包勇 周佳臏 譚瑤

（1上海航天電子技術(shù)研究所，上海，201109；2上海航天技術(shù)研究院，上海，201109）

標(biāo)準(zhǔn)化審查作為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于提高生產(chǎn)質(zhì)量和產(chǎn)品數(shù)據(jù)的有效性有著重要影響。企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化審查首先要做的是設(shè)計(jì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化審查，以此來將錯(cuò)誤消滅在產(chǎn)品制造之前，為技術(shù)文件的正確性、完整性和統(tǒng)一性提供重要基礎(chǔ)。因此，深入剖析信息化條件下技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查的不足，有針對(duì)性地采取解決措施，對(duì)提高標(biāo)準(zhǔn)化審查質(zhì)量和產(chǎn)品的可靠性有著重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理正在逐步由文件標(biāo)準(zhǔn)化向數(shù)字化、信息化標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)型，各類技術(shù)文件通過PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）系統(tǒng)進(jìn)行電子歸檔。

我單位使用PDM系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)文件審簽歸檔多年，有著豐富的電子技術(shù)文件管理及PDM系統(tǒng)維護(hù)經(jīng)驗(yàn)。該系統(tǒng)已經(jīng)存儲(chǔ)了一系列可供標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)，為了將這些豐富的數(shù)據(jù)資源利用起來，我單位從兩年前開始著手研究這些數(shù)據(jù)的利用。開展了 “提高基于PDM系統(tǒng)的技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查效率QC小組活動(dòng)” “PDM系統(tǒng)標(biāo)審主要問題分析”和 “設(shè)計(jì)、研試文件會(huì)簽情況分析”等統(tǒng)計(jì)分析工作。在工作中發(fā)現(xiàn)，隨著在PDM系統(tǒng)歸檔的技術(shù)文件日益增加，系統(tǒng)中持續(xù)積累了各類技術(shù)文件的文檔，還有一系列的審簽流程、審簽意見、審簽數(shù)據(jù)等。如何合理、高效地分析、利用這些數(shù)據(jù)？本文就此展開研究及探索。

1 標(biāo)準(zhǔn)化審查數(shù)據(jù)應(yīng)用分析方法

1.1 確定分析對(duì)象

明確標(biāo)準(zhǔn)化審查數(shù)據(jù)的分析要解決什么問題，所選的分析對(duì)象應(yīng)該符合數(shù)據(jù)分析的目的，例如標(biāo)審一次通過率、數(shù)據(jù)填寫準(zhǔn)確性等。所選分析對(duì)象必須是可以量化、便于統(tǒng)計(jì)、易于分析的。

選擇分析對(duì)象要和統(tǒng)計(jì)學(xué)理論、統(tǒng)計(jì)學(xué)思維方式結(jié)合在一起，同時(shí)打破傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)分析對(duì)樣本的依賴，使得統(tǒng)計(jì)學(xué)工具能夠?qū)λ械臄?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，讓研究數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮出更高的研究?jī)r(jià)值和應(yīng)用價(jià)值[2]。

1.2 研究支撐數(shù)據(jù)

現(xiàn)有PDM系統(tǒng)存儲(chǔ)了一系列的可用于統(tǒng)計(jì)分析的參數(shù)數(shù)據(jù)，例如文件代號(hào)、文件名稱、產(chǎn)品代號(hào)、型號(hào)代號(hào)、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間等。除了以上數(shù)據(jù)之外，系統(tǒng)后臺(tái)還有非常多的字段參數(shù)可以進(jìn)行補(bǔ)充。在PDM系統(tǒng)的海量數(shù)據(jù)中，找出正確、合理的數(shù)據(jù)至關(guān)重要，對(duì)于支撐整個(gè)統(tǒng)計(jì)分析過程也非常必要。

同時(shí)，要求對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類、統(tǒng)計(jì)和歸納總結(jié)，將具有價(jià)值的信息提煉出來。需通過更為有效的信息化渠道開展數(shù)據(jù)收集，而數(shù)據(jù)的積累和數(shù)據(jù)處理過程的細(xì)化也是至關(guān)重要的。標(biāo)準(zhǔn)化審查數(shù)據(jù)具有較高的準(zhǔn)確性，隨著時(shí)間的推移積累的數(shù)據(jù)會(huì)越來越多，這樣有價(jià)值的數(shù)據(jù)能夠得到增值，具有高度關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，便于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。

