靳慶華

【摘 要】檔案管理在事業(yè)單位工作當(dāng)中是非常重要的一環(huán)，因?yàn)闄n案信息的備份是工作過程當(dāng)中出現(xiàn)問題或需核查時(shí)需要進(jìn)行調(diào)動(dòng)的內(nèi)容。本文就加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提出個(gè)人意見及看法。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;衛(wèi)生院;規(guī)范化

引言：

都是他們?cè)跈n案管理過程當(dāng)中一定要注重檔案的分類化管理，并結(jié)合當(dāng)前的管理模式進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的更新，通過相關(guān)的制度來規(guī)范檔案管理行為，在良好的規(guī)范化策略下，檔案管理效果定能有顯著提升。

一、衛(wèi)生院檔案管理的意義

（一）實(shí)現(xiàn)高效信息溯源

在衛(wèi)生院相關(guān)工作開展的過程當(dāng)中，每一件事情都能得到落實(shí)，且事情的進(jìn)展可以關(guān)注和回溯非常重要。所以在衛(wèi)生院檔案管理的過程當(dāng)中，是可以實(shí)現(xiàn)高校信息溯源的，讓衛(wèi)生院通過完善的檔案管理制度來張信息歸檔后，信息會(huì)根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行分類整理，在需要調(diào)動(dòng)備份的信息時(shí)，可以直接在檔案這里通過相應(yīng)分類，快速實(shí)現(xiàn)信息溯源。

（二）完善綜合管理秩序

衛(wèi)生院檔案管理對(duì)于綜合管理秩序的維護(hù)也將起積極意義。因?yàn)樾l(wèi)生院檔案管理的過程當(dāng)中，需要對(duì)于各類信息進(jìn)行歸納總結(jié)，將信息有序進(jìn)行整體，每當(dāng)需要抽調(diào)信息或者進(jìn)行監(jiān)管核查時(shí)，就會(huì)來檔案處進(jìn)行相關(guān)檔案的調(diào)取。而相關(guān)的檔案信息越詳盡，管理過程當(dāng)中檔案保存越完整，綜合管理秩序當(dāng)中的監(jiān)管核查，抽樣分析過程就會(huì)變得更加平穩(wěn)有序。

（三）實(shí)現(xiàn)物資的高效調(diào)配

在衛(wèi)生院建立檔案的過程當(dāng)中，物資相關(guān)檔案是非常關(guān)鍵的，每一種物資根據(jù)實(shí)際使用情況和所屬科室進(jìn)行相關(guān)的編號(hào)，可以將物資自己相關(guān)的用途及類型進(jìn)行分類。通過這樣的分類過后，物資的調(diào)配就會(huì)變得更加高效。當(dāng)需要某一類物資時(shí)，可以根據(jù)相應(yīng)的分類及實(shí)際需求定向定量的進(jìn)行物資調(diào)配，讓物資調(diào)配變得更加高效合理。

（四）助理發(fā)展規(guī)劃

對(duì)于衛(wèi)生院而言，未來的發(fā)展規(guī)劃是非常重要的，而完善的檔案管理可以讓衛(wèi)生院對(duì)于現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并得出一些客觀準(zhǔn)確的結(jié)論，對(duì)未來發(fā)展規(guī)劃的方向有一定的參考價(jià)值。而且在制定發(fā)展規(guī)劃的過程當(dāng)中，很多關(guān)鍵性的檔案信息也會(huì)在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行更新，所以原有信息的完整性就顯得非常重要。

（五）提升工作嚴(yán)謹(jǐn)性

衛(wèi)生院檔案管理對(duì)于提升工作嚴(yán)謹(jǐn)性也有很大幫助。如果檔案管理較好，可以實(shí)現(xiàn)分類管理，在工作當(dāng)中可以完全按照規(guī)定規(guī)程走的工作嚴(yán)謹(jǐn)性就會(huì)得到很大程度的提升。如果連檔案的管理上都存在疏漏，檔案詳細(xì)信息沒有按照相應(yīng)流程走，很容易營(yíng)造出懈怠的工作氛圍。

二、衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案更新慢

在許多衛(wèi)生院，檔案管理制度并不是特別完善，檔案更新慢的情況時(shí)有出現(xiàn)在衛(wèi)生院檔案管理學(xué)，如果檔案更新過慢，往往會(huì)導(dǎo)致檔案的信息沒有得到及時(shí)的反饋，再進(jìn)行檔案抽掉時(shí)，還是原來的檔案信息和現(xiàn)在的物品和資產(chǎn)使用情況不相符，就很容易導(dǎo)致工作。沒有辦法正常有序進(jìn)行，所以要想讓衛(wèi)生院的工作開展更加順暢，促進(jìn)檔案在檔案更新進(jìn)度上多下功夫是非常有必要的。

（二）檔案的分類和歸納不合理

現(xiàn)在在檔案管理過程當(dāng)中，檔案的分類和歸納還存在一定問題，因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理規(guī)范和制度上沒辦法涵蓋所有的醫(yī)用物資，而且有些用具在分類時(shí)容易混淆，導(dǎo)致很多衛(wèi)生院在檔案分類和歸納的過程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)一定問題，歸錯(cuò)檔的現(xiàn)象也偶爾會(huì)發(fā)生，所以想要讓檔案的分類更加科學(xué)，相關(guān)制度的完善和衛(wèi)生院檔案管理工作的內(nèi)容培訓(xùn)和工作制度規(guī)范是需要重點(diǎn)關(guān)注的。

（三）舊檔案處理不及時(shí)

