楊素珍

摘 要：風電企業(yè)的檔案管理，應(yīng)是在執(zhí)行《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T 31021-2012）和國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及1992年能源部發(fā)布的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行 ）》的基礎(chǔ)上，設(shè)計出風電企業(yè)檔案分類方案，使之適合計算機管理環(huán)境下的風電企業(yè)的檔案管理。

關(guān)鍵詞：風電企業(yè);檔案分類;檔案分類方案

一、企業(yè)檔案分類方案建立的必要性

在計算機系統(tǒng)里實現(xiàn)企業(yè)檔案管理體系，是檔案工作者責無旁貸的義務(wù)。檔案工作者首先要設(shè)計本企業(yè)的檔案分類方案，使之能夠在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)。檔案工作中最重要的幾個管理要素是檔號、分類號、保管期限，檔案收集工作中最重要的是歸檔范圍。由于企業(yè)檔案的歸檔范圍和保管期限是基于分類體系中的檔案內(nèi)容分類表對應(yīng)表述的，所以這個分類方案就是該企業(yè)檔案工作的根本，是企業(yè)檔案管理必不可少的工作方法。如果一個企業(yè)的檔案管理沒有這樣一種檔案分類方案，那么該企業(yè)的檔案管理一定是混亂的。每個企業(yè)都是獨立的、個體的，每個企業(yè)的管理方式因為管理者不同而不同，用什么組織架構(gòu)，每個組織被賦予什么功能，隨時都有可能變化。所以，熟悉自己管理的企業(yè)檔案內(nèi)容的組成，設(shè)計出每種檔案在計算機環(huán)境下最適合的管理方法，設(shè)計出必要的檔案著錄項，使得每種檔案都是在符合實際利用的原理下被恰如其份地組織在了一起。這樣才能使企業(yè)檔案的管理游刃有余、自成體系。制定一個符合本單位實際情況的檔案分類方案，既要參考過去的管理經(jīng)驗和方法，又要遵從現(xiàn)行國家、行業(yè)標準規(guī)范，需要不斷創(chuàng)新各種類型的檔案管理方法，不能拘泥于歷史局限和對經(jīng)驗的過分依賴，導致管理被形式所局限。

二、風電企業(yè)檔案形成特點

風電企業(yè)一般擁有若干個風電場，其特點是跨地域、分布廣。為適應(yīng)政府行政區(qū)域和管理職權(quán)的劃分，我國風電生產(chǎn)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，大抵是一套班子，幾塊牌子的組織形式。傳統(tǒng)的發(fā)電企業(yè)通常會在一個地理區(qū)域建廠，只有單獨一個法人。而風電企業(yè)通常會有若干個法人，多種管理模式，有多個會計核算單位、多個法人單位簽署的合同，多個法人公司形成的文件。文件責任者與傳統(tǒng)發(fā)電企業(yè)僅為一個公司不同，看上去象是多個全宗的檔案管理，但實體組織為單個全宗。這導致風電企業(yè)檔案分類組卷，比火電、水電、核電等傳統(tǒng)發(fā)電企業(yè)多一層分類組卷層級，按不同公司組卷，但并非是從第一分類層級上分公司再按檔案內(nèi)容分類，而是先按檔案內(nèi)容分類，分類的最后一層級按公司組卷，將不同公司的案卷視作同一類列下的平行關(guān)系。按“件”管理文件時，通過不同責任者做出區(qū)分。明晰風電企業(yè)這一層級的分類關(guān)系后，才能在風電企業(yè)檔案管理中貫徹各種行業(yè)標準規(guī)范，不致使檔案的分類矛盾重重。

三、風電企業(yè)檔案分類依據(jù)

當前，風電企業(yè)檔案管理，應(yīng)是在執(zhí)行《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T 31021-2012）和國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（2012年12月發(fā)布）及1992年能源部發(fā)布的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》的基礎(chǔ)上，設(shè)計出風電企業(yè)檔案分類方案，使之適合計算機管理環(huán)境下的風電企業(yè)的檔案管理。

