林琳

摘 要：為了更好地規(guī)范政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔管理工作，將“數(shù)字檔案館”建設(shè)融入到城市政務(wù)服務(wù)、智慧城市和數(shù)字政府建設(shè)、大數(shù)據(jù)管理工作中，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件（含電子證照）歸檔工作需要進(jìn)行系統(tǒng)的研究，制定科學(xué)、規(guī)范的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔策略，在流程上采取管理手段和技術(shù)手段保證其完整性、可靠性和法律憑證效力。

關(guān)鍵詞：政務(wù)服務(wù);電子文件;歸檔

在“一網(wǎng)通辦”的基礎(chǔ)上，政府部門(mén)近幾年推出多項(xiàng)“不見(jiàn)面審批”事項(xiàng)和“秒批”服務(wù)事項(xiàng)，降低了市民和企業(yè)的辦事成本。為了更好地完成政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔管理和共享利用工作，將“數(shù)字檔案館”建設(shè)融入到城市政務(wù)服務(wù)、智慧城市和數(shù)字政府建設(shè)、大數(shù)據(jù)管理工作中，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件（含電子證照）歸檔工作需要進(jìn)行系統(tǒng)的研究，制定科學(xué)、規(guī)范的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔策略，在流程上采取管理手段和技術(shù)手段保證其完整性、可靠性和法律憑證效力。

1 歸檔前的業(yè)務(wù)技術(shù)準(zhǔn)備

1）明確歸檔范圍和保管期限。文件形成單位應(yīng)當(dāng)在本單位的公共服務(wù)事項(xiàng)清單基礎(chǔ)上，根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，報(bào)檔案行政管理部門(mén)審定。

2）系統(tǒng)功能。網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)大廳、統(tǒng)一行政審批管理平臺(tái)或辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)單位自建的政務(wù)服務(wù)信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”）應(yīng)當(dāng)升級(jí)完善歸檔功能，能夠按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，向電子檔案管理系統(tǒng)推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

3）歸檔配置。文件形成單位應(yīng)在歸檔前按照“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中做好相應(yīng)參數(shù)配置，主要包括歸檔范圍、保管期限、檔號(hào)生成規(guī)則、政府信息公開(kāi)選項(xiàng)等。

2 歸檔范圍

根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）以及單位行政權(quán)力清單、責(zé)任清單、公共服務(wù)事項(xiàng)目錄等要求，參照《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）制定政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔范圍與保管期限表，報(bào)檔案行政管理部門(mén)審定。元數(shù)據(jù)歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括歸檔配置信息、基本信息和辦理流程信息。歸檔配置信息包括歸檔的電子文件對(duì)應(yīng)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)預(yù)先配置的歸檔材料目錄、容缺歸檔情況、實(shí)際采集歸檔的電子文件組件等信息;基本信息包括歸檔的電子文件涉及的行政相對(duì)人、辦理部門(mén)、辦理事項(xiàng)、結(jié)果等信息;辦理流程信息包括歸檔的電子文件辦理的環(huán)節(jié)、人員、意見(jiàn)等流程信息。

3 歸檔格式

3.1 電子文件格式

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的存儲(chǔ)格式以一體化在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)上形成時(shí)原采用符合標(biāo)準(zhǔn)要求的格式為準(zhǔn)，并能在脫離一體化在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的情況下正確讀取與使用。

電子行政公文正本要求以版式文件格式歸檔。以關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)形式存儲(chǔ)、顯示時(shí)以臨時(shí)抽取組合方式形成的電子文件材料，如公文處理單、業(yè)務(wù)申請(qǐng)表等，應(yīng)轉(zhuǎn)換成版式文件格式歸檔。在線(xiàn)調(diào)閱的查證信息和電子證照，應(yīng)參照電子證照出證的規(guī)范要求轉(zhuǎn)換成版式文件格式歸檔。版式文件格式按照DA/T 47-2009執(zhí)行，采用OFD、PDF、PDF/A格式。

以其他附件方式獲取的電子文件材料，如文檔、音頻、視頻等，以版式文件、WPS、DOCX、JPG、TIF、WAV、MP3、MP4、AVI等通用格式歸檔。以數(shù)據(jù)鏈接方式存儲(chǔ)的電子文件材料應(yīng)下載其文件實(shí)體，并以通用格式歸檔。

