陳晶

[摘要]合同是企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的一種重要手段，在合同的簽訂與履行過(guò)程中，企業(yè)始終處于利益與風(fēng)險(xiǎn)并存的狀態(tài)。企業(yè)必須對(duì)合同進(jìn)行全方位管控，才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、減少損失，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化。文章通過(guò)分析企業(yè)合同管理的邏輯起點(diǎn)、展開(kāi)和局限性，為如何構(gòu)筑一個(gè)科學(xué)、合理、富有效率的企業(yè)合同管理體系提供了可資借鑒的藍(lán)本。

[關(guān)鍵詞]企業(yè);合同管理;對(duì)外經(jīng)濟(jì)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.04.088

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。自商品交換出現(xiàn)，合同就是各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中非常重要的表現(xiàn)形式。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，合同管理既是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部組織效能的手段，也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的標(biāo)志性載體。

“管”字的本義是指聲音通過(guò)中空管道產(chǎn)生的和諧共振。“理”字原指物質(zhì)組織的紋路，引申為事物發(fā)展的規(guī)律。企業(yè)管理的要義，就是把那些離散的、跳躍的、復(fù)雜的、相互交織的信息、人力、資本等資源進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，線性整合成一套符合邏輯的體系或流程，以期維持、促進(jìn)、強(qiáng)化企業(yè)生存和發(fā)展的需要。要構(gòu)筑一個(gè)科學(xué)、合理、富有效率的合同管理體系，起初要梳理合同管理內(nèi)在的邏輯關(guān)系。

1合同管理的邏輯起點(diǎn)

事物的發(fā)生都有一個(gè)起點(diǎn)，合同的起點(diǎn)是向?qū)Ψ桨l(fā)出要約或做出承諾，但這僅僅是事物自然發(fā)生的起點(diǎn)，不是合同管理的邏輯起點(diǎn)。合同管理應(yīng)當(dāng)先于合同發(fā)生，并貫穿整個(gè)合同訂立、生效、履行的全過(guò)程。企業(yè)的規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)形勢(shì)深刻地影響著企業(yè)的管理方式。合同管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)，必須仿照組織內(nèi)部縱橫交錯(cuò)的權(quán)力流動(dòng)建立管理模型。權(quán)力流動(dòng)必須通過(guò)制度固定下來(lái)。制度既賦予權(quán)力又約束權(quán)力，能夠有效地貫穿主體行為的始終。所以，合同管理應(yīng)以制度為邏輯起點(diǎn)。

1.1合同管理制度設(shè)計(jì)

企業(yè)要圍繞組織效能的核心將合同管理制度制定出來(lái)，發(fā)揮制度的統(tǒng)領(lǐng)作用，使得管理工作有據(jù)可依。一是制度必須有規(guī)范性和程序性。要明確各部門和工作崗位的職責(zé)，制定規(guī)范的程序，將合同管理的要求提前植入工作人員的意識(shí)之中，使他們?cè)谝s、談判時(shí)，知道如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，并找到有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的平衡點(diǎn)。二是制度必須有指導(dǎo)性和約束性。要建立合同風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，做到全流程管控，形成合同的閉環(huán)管理。三是制度必須有鞭策性和激勵(lì)性。企業(yè)中各種生產(chǎn)要素資源是通過(guò)制度來(lái)調(diào)配的，如果合同制度能夠充分調(diào)動(dòng)各方的積極性，企業(yè)就是最有效率、最富活力的。

1.2合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

如果說(shuō)合同制度是企業(yè)組織意識(shí)的內(nèi)在反映，那么，合同管理機(jī)構(gòu)就是企業(yè)組織意識(shí)的外在表現(xiàn)。企業(yè)一般會(huì)設(shè)定專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合同管理。主要職能是：制定、完善企業(yè)的合同管理辦法及相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則;負(fù)責(zé)企業(yè)合同的跟蹤管理、監(jiān)督和檢查;組織合同管理培訓(xùn);參與規(guī)范企業(yè)合同文本;參與合同的調(diào)研、談判和審核;參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或代理訴訟活動(dòng);負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)和綜合考評(píng);負(fù)責(zé)合同蓋章生效等。