在完成支撐數(shù)據(jù)研究后，需要根據(jù)數(shù)據(jù)形式形成明細(xì)清單，可包括數(shù)據(jù)類型、內(nèi)容范圍以及時(shí)間期限等。而為了能夠更好地完成分析工作，推薦使用Excel工具，大量的工作可通過函數(shù)計(jì)算完成，大幅提高工作效率。

1.3 收集統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

有別于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集方式，借由信息化手段來完成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)獲得方式通過核對(duì)簽署完整性、檢查標(biāo)準(zhǔn)化率等方式來完成，但是這種方式獲得的數(shù)據(jù)不但價(jià)值低，獲取效率也不高，一位標(biāo)準(zhǔn)化師核對(duì)一天，也只能核對(duì)百份文件。

現(xiàn)在通過信息技術(shù)人員介入，按照明細(xì)清單從PDM系統(tǒng)導(dǎo)出滿足分析要求的數(shù)據(jù)，部分?jǐn)?shù)據(jù)可以從用戶界面直接導(dǎo)出，但絕大部分有價(jià)值的數(shù)據(jù)要從系統(tǒng)后臺(tái)抽取。需要信息技術(shù)人員編寫程序語句，滿足數(shù)據(jù)要求，保證數(shù)據(jù)的完整性、可利用性。

從多次統(tǒng)計(jì)分析經(jīng)驗(yàn)得出，在開發(fā)或定制PDM系統(tǒng)時(shí)，直接將相關(guān)數(shù)據(jù)收集模塊嵌入PDM系統(tǒng)，可大大提高收集統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的效率。

1.4 整理分析數(shù)據(jù)

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的整理主要分為3個(gè)步驟：審核統(tǒng)計(jì)資料、對(duì)資料進(jìn)行分組、匯總和編制統(tǒng)計(jì)表格或數(shù)據(jù)圖形。

對(duì)數(shù)據(jù)分析和處理需要按照一定的規(guī)定和流程，從不同維度進(jìn)行分析，同時(shí)將數(shù)據(jù)量化，應(yīng)選好分析角度，覆蓋面盡量全面，必要時(shí)，應(yīng)選擇3個(gè)～4個(gè)分析面，這樣，才能使分析數(shù)據(jù)更有參考價(jià)值。

同時(shí)，應(yīng)從統(tǒng)計(jì)周期、主要問題、設(shè)計(jì)部門等多個(gè)維度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并給出解決問題的措施，使整個(gè)分析結(jié)果能夠在全單位范圍內(nèi)應(yīng)用，提高分析數(shù)據(jù)可應(yīng)用性。

1.5 利用數(shù)據(jù)結(jié)果

合理利用QC活動(dòng)、研究報(bào)告等形式，將分析結(jié)果形成文本，固化分析經(jīng)驗(yàn)，通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、OA、郵件等多渠道將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果予以公布，提供給各相關(guān)部門參考使用。

按照數(shù)據(jù)分析的結(jié)論，有針對(duì)性地開展各種標(biāo)準(zhǔn)化專項(xiàng)培訓(xùn)，包括：數(shù)據(jù)填寫規(guī)范培訓(xùn)、標(biāo)審主要問題解決指導(dǎo)等。同時(shí)，為固化研究成果，可編制發(fā)布系列企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量文件和規(guī)章制度等，形成長(zhǎng)效管理機(jī)制。

2 數(shù)據(jù)分析實(shí)施主要案例及效果

2.1 提高標(biāo)審效率

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化審查數(shù)據(jù)應(yīng)用分析方法，組織開展了 “提高基于PDM系統(tǒng)的技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查效率”QC活動(dòng)。利用信息化技術(shù)手段，將某年度上半年文件歸檔流程的所有節(jié)點(diǎn) （包含打回及通過）從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出，共計(jì)50051條記錄。對(duì)該50051條記錄進(jìn)行篩選，篩選出作打回處理的所有節(jié)點(diǎn)名稱進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果見表1。

