崔玉珊

摘要：檔案收集作為整個檔案管理流程的首要一環(huán)，具有其獨特的戰(zhàn)略意義及地位。檔案收集的完整性直接影響檔案室藏資源的結(jié)構(gòu)、數(shù)量及質(zhì)量。本文將從近幾年來筆者在工作實踐中遇到的檔案收集工作中的若干問題入手，初步探討檔案收集難的成因及解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案收集管理流程檔案工作

檔案收集難是歷來檔案管理工作中存在的主要問題，成為檔案工作開展的掣肘之困。作為一名基層國有企業(yè)檔案工作者，筆者對此深有感觸。雖然有不少專家學(xué)者先后進(jìn)行了不同的研究及分析，然而檔案收集難的呼聲仍不絕于耳。下面筆者將根據(jù)自己的工作實踐，具體闡述遇到的問題并試述解決對策，以期與大家共同探討。

一、檔案收集的概念

對于檔案收集，《新編檔案管理概論》給出的定義是：“檔案收集是接收、征集檔案材料和有關(guān)文獻(xiàn)的活動。具體地講，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、組織、個人手中和散失在社會其他地方的檔案，有組織、有計劃地分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級各類檔案館，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理。”在這一定義中，檔案收集既包括接收，也包括征集；在《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1—2000）中，對于收集的定義“檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動”，也包括接收和征集兩個方面。從這兩個定義，我們可以看出檔案收集既包括接收，也包括征集，接收是被動接收其他部門、組織或個人移交的檔案，而征集則是檔案部門主動去收集檔案。

二、檔案收集工作實踐中暴露出來的問題

結(jié)合筆者實際工作中的情況分析，大部分部門或個人能主動移交檔案，但是也有很多部門或個人拒不移交檔案，將應(yīng)歸檔的文件存放于自己手中的情況。檔案收集工作中暴露出來的問題多種多樣，具體總結(jié)如下。

（一）對檔案工作重視程度低，未將其納入公司整體規(guī)劃

對于企業(yè)來說，經(jīng)濟(jì)效益占有重要的位置，因此難免存在對檔案工作的疏忽。有些公司沒有設(shè)置檔案管理崗位，而將節(jié)省下來的成本全部用于企業(yè)的廣告宣傳或業(yè)務(wù)推進(jìn)；有些公司存在檔案管理的盲區(qū)，沒有相關(guān)的檔案管理制度，檔案資料混亂，負(fù)責(zé)人責(zé)任不明確；有些公司雖然設(shè)置了檔案管理崗位，也有收集制度及檔案管理制度，但是未將其納入公司整體規(guī)劃，取得的效果不好，造成制度形同虛設(shè)。凡此種種，均導(dǎo)致檔案收集工作無法順利開展。

（二）員工離職及調(diào)崗頻繁導(dǎo)致檔案收集、管理難

部分企業(yè)每年都存在各種離職及換崗等情況，一方面老員工流失，很多檔案容易隨之流散到企業(yè)之外；另一方面新員工上崗之后，對所在公司及部門的業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理人員需要對其進(jìn)行再培訓(xùn)，才能確保其按時、高質(zhì)量地移交檔案。這種現(xiàn)狀導(dǎo)致檔案收集工作的形勢更加嚴(yán)峻。

（三）檔案形成部門對檔案收集的概念認(rèn)識不清

一是檔案形成部門不了解檔案的收集范圍，對收集材料的要求理解不到位，導(dǎo)致分不清哪些文件該歸檔，該歸檔文件未及時歸檔，造成企業(yè)重要文件材料丟失，使其失去原有的憑證價值；二是存在某些部門或個人雖然對檔案的收集范圍有準(zhǔn)確的理解和把握，但是在其具體的工作執(zhí)行過程中未留存文字記錄的情況。例如，本單位園林部門的同事雖然經(jīng)常對本單位的重要設(shè)備如泵站、空調(diào)機(jī)房等進(jìn)行巡檢，但未形成檢查記錄。

（四）檔案形成部門拒不配合檔案收集工作

部分企業(yè)存在檔案管理人員雖然主動進(jìn)行檔案征集工作，下發(fā)通知，明確歸檔范圍，但是相關(guān)檔案形成部門的人員不予以配合，以各種借口為由拒不移交檔案的情況。以筆者公司為例，造成這些部門拒不移交檔案的客觀原因主要是：工作忙，無時間整理檔案；檔案移交非本部門的主要本職工作。拒不移交檔案的心理原因則有以下幾點：擔(dān)心檔案部門搶了自己的功勞，擔(dān)心檔案部門泄密，或是覺得把檔案放在本部門利用起來更方便等。

三、檔案收集存在問題的解決策略

針對上述問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面進(jìn)行改進(jìn)：

（一）將檔案工作納入本企業(yè)的“十四五”規(guī)劃綱要

各企業(yè)力爭將檔案工作納入本企業(yè)“十四五”規(guī)劃綱要，如不能實現(xiàn)，至少應(yīng)納入本企業(yè)年度工作計劃當(dāng)中，與業(yè)務(wù)工作同計劃、同落實、同考核，年終評優(yōu)，納入績效考核；建章立制，確定科學(xué)合理的歸檔制度，對于已制定的檔案制度嚴(yán)格執(zhí)行，確保執(zhí)行效果。

在具體實施上，一方面檔案管理人員要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作的計劃、開展情況以及實際工作中遇到的矛盾和問題、檔案利用效果等，并不失時機(jī)地向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案知識、檔案發(fā)揮的重大作用；另一方面檔案管理人員要主動作為，為檔案工作者贏得地位，有為才能有位。檔案管理人員要充分利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策做參謀，同時做好服務(wù)工作，為各業(yè)務(wù)部門的工作開展提供便利，推進(jìn)將檔案工作列入本單位規(guī)劃中。