在檔案更新過程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)有制作了新檔案，舊檔案忘記刪除的情況出現(xiàn)，當(dāng)檔案調(diào)出查詢相關(guān)信息時(shí)，會(huì)出現(xiàn)和原檔案混淆的情況出現(xiàn)，分不清哪一份檔案的信息才是更新過后的，這非常不利于衛(wèi)生院日常工作的開展。而且在舊檔案處理的過程中，如果不及時(shí)刪除舊檔案并予以銷毀，輕則因?yàn)樾畔⒒煜龑?dǎo)致工作失誤，重則因醫(yī)用物資調(diào)配延遲，耽誤患者的診療。

（四）監(jiān)管力度不夠

在檔案管理人員操作規(guī)范化相關(guān)環(huán)節(jié)，監(jiān)管力度現(xiàn)在是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，很多檔案人員在處理檔案的過程當(dāng)中比較隨意，有信息更改時(shí)沒有按照相應(yīng)規(guī)范在檔案上進(jìn)行信息更改，導(dǎo)致有一些信息含糊不清，或者是信息統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤等現(xiàn)象的出現(xiàn)。所以，如果想要讓衛(wèi)生院檔案管理顯得更加規(guī)范化，未來加大監(jiān)管力度，讓工作人員可以明確自身的工作職責(zé)，在工作當(dāng)中恪盡職守。

（五）工作積極性差

在很多衛(wèi)生院檔案管理時(shí)容易出現(xiàn)工作進(jìn)行因差的情況出現(xiàn)，因?yàn)闄n案管理的確是很耽誤時(shí)間的，工作內(nèi)容繁瑣且枯燥，在千篇一律沒有太多新鮮事物加入的情況下，很容易導(dǎo)致金工作積極性變差，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率隊(duì)綜合工作開展造成影響，要想讓工作積極性得到提高，硬增長(zhǎng)員工相關(guān)培訓(xùn)，并豐富完善檔案管理制度。

三、衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化舉措

（一）做好相關(guān)人員檔案管理培訓(xùn)

衛(wèi)生院檔案管理的過程當(dāng)中，要想讓管理更加規(guī)范化，首先要從人員抓起，要對(duì)相關(guān)的人員檔案管理培訓(xùn)進(jìn)行規(guī)范，根據(jù)各個(gè)人群帶檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的問題和不足做出總結(jié)，在培訓(xùn)的過程當(dāng)中更有針對(duì)性，這樣才可以讓檔案管理更符合當(dāng)前規(guī)范化要求，可以提升人員綜合素質(zhì)，讓人員在完成檔案的管理工作的過程當(dāng)中更加專業(yè)高效。

（二）增強(qiáng)監(jiān)管，系統(tǒng)把關(guān)

衛(wèi)生院檔案管理的時(shí)候，要想更加規(guī)范，監(jiān)管力度必須要加強(qiáng)，只有監(jiān)管力度比較強(qiáng)，可以系統(tǒng)地進(jìn)行把關(guān)，對(duì)于人員相關(guān)工作當(dāng)中的工作流程以及工作效果進(jìn)行系統(tǒng)性的評(píng)價(jià)，這樣才可以做到有的放矢，能夠根據(jù)實(shí)際的工作情況制定出更為合理的方案，而且還可以提升工作人員的工作效率。從綜合角度上，提升衛(wèi)生院檔案管理的規(guī)范程度，在規(guī)范化管理過程當(dāng)中，為工作開展效率提升提供助力。

（三）增進(jìn)相關(guān)部門交流學(xué)習(xí)

有很多人在檔案管理的過程當(dāng)中不知道究竟應(yīng)該如何去做，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，這種時(shí)候可以采取增進(jìn)相關(guān)部門交流學(xué)習(xí)的方式，交流相互之間的管理經(jīng)驗(yàn)。其實(shí)在管理當(dāng)中很多東西都是互通的，一些在管理上的有效經(jīng)驗(yàn)和方法是可以通過相互交流得到管理能力的提升的，各地區(qū)的衛(wèi)生院之間也可以展開交流學(xué)習(xí)，通過線上資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

（四）培養(yǎng)員工工作責(zé)任意識(shí)

在工作的過程當(dāng)中具有工作責(zé)任感是非常重要的。有一些員工在工作的過程當(dāng)中，因?yàn)槿狈ぷ髫?zé)任感，使得工作效率變低的情況時(shí)有出現(xiàn)。如果想讓員工在工作的過程當(dāng)中更加高效，培養(yǎng)員工工作責(zé)任意識(shí)是非常有必要的。我們可以通過日常的培訓(xùn)，管理以及考核評(píng)價(jià)制度，讓員工有自己的工作責(zé)任感，明確自己工作當(dāng)中的職責(zé)，這樣才可以通過員工自身的努力來為整體檔案管理工作開展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

衛(wèi)生院檔案管理到想真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，需要檔案管理人員、培訓(xùn)和監(jiān)察人員的共同努力。而以上給大家提出的規(guī)范化舉措和現(xiàn)狀分析，可以讓大家結(jié)合當(dāng)前衛(wèi)生院的實(shí)際情況，提出更合適的優(yōu)化方案，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，為衛(wèi)生院工作開展提供良好幫助，衛(wèi)生院的發(fā)展需要大家共同努力的，一只只小思思要說，檔案管理規(guī)范化是其中的一個(gè)縮影，實(shí)際工作中，各項(xiàng)流程都應(yīng)不斷完善規(guī)范。

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（作者單位：鄄城縣鄭營(yíng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院）