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        農(nóng)村不動產(chǎn)登記資料立卷歸檔與檔案裝具的實踐研究

        2020-04-07 04:32:12文·
        山東檔案 2020年6期
        關鍵詞:裝具姓名名稱

        文·

        近年來,隨著農(nóng)村不動產(chǎn)登記工作的開展,不動產(chǎn)登記檔案工作壓力驟升,在強化不動產(chǎn)信息系統(tǒng)建設的同時,原始資料的規(guī)范化整理成為難點。筆者在從事檔案技術服務過程中,結合不動產(chǎn)資料特點,參考行業(yè)規(guī)范,對農(nóng)村不動產(chǎn)檔案的立卷歸檔與裝具、目錄等進行了研究設計,經(jīng)過實踐,具備可行性。此項工作延伸了檔案服務,進而為農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化后,實行雙套制進館奠定了基礎?,F(xiàn)就立卷歸檔過程與裝具設計等內(nèi)容進行論述,與業(yè)界同仁商榷。

        一、農(nóng)村不動產(chǎn)登記資料立卷歸檔要求和規(guī)范

        農(nóng)村不動產(chǎn)檔案是指農(nóng)村在不動產(chǎn)登記過程中形成的已經(jīng)辦理完畢的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。目前,國家尚無農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案整理的統(tǒng)一標準,不少單位尚處在檔案資料的形成階段,導致材料積壓,這對實體檔案的查閱及進館工作造成被動。因此,制定行之有效的不動產(chǎn)登記資料立卷歸檔方法,設計制作方便管理、查閱的裝具成為當務之急。

        (一)農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案內(nèi)容及要求

        農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案包括不動產(chǎn)登記審批表、不動產(chǎn)登記申請書、申請人身份證明、不動產(chǎn)權籍調(diào)查表、宅基地及房屋情況說明、不動產(chǎn)實地查看記錄表、不動產(chǎn)首次登記公告、詢問筆錄等。不動產(chǎn)登記資料書寫應當符合標準、字跡工整、圖樣清晰、數(shù)據(jù)準確、符合立卷歸檔要求。手工填寫的內(nèi)容,字跡要清晰工整,要用耐久性的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水、墨汁等。簽字、手印、印章等法律標識要齊全,清晰有效。有效身份信息,如戶口簿、身份證等的復印件應當清晰、完整。通過數(shù)據(jù)接口推送過來的文件,應當有檔案用章。

        (二)農(nóng)村不動產(chǎn)登記資料的立卷歸檔規(guī)范

        1.立卷原則。不動產(chǎn)登記檔案立卷采用一件一卷原則,即每辦理一件登記所形成的材料立一個卷。

        2.卷內(nèi)文件的排列。不動產(chǎn)登記檔案卷內(nèi)文件排列,應按照不動產(chǎn)權屬變化、權屬文件形成時間結合事由,文件主次關系為序。

        3.卷內(nèi)文件頁號的編寫。編寫頁號一律使用阿拉伯數(shù)字,起始號碼從“1”開始。單面書寫的文件在右上角編寫頁號;雙面書寫的文件,正面文件在右上角編寫頁號,反面文件在左上角編寫頁號。有文字、圖表的算一頁,空白頁不算。封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。

        4.卷內(nèi)文件目錄的填寫。按卷內(nèi)文件的排列順序,給每份文件編一個順序號,不重復,不遺漏。填寫文件自身的標題,不得隨意更改和省略。如文件沒有標題,應根據(jù)文件內(nèi)容準確、簡練地擬寫一個標題,并加“[ ]”號。文件名欄內(nèi)不允許填“其他”。填寫文件實際所在的頁號。如文件有多頁,應明確填清“XX-XX”頁,不得只填文件第一頁的編號。在備注中填寫需要說明的內(nèi)容。

        5.備考表的填寫。立卷人:負責文件整理、立卷歸檔的人員姓名。檢查人:負責檢查歸檔文件整理、立卷質(zhì)量的人員姓名。日期:歸檔文件整理、立卷完畢的日期。卷內(nèi)文件說明:需要說明的情況。