通過(guò)數(shù)據(jù)共享形式在線(xiàn)調(diào)閱及辦結(jié)形成的電子證照應(yīng)按GB/T 36905-2018的規(guī)定以版式電子文件形態(tài)歸檔;在線(xiàn)調(diào)閱的查證信息應(yīng)參照電子出證的規(guī)范要求形成包含查證信息及元數(shù)據(jù)的ZIP壓縮文件。

公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件以HTML等格式歸檔。二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

3.2 元數(shù)據(jù)格式

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件元數(shù)據(jù)以XML格式歸檔;在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的元數(shù)據(jù)以XLS格式歸檔。

4 歸檔移交流程

歸檔移交的主要流程包括預(yù)歸檔、數(shù)據(jù)交換、歸檔整理、四性檢測(cè)、電子檔案移交等。其中，預(yù)歸檔、數(shù)據(jù)交換等流程一般在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行;歸檔整理、四性檢測(cè)、電子檔案移交等流程一般在文檔平臺(tái)系統(tǒng)中進(jìn)行。

4.1 預(yù)歸檔

業(yè)務(wù)系統(tǒng)在辦理事項(xiàng)完結(jié)時(shí)設(shè)置預(yù)歸檔功能，預(yù)歸檔時(shí)以辦理事項(xiàng)為單位進(jìn)行，一個(gè)辦理事項(xiàng)形成一個(gè)歸檔文件夾，以“電子文件號(hào)”命名，歸檔文件夾內(nèi)存放歸檔的電子文件組件和元數(shù)據(jù)，包括政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的申報(bào)材料、辦理材料和結(jié)論性材料，以及基本信息描述、辦理流程信息等。

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)辦理完畢后將相關(guān)事項(xiàng)形成的電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，系統(tǒng)自動(dòng)提取電子公文的各項(xiàng)歸檔要素并以表單的形式顯示。經(jīng)辦人對(duì)文件信息、文件組件等進(jìn)行完整性和準(zhǔn)確性核查，對(duì)有錯(cuò)漏的地方進(jìn)行修改和補(bǔ)充，確保歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整;根據(jù)本單位檔案分類(lèi)方案選擇文件類(lèi)別和歸檔范圍，初步劃分保管期限。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)保證政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理過(guò)程中形成的文件材料應(yīng)歸盡歸，證據(jù)性、程序性、結(jié)果性關(guān)鍵材料有缺失的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)充完整后進(jìn)行歸檔。

4.2 數(shù)據(jù)交換

即將電子文件的歸檔信息包從業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換到文檔一體化平臺(tái)系統(tǒng)的過(guò)程。電子文件整理完畢后，可由系統(tǒng)通過(guò)時(shí)間戳、電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)手段對(duì)歸檔電子文件校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性，防止歸檔數(shù)據(jù)篡改或破壞，確保其完整性、可靠性和法律效力。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)可通過(guò)文檔一體化平臺(tái)的歸檔接口定期查詢(xún)歸檔信息包歸檔狀態(tài)，歸檔不成功的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)系統(tǒng)提示原因?qū)w檔材料完善后重新進(jìn)行歸檔。

4.3 歸檔整理

一般由各單位檔案管理人員在文檔一體化平臺(tái)中進(jìn)行操作，包括對(duì)電子文件進(jìn)行組件、著錄、補(bǔ)充歸檔材料、編目等。

4.3.1 組件

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)以卷為單位進(jìn)行歸檔，一個(gè)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)為一卷，包括申報(bào)材料、辦理材料和結(jié)論性材料。行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政征收、行政給付、行政檢查、行政確認(rèn)、行政獎(jiǎng)勵(lì)、行政裁決、政府內(nèi)部審批事項(xiàng)、行使其他職權(quán)和提供公共服務(wù)等事項(xiàng)參照《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）附錄B進(jìn)行材料歸檔組件和排列。

組件后生成歸檔信息包，存放歸檔的電子文件組件和元數(shù)據(jù)，包括政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的申報(bào)材料、辦理材料和結(jié)論性材料，以及基本信息描述、辦理流程信息等。歸檔信息包的命名規(guī)則一般以電子文件號(hào)作為命名標(biāo)識(shí)，電子文件號(hào)的命名規(guī)則為：部門(mén)代碼——事項(xiàng)類(lèi)型代碼——主項(xiàng)代碼——子項(xiàng)代碼——年度——保管期限——?dú)w檔流水號(hào)，各項(xiàng)代碼設(shè)置規(guī)則參見(jiàn)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）。

