姚丹

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理方面，建立電子檔案已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢(shì)，未來(lái)檔案管理必然會(huì)向數(shù)字化、信息化發(fā)展。目前，在高職院校檔案管理中，電子檔案已經(jīng)占據(jù)了極大的比例，因此，如何有效實(shí)施電子檔案管理是當(dāng)前的重要研究?jī)?nèi)容。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理差異極大，本文簡(jiǎn)要闡述電子檔案的優(yōu)勢(shì)，分析當(dāng)前高職院校電子檔案管理存在的問(wèn)題，并探討相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高職;電子檔案管理;優(yōu)勢(shì);存在因素;改進(jìn)措施

電子檔案的應(yīng)用主要是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸?shù)确矫婢哂袩o(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)。高職院校的檔案資料構(gòu)成復(fù)雜，如果是紙質(zhì)檔案，不僅在管理上難度較大，并且需要較大的空間存儲(chǔ)，檔案的轉(zhuǎn)遞、調(diào)閱等都需要消耗大量的時(shí)間。因此，建立電子檔案是最佳的選擇，不僅可以有效提升檔案利用效率，也能降低管理的成本，節(jié)省一定的空間。

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.節(jié)省空間

目前，電子檔案的存儲(chǔ)方式主要有移動(dòng)式存儲(chǔ)和固定式存儲(chǔ)，移動(dòng)式存儲(chǔ)主要包括硬盤、光盤以及云存儲(chǔ);固定存儲(chǔ)主要是計(jì)算機(jī)本地存儲(chǔ)。無(wú)論是哪種方式都是將檔案資料存儲(chǔ)于虛擬空間當(dāng)中，不會(huì)占用大量的物理空間，還可以大幅降低檔案管理的復(fù)雜性，在檔案分類整理、查找等方面極為便捷。

2.管理效率高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、調(diào)閱時(shí)極為繁瑣，需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的程序才能完成，嚴(yán)重影響了檔案管理效率。而電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸、下載、拷貝等方式完成檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入，查找檔案時(shí)只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行搜索，方便快捷。這就可以有效簡(jiǎn)化檔案管理的各項(xiàng)程序，促使檔案管理的效率大幅提升，并且也極大地降低了工作人員的工作強(qiáng)度。

3. 歸檔效率高

電子檔案的檢索、分類整理都要通過(guò)操作計(jì)算機(jī)完成，歸檔的效率大幅提升?？梢杂行p少人工操作，使得歸檔效率更高，同時(shí)還能保持極高的準(zhǔn)確性。

二、當(dāng)前高職院校電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)軟硬件設(shè)備要求較高

電子檔案管理的各項(xiàng)操作都依賴于計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)備，需要借助多種設(shè)備才能完成檔案的存儲(chǔ)、分類、調(diào)閱等，并且電子檔案制作質(zhì)量、實(shí)際使用效能在很大程度上也取決于各項(xiàng)軟硬件設(shè)備。這些軟硬件設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、系統(tǒng)軟件、檢索工具以及安全管理軟件等等，要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理必須要完善相關(guān)的設(shè)備。高職院校檔案資料構(gòu)成比較復(fù)雜，必須要加大投入，不斷完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。而此類電子軟硬件設(shè)備更新?lián)Q代比較快，因此，需要持續(xù)投入資金建設(shè)。

2.安全性有待加強(qiáng)

電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有明顯的優(yōu)勢(shì)，但是也存在極大的安全風(fēng)險(xiǎn)，紙質(zhì)檔案主要面臨的是火災(zāi)、潮濕、人為損傷等風(fēng)險(xiǎn);電子檔案主要面臨的是病毒入侵、黑客攻擊、設(shè)備損壞等風(fēng)險(xiǎn)。高職院校的學(xué)生檔案、教師檔案、科研檔案等都是需要嚴(yán)格保密的檔案資料，一旦因黑客攻擊、病毒入侵等導(dǎo)致泄露丟失等嚴(yán)重后果。會(huì)對(duì)高職院校的各項(xiàng)工作造成嚴(yán)重影響。因此，電子檔案的安全仍是需要高度關(guān)注的問(wèn)題之一，仍需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

3.歸檔制度需要革新

傳統(tǒng)的歸檔制度主要是基于紙質(zhì)檔案所建立，顯然這無(wú)法適應(yīng)電子檔案歸檔的要求，二者的載體存在明顯的區(qū)別。電子檔案由工作人員在計(jì)算機(jī)等介質(zhì)上進(jìn)行編寫，完成后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行上傳，檔案管理工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。此過(guò)程顯然與傳統(tǒng)的歸檔操作存在差異，因此，當(dāng)前迫切需要革新電子檔案歸檔制度，以適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理的需求。

4.工作人員業(yè)務(wù)能力有待提升

電子檔案管理對(duì)工作人員提出了更高的要求，管理人員必須要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)軟件操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等多項(xiàng)知識(shí)技能。而傳統(tǒng)的檔案管理更多的是人工操作，這與電子檔案管理差異較大。因此，以往的檔案管理人員顯然無(wú)法勝任電子檔案管理工作，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力以及相關(guān)技術(shù)水平。

