徐歡

摘要：當今社會是信息化社會、大數(shù)據(jù)時代，在這種社會環(huán)境下，檔案管理也面臨著轉(zhuǎn)型，檔案的數(shù)據(jù)化管理將必然會取代傳統(tǒng)檔案管理的模式，成為主流的管理方法。目前，我國對檔案數(shù)據(jù)的研究還存在著很多問題，比如概念不明確、思維模式傳統(tǒng)、內(nèi)涵泛化模糊等。本文針對這些諸多問題，嘗試闡明檔案的數(shù)據(jù)管理的概念，并通過綜合分析傳統(tǒng)檔案管理與檔案數(shù)據(jù)管理之間的聯(lián)系與矛盾方面，來總結(jié)檔案的數(shù)據(jù)管理要點，明確檔案數(shù)據(jù)管理要成功從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)型的前提就是需要培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)意識，并且將檔案數(shù)據(jù)的開放作為轉(zhuǎn)型目標，讓檔案人員都能接受專業(yè)的數(shù)據(jù)科學教育。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);傳統(tǒng)檔案管理;檔案數(shù)據(jù)管理;轉(zhuǎn)型

一、當今時代檔案管理的重要性

當今社會是信息化爆炸的時代，各類信息和數(shù)據(jù)都較以往有著超大幅度的增長，而檔案的管理人員對這種瘋狂的增長有著更為貼切的體會，面對每天巨大的信息和數(shù)據(jù)，管理人員深感任務(wù)艱巨，而傳統(tǒng)的檔案管理已然不能滿足當下的工作需求，在這種情況下，檔案的數(shù)據(jù)管理模式就成為了發(fā)展的新方向，尤其是知識經(jīng)濟的如今，大數(shù)據(jù)管理的重要性愈加凸顯。

1、當今時代檔案數(shù)據(jù)的特點

在大數(shù)據(jù)時代的社會環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的特點也有所變化，現(xiàn)如今的檔案數(shù)據(jù)不僅包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案資源和電子文件等，也包括網(wǎng)絡(luò)中的社交媒體文件和網(wǎng)頁資源等等。就目前我國學者對檔案數(shù)據(jù)的研究和闡述而言，筆者認為，當今檔案數(shù)據(jù)涵蓋了檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案收集、檔案存儲、檔案開放等全過程，這些形成的新數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)都可以稱之為檔案數(shù)據(jù)。

2、傳統(tǒng)檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型

所謂傳統(tǒng)檔案管理，主要是指以檔案內(nèi)容和檔案的實體為主要核心而進行管理的工作方式，雖然科學技術(shù)不斷革新給檔案的管理帶來了新的挑戰(zhàn)，但檔案管理的實質(zhì)核心并沒有變，同時也給檔案管理提供了新的機遇，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理有了新的選擇和思維途徑，要求檔案管理工作人員必須要以“全數(shù)據(jù)”的方式來不斷發(fā)覺被忽略的檔案和重新審視已經(jīng)結(jié)束或是正在進行的檔案工作。

二、檔案管理新舊模式的交融與沖突

1、來源原則

來源原則作為檔案學的一種支柱理論，不僅在電子文件時代有著非常重要的意義和非常崇高的地位，在當今大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)管理模式中也備受尊重。就傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，非常注重檔案收集和整理全過程的完整性，并且中心在機關(guān)單位的文件完整性和存儲位置的相互關(guān)聯(lián)性;而在電子文件時代則更加注重元數(shù)據(jù)的重要性，因為脫離了元數(shù)據(jù)，那么檔案就無從考究，這也就是在大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理也離不開對元數(shù)據(jù)依賴的原因，因為任何的檔案數(shù)據(jù)采集都以其為依據(jù)。

2、鑒定原則

新舊檔案管理模式對于來源原則并沒有其明顯沖突，但在鑒定原則上，二者就存在了分歧。傳統(tǒng)的管理模式主要是運用“直接鑒定”的方式，即由檔案管理工作人員通過一件件對文件內(nèi)容進行直接審閱來判斷文件是否存在價值。而在大數(shù)據(jù)時代下，判斷電子文件的鑒定方式有兩種，一種是對文件內(nèi)容的鑒定，還有一種則是技術(shù)鑒定。雖然就傳統(tǒng)檔案管理模式而言，檔案數(shù)據(jù)管理中有著對技術(shù)鑒定的沿用，但是二者也存在沖突，即檔案數(shù)據(jù)管理更加側(cè)重技術(shù)鑒定而非內(nèi)容鑒定，正因檔案數(shù)據(jù)管理當中要求工作人員以“全數(shù)據(jù)”的眼光來看待檔案，導(dǎo)致原本的鑒定焦點從內(nèi)容上有了轉(zhuǎn)移。