2合同管理的邏輯展開(kāi)

合同管理的大前提確定之后，圍繞合同簽訂、生效、履行、變更、終止的時(shí)間線索就可以推演出一個(gè)銜接緊密的流程圖。這個(gè)推演既是實(shí)際情況的再現(xiàn)，也是邏輯展開(kāi)的應(yīng)有之義。它主要涵蓋了合同的審批和履行兩個(gè)方面。

2.1合同的審批

合同審批包括合同的簽訂和生效，是合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，大多數(shù)企業(yè)對(duì)審批流程都有詳細(xì)具體的規(guī)定。主要的責(zé)任節(jié)點(diǎn)依次是合同發(fā)起部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等。合同發(fā)起部門要負(fù)責(zé)起草合同文本，保證合同業(yè)務(wù)的必要性、真實(shí)性及可行性;保證合同締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時(shí)效性與合法性，保證合同締約方資信、履約能力;負(fù)責(zé)和合作方對(duì)接，并對(duì)合同的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管，確保合同履行順暢;合同需要變更或終止時(shí)，負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù);負(fù)責(zé)處理合同糾紛等。財(cái)務(wù)部門要核算合同金額是否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，保證合同的付款方式符合要求。法務(wù)部門要審核合同條款的合法性、要約的完整性，進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，處理合同糾紛及訴訟等。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)要從分管業(yè)務(wù)角度把握合同簽訂的必要性，企業(yè)總經(jīng)理要對(duì)合同簽署的結(jié)果負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

合同審批進(jìn)一步強(qiáng)化了各個(gè)部門的職責(zé)，激發(fā)了工作人員的主觀能動(dòng)性，使他們?cè)诜止?、合作的過(guò)程中提高工作能力，并在制度的約束下不斷創(chuàng)造新的工作方法。比如，合同的分類是否符合業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，是否有利于合同的履行;對(duì)外合作內(nèi)容是否在授權(quán)范圍之內(nèi)等。這些問(wèn)題都要在實(shí)際工作中具體考量。

（1）合同的分類管理。《合同法》是根據(jù)其所調(diào)整的社會(huì)經(jīng)濟(jì)關(guān)系不同進(jìn)行的合同分類。企業(yè)的一般做法是按照自身的經(jīng)營(yíng)情況、履約方式等將合同劃分為收入合同、支出合同以及其他合同。這樣的分類方式便于和財(cái)務(wù)系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)銜接，有利于合同履行、內(nèi)控和審計(jì)的需要。有的企業(yè)還會(huì)對(duì)重大合同規(guī)定特殊的審核程序和審議制度，比如金額超過(guò)一定數(shù)額的合同，以及涉及并購(gòu)、資產(chǎn)調(diào)整、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、對(duì)外投資、融資及擔(dān)保等重大合同。對(duì)于主營(yíng)業(yè)務(wù)合同，有的企業(yè)也會(huì)下發(fā)規(guī)范文本，以提高工作效率。

（2）合同的法人授權(quán)管理。企業(yè)在開(kāi)展對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作的過(guò)程中，面對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，需要相當(dāng)?shù)撵`活性和適應(yīng)性。實(shí)踐表明，企業(yè)的規(guī)模越大、管理的層級(jí)越多，就越需要把領(lǐng)導(dǎo)的智慧和能力向一線員工擴(kuò)展和延伸，這就產(chǎn)生了授權(quán)制度。授權(quán)本質(zhì)上是權(quán)力在不同層級(jí)間的流動(dòng)，而流動(dòng)的目的是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的盈利。

