徐晨 聶青 王克武 徐娜 曹躍

摘要：為了保證農(nóng)業(yè)科技材料更好地實(shí)現(xiàn)歸檔，不僅需要依靠對于傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的相關(guān)歸檔方法，還應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代化電子材料的歸檔方式。本文針對辦公自動化系統(tǒng)在農(nóng)業(yè)科技檔案管理方面的應(yīng)用展開分析，認(rèn)為通過運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)可以有效提升歸檔效率和拓展檔案的應(yīng)用范圍。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技辦公自動化檔案管理

農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科技人員在工作中取得的寶貴財(cái)富，是承載農(nóng)業(yè)勞動成果的載體，為實(shí)施鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略和實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化奠定了理論基石?，F(xiàn)代社會對農(nóng)業(yè)科技檔案的管理水平提出了更高的要求，而信息化作為農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化發(fā)展的先鋒力量，對農(nóng)業(yè)決策和技術(shù)科研活動有著重要的指導(dǎo)意義，因此農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化變得日趨重要。辦公自動化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型辦公方式，其具有易操作、實(shí)用性強(qiáng)、流程簡化的特點(diǎn)。通過應(yīng)用辦公自動化，也就是數(shù)字化辦公，可以實(shí)現(xiàn)信息共享、提高辦公效率。將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用于農(nóng)業(yè)科技檔案管理，會在很大程度上提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，使農(nóng)業(yè)科技檔案資源更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域。

一、辦公自動化系統(tǒng)助力農(nóng)業(yè)科技檔案收集工作

（一）保證檔案收集的全面性

隨著農(nóng)業(yè)科技活動的日趨豐富，所產(chǎn)生的檔案數(shù)量日益龐大，內(nèi)容繁多，涉及種業(yè)檔案、作物栽培檔案、植物保護(hù)檔案等多個類別，加之農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動是在不同時期完成的，成果也多是在不同階段中取得的，具有形成時間分散、收集周期長的特點(diǎn)。采取傳統(tǒng)方式，即在固定時間點(diǎn)從業(yè)務(wù)部門直接收取文件資料，極易出現(xiàn)檔案漏收少收的問題，對單位科研成果的留存是一種損失；如果業(yè)務(wù)部門在歸檔時限內(nèi)沒有及時提交檔案，而是在歸檔完成后補(bǔ)交，將影響檔案的原有編碼和歸檔順序，還會為后期紙質(zhì)檔案整理工作帶來煩瑣而不必要的工作量，影響檔案的統(tǒng)一管理和后期查找，嚴(yán)重降低檔案管理的規(guī)范程度。借助辦公自動化系統(tǒng)，在取得科技成果過程的每個階段中，科技人員會在該系統(tǒng)的成果管理欄中及時登記相應(yīng)成果的信息，錄入的信息按照科技獎項(xiàng)、論文、書籍等分類形成列表，這樣檔案管理人員在收集檔案時只需導(dǎo)出各項(xiàng)成果列表，根據(jù)列表內(nèi)容核對提交的材料數(shù)量和信息，即可制訂當(dāng)年的歸檔計(jì)劃，督促成果完成人提交農(nóng)業(yè)科技材料，有力地保證了歸檔的完整性。

（二）簡化檔案收集的流程

目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作已逐步展開。在沒有辦公自動化系統(tǒng)的情況下，對于電子檔案一般使用U盤等移動存儲設(shè)備傳輸，這種傳輸方式容易將計(jì)算機(jī)病毒傳播到檔案管理計(jì)算機(jī)中，造成安全隱患，同時運(yùn)用移動存儲設(shè)備傳輸方式需要提交人不斷到檔案室拷貝電子文件，增加了提交人的工作量。使用辦公自動化系統(tǒng)，可以直接傳輸電子檔案，很好地解決了移動存儲設(shè)備在拷貝過程中帶來的安全隱患問題，同時使資料提交人員避免了連續(xù)親自到檔案室提交電子材料，有效簡化了辦公流程，提高了辦事效率，具體如圖1所示。

二、辦公自動化系統(tǒng)在檔案收集、檢索方面的綜合功能

（一）協(xié)助收集科技檔案的衍生檔案

1.協(xié)助收集出差報告。對于農(nóng)業(yè)技術(shù)人員而言，出差調(diào)研學(xué)習(xí)是一項(xiàng)必需的工作內(nèi)容，只有走出去不斷學(xué)習(xí)更前沿、更先進(jìn)的農(nóng)業(yè)技術(shù)，才能提高技術(shù)水平和拓展工作思路。出差報告是對所學(xué)、所看進(jìn)行的總結(jié)，可以真實(shí)、詳細(xì)地反映出差的具體情況。我們將出差報告作為一項(xiàng)專業(yè)檔案單獨(dú)存放，并且按照年份劃分，有助于后期快速提取文件內(nèi)容，便于分類整理。農(nóng)業(yè)技術(shù)人員在出差交流活動結(jié)束后，將撰寫好的報告內(nèi)容電子版上傳OA系統(tǒng)“出差報告”模塊。檔案管理人員在收集報告時，可根據(jù)當(dāng)年發(fā)布于辦公自動化系統(tǒng)的報告內(nèi)容進(jìn)行信息核對，然后直接下載并收集、整理當(dāng)年的出差報告；本單位技術(shù)人員可以通過登錄“出差報告”模塊隨時查看所有的報告內(nèi)容，瀏覽其他技術(shù)人員的所學(xué)所聞，將不同業(yè)務(wù)范圍的收獲與他人分享，這樣為加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)融合提供了交流平臺。

