張曉培

摘 要：檔案利用服務是《檔案法》所規(guī)定的檔案館向社會提供的一項公共服務。做好這項服務的前提，一是心中有數(shù)，二是態(tài)度端正。同時須遵循：牢記法律法規(guī)，違法違紀的事情不能做。明確服務邊界，超范圍的事情不要做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認同檔案利用的有限性，有違檔案利用規(guī)律的事情不提倡做四項原則。

關鍵詞：檔案;檔案利用;利用;利用服務;前提;原則

一、前言

檔案利用服務是《檔案法》所規(guī)定的公共服務之一，但在我國現(xiàn)行《檔案法》中并沒有明確的法律條文規(guī)定。學界對此有不同表述，并沒形成統(tǒng)一的認識。

在我國，檔案利用服務是指“檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據(jù)，通過一定的方式和方法，直接提供檔案信息為社會各項事業(yè)服務的一項業(yè)務活動。”這個定義強調(diào)的核心要素分別是檔案保管部門、所收藏的檔案、提供檔案信息，為社會服務?！霸谖鞣绞侵笝n案工作人員按照利用者的要求以其所管理的檔案提供的各種服務?！边@個定義強調(diào)的核心要素則分別是：檔案工作人員、所管理的檔案、按照利用者要求、提供各種服務。雖然在表述上有所不同，但都對檔案服務的主體（檔案保管部門和檔案工作人員）、范圍（所收藏的檔案和所管理的檔案）、類型（提供檔案信息，為社會服務、提供各種服務）進行了界定。在檔案利用服務中，檔案服務主體檔案保管部門的檔案工作人員居于主導地位，在檔案服務中起著舉足輕重的作用。而檔案工作人員想做好檔案服務，需要滿足一定的條件。本文將這些條件歸納為兩個前提和四個原則。

二、兩個前提——心中有數(shù)、態(tài)度端正

如何作好檔案利用服務，歸根結底就兩條：一是心中有數(shù)，二是態(tài)度端正。這兩條既是檔案利用服務的要求，也是做好檔案利用服務的前提條件。

1.心中有數(shù)。所謂“心中有數(shù)”，專業(yè)術語謂之“熟悉館藏”，就是指檔案保管機構（檔案館、檔案室、檔案中心等）的檔案工作人員，應當清楚所在機構保存檔案的情況?！靶闹杏袛?shù)”至少包括三個內(nèi)容。首先是要清楚機構（檔案館、檔案室、檔案機構）所藏檔案的起止年代與保管范圍。其次是要清楚由于機構改革造成的機構所藏檔案結構變化及流向。這方面又包括外部變化（立檔單位的裁撤、拆分、合并、設立、更名）和內(nèi)部變化（內(nèi)設機構的裁撤、拆分、合并、設立、更名）。再次是所藏檔案的具體門類、內(nèi)容、庫房分布、保存位置等等。心中有數(shù)，既是檔案工作人員應當具備的基本功，也是一名檔案工作人員是否稱職的最低標準。

但長時間以來，在檔案利用服務研究中，熟悉館藏，作到心中有數(shù)的占位一直不夠高。作者對1980～2019年知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫全文涉及熟悉館藏、態(tài)度、端正態(tài)度文獻數(shù)量與檔案利用服務文獻數(shù)量和占比進行了統(tǒng)計，其中熟悉館藏文獻與檔案利用服務的年占比最高15.38%，平均只占3.17%。從熟悉館藏、態(tài)度、端正態(tài)度文獻與檔案利用服務文獻占比趨勢（見圖1）看，這是一條明顯的下滑線，呈萎縮之勢。這表明30年來，檔案利用服務研究中涉及熟悉館藏的內(nèi)容呈現(xiàn)明顯的下降趨勢。這種趨勢對檔案利用服務產(chǎn)生的負面影響沒有得到應有的重視。

2.態(tài)度端正

所謂“態(tài)度端正”，專業(yè)術語謂之“明確職責”。這里沒有用常用的態(tài)度要好，而用“態(tài)度端正”。是因為態(tài)度好的“好”是個相對標準，并沒有可以度量的恒定標準。而態(tài)度端正的“正”，是有標準有度量的。態(tài)度好強調(diào)的是感官舒適，而態(tài)度端正，不僅包括了感官舒適，還強調(diào)從內(nèi)心明白檔案工作者為利用者服務的初心與本分。如果說，態(tài)度好是為了提高“查詢率”，用舒適的感官體驗吸引更多的利用者來查檔，那么態(tài)度端正則是為了提高“查準率”、“查到率”，用高效準確的查詢完成和滿足“利用者的要求”。

