江麗華

為推動(dòng)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，加快與信息社會(huì)融合，1999年，深圳市檔案局在全國(guó)率先提出并啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工程。21世紀(jì)初，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館圍繞檔案數(shù)據(jù)和資源利用，加強(qiáng)檔案資源“全數(shù)據(jù)”建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作逐步鋪開(kāi)，并作為檔案工作的一項(xiàng)全新事業(yè)、全新工程在全國(guó)各地快速推進(jìn)。作為檔案信息化的基礎(chǔ)支撐性工作，這項(xiàng)工作取得了很大的成績(jī)，但在實(shí)際工作中，也存在一些困擾檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的根本性問(wèn)題。

一、檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

1.檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要內(nèi)容

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)關(guān)系。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，我國(guó)檔案事業(yè)從傳統(tǒng)管理逐步邁向檔案信息化階段。作為信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵支撐，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館和智慧檔案館的核心內(nèi)容之一，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作的必然選擇，館藏資源數(shù)字化也是實(shí)現(xiàn)檔案信息組織與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案實(shí)體虛擬化、信息資源共享化、檔案利用知識(shí)化的基礎(chǔ)，是信息化社會(huì)給予檔案事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機(jī)。

2.檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用模式轉(zhuǎn)變的重要手段

檔案數(shù)字化工作以檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)大眾化為目標(biāo)，改變過(guò)去檔案工作單一、局限的管理模式，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用服務(wù)體系，不斷增強(qiáng)檔案信息社會(huì)共享和遠(yuǎn)程服務(wù)功能，統(tǒng)籌安排檔案利用服務(wù)、政府公開(kāi)信息服務(wù)和其他公共服務(wù)，開(kāi)展檔案信息在線(xiàn)檢索、調(diào)取、瀏覽、傳輸?shù)热袒献?，提供查檔一站式服務(wù)和遠(yuǎn)程服務(wù)，由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉(zhuǎn)變，形成面向公眾、便捷高效的檔案信息服務(wù)利用體系。

3.檔案數(shù)字化是充分體現(xiàn)檔案價(jià)值的重要支撐

檔案信息化水平的提升，有利于進(jìn)一步提高檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，突破檔案屬地利用限制，打破檔案“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)館際檔案資源的共建共享。隨著國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的深入推進(jìn)，檔案工作發(fā)揮作用的空間越來(lái)越大，與老百姓的關(guān)系也越來(lái)越密切，依法樹(shù)立以開(kāi)放為原則的服務(wù)理念，推動(dòng)數(shù)字檔案資源的共建共享，可以全方位、多層次、多角度地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀

檔案部門(mén)考慮到自身人力和物力的局限性，根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)價(jià)等方式將檔案數(shù)字化工作委托給外包服務(wù)公司，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作效益的最大化。但是從現(xiàn)有的檔案數(shù)字化成果來(lái)看，數(shù)字化工作中也存在一些問(wèn)題。

1.數(shù)字化工作中存在的問(wèn)題

（1）目錄錯(cuò)誤率高

根據(jù)《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》和《江蘇省文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》規(guī)定的相關(guān)要求，目錄著錄的錯(cuò)誤包括題名中錯(cuò)字較多、題名不完整、擬題不清、其他著錄項(xiàng)錯(cuò)誤等。目前在全文檢索存在很大難度的前提下，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是方便檔案檢索和利用的唯一途徑。由于在檔案數(shù)字化之前，已建立一定程度的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)字化過(guò)程中核對(duì)目錄、完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)工作環(huán)節(jié)往往被忽視，相關(guān)工作人員素質(zhì)良莠不齊，對(duì)文件的理解和把握能力不夠，錄入文字的準(zhǔn)確性不高等，致使雖然數(shù)字化已完成，但檔案還是查不到或查不全。

（2）數(shù)字化前整理工作缺失

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前的整理工作，是在充分尊重前人勞動(dòng)成果的基礎(chǔ)上，以適應(yīng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求為目標(biāo)而開(kāi)展的兼具回顧性和開(kāi)創(chuàng)性雙重特征的重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，包括確定掃描頁(yè)、編制頁(yè)號(hào)、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等環(huán)節(jié)。例如，許多檔案中存在頁(yè)碼編制錯(cuò)誤，跳頁(yè)、漏頁(yè)等現(xiàn)象，有數(shù)字化外包公司省略整理編頁(yè)環(huán)節(jié)，也有數(shù)字化外包公司在編制頁(yè)碼時(shí)采用了“-1”“-2”等副頁(yè)辦法。筆者認(rèn)為，頁(yè)碼編制不規(guī)范會(huì)造成兩方面后果：一是著錄項(xiàng)中載體數(shù)量與實(shí)體檔案頁(yè)數(shù)不符；二是在查檔利用時(shí)如果只需要一件檔案中的部分材料，而掃描頁(yè)碼與檔案中實(shí)際標(biāo)注的頁(yè)碼不一致，就會(huì)發(fā)生選擇頁(yè)碼錯(cuò)誤，影響查檔效率，還有可能在沒(méi)有認(rèn)真審查的情況下，打印不需要的頁(yè)面而浪費(fèi)紙張。

