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        財(cái)務(wù)共享中心智能化升級(jí)措施探析

        2020-03-31 03:09:12肖旺祥
        財(cái)會(huì)學(xué)習(xí) 2020年6期
        關(guān)鍵詞:智能化

        肖旺祥

        摘要:目前我國(guó)大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心由于管理模式落后,面臨較多的問(wèn)題,遠(yuǎn)未達(dá)到企業(yè)管理者設(shè)置時(shí)的初始目的。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng),利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù),以及系統(tǒng)集成等方式,可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的智能化升級(jí),提高財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值,達(dá)到企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)可控、效率提升、成本降低的預(yù)期目標(biāo)。

        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享;智能化;信息系統(tǒng)

        一、目前財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施中存在的問(wèn)題

        (一)財(cái)務(wù)人員工作機(jī)械化,人員管理難導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)

        大多數(shù)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心的初衷,都是為了通過(guò)集中財(cái)務(wù)處理,提高財(cái)務(wù)人員的工時(shí)利用率,從而達(dá)到減少人力,降低成本的目的。而目前雖然大部分企業(yè)都有財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng),但大部分工作仍然主要依賴(lài)人工操作完成。這使得財(cái)務(wù)人員的工作過(guò)于重復(fù)單一。同時(shí)由于流水化作業(yè),每個(gè)財(cái)務(wù)人員往往只聚焦于某一部分業(yè)務(wù)操作,很難全面了解學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識(shí),提升業(yè)務(wù)理解和判斷能力。

        在這種工作環(huán)境下,很難培養(yǎng)出具有較高專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的財(cái)務(wù)人員。也很難留住專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的財(cái)務(wù)人員。這導(dǎo)致一方面財(cái)務(wù)人員流動(dòng)性較高,財(cái)務(wù)工作交接處理較多;另一方面由于逆向選擇,留下來(lái)的都是專(zhuān)業(yè)水平較一般的人員。同時(shí)由于大量財(cái)務(wù)工作集中處理,使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)極高。

        (二)財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)太過(guò)獨(dú)立,難以協(xié)同利用

        很多企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心時(shí),往往簡(jiǎn)單定位于一個(gè)賬務(wù)和單據(jù)處理中心,而作為一個(gè)獨(dú)立的作業(yè)中心管理。因此在建設(shè)財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)時(shí),也僅把它作為一個(gè)獨(dú)立的信息系統(tǒng)予以規(guī)劃[1]。并未考慮到與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。這一方面導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)很難利用其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),來(lái)簡(jiǎn)化共享中心的手工作業(yè),造成很多重復(fù)性的工作;另一方面,業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)也很難抓取財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),生成各類(lèi)管理報(bào)表,為生成管理和決策提供參考和依據(jù)。這實(shí)際上造成了一種數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。

        (三)缺乏跨區(qū)域作業(yè)有效方式,管理效率與內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)難以平衡

        由于財(cái)務(wù)集中化作業(yè),往往涉及跨區(qū)域管理。比如很多光伏集團(tuán),涉及企業(yè)往往覆蓋全國(guó)幾十個(gè)省市。由于每個(gè)地區(qū)財(cái)稅政策都有一定差異,導(dǎo)致集中化稅務(wù)處理流程復(fù)雜。目前很多企業(yè)的共享信息系統(tǒng),很難遠(yuǎn)程高效的處理當(dāng)?shù)囟悇?wù)事項(xiàng)。集中化處理的效率往往還不如屬地化處理。而且由于信息溝通不暢又往往導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。另外由于距離遠(yuǎn),原始單據(jù)傳遞也往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如按照大多數(shù)國(guó)有企業(yè)的固有制度要求,很容易導(dǎo)致開(kāi)支報(bào)銷(xiāo)周期長(zhǎng),效率低下,業(yè)務(wù)人員怨聲載道。而如果為提高效率,簡(jiǎn)化審核程序,又往往難以滿(mǎn)足國(guó)企的內(nèi)控要求。

        二、財(cái)務(wù)共享中心智能化升級(jí)措施

        (一)構(gòu)建數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)自動(dòng)化作業(yè)的智能化系統(tǒng),減少人工工作

