔案管理工作的重要性，分析醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探討如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作途徑，為各級(jí)醫(yī)院的檔案管理工作者提供借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;管理水平

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

1.有效促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高

醫(yī)院檔案涉及人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療科研檔案、病歷檔案等，都與醫(yī)院的發(fā)展密切相關(guān)。妥善收集、整理和保管醫(yī)院各類檔案，使醫(yī)院在各方面的工作中產(chǎn)生的檔案得以完整保存，方便隨時(shí)調(diào)閱查看，以便能使醫(yī)院檔案的價(jià)值得以有效發(fā)揮。醫(yī)院檔案能為醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流等提供第一手資料，同時(shí)通過(guò)對(duì)檔案的挖掘利用，總結(jié)醫(yī)院發(fā)展中的成績(jī)和不足，為今后醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供有力借鑒，為醫(yī)院開拓發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理，推動(dòng)醫(yī)院整體工作向更高水平邁進(jìn)。

2.有效為患者提供更加便捷的服務(wù)

醫(yī)院以服務(wù)患者為職責(zé)。醫(yī)院做好各類檔案的管理工作，不僅為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，而且方便了患者的檢查和使用。

醫(yī)院檔案中的病歷檔案尤為重要，因?yàn)椴v檔案作為患者就醫(yī)的一種原始憑證，詳細(xì)記錄了患者的身體狀況、診斷、治療用藥情況等，對(duì)于轉(zhuǎn)院治療的患者，還能節(jié)省大量重新查驗(yàn)診治的時(shí)間，也為患者節(jié)省了費(fèi)用。此外，病歷檔案、會(huì)計(jì)檔案，還是患者進(jìn)行報(bào)銷醫(yī)藥費(fèi)的重要依據(jù)?？偠灾t(yī)院檔案的管理工作做的好壞直接影響到患者的切身利益。

3.有效減少醫(yī)患矛盾的發(fā)生

當(dāng)前醫(yī)患矛盾雖然有所緩解，醫(yī)患糾紛逐漸減少，但是仍然是時(shí)有發(fā)生，在解決醫(yī)患糾紛、化解醫(yī)患矛盾時(shí)就要依靠醫(yī)院檔案。在醫(yī)患糾紛中，醫(yī)院和患者兩方都要維護(hù)好各自的利益，但是如何用正規(guī)途徑解決糾紛，只要查閱當(dāng)時(shí)的病歷檔案即可，通過(guò)查閱檔案就能真實(shí)的還原當(dāng)初診治的過(guò)程，提供一手證據(jù)，有效避免醫(yī)鬧、醫(yī)療暴力等，形成和諧的醫(yī)患關(guān)系。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案工作重視不夠

醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院科研、解決醫(yī)患糾紛等都具有重要的作用，而且還關(guān)系廣大患者的切身利益。雖然各級(jí)檔案主管部門一再擴(kuò)大檔案的宣傳力度，努力提高全社會(huì)的檔案意識(shí)，但是部分醫(yī)院管理層對(duì)于醫(yī)院的檔案工作重視程度依然不夠，基本上是“說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)不要”的態(tài)度。醫(yī)院管理層普遍存在著“重醫(yī)療、輕檔案”的現(xiàn)象，只對(duì)醫(yī)療事業(yè)重視，認(rèn)為做好治病救人的工作就可以了，而忽略了對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于醫(yī)療科研工作、醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的作用。有的醫(yī)院管理部門非常重視檔案的收集、整理和保管，但是對(duì)于現(xiàn)有醫(yī)院檔案的開發(fā)利用不足，使檔案的價(jià)值沒能得到充分發(fā)揮。

2.檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)

意識(shí)決定行動(dòng)，有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)才能做好檔案管理工作。但是在大多數(shù)醫(yī)院中，無(wú)論是醫(yī)院管理層、檔案管理者，大多數(shù)人檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。各部門對(duì)于日常工作中形成的檔案，收集不及時(shí)，也不齊全，偶爾還有丟失、損毀現(xiàn)象，沒能做到應(yīng)收盡收、妥善保管，不利于檔案的開發(fā)利用，給醫(yī)院也帶來(lái)了不必要的損失。

3.檔案管理制度不夠健全

當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院在醫(yī)院內(nèi)部建立了管理制度，但是檔案方面的管理制度還不夠健全，在檔案管理制度方面大多是沿用檔案室的通用管理制度，沒有結(jié)合醫(yī)院檔案的特點(diǎn)和實(shí)際來(lái)制定符合自身的制度。這就必然導(dǎo)致檔案在各方面做得不夠到位，直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而影響了檔案其他工作的開展。

4.檔案管理方式不夠科學(xué)

隨著信息化的發(fā)展，各大醫(yī)院也逐步推進(jìn)數(shù)字化工作，大多數(shù)還只是起步階段。目前，數(shù)字化速度相對(duì)較慢的醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，不僅浪費(fèi)人力和財(cái)力，而且影響檔案的使用壽命。在查閱利用時(shí)，依靠人工方法，不僅效率低浪費(fèi)時(shí)間而且容易對(duì)檔案造成損毀，給檔案安全帶來(lái)威脅。

5.檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

雖然各醫(yī)院基本上都有專門的檔案管理人員，但仍有少數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員是兼職工作。醫(yī)院在制定培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，幾乎不安排檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更重要的是，很少有檔案工作者被安排參加各級(jí)檔案主管部門組織的培訓(xùn)課程，這直接導(dǎo)致了檔案工作者檔案理論水平、操作能力和管理理念等都相對(duì)落后，使其無(wú)法采取高效、快捷、科學(xué)的方式從事檔案管理工作。

