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        醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用

        2020-03-31 16:35:00羅蘭
        現(xiàn)代營銷·理論 2020年3期
        關(guān)鍵詞:PDCA循環(huán)醫(yī)院

        羅蘭

        摘要:目的: 探究醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用效果。方法: 本院文書檔案管理辦公室于2015年12月-2016年12月期間實施PDCA循環(huán)法管理醫(yī)院文書檔案,此前均以常規(guī)管理法管理醫(yī)院文書,對比常規(guī)管理組(2014年12月-2015年12月)、PDCA循環(huán)管理組文書檔案管理效果差異。結(jié)果: PDCA循環(huán)管理組的文書缺損率及檔案丟失率均低于常規(guī)管理組,差異具有統(tǒng)計學(xué)意義(P<0.05)。結(jié)論: 以PDCA循環(huán)法管理醫(yī)院文書檔案,可降低文書缺損率及檔案丟失率。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;文書檔案管理;PDCA循環(huán)

        前言:

        醫(yī)院文書檔案管理水平是醫(yī)院整體管理水平的表現(xiàn)[1]。良好的醫(yī)院文書檔案管理可為醫(yī)院病案查找提供基礎(chǔ)。但當前醫(yī)院文書檔案管理效率低下,常會出現(xiàn)文書毀損及檔案丟失現(xiàn)象。PDCA循環(huán)管理法作為近年新提出的管理模式,包括計劃、實施、檢查和處理四個步驟。PDCA循環(huán)法可在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題中實現(xiàn)循環(huán)往返,實現(xiàn)管理質(zhì)量的整體性提升。一線醫(yī)院已將其應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理中,效果確切。為探究其是否適用于我院,本文就其應(yīng)用效果開展如下探究。

        一、資料與方法

        1.1一般資料

        本院文書檔案管理辦公室于2014年12月-2015年12月期間實施常規(guī)文書檔案管理,共管理文書檔案7703份。后本院文書檔案管理辦公室于2015年12月-2016年12月期間實施PDCA循環(huán)管理法,共管理文書檔案8031份。本次兩組文書檔案來自相同科室,并由專人保管。兩組保管人員及來源相比,無統(tǒng)計學(xué)差異(P>0.05)。

        1.2方法

        常規(guī)管理組:①加強文書常規(guī)管理,完善相關(guān)登記制度及懲處條例。②嚴格明令文書管理標準,禁止文書涂改,銷毀,搶奪及盜竊事件的出現(xiàn)。③因搶救急危重病人時時間緊迫,未能及時書寫文書。故應(yīng)在搶救結(jié)束后6h叮囑相關(guān)人員完善記錄,并注明。④完善文書病例的編號,依照編號歸檔。⑤患者出院前三個工作日內(nèi)或死亡五個工作日內(nèi)將病案全部收歸病案室,定期對病案進行檢查,如發(fā)現(xiàn)問題及時解決。⑥確認復(fù)印或復(fù)制的病歷無誤方可加蓋印章。

        PDCA循環(huán)管理組:①計劃階段(P):首先,預(yù)以規(guī)章制度規(guī)范文書檔案管理工作。規(guī)章制度的制定需以文件檔案收集和歸檔為重點。完善相關(guān)獎懲條例以降低檔案管理缺失率。健全檔案文書分類工作原則,合理區(qū)分各科室文書檔案減少檔案混淆事件。其次,定期組織檔案管理人員培訓(xùn),提升檔案管理人員技能。最后,完善檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)備,實現(xiàn)辦公自動化,提高檔案管理軟硬件設(shè)備。②實施階段(D):首先,依照《國家檔案局8號令》、《X省歸檔文件整理規(guī)則》、《X省檔案管理條例》等文件制定文書檔案管理規(guī)章制度。其次,建立明確的崗位責任制度和獎懲條例,具體包括檔案整理、歸檔和檔案銷毀的分工和責任歸屬。第三,健全檔案文書分類工作原則。依照《檔案文書管理細則》制定院內(nèi)檔案文書分類工作原則,規(guī)范各類科學(xué)檔案的管理規(guī)則,強化工作人員檔案分類檔案意識。第四,完善文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作。依照院內(nèi)相關(guān)規(guī)章制度為相關(guān)人員開展培訓(xùn),提升其工作重視度,規(guī)范其工作流程。定期組織相關(guān)人員參加文書檔案管理工作交流會,提升其工作水平及技能。最后,健全院內(nèi)計算機設(shè)備、辦公自動化系統(tǒng)及檔案管理設(shè)備,聘請計算機系統(tǒng)維護相關(guān)技術(shù)人員,確保檔案管理軟硬件設(shè)備的正常運行。③檢查階段(C):組建文書檔案管理監(jiān)察小組,選取各科室負責人和文書檔案管理部門相關(guān)人員擔任。定期檢查文書檔案管理工作效果,不定期抽查文書檔案完善情況。如發(fā)現(xiàn)文書檔案管理存在問題,及時責令整改。④總結(jié)和反饋階段(A):針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行研討解決對策。找出導(dǎo)致這些問題的原因,研究最佳解決方案。針對本次文書檔案管理不到位的地方進行重點突破,確保問題在下一階段得以解決,促進文書檔案管理質(zhì)量螺旋式上升。

        1.3評價指標

        觀察對比兩組醫(yī)院文書檔案管理效果(文書缺損率、檔案丟失率)[2]。

        1.4統(tǒng)計學(xué)方法

        把SPSS21.0軟件作為數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,計數(shù)資料以n(%)表示,采用連續(xù)校正卡方檢驗。如P<0.05則差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

        二、結(jié)果

        PDCA循環(huán)管理組文書缺損率及檔案丟失率低于常規(guī)管理組,差異具有統(tǒng)計學(xué)意義,P<0.05。

        3.討論

        PDCA循環(huán)管理法是近年來醫(yī)院管理工作常用的方法,但本院尚未將其用于文書檔案管理工作。故本次結(jié)合本院實際情況,細化其四個步驟,將其落實于實踐中[3]。經(jīng)本次計劃、實施、檢查、總結(jié)反饋可知,以PDCA循環(huán)管理法管理醫(yī)院文書檔案效果理想。計劃階段可指定科學(xué)合理的發(fā)展方針,樹立明確的文件檔案管理目標,制定科學(xué)的管理計劃[4]。實施階段可將計劃的內(nèi)容付諸于實踐,使其與本院實際情況相融合。檢查階段可針對實踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題進行匯總,有利于觀察本院文書檔案管理中存在的問題。總結(jié)和反饋可針對當下存在的問題進行分析和討論,為下一步問題解決鋪設(shè)道路。故以PDCA循環(huán)法用于醫(yī)院文書檔案管理工作,可實現(xiàn)文書檔案質(zhì)量的螺旋式上升。但本次PDCA循環(huán)法用于文書檔案管理中,培訓(xùn)開展相對倉促。故日后本院將進一步完善相關(guān)人員培訓(xùn)工作,以提升PDCA循環(huán)管理的效果。

        綜上所述,醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)法的應(yīng)用可降低文書缺損率及丟失率,保證文書完整性,效果理想。

        參考文獻:

        [1] 余曉燕. PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運用[J]. 醫(yī)學(xué)信息, 2016, 29(20):13-14.

        [2] 張艷軍. PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用[J]. 河北醫(yī)學(xué), 2012, 18(4):564-565.

        [3] 郭云. 醫(yī)院文書檔案管理中實踐PDCA循環(huán)理論[J]. 世界臨床醫(yī)學(xué), 2015, 9(4):250-251.

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