企業(yè)授權(quán)制度的原則是統(tǒng)一授權(quán)、權(quán)責(zé)一致。實(shí)際操作中，合同授權(quán)又分為基本授權(quán)和特別授權(quán)?；臼跈?quán)是指對(duì)于一般業(yè)務(wù)，基于管理崗位職責(zé)的授權(quán)。通常由企業(yè)負(fù)責(zé)人按照業(yè)務(wù)范圍、工作職責(zé)授權(quán)給相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人，每次授權(quán)期限為1年。特別授權(quán)是指對(duì)超出基本授權(quán)范圍，針對(duì)某一特定事項(xiàng)或某項(xiàng)特殊業(yè)務(wù)、創(chuàng)新業(yè)務(wù)的臨時(shí)性授權(quán)。特別授權(quán)不限于部門負(fù)責(zé)人，可以是具體的辦事人員，授權(quán)的內(nèi)容和期限在特別授權(quán)書中注明。此外，為了平衡風(fēng)險(xiǎn)控制效果和業(yè)務(wù)發(fā)展效率，企業(yè)通常要建立“法人授權(quán)委托書”檔案，便于監(jiān)管和評(píng)價(jià)。

2.2合同履行管理

合同履行是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的源頭，是企業(yè)綜合實(shí)力的生動(dòng)體現(xiàn)。先前的審批環(huán)節(jié)已經(jīng)規(guī)劃好了藍(lán)圖，并給各個(gè)職能部門打了預(yù)防針，現(xiàn)在是落實(shí)行動(dòng)的時(shí)候。合同承辦人需按合同規(guī)定的標(biāo)的、質(zhì)量、價(jià)格、酬金、數(shù)量、期限、地點(diǎn)等全面履約，不得擅自變更或解除。合同發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)交付產(chǎn)品或服務(wù)，按收款合同約定及時(shí)催收款項(xiàng);需按合同規(guī)定付款時(shí)，依據(jù)企業(yè)的資金審批制度執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門要審核資金來(lái)源、督促收付款，避免出現(xiàn)掛賬、呆賬或延遲付款現(xiàn)象。物流部門要配合業(yè)務(wù)部門進(jìn)行物資調(diào)配，做好貨物出入庫(kù)、商品質(zhì)量檢查驗(yàn)收等。

由于合同在履行過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較高，企業(yè)要隨時(shí)保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，并做好必要的應(yīng)對(duì)措施：一是建立合同履行檔案。為履行合同所做的工作，要留有記錄或者證據(jù)。比如合同各方的往來(lái)函件、通知、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等，尤其是具有法律效力的書面或電子文檔，必須完整保存;二是建立信息匯報(bào)反饋制度。對(duì)于合同履行中的問(wèn)題，要及時(shí)與法務(wù)部門溝通。對(duì)于可能發(fā)生延遲履行、履行不符合約定等違約行為，要及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出催告和異議。對(duì)于需要變更、補(bǔ)充、終止的合同，也要及時(shí)反饋、上報(bào)信息，把法律風(fēng)險(xiǎn)限制在可控范圍之內(nèi);三是建立合同遺留問(wèn)題處理機(jī)制。合同履行完畢后，可能會(huì)有一些遺留問(wèn)題，也可能會(huì)產(chǎn)生法律糾紛，企業(yè)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，提出解決方案，并做出價(jià)值評(píng)估。

3合同管理的邏輯局限性

合同管理以制度為起點(diǎn)，以職責(zé)為約束，以人的行為為核心，形成了一套符合事物發(fā)展規(guī)律的管理模式。這實(shí)際上是運(yùn)用了線性邏輯的思維方法。這種方法簡(jiǎn)潔明了，富有效率。但現(xiàn)實(shí)生活遠(yuǎn)比理想構(gòu)建更為復(fù)雜。現(xiàn)代企業(yè)在應(yīng)對(duì)激烈的技術(shù)變革、產(chǎn)業(yè)迭代的時(shí)候，往往不是看誰(shuí)效率更高，而是看誰(shuí)能更快地適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)變化。因此，企業(yè)要讓管理盡量扁平化，把權(quán)力賦予“聽(tīng)得見(jiàn)炮聲的人”。這無(wú)疑是一場(chǎng)組織結(jié)構(gòu)的重塑，而根植于其上的企業(yè)管理包括合同管理也必將會(huì)產(chǎn)生新的變化。

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