四、風電企業(yè)檔案分類體系中對于規(guī)范需變更的部分

《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB/T 31021-2012）（簡稱《規(guī)范》）未考慮風電企業(yè)技術(shù)改造、改擴建問題，實際工作中會出現(xiàn)這種情況。將《規(guī)范》中6.2.3.4的目錄號的解釋做出了調(diào)整，增加了新建、改建、擴建的標識位。工期號的位數(shù)根據(jù)實際企業(yè)的情況做出修改，以適應(yīng)不同企業(yè)的需求。近年來，企業(yè)出于對審計的需要，合同簽署過程中的文件被極大地重視，所以增加了與簽訂合同密切相關(guān)的采購方面的文件。風電企業(yè)的設(shè)立，有可能存在中外合資、法人獨資、內(nèi)資合資等多種公司結(jié)構(gòu)，在歷史長河中，各法人公司，又會涉及合并、重組、撤銷、股權(quán)變更、注資等諸多行為，所以董事會材料的管理是不可忽視的。將董事會文件按文書檔案的模式管理，按年度混在文書檔案中，既不滿足利用需求，也不滿足來源原則。人為拆散混排在文書文件中多此一舉。所以，將董事會文件單獨拿出來形成董事會檔案類型，管理模式為案卷級，管理方法以公司代號-分類號-案卷號的方法來管理。

五、風電企業(yè)檔案分類示例

1.總則

（1）目的。為了規(guī)范公司檔案的種類，實現(xiàn)公司檔案信息的系統(tǒng)化和標準化，依照國家有關(guān)標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本分類方案。本分類方案規(guī)定了公司檔案的分類原則、分類方法、類目設(shè)置、類目標識、檔號編制規(guī)則以及對各類文件種類的描述。

（2） 適用范圍

①本方案中管理類檔案適用于公司2013年以后（含2013年）形成的檔案的分類、整理、編號、排架管理和信息資源整合。本方案中的項目建設(shè)和設(shè)備儀器檔案適用于公司2012年7月1日之后立項的項目建設(shè)檔案。②2013年以前形成的檔案材料，其分類方法按照《**公司0-5類文書檔案歸檔范圍、保管期限表》和《**公司6-9類科技檔案歸檔范圍、保管期限表》執(zhí)行。③本方案所設(shè)計的類目劃分標準和類目標識方法應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中執(zhí)行。

（3）權(quán)責規(guī)定

①公司檔案工作領(lǐng)導小組負責本方案的發(fā)布和廢止。②檔案室負責本方案的制定、修改和解釋。

2.釋義

（1）檔案分類。檔案分類是指根據(jù)歸檔文件材料的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則，采用科學、適用的方法，對歸檔文件進行區(qū)分和類集，從而使庫藏的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。

（2）類目。類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩項。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其邏輯原則是不能互相交叉;類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其分類原則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。

（3）類號。類號即分類號，是類目的標識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。本方案按照代字和代號混合方式進行類號標識。

（4）檔案號。檔案號即檔號。按照國家檔案行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，檔號一般由機構(gòu)代碼、分類號、文件的順序號和相關(guān)特征號組合而成。檔號是歸檔文件保存單元的唯一標識，用以管理、識別和檢索庫存檔案。

3.分類方法

（1）分類原則

①遵循文件的來源原則，反映行業(yè)（專業(yè)）特點;②實現(xiàn)類目體系的可包容性;③維護類目體系邏輯關(guān)系的嚴整性;④保證類目體系的相對穩(wěn)定性。

（2）類目設(shè)置

①一級類目設(shè)置。按照公司各類活動的職能性質(zhì)，將公司的全部檔案內(nèi)容劃分為10個一級類目，即：0-黨群工作、1-行政管理、2-經(jīng)營管理、3-生產(chǎn)技術(shù)管理、4-財務(wù)審計、5-人事勞資、6-電力生產(chǎn)、7-科學技術(shù)研究、8-項目建設(shè)、9-設(shè)備儀器，10大類。

根據(jù)檔案內(nèi)容和檔案管理方法的不同，黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資的內(nèi)容的文件統(tǒng)稱為管理類檔案（不含人事檔案），又稱文書檔案，按件方式管理。電力生產(chǎn)內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為電力生產(chǎn)檔案，科學技術(shù)研究內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為科學技術(shù)研究檔案、項目建設(shè)內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為項目建設(shè)檔案、設(shè)備儀器內(nèi)容產(chǎn)生的檔案為設(shè)備儀器檔案，電力生產(chǎn)檔案、科學技術(shù)研究檔案、項目建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案統(tǒng)稱為科技檔案，按案卷方式管理。1大類中三級類目董事會文件稱為董事會檔案。4大類中會計賬目稱為會計檔案。