        財(cái)務(wù)共享中心涉及最多的人工工作主要包括:財(cái)務(wù)單據(jù)審核和財(cái)務(wù)憑證制單、出具報(bào)表等。這些工作的一個(gè)共同特點(diǎn)就是,按照既定規(guī)則進(jìn)行相關(guān)作業(yè)。財(cái)務(wù)單據(jù)審核是參考企業(yè)的相關(guān)制度,而憑證制度和報(bào)表出具則按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和相關(guān)法規(guī)處理。這是建立通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)自動(dòng)化作業(yè)系統(tǒng)的有利前提[2]。

        1.財(cái)務(wù)單據(jù)的智能化審核。目前利用成熟OCR技術(shù),報(bào)銷(xiāo)人可以非常方便快捷的將各類(lèi)原始單據(jù)數(shù)據(jù)化,并體現(xiàn)到共享報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中。通過(guò)共享報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與掃描程序封閉化操作,保證單據(jù)金額與報(bào)銷(xiāo)金額完全一致。同時(shí)通過(guò)與稅務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),對(duì)發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e和防止重復(fù)使用。另外根據(jù)企業(yè)制度,針對(duì)不同審核流程設(shè)定相應(yīng)的審核規(guī)則。這樣當(dāng)流程達(dá)到財(cái)務(wù)審核節(jié)點(diǎn)時(shí),系統(tǒng)就可以自動(dòng)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員只需要最終核對(duì)原始憑證與報(bào)銷(xiāo)金額是否一致即可。大大降低了人工審核的工作量,在保證風(fēng)險(xiǎn)可控的同時(shí),極大的提高了單據(jù)審核效率。

        2.財(cái)務(wù)單據(jù)的智能化處理。通過(guò)打通共享報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)兩者之間數(shù)據(jù)流通。這樣針對(duì)不同類(lèi)型的單據(jù),只要根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求,設(shè)定相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理程序。當(dāng)相關(guān)單據(jù)完成各項(xiàng)審批節(jié)點(diǎn)后,系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)既定程序,在財(cái)務(wù)賬套中自動(dòng)生成憑證。財(cái)務(wù)人員則只需定期復(fù)核程序生成憑證的正確性即可。這基本免去了會(huì)計(jì)制單的工作,大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。

        (二)充分利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù),整合平臺(tái)資源,控制風(fēng)險(xiǎn),提高效率

        企業(yè)財(cái)務(wù)管理中不可避免的要對(duì)外聯(lián)系,主要包括稅務(wù)、銀行以及外部商業(yè)組織等。隨著互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與這些外部機(jī)構(gòu)之間,通過(guò)數(shù)據(jù)交換,互聯(lián)互通,在風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下,實(shí)現(xiàn)效率的提升和人工成本的降低。

        1.稅務(wù)業(yè)務(wù)的智能化處理。稅務(wù)業(yè)務(wù)由于時(shí)間方面的要求,集中處理往往給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)了極大的壓力。隨著金稅三期的上線(xiàn),電子發(fā)票的應(yīng)用,以及航天信息、百旺等公司對(duì)稅務(wù)申報(bào)系統(tǒng)的整合,為智能化稅務(wù)業(yè)務(wù)處理提供了可能。目前通過(guò)OCR掃描、電子發(fā)票等方式,發(fā)票認(rèn)證抵扣等業(yè)務(wù),基本可以實(shí)現(xiàn)很少人工干預(yù)下的半自動(dòng)化操作[3]。但在發(fā)票開(kāi)具、月度納稅申報(bào)、年度的匯算清繳等工作上,還占據(jù)著財(cái)務(wù)人員大量的時(shí)間。目前主要的障礙還在于各地稅務(wù)系統(tǒng)的差異和稅務(wù)管理政策的不同。但通過(guò)航天信息或百旺公司的系統(tǒng),就國(guó)內(nèi)而言,基本可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與納稅申報(bào)系統(tǒng),以及財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與開(kāi)票系統(tǒng)的對(duì)接。從而免去了財(cái)務(wù)人員大量的數(shù)據(jù)填寫(xiě)的工作量,提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和稅務(wù)業(yè)務(wù)處理效率。