（3）掛接錯(cuò)誤或掛接不上

檔案數(shù)字化完成后，會(huì)發(fā)現(xiàn)有檔案無(wú)法掛接或是打開(kāi)錯(cuò)誤的情況，一般來(lái)說(shuō)有三個(gè)原因：一是數(shù)字化公司掃描后的文件一般以JPEG格式儲(chǔ)存，這時(shí)的命名是按掃描的順序自行命名，為了利用需要，轉(zhuǎn)換為PDF時(shí)應(yīng)該按檔號(hào)命名，許多公司用自行研發(fā)的軟件在批量命名時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，這會(huì)導(dǎo)致因檔號(hào)錯(cuò)誤而無(wú)法掛接，文件打不開(kāi)。二是檔案在歸檔整理時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，目錄著錄張冠李戴，如建房證存根，目錄擬對(duì)應(yīng)的與實(shí)體中反映的不是同一人，在數(shù)字化掃描時(shí)也未能發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)發(fā)生利用時(shí)用正確的目錄打開(kāi)了錯(cuò)誤的頁(yè)面。三是分件錯(cuò)誤，數(shù)字化公司在圖像處理環(huán)節(jié)進(jìn)行圖像的分件處理時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，而導(dǎo)致一份實(shí)體檔案的掃描件被分割在多個(gè)目錄中。

（4）掃描過(guò)程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤

掃描過(guò)程中，因?yàn)槁╉?yè)、重復(fù)掃描，掃描時(shí)紙張掃不全，兩頁(yè)合并掃描等原因，導(dǎo)致了文件缺頁(yè)、重頁(yè)、上下重疊掃描不完整等錯(cuò)誤。

（5）未能準(zhǔn)確區(qū)分涉密檔案

涉密檔案一般不進(jìn)行數(shù)字化加工或由檔案館自行數(shù)字化加工后加密存放，工作人員在區(qū)分時(shí)對(duì)涉密文件認(rèn)識(shí)不清或操作不仔細(xì)，致使部分涉密文件未能挑出。

（6）利用時(shí)文件打開(kāi)速度過(guò)慢

在查檔利用時(shí)，打開(kāi)一個(gè)文件需要5—10分鐘，這一問(wèn)題產(chǎn)生的原因：一是檔案管理軟件本身的局限性，全文打開(kāi)的方式有待優(yōu)化；二是檔案整理時(shí)將多份文件裝訂成一件，如一套創(chuàng)建材料、一套會(huì)議材料、一整本工資名冊(cè)等，因圖片過(guò)大而導(dǎo)致文件在查閱時(shí)打開(kāi)很慢，影響查檔效率。

（7）其他

在掃描中，因掃描儀分辨率不高、紙張放置歪斜、裝訂順序錯(cuò)誤、過(guò)度修圖裁邊等產(chǎn)生的問(wèn)題。

2.數(shù)字化工作發(fā)生問(wèn)題的原因

（1）數(shù)字化前處理工作流程疏于監(jiān)管

數(shù)字化公司為節(jié)省人力和財(cái)力，相應(yīng)的規(guī)則形同虛設(shè)，工作人員為追求利益最大化，視流程為空文。

（2）目錄著錄方式不規(guī)范

許多檔案館要求數(shù)字化外包公司在目錄著錄時(shí)采取雙機(jī)著錄的方式，但實(shí)際操作中數(shù)字化公司為省工沒(méi)有實(shí)施。

（3）數(shù)字化公司與檔案部門(mén)溝通不及時(shí)

數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的許多業(yè)務(wù)問(wèn)題，數(shù)字化公司不與檔案館及時(shí)溝通，自行走捷徑處理，導(dǎo)致有的問(wèn)題加工完畢才發(fā)現(xiàn)。

（4）數(shù)字化公司質(zhì)檢環(huán)節(jié)走過(guò)場(chǎng)