②二級類目設(shè)置

a.黨群工作檔案分為：黨務(wù)工作、組織工作、紀檢監(jiān)察工作、宣傳工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會等七項內(nèi)容。

b.行政管理檔案分為：行政事務(wù)、質(zhì)量管理、后勤福利、信息工作等四項內(nèi)容。

c.經(jīng)營管理檔案分為：計劃統(tǒng)計、物資等兩項內(nèi)容。

d.生產(chǎn)技術(shù)管理檔案分為：規(guī)劃基建、生產(chǎn)管理、施工管理、安全環(huán)保、科技管理、標準計量等六項內(nèi)容。

e.財務(wù)審計檔案分為：財務(wù)管理、會計賬目、審計工作等三項內(nèi)容。

f.人事勞資檔案分為：機構(gòu)編制、人力資源管理、工資管理、教育培訓內(nèi)容等四項內(nèi)容。

g.電力生產(chǎn)檔案分為：生產(chǎn)運行、生產(chǎn)技術(shù)、物資管理、技改與檢修、生產(chǎn)修繕、采購、其它等六項內(nèi)容。

h.科學技術(shù)研究分為科技創(chuàng)新及技術(shù)進步、科研課題等兩項內(nèi)容。

i.項目建設(shè)檔案分為：項目立項文件、設(shè)計文件、項目準備文件、項目管理文件、風電施工文件、監(jiān)理文件、試運調(diào)試、竣工文件等八項內(nèi)容。

j.設(shè)備儀器檔案分為：風力發(fā)電機組、變電站設(shè)備、其它系統(tǒng)設(shè)備等三項內(nèi)容。

③三級以下類目劃分

a.三級類目設(shè)置見《管理類文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《電力生產(chǎn)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《科學技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《項目建設(shè)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《設(shè)備儀器文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》。

b.會計檔案主要指會計賬目，三級類目的設(shè)置根據(jù)《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號）執(zhí)行，分為430財務(wù)會計報告、431會計賬簿、432工資單、433會計憑證、434其他會計資料。

財務(wù)管理類文件納入管理類檔案4大類，按照文書檔案的管理方式進行管理。

（3）類目標識。本分類方案采用代碼制分類標識法。一級類目、二級類目均使用0-9號段標識，科技檔案三級類目使用0-9號段標識，管理類檔案三級類目使用00-99號段標識。

4.檔號標識方法

（1）管理類檔案（文書檔案）。檔案按“件”的方式進行管理。檔號以“件”為單位進行標識，檔號編制規(guī)則為：檔號=年度-分類號（一級類目號）-保管期限-件號，各號段之間以“-”隔開。

檔號具體標注樣式如下：XXXX-X-XX-XXX。第一段為年度號，使用四位年度數(shù)字標識。第二段為檔案分類號，用一級類目代碼0-5標識。第三段為保管期限代號，使用字母結(jié)合數(shù)字標識，永久保管期限用Y標識，30年保管期限用D30標識，10年保管期限用D10標識。第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。件號生成規(guī)則：按同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號從001開始生成。件號排序規(guī)則：按成文日期排序。

（2）董事會檔案。檔案按“卷”的方式進行管理。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規(guī)則為：檔號=公司代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標注樣式如下：XX-XXX-XXX。第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3 位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷號生成規(guī)則：按公司、屆次組卷，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標注樣式如下：XX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按成文日期排序。

（3）電力生產(chǎn)檔案、科學技術(shù)研究檔案。檔案按“卷”的方式進行管理。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規(guī)則為：檔號=年度-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標注樣式如下：XXXX-XXX-XXX。第一段為年度號，使用四位數(shù)字標識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷號生成規(guī)則：按年度，類別（最小類目），保管期限，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標注樣式如下：XXXX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為案卷內(nèi)件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按成文日期排序。

（4）項目建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案。檔案按“卷”的方式進行管理。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規(guī)則為：檔號=項目代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標注樣式如下：XXXXX-XXX-XXX。第一段為項目代號+新、改擴建代號+機組號，使用5位數(shù)字標識。第一、二位數(shù)字為項目代號：01代表**風電項目，02代表**風電項目，03代表**風電項目，依次類推，根據(jù)立項時間，順序排號。第三位數(shù)字代表新建和改擴建工程：0為新建，1為第一次改/擴建，2為第二次改/擴建工程，依次類推。第四、五位數(shù)字為機組號，從01-99標識，機組公用部分用00表示，同一項目以幾個機組為一組共用一套公用部分的，公用部分宜采用首臺機組序號標識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷號生成規(guī)則：按項目，類別（最小類目），保管期限，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標注樣式如下：XXXXX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按項目、類別、成文日期排序。

5.附則

（1）本方案由綜合管理部負責解釋。

（2）本方案自發(fā)布之日起施行。

6.附件

（1）管理類文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（2）《電力生產(chǎn)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（3）《科學技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（4）《項目建設(shè)文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（5）《設(shè)備儀器文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》。

參考文獻：

[1]《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》NB/T 31021-2012

[2]國家檔案局令 第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

[3]《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》1992年能源部

[4]《企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運行》

（作者單位：遼寧龍源新能源發(fā)展有限公司）