        2.銀行業(yè)務(wù)的智能化處理。一般中等規(guī)模企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心,面對(duì)幾百個(gè)銀行賬戶(hù)是很正常的。這使得財(cái)務(wù)人員在收付款管理、銀行流水查詢(xún)、銀行對(duì)賬等工作方面壓力十分巨大。目前大部分銀行都開(kāi)通了銀企直聯(lián)功能,可以一定程度上減輕財(cái)務(wù)人員銀行業(yè)務(wù)處理的工作量。如有建設(shè)銀行推廣的禹道通達(dá)產(chǎn)品等,可以將不同銀行的賬戶(hù)信息集中化處理。但要真正發(fā)揮這些產(chǎn)品的功能,還需大幅加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)各個(gè)模塊之間的關(guān)聯(lián)。比如,費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)在共享報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中審核完成后,信息需通過(guò)銀企直聯(lián)自動(dòng)導(dǎo)入銀行系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)主管審核付款后,數(shù)據(jù)需自動(dòng)導(dǎo)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中制單等。這樣不僅可以大幅降低出納、會(huì)計(jì)的工作量,還可以有效防止差錯(cuò),提高效率。

        3.外部商業(yè)平臺(tái)的智能化整合。目前企業(yè)一般的外部采購(gòu)業(yè)務(wù)均可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)獲取。一般物資采購(gòu)有京東、天貓;差旅出行有攜程、去哪兒;打車(chē)有滴滴、嘀嗒等。將財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)和這些平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接,一方面可以提高業(yè)務(wù)的透明度,防止舞弊作假??梢詽M(mǎn)足大部分國(guó)企內(nèi)控要求;另一方面可以通過(guò)企業(yè)集中結(jié)算等方式,減少員工墊款,提高報(bào)銷(xiāo)效率,減少財(cái)務(wù)人員單據(jù)處理量。

        (三)加強(qiáng)系統(tǒng)集成,打通與業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)的對(duì)接

        財(cái)務(wù)共享中心要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的智能化處理,還需要集成內(nèi)部多方面的信息。比如報(bào)銷(xiāo)審核當(dāng)中的合同付款,財(cái)務(wù)審核時(shí)需對(duì)付款節(jié)點(diǎn)與合同條款進(jìn)行匹對(duì)。如果與企業(yè)的合同管理系統(tǒng)打通了,就可以直接調(diào)用其數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)審核。其他的如生成管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、客戶(hù)管理系統(tǒng)等,都涉及到信息共享和數(shù)據(jù)調(diào)用的需要。因此要實(shí)現(xiàn)智能化的財(cái)務(wù)共享,還必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與內(nèi)部其他管理系統(tǒng)之間的集成。

        另外財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)是大部分管理報(bào)表數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。在內(nèi)部系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上,可以及時(shí)準(zhǔn)確的自動(dòng)生成大部分管理報(bào)表,很多報(bào)表甚至可以按天更新,實(shí)時(shí)反饋。大大的提高了其作用效力,更貼近管理需要,提高了決策效率。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        財(cái)務(wù)共享中心主要職能在于集中處理企業(yè)相關(guān)財(cái)稅事項(xiàng)。在傳統(tǒng)的運(yùn)作方式下,存在較多的問(wèn)題。這些問(wèn)題導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心遠(yuǎn)未達(dá)到企業(yè)管理者設(shè)置時(shí)的最初預(yù)期目標(biāo)。財(cái)務(wù)共享中心要真正發(fā)揮其應(yīng)有的效力,必須對(duì)其作業(yè)模式進(jìn)行智能化升級(jí)優(yōu)化。當(dāng)前信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展,為其提供了可行途徑。通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的智能化系統(tǒng),充分利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù),整合平臺(tái)資源,集成內(nèi)部信息系統(tǒng),可以滿(mǎn)足在嚴(yán)格的內(nèi)控管理體系下,大幅提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率,降低人工成本,真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的目的。

        參考文獻(xiàn):

        [1]李金蓮,馬俊.集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)化提升[J].當(dāng)代會(huì)計(jì),2019 (03B).

        [2]韓金亮.大數(shù)據(jù)下集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享的構(gòu)建研究[J].財(cái)經(jīng)界,2019 (04).

        [3]張婧.論企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化[J].現(xiàn)代商業(yè),2018 (17).

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