2.協(xié)助收集農(nóng)業(yè)合同?？萍柬?xiàng)目在開展過程中會產(chǎn)生相應(yīng)的合同，如果后期需要查詢或使用這些合同，直接在歷年財(cái)務(wù)檔案中查詢會非常煩瑣，增加一定的工作量。因此，有必要將科技項(xiàng)目的合同作為專業(yè)檔案單獨(dú)保存，這樣有利于后期更加便捷地查找目標(biāo)合同。在每份合同的審核過程中，通過辦公自動化系統(tǒng)合同管理模塊的逐級審批流程，可以記錄下每份合同的詳細(xì)信息，為后期查找和檢索農(nóng)業(yè)合同提供線索；在完成合同審批流程后可自動生成合同審批單，打印審批單并將其附在紙質(zhì)合同首頁（審批單清晰列出了合同的項(xiàng)目名稱、審批人、審批日期等內(nèi)容，為合同檔案的分類和收集提供簡要的參考）；歸檔時以項(xiàng)目為單位，單個項(xiàng)目生成的所有農(nóng)業(yè)合同作為一卷檔案，單個合同作為一件檔案，后期只需查找對應(yīng)的項(xiàng)目即可快速、準(zhǔn)確地找到目標(biāo)合同（見圖2）。

（二）為查詢檔案資料提供檢索平臺

以往科技人員若需要掌握近幾年單位或者自身獲得的科技成果，則需要到檔案室查詢檔案系統(tǒng)或者直接在紙質(zhì)版檔案中查閱，增加了查閱時間，同時對檔案原件的過多翻閱也會造成磨損。因此，在沒有檔案名錄的情況下，直接查找科技檔案會增加檔案的查找難度和造成漏查現(xiàn)象?，F(xiàn)在將科技檔案信息登記在辦公自動化系統(tǒng)中，可以梳理出簡單的查找名錄，建立一個科技成果的檢索平臺?？萍既藛T通過登錄系統(tǒng)賬號即可查詢曾經(jīng)取得的成果列表，提供包括科技成果的具體名稱、數(shù)量、年份等信息。該系統(tǒng)可以幫助科技人員形成對整體科研成果情況的總體認(rèn)識，為制定未來的科研方向提供依據(jù)，有利于單位新人更快、更好地了解單位的科研成果和農(nóng)業(yè)科技?xì)v史沿革等?？萍既藛T在查詢成果資料，特別是年代久遠(yuǎn)的科技檔案時，借助檢索平臺會極大提升查詢的準(zhǔn)確度和速度，減輕檔案管理人員的工作量。

三、辦公自動化系統(tǒng)在檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)

（一）對于系統(tǒng)的使用管理需要及時跟進(jìn)

辦公自動化系統(tǒng)提升了存檔與查詢的便捷度，但是在使用方面還需尋找切實(shí)的管理辦法?？萍既藛T能否及時將取得的科技成果在OA系統(tǒng)中登記、能否按時將出差報告完成并上傳OA系統(tǒng)等都是系統(tǒng)應(yīng)用的制約因素，對此需要予以重視?？梢圆扇∪缦麓胧阂皇窃贠A系統(tǒng)升級使用功能后，檔案管理人員及時將應(yīng)用于歸檔的相關(guān)新功能傳達(dá)到每個技術(shù)人員；二是將使用OA系統(tǒng)列入單位制定的辦公制度中，起到約束和督促的作用；三是將登記與上傳材料是否完整列入年終績效考核加分項(xiàng)，以此來鼓勵技術(shù)人員配合使用OA系統(tǒng)。

（二）系統(tǒng)安全保障有待進(jìn)一步加強(qiáng)

為系統(tǒng)做好安全防護(hù)，可以有效防止惡意和非法軟件等對系統(tǒng)的破壞，是系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的前提保障。如果OA系統(tǒng)需要連接互聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密法律法規(guī)，做好各項(xiàng)材料上傳前的審核工作，對于涉密內(nèi)容禁止上傳。整體上要采用先進(jìn)的技術(shù)和方法使辦公平臺更加安全、穩(wěn)固，避免相關(guān)信息遭到竊取、篡改、泄露，確保平臺能夠更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作。

綜合來看，辦公自動化系統(tǒng)能夠更好地促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案的收集和整理，顯著提升歸檔效率。當(dāng)然，該系統(tǒng)擁有諸多其他優(yōu)勢或功能可以應(yīng)用于農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，比如對檔案電子材料存儲備份的功能，作為資源庫名錄為科技展示、申報獎勵等工作提供檢索素材，用于更加智能和減省人力的無人化檔案庫房管理等。更多具有創(chuàng)新性、高效性、實(shí)用性的功能還有待我們結(jié)合今后工作的實(shí)際需求，在不斷完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理的過程中繼續(xù)探索和開發(fā)。

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作者單位：北京市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣站