余群云

摘 要：目前，我國各行各業(yè)的發(fā)展都趨于數(shù)據(jù)化管理，擁有屬于自己的數(shù)據(jù)庫。那么如何快速、高效、統(tǒng)一的對這些數(shù)據(jù)進行管理就成為了一個重要的問題，數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要性也由此體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;信息資源;大數(shù)據(jù)庫;建設(shè)

以計算機為主的數(shù)據(jù)時代、云端計算技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)達到了相對成熟的階段。建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫為數(shù)字化檔案的管理提供了平臺。但是，現(xiàn)階段我國的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的管理水平不高，存在著很多問題，所以基于數(shù)字化檔案信息資源加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)很有必要的。

一、數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原因

1.政府部門的大力支持

近年來，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及檔案信息也越來越多。無紙化的辦公方式出現(xiàn)了很多電子信息檔案，這些檔案不論是對單位發(fā)展還是國家經(jīng)濟的發(fā)展都有著很重要的影響，這種信息檔案也成為了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的主要來源。同時，多種數(shù)據(jù)庫的建立也為建設(shè)大數(shù)據(jù)庫提供了發(fā)展基礎(chǔ)。

2.大量數(shù)字化信息待整合

數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建立的目的主要是為我國的經(jīng)濟發(fā)展和資料數(shù)據(jù)收集做后盾，但是，目前我國資源數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)狀是大量的檔案信息及數(shù)據(jù)信息的入庫工作、分配工作等還沒有完成，實現(xiàn)資源整合及數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理還需要一定的時間。因此，管理部門有必要對信息資源數(shù)據(jù)庫的建立實施全方位的監(jiān)控，并定期根據(jù)其發(fā)展情況提出符合形勢的建設(shè)目標(biāo)，以此作為數(shù)據(jù)庫建立的動力和更高標(biāo)準。

3.云端處理技術(shù)的出現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫的建立提供了技術(shù)支持

云端處理技術(shù)是信息資源數(shù)據(jù)庫建立的核心技術(shù)，它能夠更快、更準確的對信息資源進行分配、管理和分析等。自2006年云端處理技術(shù)出現(xiàn)至現(xiàn)在，其技術(shù)發(fā)展程度已經(jīng)十分成熟，該技術(shù)的引用對我國資源數(shù)據(jù)庫的建立起到了舉足輕重的作用。

4.國家對“大檔案”概念的推進

自2011年以來，國家檔案局局長在各大會議上不斷強調(diào)加強“大檔案”概念。所謂“大檔案”就是指檔案管理工作一體化，加強建立檔案管理體系。檔案不只是包括富有歷史足跡的讀物及實物等，還包括前文提到的計算機辦公的海量電子檔案。這些信息資源的管理難度以及“大檔案”概念的推進使得我國信息資源數(shù)據(jù)庫的建立成為必然。

二、數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫發(fā)展存在的問題

1.管理方式及思想過于保守

數(shù)字化信息資源大數(shù)據(jù)庫的建立及實施需要經(jīng)過文件流動及轉(zhuǎn)出環(huán)節(jié)。按照國家檔案管理條例這些文件在規(guī)定范圍內(nèi)的流動是允許的，但是一些檔案管理人員的思想過于保守，認為其不能對外公布流通，甚至?xí)?dān)心在流通過程中資料會遺失等問題。這就造成延遲了數(shù)據(jù)庫檔案信息整合的時間，最終有可能導(dǎo)致數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的信息缺失。

2.信息資源泄密事件頻發(fā)

根據(jù)不同類型的檔案其保密程度及價值是有明確的規(guī)定。但是，目前由于系統(tǒng)管理步驟出現(xiàn)漏洞就會出現(xiàn)被有心人竊取機密文件的事情，這種情況如果沒有得到控制，將會給單位發(fā)展甚至國家的發(fā)展帶來極大的影響。為了確保這些檔案信息移交過程中不被泄露，需要有關(guān)部門及檔案管理人員對數(shù)字化信息管理系統(tǒng)做好嚴謹?shù)谋９艽胧?/p>

3.對于資源信息的管理及標(biāo)準不明確

一方面，數(shù)字化檔案信息的管理剛剛起步，其發(fā)展還尚未成熟，依然處于不斷優(yōu)化完善的過程中。管理部門對于檔案信息的數(shù)字化管理方面還沒有十分明確的標(biāo)準。另一方面，多種數(shù)據(jù)庫模式的出現(xiàn)使大數(shù)據(jù)庫的建立及管理難度都有所增加，因此更需要有一個明確的標(biāo)準。如果大數(shù)據(jù)庫長時間沒有固定的發(fā)展標(biāo)準及整合準則，不僅其便捷、迅速的功能得不到體現(xiàn)，大數(shù)據(jù)庫作用的發(fā)揮也會受到影響，這將是對國家資金投入的浪費。

4.領(lǐng)導(dǎo)層數(shù)據(jù)信息管理意識薄弱

數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫建立時間很短，所以有些領(lǐng)導(dǎo)對這一項目的實施及管理思路還不是十分清楚，處于迷茫狀態(tài)，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)思想觀念還停留在傳統(tǒng)檔案資料的管理方式上，認為大數(shù)據(jù)庫的資料管理模式是不安全、不科學(xué)、不可信的。這樣的思想意識就導(dǎo)致在管理和建設(shè)過程中產(chǎn)生歧義，遇到各種問題得不到及時解決，對于數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的建立和發(fā)展都是十分的不利。