6.檔案管理工作投入相對(duì)較少

大多數(shù)醫(yī)院都注重在醫(yī)療設(shè)備上投入大量資金，完善醫(yī)療設(shè)施，提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，但對(duì)檔案的投入相對(duì)不足。一是檔案用房相對(duì)較少，大多數(shù)房間都優(yōu)先保障醫(yī)療用房;二是檔案管理設(shè)備老化嚴(yán)重，更新不及時(shí)，在保障庫(kù)房安全方面做得不夠;三是在信息化設(shè)備上，大多只是配備幾臺(tái)電腦，沒有專門的檔案管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有得到充分利用。這些都給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了不便，影響醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的途徑

1.從源頭入手，提高對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)。醫(yī)院檔案關(guān)乎醫(yī)院本身、醫(yī)生、患者等多方的切身利益。醫(yī)院管理層要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，將檔案工作的考核納入醫(yī)院整體考核之中;注重加大對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力投入，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化;注重檔案管理人員的配置和管理，選配精干的專業(yè)人員從事檔案管理工作，并要注重對(duì)人員的教育培訓(xùn)，將檔案管理工作的開展情況與評(píng)先樹優(yōu)相結(jié)合，從醫(yī)院檔案管理的源頭出發(fā)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提高對(duì)醫(yī)院檔案工作的思想認(rèn)識(shí)。

2.增強(qiáng)檔案的意識(shí)，從工作細(xì)節(jié)抓好醫(yī)院檔案管理工作。從醫(yī)院管理層到具體工作人員，都要提高檔案意識(shí)，切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于醫(yī)務(wù)工作者、患者、醫(yī)院的重要作用。在工作中，每個(gè)人都要從自身做起，從工作細(xì)節(jié)處抓起，履行好自身的職責(zé)。科室工作人員要及時(shí)將本科室產(chǎn)生的檔案收集齊全，及時(shí)歸檔，并在年終移交檔案室;檔案管理人員要時(shí)刻提醒其他科室注意收集檔案，收集后及時(shí)整理歸檔，保證檔案的安全，使醫(yī)院的檔案管理工作有序開展。

3.建立健全檔案管理制度，從制度層面保障醫(yī)院檔案管理工作。規(guī)范的檔案管理制度是醫(yī)院檔案科學(xué)、規(guī)范管理的保證。各醫(yī)院檔案室應(yīng)在檔案系統(tǒng)統(tǒng)一制度和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)各單位的實(shí)際情況制定切實(shí)可行的制度，尤其是收集、借閱、安全保密制度等，讓檔案從收集到利用都有一套規(guī)范的制度可遵循，確保做到應(yīng)收盡收、整理規(guī)范、保管安全、利用便捷。同時(shí)，要將對(duì)檔案管理人員的崗位職責(zé)履行情況納入考核范圍，確保檔案管理人員能自覺約束行為，切實(shí)遵循各項(xiàng)規(guī)章制度開展檔案管理工作，使檔案管理工作得以有序開展。

4.改進(jìn)檔案管理方式，從管理理念入手提高醫(yī)院檔案管理水平。信息化是檔案管理模式的大趨勢(shì)，各醫(yī)院要更新檔案管理理念，適應(yīng)新時(shí)代的要求，加大在檔案信息化方面的投入，從而提高醫(yī)院檔案的管理水平。首先，對(duì)檔案按照高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量;其次，為檔案管理購(gòu)買高質(zhì)量服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等，確保能滿足對(duì)數(shù)字化檔案的管理需求;最后，在數(shù)字化后及時(shí)將數(shù)字檔案掛接，用檔案管理系統(tǒng)從事檔案管理和利用等，既能節(jié)約人力，又能提高利用效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

5.提高檔案管理人員整體素質(zhì)，從抓檔案隊(duì)伍出發(fā)提高醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院在招聘人員時(shí)，要適當(dāng)設(shè)置檔案專業(yè)要求，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，尤其是既懂檔案知識(shí)又懂信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案管理人員自身也要嚴(yán)格要求自己，加強(qiáng)自學(xué)，積極探索檔案管理新方式、新方法。這樣多措并舉，多管齊下，建立一支高素質(zhì)的檔案專業(yè)隊(duì)伍。

6.加大檔案方面財(cái)政投入，從設(shè)施設(shè)備方面提高醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院管理層要統(tǒng)籌考慮單位經(jīng)費(fèi)安排，在檔案管理方面加大投入力度，努力提高醫(yī)院檔案室規(guī)范化程度。按照國(guó)家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，配齊先進(jìn)的檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，購(gòu)買消毒滅菌機(jī)、加濕器、除濕機(jī)、滅鼠器等，確保檔案室達(dá)到防火、防潮、防盜等“九防”要求，這直接關(guān)系到檔案的安全。

四、總結(jié)

提高醫(yī)院檔案的管理工作水平是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要結(jié)合新醫(yī)改政策的推行，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，努力做好醫(yī)院檔案管理工作，讓醫(yī)院檔案更好的發(fā)揮價(jià)值，服務(wù)好患者、服務(wù)好醫(yī)生、服務(wù)好醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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[2]王秀真.基于新醫(yī)改的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)對(duì)策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

（作者單位：山東省菏澤市立醫(yī)院）