一般的數(shù)字化公司會(huì)設(shè)置質(zhì)檢環(huán)節(jié)，但在實(shí)際操作中并沒(méi)能按要求嚴(yán)格進(jìn)行，有流于形式走過(guò)場(chǎng)的情況。

（5）抽檢機(jī)制不合理效率不夠高

一部分檔案館會(huì)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢，但數(shù)字化工作安排中沒(méi)有為質(zhì)檢與加工留出足夠的緩沖時(shí)間，質(zhì)檢往往滯后于加工環(huán)節(jié)幾個(gè)批次，質(zhì)檢結(jié)果出現(xiàn)之前新的加工已經(jīng)開(kāi)始，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)加工方存在的問(wèn)題，許多問(wèn)題是在日常使用中才發(fā)現(xiàn)的，導(dǎo)致同樣錯(cuò)誤越積越多，最后難以徹底修改。

三、有效開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善檔案管理一體化系統(tǒng)

形成需求導(dǎo)向的檔案信息化管理新模式，檔案行政管理部門(mén)主動(dòng)適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能等前沿技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，圍繞戰(zhàn)略性、前瞻性、實(shí)用性問(wèn)題開(kāi)展檔案科技研究，關(guān)注國(guó)家實(shí)施大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和推進(jìn)電子政務(wù)、電子商務(wù)、云計(jì)算的發(fā)展成果，研究其對(duì)檔案工作的影響，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化頂層設(shè)計(jì)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，探索電子文件歸檔和電子檔案管理的可行模式，推行自上而下相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件，改變目前由于各地區(qū)發(fā)展程度不同，檔案管理的軟件設(shè)計(jì)、硬件功能、管理流程和管理模式不同而自成一體的割據(jù)現(xiàn)狀。

2.注重提升效能，確保數(shù)字化工作的制度化和規(guī)范化

2005年國(guó)家檔案局出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作作出了相關(guān)要求。但由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展、數(shù)字化設(shè)備等硬件的更新?lián)Q代以及檔案內(nèi)容形式、管理方法、利用方式等的變化，國(guó)家檔案局于2017年頒布了DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》），提出了更符合新時(shí)期信息技術(shù)發(fā)展的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范要求。檔案館和數(shù)字化外包單位應(yīng)以《規(guī)范》為統(tǒng)領(lǐng)，研究論證，出臺(tái)符合自己館藏特點(diǎn)的細(xì)則、要求，并嚴(yán)格組織實(shí)施，做到相關(guān)流程不走過(guò)場(chǎng)，相關(guān)制度不流于形式。

3.堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，做好檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)檢工作

隨著信息化工作的推進(jìn)，計(jì)算機(jī)的輔助管理對(duì)檔案整理工作提出了更高的要求，檔案整理的基礎(chǔ)決定了數(shù)字化工作的質(zhì)量，規(guī)范檔案基礎(chǔ)工作，嚴(yán)把檔案進(jìn)館關(guān)，對(duì)列為檔案數(shù)字化對(duì)象的館藏檔案，嚴(yán)格按要求進(jìn)行數(shù)字化前處理工作，即在進(jìn)行數(shù)字化之前，對(duì)檔案逐卷、逐件檢查，查看檔案分類(lèi)是否正確、組卷是否合理、編號(hào)是否規(guī)范、保管期限劃分是否準(zhǔn)確、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)是否正確、盒內(nèi)文件是否有破損、歸檔目錄填寫(xiě)是否完整、案卷題名擬寫(xiě)是否準(zhǔn)確等。對(duì)于相關(guān)要點(diǎn)，數(shù)字化外包公司應(yīng)熟記并準(zhǔn)確掌握，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)登記或按規(guī)范進(jìn)行處理。建立規(guī)范的質(zhì)檢體系，數(shù)據(jù)從采集到成品應(yīng)經(jīng)過(guò)生產(chǎn)單位自檢、數(shù)字化加工小組抽檢以及檔案管理人員成品驗(yàn)收，質(zhì)檢合格后方可歸檔入庫(kù)。

4.開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升隊(duì)伍的整體水平

加快推進(jìn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，必須有一支高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化的檔案干部隊(duì)伍。許多基層檔案干部知識(shí)結(jié)構(gòu)已不符合檔案事業(yè)發(fā)展的需要，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)建立完善科學(xué)的引才育才機(jī)制，多措并舉，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，建設(shè)一支政治過(guò)硬、本領(lǐng)高強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍，推動(dòng)檔案公共服務(wù)邁向現(xiàn)代化，以適應(yīng)新時(shí)代黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的新要求、人民群眾對(duì)檔案工作的新期待。