三、加快數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的措施

1.加強對“大檔案”概念的宣傳與推廣

數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫的建立使得傳統(tǒng)的檔案管理模式被打破，并且其建立時間短。很多相關(guān)人員對數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的運行和工作模式還不是十分了解，對于“大檔案”的概念也沒有貫徹落實。所以現(xiàn)階段來說，相關(guān)工作人員應(yīng)提高自己的思想意識，與時俱進，有關(guān)部門還可以組織大數(shù)據(jù)庫工作人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層深入學(xué)習(xí)“大檔案”概念，將“大檔案”概念深刻地貫徹進自己的工作準則和標(biāo)準中。嚴格把控檔案信息在移交過程中的各項工作事宜，以豐富完善數(shù)字化檔案信息大數(shù)據(jù)庫為標(biāo)準，切實出發(fā)，在工作人員中加大對“大檔案”的宣傳力度。

2.加強對防泄密知識的學(xué)習(xí)

對涉及機密或具有保密價值內(nèi)容的檔案，其管理的核心標(biāo)準就是保證資料的安全性和完整性。所以，為了達到這一目的并保證企業(yè)及國家的經(jīng)濟發(fā)展不受影響，就要求檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層有很高的保密意識和防范意識。這種意識除了要在思想和行動上落實以外，由于資料管理的復(fù)雜性還需要各管理部門加強配合，在加強員工保密意識、防范意識和防泄漏知識學(xué)習(xí)等方面刻不容緩。各企業(yè)內(nèi)部及政府相關(guān)部分可以組織有關(guān)工作人員進行防泄密知識及安全意識的培訓(xùn)，或者建立分組制度，每個小組由不同部門的人組成，并且包含一名監(jiān)督小組長，實行小組企業(yè)化管理。

此外，政府管理部門可以加大對檔案管理設(shè)備的扶持和資金投入力度，例如，在資料存儲這一環(huán)節(jié)，政府可以為其購進先進的存儲設(shè)備或者引進物理隔離技術(shù)。值得注意的是，他國引進的資料管理技術(shù)對于我國來說不一定是完全適用的，所以需要進一步優(yōu)化和完善，這樣才能在基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)減少資料遺漏、丟失的可能性。

3.完善并優(yōu)化數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)

近年來，國家檔案局針對檔案管理出臺了很多相關(guān)的文件，并已經(jīng)逐步開始執(zhí)行。但是由于我國數(shù)字化發(fā)展時間較短，所以在數(shù)字化技術(shù)、思想方面存在很多欠缺，其檔案信息資源系統(tǒng)的發(fā)展尚未成熟，在發(fā)展過程中存在很多的問題。前文提到，在數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的管理模式下如果沒有完善的信息管理系統(tǒng)，那么該數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立過程及實施過程也不會很順利。現(xiàn)階段，我國及各級政府已經(jīng)開始以數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫為中心對檔案數(shù)據(jù)進行管理，這樣的層層連接、環(huán)環(huán)相扣的管理模式對數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的建立及發(fā)展起到了十分重要的作用，由此，完善并優(yōu)化數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)庫的發(fā)展的影響也是尤為重要的。另外，除了政府管理層面，在檔案管理的有關(guān)部門及企業(yè)內(nèi)部更需要不斷地總結(jié)、反思和優(yōu)化。

4.明確數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的建立和發(fā)展標(biāo)準

明確數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫的建立和發(fā)展標(biāo)準是保證數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫順利發(fā)展的重要一步。雖然，國家及各級政府相繼出臺了很多關(guān)于這一方面的文件，但是這些文件大多涉及到關(guān)于機密檔案管理及資料泄露等法律方面的問題，關(guān)于檔案管理標(biāo)準及數(shù)據(jù)庫運行和管理標(biāo)準的規(guī)范只是寥寥幾句，這樣的規(guī)范模式不僅反映了我國在信息資料管理大數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)方面的管理欠缺，也很容易使系統(tǒng)運行及管理人員出現(xiàn)亂操作、濫操作等情況。所以在這一方面，管理部門沒有在根本上給予數(shù)字化大數(shù)據(jù)庫發(fā)展的具體標(biāo)準，這就造成了各級管理部門之間關(guān)于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫管理方面的要求參差不一。相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)一制定并明確該系統(tǒng)發(fā)展的線路，并指明每一階段所要實現(xiàn)的目的和發(fā)展方向，國家出臺明確的管理標(biāo)準。這樣才能使得數(shù)字化檔案信息大數(shù)據(jù)庫的發(fā)展步入正軌。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代到來的今天，數(shù)字化檔案信息大數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)是一種必然，其發(fā)展擁有相對成熟的云端處理技術(shù)以及豐富的資料庫作為物質(zhì)基礎(chǔ)。相信在政府相關(guān)部門多方規(guī)范下，數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫的發(fā)展一定能夠取得很大的進展。在發(fā)展過程中，檔案管理部門一定要注意該數(shù)據(jù)庫在發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題并及時解決，逐步優(yōu)化，這樣檔案信息大數(shù)據(jù)庫的發(fā)展才能更加順利。

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（作者單位：江西廣播電視大學(xué)）