        二、農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案裝具的標準與填寫

        (一)檔案盒與卷皮的標準與填寫

        1.檔案盒的標準

        (1)檔案盒的尺寸為:封面320mm×230mm(長×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、40 mm、60mm等規(guī)格,用250克無酸紙制作。

        (2)檔案盒的封面項目包括:立檔單位名稱、權利人姓名(名稱)、資料名稱、卷數(shù)、歸檔日期。

        2.卷皮的標準

        (1)卷皮的尺寸為:封面298mm×215mm(長×寬),封底298mm×280mm,用145克牛皮紙制作。

        (2)卷皮的封面項目包括立檔單位名稱、檔案類型、登記類別、坐落、宗地號和權利人姓名(名稱)。

        3.檔案盒書寫要求

        (1)檔案盒的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手工填寫時應使用碳素墨水,字體工整,不得涂改。

        (2)權利人姓名:盒內(nèi)只裝一卷的填寫不動產(chǎn)權利人姓名(名稱),裝多卷的填寫XXX權利人等的字樣。

        (3)資料名稱:簡要概括盒內(nèi)內(nèi)容填寫。

        (4)如實填寫起止卷號(一個村為一個流水號)、歸檔日期。

        (5)盒脊:填寫全宗號、年度、宗地號、坐落、保管期限、起止卷號、盒號等。宗地號要全寫,年度四位數(shù)。坐落,可簡寫。保管期限,統(tǒng)一用漢字表示。

        4.卷皮書寫要求

        (1)卷皮的填寫方式與用材同檔案盒。

        (2)登記類別:按照不動產(chǎn)登記申請書登記類型填寫。

        (3)坐落:填寫實際位置。

        (4)宗地號:填寫全部號碼。

        (5)權利人姓名:要填寫全部權利人,不可省略。

        三、農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的裝訂、裝盒

        (一)裝訂前的準備工作

        1.將文件上的金屬物全部剔除干凈,操作時不得損壞文件。

        2.破損的或幅面過小的文件材料應用A4開白襯紙托裱,一張白紙只準托一張文件,不得一張白紙托兩張以上(包括兩張)文件。

        3.卷內(nèi)文件大于A4開的,應按A4開大小折疊取齊,并注意預留出裝訂邊際,便于展開翻閱。

        4.核對卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否一致;核對檔案盒封面上的姓名(名稱)與卷內(nèi)文件上的姓名(名稱)是否一致。姓名(名稱)不可用同音字或隨意簡化字代替。

        (二)農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的裝訂

        1.將文件資料向左下角對齊。裝訂孔以不遮掩文字、圖表為好。

        2.采用在文件左側裝訂的方式,宜采用“三孔一線”的方式裝訂,裝訂長度160mm,孔距80mm,用線繩裝訂,結頭打在背面。

        3.大型圖紙折疊后過厚的,應在裝訂線位置加入墊片,使其保持平整。

        4.卷內(nèi)文件資料與卷皮裝訂在一起,做到整齊美觀牢固,不壓字、不掉頁、不妨礙閱讀。

        (三)農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的裝盒

        同一個宗地號的登記檔案卷裝一個盒,根據(jù)該宗地號內(nèi)登記檔案的多少選擇適當厚度的檔案盒,盒內(nèi)要留出一定的富余量;該盒裝滿,則裝入另一檔案盒,依次排列。

        四、農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的檢索

        本著“簡化整理,深化檢索”的原則,農(nóng)村不動產(chǎn)登記檔案的檢索通過不動產(chǎn)登記網(wǎng)上服務平臺實現(xiàn)??赏ㄟ^數(shù)據(jù)格式轉換,實現(xiàn)向綜合檔案館檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)推送。以鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)為單位,編制案卷目錄,內(nèi)容包括涉及全宗號、年度、宗地號、坐落、起止卷號、盒號等,放置檢索室內(nèi),以備查考。

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