表1可見，全文中涉及態(tài)度的文獻數(shù)量遠高于涉及熟悉館藏文獻的數(shù)量，規(guī)模上是熟悉館藏文獻的8倍多，數(shù)量總體上呈擴張型。趨勢上從圖1中的趨勢線看，是一個上升趨勢，與熟悉館藏趨勢正好相反。這說明在檔案利用服務研究上，研究者對服務態(tài)度的關注要高于對熟悉館藏的關注。

進一步觀察表1中的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，涉及“態(tài)度端正”的文獻數(shù)量，與涉及“態(tài)度”的文獻數(shù)量相差較大，總量還不及涉及“態(tài)度”文獻的零頭。說明研究者對檔案利用服務“態(tài)度”的關注度高，而對檔案利用服務“態(tài)度端正”的關注度不高。雖然說研究文獻中反映出的傾向，未必能完全反映實際工作的情況，但至少這種研究導向，應當引起我們的注意。檔案工作者應當將“端正態(tài)度”放在檔案利用服務的重要位置。

三、檔案利用服務應遵循的四項原則

檔案利用服務有四項原則必須遵循。這四項原則是：明確法律邊界，違反法律法規(guī)的事情不能做。牢記職責范圍，超越職權的事情不能做。熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做。認同檔案利用的有限性，有背檔案利用規(guī)律的事情不提倡做。

1.依法-牢記法律法規(guī)，違法違紀的事情不能做

檔案利用服務是由《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案館工作通則》等法律法規(guī)，《會計檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》等部門規(guī)章以及各項地方檔案法規(guī)、各級人民政府規(guī)范性文件所規(guī)定的檔案服務行為。這一行為，具有法定性。因此，檔案利用服務必須在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進行，不得隨意和超范圍提供服務。做到這一點，其實就是要求我們在檔案利用服務中“守法”。要“守法”就先要知法、懂法，熟悉檔案利用服務中的相關法律、法規(guī)、規(guī)章及各級政府及上級本級的規(guī)范性文件，在檔案利用服務工作中，時時刻刻提醒自己遵紀守法。

2.有度-明確服務邊界，超范圍的事情不要做

抽象的檔案利用服務可以是無限的，但具體的檔案利用服務是有限的。具體到某一個檔案保管機構，其所能提供的檔案利用服務邊界就是“其所管理的檔案”所涉及的范圍。

3.檔本-熟知檔案特性，以信息共性掩蓋檔案特性的事情慎做

當前有一種以信息共性替代檔案特性，進而將用于其他信息集合體的利用方式、方法，盲目地應用到檔案利用上的傾向。最典型的就是將一般信息利用規(guī)律搬到檔案利用服務上。理由一：信息就要利用，利用越多，信息就越有價值。檔案信息是信息，所以檔案利用越多越有價值。這種觀點實質(zhì)上是一種基于圖書館思維的觀點——傳播的越廣越好。理由二：信息越開放，信息就越有價值。檔案是信息，檔案也應該開放，檔案越開放，就越有價值。這種觀點實質(zhì)上是一種基于情報學思維的觀點——獲取越便利越好。理由三：政府信息必需公開，文件是政府信息，檔案又是由文件轉(zhuǎn)化而來，所以檔案應當公開。這種觀點實質(zhì)上是一種基于邏輯混亂的觀點——隨意偷換概念。這些觀點，如果僅僅作為個人學術觀點，是可以存在和討論的。但是，如果要運用到檔案利用服務中，就必須謹慎對待。不可以盲目采信，更不可以將學術觀點當作操作規(guī)范。必須將學術研究、學術討論與具體工作規(guī)范嚴格區(qū)分開來。以檔為本，堅持“檔本”是每個檔案工作者都要謹記在心的。

4.科學-認同檔案利用的有限性，有違檔案利用規(guī)律的事情不提倡做

抽象的檔案利用服務可以是越多越好，服務范圍越大越好，利用率越高越好。但具體的檔案利用服務并不是這樣。檔案既不是利用越多越好，服務范圍也未必是越大越好，利用率也不一定就是越高越好。檔案利用有其內(nèi)在規(guī)律，這些規(guī)律歸納越來就是劉東斌提出的檔案利用五定律。既檔案利用的用少性、時效性、區(qū)域性、專一性和一次性。這“五性”，概括成一句話就是：特定檔案館的利用范圍是有限的，通過改變利用方式及利用手段無助于提高檔案利用率。期望通過改變利用方式、方法、手段提高檔案保管機構所保管檔案的利用率，有違檔案利用規(guī)律，也無法達到提高檔案利用效率的目的。因此，這種有違檔案利用規(guī)律的事不提倡做。

參考文獻：

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[2]黃霄羽.國際檔案大會關于檔案開放和利用研討之述評[J].檔案管理，1996

[3]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理，2004

（作者單位：鄭州大學檔案與校史館）