此外，檔案部門還要做好與業(yè)務(wù)部門（檔案形成部門）的溝通工作，及時提醒對方移交歸檔，如經(jīng)溝通及書面郵件提醒后，拒不按時移交檔案或者移交檔案不全的部門，可以進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部郵件通報或根據(jù)考核制度進(jìn)行績效扣分，以達(dá)到確保檔案應(yīng)歸盡歸的實際效果。

（二）完善檔案交接手續(xù)

首先是老員工離職之前進(jìn)行工作交接時，必須將所有檔案移交至檔案室方可離職。在具體執(zhí)行上，以筆者所在單位為例，我們在離職申請單上設(shè)置了檔案手續(xù)辦理一欄，如檔案未移交齊全或者存在借閱檔案未歸還等情況的，檔案管理人員有權(quán)不予簽字，這樣就確保了本單位的檔案不流失。在新員工接手之后，我們會對其進(jìn)行單獨的溝通和培訓(xùn)，并將其所在部門的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等以郵件形式告知，確保檔案移交工作不斷檔。

（三）確定科學(xué)合理的歸檔制度

當(dāng)前企業(yè)的變化日新月異，以筆者單位為例，組織機(jī)構(gòu)調(diào)整及伴隨的業(yè)務(wù)范圍調(diào)整時有發(fā)生，或者伴隨企業(yè)擴(kuò)張和發(fā)展壯大而不斷產(chǎn)生新部門、新子公司等，因此需要及時調(diào)整歸檔范圍，確保歸檔制度科學(xué)合理且具可操作性，具體實施上可分為以下兩點：

一是制定檔案收集制度時，要及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門或檔案形成部門進(jìn)行溝通，征求其意見后，再定稿。對于已定稿的檔案收集制度，則必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。如有任何不明白的地方，業(yè)務(wù)部門或檔案形成部門可向檔案管理人員隨時咨詢，但必須確保按時、保質(zhì)保量移交檔案。

二是對于檔案收集范圍很清楚，但在具體業(yè)務(wù)過程中并未形成書面材料的問題，則需要從源頭抓起。以筆者的工作實踐舉例說明，對于園區(qū)大型設(shè)備的巡檢，需要設(shè)備保養(yǎng)部門在日常工作中就制定“儀器設(shè)備巡檢記錄表”等文本；對于基建項目的工地巡查等，制定“工地檢查記錄表”或“***項目日報”，在進(jìn)行定期或不定期的巡視中，填寫并簽字。

（四）多措并舉，與檔案形成部門完美配合

對于客觀原因造成的拒不歸檔，第一，企業(yè)檔案管理部門積極主動催要，在歸檔日期前，主動發(fā)郵件給相關(guān)部門，提醒其按照檔案管理制度規(guī)定的時間進(jìn)行移交歸檔；第二，對于催收之后仍不移交的，在文件移交月過后，對本年度各部門移交情況（比如移交的及時性、完整性、移交數(shù)量）進(jìn)行郵件通報，提出改進(jìn)和不妥之處，以敦促各部門配合下一年度的移交歸檔工作；第三，對于覺得檔案移交手續(xù)復(fù)雜的部門，加強對其立卷歸檔的指導(dǎo)和監(jiān)督，積極主動提供幫助，必要時，也可承擔(dān)部分文件的立卷任務(wù)；第四，發(fā)揮檔案管理部門的主觀能動作用，采取必要的控制措施，及時了解、掌握單位工作動向，對某些重要活動的文件可跟蹤收集。以筆者所在單位為例，對于領(lǐng)導(dǎo)出國考察等重大活動，均采取跟蹤收集方式。

對于主觀原因造成的檔案收集不上來的問題，則需要有針對性地與該部門的人員進(jìn)行溝通，消除顧慮，改變其觀念，讓其認(rèn)識到存檔的重要性。以筆者所在單位為例，首先，對于擔(dān)心檔案管理部門泄密的，我們通過定期培訓(xùn)活動增強檔案形成部門兼職檔案人員或文檔管理人員對檔案管理工作的了解，幫助其打消顧慮。其次，通過多種行之有效的宣傳方式，廣泛宣傳檔案收集的意義和政策，具體做法是：我們將集團(tuán)各部門的歸檔范圍印刷成了三折頁，并印制了檔案科普漫畫宣傳小手冊，所有兼職檔案人員人手一份，同時制作H5視頻。實踐證明，這些方式已初步取得成效。

綜上所述，檔案收集作為檔案整個管理環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，意義重大。在企業(yè)日后的發(fā)展中，一方面企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要增強檔案意識，把檔案收集工作納入年度規(guī)劃中，常抓不懈；另一方面檔案管理人員也要不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，并創(chuàng)造性地開展檔案收集工作。檔案事業(yè)“功在當(dāng)代，利在千秋”，在發(fā)展過程中，企業(yè)只有高度重視檔案收集工作，才能助力再創(chuàng)新輝煌！

參考文獻(xiàn)：

[1]李洪合，趙愛國.新編檔案管理概論[M].北京：中國文史出版社，2012：40.

[2]贠霄雄.科研生產(chǎn)企業(yè)科技檔案收集歸檔管理問題與完善對策[J].北京檔案，2018（10）：30-32.

[3]劉東斌.對檔案收集的若干思考[J].檔案管理，2009（1）：38-40 .

作者單位：中德聯(lián)合集團(tuán)有限公司