張艷麗

摘 要：本文從城建檔案管理工作的重要性入手，討論城建檔案管理存在的問題，并分析如何提升城建檔案管理工作實效性，希望可以進一步發(fā)揮出城建部門的作用，實現(xiàn)城市的良好發(fā)展。

關鍵詞：城建;檔案管理工作;重要環(huán)節(jié)

在城建檔案中記錄的文字、圖片內(nèi)容體現(xiàn)著城市的變遷與發(fā)展，是進行工程建設、運營養(yǎng)護等社會管理的重要依據(jù)，通過檔案可以發(fā)現(xiàn)以往城市建設中的不足，進而不斷總結經(jīng)驗，所以具有重要的價值。當前，我國的城市化進程不斷推進，隨之出現(xiàn)了大量的資料，然而目前城建檔案的管理工作還存在一些問題。隨著信息技術的飛速發(fā)展，在開展城建檔案工作中，需要注重對網(wǎng)絡信息技術的利用，重視網(wǎng)絡安全，這樣才能顯著的提升管理效率。

一、城建檔案管理工作的重要性

城建檔案對工程建設、城市改造等硬件建設內(nèi)容進行了記錄，同時也體現(xiàn)著城鄉(xiāng)面貌、居民生活變化，與城市文化的形成密切相關，所以城建檔案有著極高的社會效益和經(jīng)濟效益。管理和利用好城建檔案是功在當代、利在千秋的大業(yè)，尤其在新常態(tài)下，我國建設工程質(zhì)量采用了終身責任制，使得城建檔案的價值更加凸顯出來，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，建設工程檔案是工程建設的真實寫照。城建檔案中詳細記載了工程建設各項活動，所以真實的、全面的反映了工程建設情況，如果建設工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，通過城建檔案中相關內(nèi)容可以追究相關企業(yè)和責任人的法律責任。其次，加強建設工程檔案管理有利于提升工程管理質(zhì)量。建設工程檔案管理作為工程質(zhì)量控制的重要手段，需要對整個施工和建設環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，而工程檔案可以詳細記錄工程的開展情況。從另一個角度講，工程檔案的文字內(nèi)容也是加強工程質(zhì)量的關鍵手段，在檔案管理的實際工作中，每一份檔案資料都可以起到質(zhì)量檢測的作用。

最后，城建檔案是避免出現(xiàn)貪腐的有效途徑。不論是工程維修、改建、擴建，還是災后重建、違章建筑查處，借助城建檔案資料可以起到監(jiān)管作用，讓資金動向得到監(jiān)控，所以人們要對城建檔案的價值充分了解，進而對這項工作的開展提供支持。

二、城建檔案管理存在的問題

首先，檔案管理意識不足。部分單位對檔案信息管理缺乏應有的關注程度，這對于城市的建設和發(fā)展十分不利。在城市規(guī)劃與建設期間，會產(chǎn)生圖紙、文字、圖表、聲像的資料，都具有重要的價值。部分建設單位對檔案管理不夠重視，認為通過各項工程開展實現(xiàn)城市的現(xiàn)代化發(fā)展才是主要任務，這種錯誤的思想也導致了城建管理人員把關注重點放在建設投資、工程質(zhì)量等方面，對于人才培養(yǎng)、信息化建設缺乏必要的關注，也容易導致城建工作檔案不完整。

其次，檔案管理人員的工作能力不足。在部分城建單位中，由于缺乏對檔案管理關注的重視程度，存在著人員素質(zhì)不高的情況。比如，檔案收集不仔細，不會利用計算機進行查閱和存檔，甚至一些城建單位把資料交給施工單位管理，這就造成了對檔案信息管理能力不足，檔案資料不完整，甚至容易出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，嚴重影響檔案資料的真實性，對城建檔案管理工作的開展十分不利。

最后，缺乏對城建檔案的安全保障。從目前情況看，城建檔案目前存在的安全問題關鍵在于管理體制不健全，使得部分城建資料出現(xiàn)流失的情況。同時，對于檔案的保存環(huán)境也沒有做好相關管理，比如，部分紙質(zhì)檔案沒有做好防火、防潮、防盜，而信息檔案也沒有進行病毒查殺和網(wǎng)絡安全保護，使得城建檔案存在一些安全隱患。在城建檔案的搜集工作中，部分工作人員也沒有做好信息的核實，也會對檔案管理工作的開展帶來困難。當前信息技術高度發(fā)達，所以檔案管理工作可以充分對其利用，進而提升服務質(zhì)量，在今后的工作中需要借助信息化手段對資源收集，這對于城市建設部門發(fā)揮其職能作用很有幫助。

三、如何提升城建檔案管理工作實效性

首先，建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。檔案管理人員在工作中具有的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力是保證工作質(zhì)量的關鍵，隨著信息技術和城建檔案管理工作的深入結合，需要城建檔案管理部門加強信息化建設，保證網(wǎng)絡覆蓋，同時要全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體說來，參與城建的單位必須對檔案管理工作高度重視，不斷加強管理水平，這樣才能更好的為城建工作提供支持。在開展檔案管理工作的過程中，還要對檔案管理創(chuàng)新，這就需要城建檔案管理人員加強學習能力，不單單依靠人工管理方法，更多的利用信息技術，實現(xiàn)對檔案的采集、錄入、查閱、調(diào)取、存檔等，這樣不僅可以提升檔案管理工作的質(zhì)量，同時也可以提升檔案的安全性。在今后的城建檔案管理工作中，還需要樹立市場意識，進而對檔案信息深入開發(fā)與利用，進一步推動城市的健康發(fā)展。其一，城建檔案管理部門要加快檔案管理人員的素質(zhì)建設，檔案管理部門需要通過思想教育和培訓等多方面提升檔案管理人員的思想，引導其樹立正確的價值觀念，增強責任心，進而保證檔案的及時收集和利用，滿足城建工作的需要。其二，需要提升檔案管理人員的工作能力，城建檔案管理工作涉及到編目、編研、信息服務，還需要熟悉館藏、發(fā)現(xiàn)社會需求，這些能力和素質(zhì)對城建工作的順利開展很有幫助。為了提升其專業(yè)能力，需要加強業(yè)務培訓，其中包括法律法規(guī)、業(yè)務理論等，城建檔案管理單位需要制定出系統(tǒng)的工作流程規(guī)定，以此對檔案管理人員進行規(guī)范，這樣不僅可以明確城建檔案管理的內(nèi)容，還可以進一步明確工作職責，使其對業(yè)務流程熟悉，避免出現(xiàn)工作失誤，提高檔案管理水平。其三，要重視檔案的信息安全問題。在利用信息技術的過程中，主要是把設計圖紙、文字信息、音頻和視頻等資料進行保存，然后利用多媒體、通訊技術呈現(xiàn)出來，這就需要高度關注網(wǎng)絡安全，避免病毒入侵系統(tǒng)，部分有價值的信息一旦泄露，后果不堪設想。

其次，推進檔案管理數(shù)字化發(fā)展。數(shù)字化技術是對信息技術更深層次的利用，可以更好的保護檔案信息的安全。檔案信息包括了大量的機密信息，需要在保管方面對其加強安全管理。其一，雖然檔案管理在加快信息化建設的步伐，不過紙質(zhì)檔案管理工作同樣需要得到重視。保證其能夠在自然環(huán)境下進行更好的存放，防止出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、腐爛的情況。其二，是在進行信息化建設的過程中，也要切實做好檔案信息被盜和非法更改等預防工作，雖然網(wǎng)絡安全技術在不斷加強，但是黑客的技術也在更新，一些不法分子處于政治目的或者為經(jīng)濟利益會對檔案管理系統(tǒng)進行攻擊，使得檔案信息被非法竊取，這對于城市發(fā)展十分不利。在今后的城建中，檔案信息數(shù)字化發(fā)展是大勢所趨，所以物理實體保存會越來越少，這樣就凸顯出網(wǎng)絡安全管理的價值，使得檔案信息存儲在資源管理庫中，之后通過對檔案編制檢索、分類、歸檔、編號等管理，使查閱的速度得到顯著提升，檔案管理工作的實效性也大大提升。在推進數(shù)字化建設的過程中，還要對掃描儀、識別儀、數(shù)字儀等硬件結合數(shù)據(jù)庫，打造出高速入庫系統(tǒng)，然后由檔案工作人員對館藏檔案分類組合，實現(xiàn)檔案專題信息庫的建立。在數(shù)字化系統(tǒng)中，城建檔案部門也可以開設平臺，為人們進行電子檢索提供服務，進而在互傳和互換信息中深入了解城市的發(fā)展。

最后，加強對重要數(shù)據(jù)的收集。在信息資料的采集中，一些重要信息必須做好采集和管理工作，同時檔案行政管理部門需要對城建檔案工作加強監(jiān)督指導，不僅要在理論上深入分析，還要在實踐上加強研究，確保數(shù)據(jù)采集的及時性、準確性，并且要對城建檔案工作的問題進行討論。通常來說，城建檔案資料主要是在工程建設單位、施工單位、監(jiān)理單位中形成，這些檔案的形成時間較長，并且還會涉及諸多單位，同時歸檔范圍也很廣，因此，城建檔案管理機構需要加強業(yè)務指導，對相關人員定期培訓，使得城建檔案資料在形成階段更加規(guī)范、完整，讓檔案資料的價值有所保障。進行數(shù)據(jù)的收集主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面是做好重要工程的建設、人防工程、防洪工程、地下管線等檔案的收集。另一方面要加強與政府的配合，做好對公共安全的處理和應對突發(fā)事件的合作，這些重點檔案需要備份和安全保管。

四、結束語

綜上所述，在城市化進程不斷推進的今天，加強城建檔案管理可以對城市的建設起到重要的促進作用。因此，需要政策研究部門對城建工作的開展高度關注，尤其是對現(xiàn)代城市建設管理中的城建檔案工作提供建設性意見，加強城建檔案館的建設，今后要想開展好相關工作還需要建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，推進檔案管理數(shù)字化發(fā)展，并且加強對重要數(shù)據(jù)的收集，從而有效提升城建檔案工作的質(zhì)量，全力助推城市的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

[1]李 睿. 淺談城建檔案管理及開發(fā)利用[C]// 決策論壇——管理科學與工程研究學術研討會

[2]施琦敏. 淺談“前端控制”思想在城建檔案管理中的意義——以“廣州市城鄉(xiāng)建設檔案監(jiān)督、指導及驗收業(yè)務管理系統(tǒng)”為例[J]. 辦公室業(yè)務，2017

（作者單位：陜西省西安市高陵區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局）