3、開放利用

檔案數(shù)據(jù)的開放利用必然會面臨一個重要問題，那就是隱私權(quán)和知情權(quán)的平衡。無論是傳統(tǒng)檔案管理模式還是數(shù)據(jù)檔案管理模式，都無法避免這個問題。傳統(tǒng)檔案管理的側(cè)重點在于維護國家利益，只有在檔案被解密后才能開發(fā)利用，甚至有的檔案永遠都得不到開發(fā)利用。而檔案數(shù)據(jù)管理中對個人隱私保護的矛盾更為突出。

三、檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的方向

1、培養(yǎng)數(shù)據(jù)意識

數(shù)據(jù)意識最早是由美國《時代》周刊所提出，該周刊認為總統(tǒng)奧巴馬之所以能夠成功擊敗羅姆尼關(guān)鍵就在于數(shù)據(jù)意識和對數(shù)據(jù)的挖掘。為了贏得選舉，他們用了將近兩年的時間來建立選民數(shù)據(jù)庫，將零碎的個體進行匯總，并利用數(shù)據(jù)庫做出預(yù)測建模，之后根據(jù)實際不斷的校正，而此次選舉中，羅姆尼卻仍是沿用了傳統(tǒng)統(tǒng)計方式。由此可見，只有意識到數(shù)據(jù)重要性的人們，才能夠有更廣闊的的情報價值事業(yè)和檔案內(nèi)容價值的認識，檔案管理工作人員也正需要重視數(shù)據(jù)挖掘工作，重視檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，以及重視數(shù)據(jù)融合后的升值空間，才能夠全方位的對檔案數(shù)據(jù)管理工作進行全方位的布局。

2、將數(shù)據(jù)開放作為目標

數(shù)據(jù)開放的最終目的是讓人們對檔案數(shù)據(jù)進行免費、自由的收集、訪問等。但是在檔案數(shù)據(jù)的開放過程中存在三個重要的問題：其一，幫助用戶克服技術(shù)壁壘。在檔案數(shù)據(jù)開放平臺中，檔案管理工作人員不僅要提高檔案數(shù)據(jù)處理的能力，還要降低檔案數(shù)據(jù)的獲取難度;其二，做好宣傳引導(dǎo)，幫助人們更好的獲取開放的檔案數(shù)據(jù)。政府和國家要從公共文化服務(wù)的立場上考慮，讓人們能夠使用更多的免費檔案數(shù)據(jù)，喚醒檔案數(shù)據(jù)的潛在價值;其三，完善相關(guān)法律規(guī)定。要平衡檔案數(shù)據(jù)開放和隱私權(quán)之間的關(guān)系，出臺法律明確規(guī)定開放的權(quán)責、開放的界限以及開放的程序等，讓檔案數(shù)據(jù)開放有法律保駕護航。

3、重視人才培養(yǎng)

傳統(tǒng)的檔案學課程已經(jīng)不能夠滿足當今檔案數(shù)據(jù)管理的需求，為了培養(yǎng)工作人員的數(shù)據(jù)意識，就需要在檔案學當中增加數(shù)據(jù)科學的課程，例如計算機科學、統(tǒng)計學、信息學等等，讓檔案學學生能夠受到系統(tǒng)的培養(yǎng)，在數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析方面能力都能得到更好的教育。當然，在高等院校開展此類課程教育較易操作，但也應(yīng)當注重社會學子，讓更多愿意在檔案學方向發(fā)展的人能夠得到專業(yè)的教育，建議開設(shè)線上和線下兩種方式，讓教學的模式更加的靈活。

時代在不斷變化，只有不斷的發(fā)展，才能夠滿足當前檔案管理的需求，而那些具備數(shù)據(jù)和檔案知識的復(fù)合型人才，將更適合檔案管理的崗位。

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