三、高職院校電子檔案管理存在問(wèn)題的解決措施

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校必須要加強(qiáng)電子檔案管理的相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)。在硬件設(shè)施方面要選擇高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備等，避免因硬件損壞導(dǎo)致檔案資料丟失;在軟件方面可以選擇與企業(yè)進(jìn)行合作，針對(duì)高職院校電子檔案管理的特點(diǎn)以及實(shí)際需求搭建電子檔案管理系統(tǒng)軟件，確保電子檔案管理工作的專業(yè)化。高職院校檔案管理部門要提高對(duì)這方面的重視，摒棄傳統(tǒng)的觀念，加大對(duì)電子基礎(chǔ)設(shè)施的投入，促進(jìn)高職院校電子檔案管理水平的提升。

2.重視電子檔案的安全性

高職院校檔案管理人員對(duì)于電子檔案的安全防護(hù)認(rèn)識(shí)不足，檔案資料存在嚴(yán)重的泄漏風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)高職院校電子檔案的完整性以及安全性都是極大的威脅。經(jīng)過(guò)對(duì)現(xiàn)階段高職院校電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析，主要包括傳輸過(guò)程中泄漏、黑客攻擊、病毒入侵以及硬件損壞等幾方面，對(duì)此，主要采取以下幾方面的措施。其一，使用局域網(wǎng)，在檔案管理部門內(nèi)部構(gòu)建局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各科室計(jì)算機(jī)的連接，尤其是存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備，要避免連接互聯(lián)網(wǎng)，從而防止病毒入侵以及黑客攻擊。其二，要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，由于檔案管理部門要負(fù)責(zé)檔案的轉(zhuǎn)出、傳入、調(diào)閱、傳輸?shù)?，?shì)必要使用互聯(lián)網(wǎng)連接，這就導(dǎo)致存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此要重視網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，確保電子檔案在傳輸過(guò)程中的安全，避免檔案資料泄露。其三，要建立完善的硬件設(shè)施巡察制度，對(duì)于檔案管理部門的各項(xiàng)硬件設(shè)施要定期進(jìn)行檢修維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在的問(wèn)題，并進(jìn)行維修或者更換，避免因硬件設(shè)備損壞導(dǎo)致檔案資料丟失。其四，要建立檔案資料備份制度，為了保證檔案資料的完整性、安全性，檔案管理部門針對(duì)電子檔案要建立備份制度，除了本地存儲(chǔ)外，還可以利用當(dāng)前云存儲(chǔ)技術(shù)，切實(shí)保障檔案資料的安全。

3.完善電子檔案歸檔制度

為了有效保證高職院校電子檔案資料的開(kāi)展，完善電子檔案歸檔制度是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。電子檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，并且對(duì)于工作人員的要求要較高，需要多個(gè)部門高效配合，協(xié)同工作，及時(shí)上報(bào)各部門的相關(guān)檔案資料，以便檔案管理人員及時(shí)完成檔案的整理以及存儲(chǔ)工作。關(guān)于電子檔案的歸檔問(wèn)題必須要以完善的制度為依托，強(qiáng)化高職院校各部門之間的聯(lián)系，檔案管理部門要積極向各部門傳達(dá)電子檔案存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)格式、文件命名規(guī)格以及其他相關(guān)要求，確保各部門的電子檔案格式統(tǒng)一、文件命名符合要求。各部門要嚴(yán)格按照電子檔案規(guī)章制度完成檔案的轉(zhuǎn)遞，要確保檔案資料的真實(shí)性、完整性，同時(shí)注意避免誤轉(zhuǎn)、錯(cuò)轉(zhuǎn)的情況。

4.建立高素質(zhì)的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)

當(dāng)前，高職院校檔案管理工作在向現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，迫切需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，雖然各方面都有了明顯的提升，但是，對(duì)于檔案管理人員的能力要求也更高，因此，高職院校必須從內(nèi)部培訓(xùn)和外部吸納這兩種途徑提升檔案管理人員的整體素質(zhì)水平。首先，高職院校要加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，充分利用院校雄厚的師資力量對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使其熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理軟件操作技術(shù)等各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)，并對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的理論培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。其次，高職院校要注重外部吸納優(yōu)秀人才，充實(shí)人才隊(duì)伍，一方面要積極吸納電子檔案管理方面的人才，促使高職院校電子檔案管理更加專業(yè)化;一方面要積極吸納優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，加強(qiáng)電子檔案管理的技術(shù)力量。此外，高職院校也可以積極鼓勵(lì)本校相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生留校從事電子檔案管理工作，不僅有助于解決學(xué)生的就業(yè)問(wèn)題，同時(shí)也能進(jìn)一步充實(shí)人才隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

目前高職院校電子檔案管理的發(fā)展尚處于起步階段，還未形成完整的體系，對(duì)此高職院校必須要積極完善制度建設(shè)，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，積極壯大管理人才隊(duì)伍，重視電子檔案的安全防護(hù)，全方位推動(dòng)電子檔案管理的發(fā)展，推動(dòng)高職院校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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（作者單位：海南健康管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院）