表1 被打回節(jié)點(diǎn)情況統(tǒng)計(jì)表

從表1可以看到，被 “標(biāo)審”節(jié)點(diǎn)打回在所有流程的占比是最高的。

利用PDM系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)各流程進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)、分析，共產(chǎn)生流程及標(biāo)審 （含歸檔審查）次數(shù)見表2，所統(tǒng)計(jì)的流程涉及設(shè)計(jì)文件、研試文件和軟件文檔等。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，所有4671項(xiàng)流程中，標(biāo)審后沒發(fā)現(xiàn)任何需要修改的問題，可直接一次性通過的概率僅為53.35%。

分析后，得出流程設(shè)置問題、標(biāo)審意見不清晰、缺少歸檔經(jīng)驗(yàn)、文件屬性填寫不規(guī)范等要因。通過對(duì)這些要因開展有針對(duì)性的活動(dòng)，包括優(yōu)化PDM歸檔流程、制定標(biāo)準(zhǔn)化審查細(xì)則、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)宣貫等措施。經(jīng)過開展一系列整改后，對(duì)該年下半年被打回節(jié)點(diǎn)情況進(jìn)行了重新統(tǒng)計(jì)，具體情況見表2。

表2 對(duì)策實(shí)施前后分析表

從表2可看出，雖然被標(biāo)審節(jié)點(diǎn)打回的所占比增加，但也能說明在對(duì)策實(shí)施后，被校對(duì)、審核和工藝等節(jié)點(diǎn)打回的概率也明顯減小，而標(biāo)審后無需打回重新修改的一次性通過率由53.35%提升至81.23%，效果較為顯著。

通過對(duì)標(biāo)審主要問題的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)設(shè)計(jì)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查的常見問題進(jìn)行分類，形成了 “標(biāo)準(zhǔn)化審查五十條”，見表3。

表3 “標(biāo)準(zhǔn)化審查五十條”

表3（續(xù)）

2.2 提高技術(shù)文件會(huì)簽完整性

本單位于2019年4月底開展了設(shè)計(jì)、研試文件會(huì)簽要求執(zhí)行情況復(fù)查分析工作，利用PDM系統(tǒng)中會(huì)簽數(shù)據(jù)，對(duì)設(shè)計(jì)、研試文件會(huì)簽情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析。以研試文件為例，主要缺少產(chǎn)品保證師、質(zhì)量師、主任 （副主任）設(shè)計(jì)師、工藝保證師、軟件保證師、原材料保證師、元器件保證師等會(huì)簽，其中缺少產(chǎn)保及質(zhì)量會(huì)簽的占比高達(dá)28%及21%，如圖1所示。

針對(duì)上述情況，單位組織開展設(shè)計(jì)、研試文件會(huì)簽要求執(zhí)行情況復(fù)查整改工作，對(duì)缺少會(huì)簽的各文件進(jìn)行補(bǔ)簽，提高各技術(shù)人員對(duì)于會(huì)簽工作的重視，以此方式對(duì)技術(shù)文件會(huì)簽要求進(jìn)行再宣貫。自完成復(fù)查整改工作以來，技術(shù)文件的會(huì)簽完整性大幅度提高。

圖1 研試文件會(huì)簽缺省情況

3 結(jié)論

通過對(duì)基于PDM系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化審查數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用方法的研究與實(shí)踐，證明了通過對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整理分析、對(duì)分析數(shù)據(jù)的研究應(yīng)用可以有效提高技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查工作效率及質(zhì)量。

但是數(shù)據(jù)處理過程會(huì)隨著數(shù)據(jù)的積累而不斷增加難度，數(shù)據(jù)的不斷積累也會(huì)影響數(shù)據(jù)的處理效率。信息化時(shí)代下，數(shù)據(jù)處理技術(shù)將會(huì)不斷更新和發(fā)展，統(tǒng)計(jì)工具也會(huì)不斷改進(jìn)升級(jí)，所以應(yīng)通過不斷研究分析，選擇更合適的數(shù)據(jù)處理技術(shù)及統(tǒng)計(jì)工具，分析出的數(shù)據(jù)信息將會(huì)更有實(shí)用價(jià)值，更有針對(duì)性的提高技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查效率。

標(biāo)準(zhǔn)化工作任重而道遠(yuǎn)，通過本次研究發(fā)現(xiàn)很多問題都是由于在工作中缺乏經(jīng)驗(yàn)固化、文件支撐和理論研討造成的，須根據(jù)實(shí)際需求對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化信息的管理進(jìn)一步研究探索，更好地發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的引領(lǐng)、支撐和保障作用，為促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。