劉同

一、個人榮譽(yù)實物檔案的重要性

從當(dāng)前社會發(fā)展來看，醫(yī)院是知識與技術(shù)密集的單位，臨床醫(yī)療技術(shù)的高低、服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣，是醫(yī)院發(fā)展的核心要素。以榮譽(yù)實物檔案為主的檔案，涉及到醫(yī)院發(fā)展和管理的各個環(huán)節(jié)，對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用。

個人榮譽(yù)實物檔案反映了醫(yī)院或個人的學(xué)術(shù)、科研水平，同時也是醫(yī)院乃至社會的珍貴歷史財富，是醫(yī)院工作積累詳實的史料。從整理收集的整體情況來看，除工作中存檔的資料按年份整理、歸檔以外，個人的榮譽(yù)檔案特別是大量的實物檔案的材料散存在個人手中，沒有系統(tǒng)的收集和整理。

讓歷史來“發(fā)言”、讓榮譽(yù)檔案做“見證”。個人榮譽(yù)實物檔案反映了醫(yī)院的科研水平，體現(xiàn)了質(zhì)量與數(shù)量，是醫(yī)院工作的參考和有利的憑證材料，是相關(guān)工作的補(bǔ)充和佐證。個人榮譽(yù)實物檔案是個人和醫(yī)院名譽(yù)的活廣告，只有充分地利用好榮譽(yù)檔案樹立良好形象，才能給醫(yī)院帶來更大的作用和榮譽(yù)，同時也能借助榮譽(yù)檔案資料從各個角度有效提高醫(yī)院的知名度和學(xué)術(shù)地位。只有加強(qiáng)榮譽(yù)實物檔案管理，才能更好的發(fā)揮榮譽(yù)檔案的作用，為醫(yī)院和個人發(fā)展創(chuàng)造價值。

及時收集整理醫(yī)院的榮譽(yù)檔案，一是可以向領(lǐng)導(dǎo)或上級單位完整的匯報和展示醫(yī)院取得的發(fā)展成就，二是可以直觀深入的了解同行們在科研等方面取得的成績，以此來激勵年輕同志的科研與集體榮譽(yù)意識，認(rèn)識檔案工作的重要性，促使他們積極做好歸檔工作，使醫(yī)院實物榮譽(yù)檔案的收集更完善。

二、醫(yī)院榮譽(yù)實物檔案的分類與整理的必要性與價值

（一）個人榮譽(yù)實物檔案的收集與整理的必要性

個人榮譽(yù)檔案管理是檔案管理中較為重要的一部分，個人榮譽(yù)檔案是榮耀的表現(xiàn)主體，具有不可替代性。榮譽(yù)證書、獎杯獎牌等屬于實物檔案，是醫(yī)院檔案中的重要部分，具有較高的保存價值和收藏價值。

通過個人榮譽(yù)檔案的收集整理，可以為醫(yī)院人事行政工作的管理和宣傳工作提供依據(jù)和佐證材料。 充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的激勵和鼓舞作用，提高實物榮譽(yù)檔案的社會效應(yīng)。

完善醫(yī)院實物榮譽(yù)檔案收集管理制度，需要制訂相關(guān)的工作流程，將實物榮譽(yù)檔案信息以獲獎時間、獲獎內(nèi)容、獲獎類別、保管期限、簡要事跡、檔案編號等進(jìn)行相應(yīng)的分類， 將原本雜亂散落的歷史見證材料進(jìn)行有效整合，將文書檔案、圖片、實物、材料等都整理在一個管理體系中，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和有效性。

（二）個人榮譽(yù)實物檔案的收集與整理的價值

個人榮譽(yù)實物檔案既是珍貴的文檔材料又是可以展示的藝術(shù)品，它在給人以憑證和宣教的同時，又給人以美的享受，具有很高的鑒賞價值。人們懸掛、展示實物檔案正是憑證價值、宣傳教育價值和鑒賞價值的綜合體現(xiàn)。榮譽(yù)實物檔案除以上價值外，與其他檔案相比更莊重、嚴(yán)肅和正式，由于其唯一不可復(fù)制而更加珍貴。