4.3.2 著錄

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔信息主要著錄項(xiàng)包括保管期限、密級(jí)、立檔單位名稱(chēng)、行政相對(duì)人信息、證件信息、辦件名稱(chēng)、受理單位、受理時(shí)間、辦結(jié)時(shí)間、業(yè)務(wù)流水號(hào)、辦理結(jié)果、事項(xiàng)編碼、事項(xiàng)版本號(hào)、事項(xiàng)類(lèi)型等，按照電子文件實(shí)體的實(shí)際內(nèi)容和形式特征，如實(shí)填寫(xiě)相關(guān)信息。

4.3.3 補(bǔ)充歸檔材料

辦理階段以紙質(zhì)載體受理或形成的應(yīng)歸檔材料，可通過(guò)數(shù)字化掃描等方式補(bǔ)充上傳，數(shù)字化應(yīng)按照DA/T 31-2017標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，應(yīng)滿(mǎn)足信息內(nèi)容真實(shí)完整、清晰可讀的最低限度要求。

已完成歸檔的電子文件，確需補(bǔ)充、替換相關(guān)內(nèi)容或附件材料并重新歸檔的，原始?xì)w檔的數(shù)據(jù)存放于系統(tǒng)中不變，采用嵌套結(jié)構(gòu)形成新的歸檔信息包，在歸檔文件夾內(nèi)存放原始的歸檔信息包、補(bǔ)正后的元數(shù)據(jù)信息和電子文件組件。

4.3.4 編目

完成整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先配置的檔號(hào)規(guī)則編制檔號(hào)，對(duì)歸檔信息包中的基本信息進(jìn)行解析，自動(dòng)生成歸檔目錄。

4.4 質(zhì)量檢測(cè)

電子文件在一體化在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)上經(jīng)過(guò)收集、整理，生成歸檔信息包后進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，推送至文檔一體化平臺(tái)。文檔一體化平臺(tái)及時(shí)接收、解析歸檔信息包，根據(jù)預(yù)先設(shè)置的質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔信息包進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，包括：

1）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求;2）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng)，數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整;3）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合相關(guān)格式要求;4）以專(zhuān)有格式歸檔的，其專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整;5）加密電子文件已解密;6）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸、移交;7）電子文件無(wú)病毒、電子文件離線(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)病毒、無(wú)損傷、可正常使用。

經(jīng)過(guò)質(zhì)量檢測(cè)的電子文件，應(yīng)在基本信息描述中記錄檢測(cè)時(shí)間、人員和結(jié)果，并在文檔一體化平臺(tái)中記錄和保存詳細(xì)檢測(cè)信息。對(duì)于檢測(cè)不通過(guò)并退回處理的電子文件，再次歸檔時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)。

4.5 電子檔案移交

電子文件完成歸檔整理、質(zhì)量檢測(cè)等環(huán)節(jié)后進(jìn)行固化操作，最終形成電子檔案。由單位檔案管理人員在文檔一體化平臺(tái)中進(jìn)行歸檔確認(rèn)后移交。電子檔案移交按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，自文件形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案。

電子檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，并記錄移交人員、時(shí)間和結(jié)果等日志信息。在電子檔案移交過(guò)程中，用于驗(yàn)證或管理電子檔案的校驗(yàn)數(shù)據(jù)、移交目錄清單等附加信息，應(yīng)在電子檔案數(shù)據(jù)移交時(shí)一并移交，并保持其關(guān)聯(lián)性。

5 結(jié)語(yǔ)

在信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，國(guó)家不斷推進(jìn)政務(wù)服務(wù)與新興技術(shù)相結(jié)合，在“最多跑一次”政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的大背景下，基于網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)大廳或統(tǒng)一行政管理平臺(tái)的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件大量產(chǎn)生，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔模式，如何規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔移交工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效和安全，進(jìn)一步推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案共享、利用，對(duì)整個(gè)電子文件歸檔模式進(jìn)行系統(tǒng)的探究，有著重要意義。

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