三、醫(yī)院個人榮譽(yù)檔案收集存在問題

當(dāng)前，醫(yī)院個人榮譽(yù)檔案收集整理主要存在分散、凌亂、無章管理問題。歸檔材料原件少、復(fù)印件多;職工送交檔案館的材料格式不一、書寫不規(guī)范、不符合歸檔要求;或者閑置于庫房，與其他物品混雜在一起，或者放置于辦公地點(diǎn)進(jìn)行了環(huán)境美化，或者放置公共區(qū)域進(jìn)行裝飾，嚴(yán)重影響了個人實物榮譽(yù)檔案的管理質(zhì)量。榮譽(yù)實物檔案具有形式的多樣化、內(nèi)容豐富、材料唯一性、保管復(fù)雜性等特點(diǎn)，因各類獲獎的載體不同，所以當(dāng)前的保管形式無法滿足檔案收集工作。但在醫(yī)院的臨床工作中， 獲得榮譽(yù)需要眾多審批程序，如審批、刊印表彰的文件、頒發(fā)榮譽(yù)證書等相關(guān)環(huán)節(jié)。按以往的檔案分類原則，就會出現(xiàn)同類榮譽(yù)檔案資料由于載體形式的不同分為文件、獎杯、獎牌等不同的檔案類別，存在整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)形式多樣繁雜的問題。有的個人榮譽(yù)獎項，也隨著時間的流逝或人員的調(diào)動難覓蹤影。醫(yī)院榮譽(yù)實物檔案保管要求還未達(dá)到，往往存在整理不及時、留存難度較大等原因，導(dǎo)致實物檔案例如獎牌、獎杯等，因生銹、氧化、褪色等出現(xiàn)保管問題。況且，實物榮譽(yù)檔案找尋起來較為困難，損壞率較高，因此，可提供應(yīng)用率不高，使其逐漸的失去其應(yīng)有的激勵鼓舞作用。實物榮譽(yù)檔案的建立健全較為不易，目前存在許多問題，保管利用好更是困難。尤其是醫(yī)院實物檔案較其他檔案類別具備特殊性，在醫(yī)院檔案管理中，處于較為薄弱的環(huán)節(jié)，多部門協(xié)調(diào)管理有待加強(qiáng)。

四、個人榮譽(yù)實物檔案收集整理的方法和步驟

（一）個人榮譽(yù)實物檔案收集整理的方法

個人榮譽(yù)實物檔案應(yīng)專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。有條件的單位應(yīng)建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。檔案存放應(yīng)做到十防：防高溫、防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防蟲、防鼠、防污染。

具體來講，保管場所既要注意通風(fēng)，又要保證溫度和濕度相對恒定;必須具備高度的消防安全意識，絕對禁止火災(zāi)發(fā)生;提高防盜意識，必要的情況下可以安裝監(jiān)控;物品放置柜需高離地面，遠(yuǎn)離易潮物品;應(yīng)該是封閉性庫房，避免物品因曝光過度而導(dǎo)致實物檔案褪色;庫房和保管柜應(yīng)保持整潔，達(dá)到一定的防塵條件;易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作，定期進(jìn)行滅蟑螂、滅鼠等工作;要遠(yuǎn)離各類污染源。

（二）個人榮譽(yù)實物檔案收集整理的步驟

繁瑣復(fù)雜的整理歸檔、查找、借閱使用最好由專人集中保管，保證可以隨借隨取，真正體現(xiàn)方便、快捷和高效。

1.做好收集、登記、整理工作

做好醫(yī)院實物檔案的及時收集和穩(wěn)妥保管，使檔案登記及造冊工作更加的高效有序。如要逐步完善醫(yī)院實物檔集的收集，需要強(qiáng)化管理人員對實物檔案的歸檔意識，深度理清歸檔的各個環(huán)節(jié)，明白為什么歸檔、如何歸檔，及歸檔后該如何有效利用。

2.做好分類、編號等整理工作

（1）歸檔實物的整理就是將歸檔實物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、編號、排列、上架，使之成為程序化的過程。歸檔實物的整理一般以每件實物為一件。實物檔案的整理應(yīng)遵循保持實物檔案之間的邏輯關(guān)系、時間順序以及利于保管和使用的準(zhǔn)則。實物檔案應(yīng)每件都有唯一的號碼，如榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等。實物檔案總體數(shù)量如果較少，可以不進(jìn)行細(xì)分，可按年限進(jìn)行流水號的編輯整理;實物檔案總體較多的醫(yī)院，可先根據(jù)物品的類型進(jìn)行分類整理，如證書類、獎牌類、錦旗類、獎杯類等，把相同類別的再根據(jù)時間進(jìn)行順序排列。

（2）醫(yī)院實物榮譽(yù)檔案的性質(zhì)及形式，具有獨(dú)特性，其管理、分檔和其余類別的檔案有所不同，可以根據(jù)實物性質(zhì)的不同，以及來源的不同，進(jìn)行分類，可分為五大類，A、B、C、D、E。

A類：獲省部級以上單位和部門、國家、國際級的獎勵;

B類：獲省級、市級單位行業(yè)內(nèi)以及有關(guān)主管業(yè)務(wù)部門的獎勵;

C類：社團(tuán)組織、工會給予的各項獎勵;

D類：有關(guān)的紀(jì)念章和紀(jì)念品等;

E類：其他經(jīng)常用到的各類聘書、榮譽(yù)證書。

需把不同類別分別按照時間順序進(jìn)行編號排列，逐步增加完善新檔案的整理與延續(xù)排列。在每份實物檔案上張貼并標(biāo)注帶有類別、順序號、時間等的標(biāo)簽，然后編寫登記表逐一登記，紙質(zhì)和電子各一版，作為簡便實用的檢索工具，同時為檔案統(tǒng)計工作提供方便。

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作者單位：河北醫(yī)科大學(xué)第三醫(yī)院