張艷霞

【摘?要】如今社會(huì)在不斷的前進(jìn)發(fā)展，人民已經(jīng)不再滿足于“衣食住行”，高校的檔案管理中含有很強(qiáng)的科技知識(shí)，培育知識(shí)素養(yǎng)的重要途徑之一。與以往的高校檔案管理想必更加便捷，更加快速，方便各大高校對(duì)檔案進(jìn)行管理?，F(xiàn)在越來(lái)越多的高校使用信息化檔案管理，通過(guò)使用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)提高為學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量。本篇文章探討了信息化大背景下高校檔案管理的建設(shè)，為一些高校提供見(jiàn)解。

【關(guān)鍵詞】信息化;高校檔案管理;策略

引言：

當(dāng)前隨著高新技術(shù)的不斷普及，教育領(lǐng)域也需要對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，讓學(xué)生更多的接觸現(xiàn)代化技術(shù)，體驗(yàn)現(xiàn)代化發(fā)展，可以拓展他們的知識(shí)面。大多高校緊跟時(shí)代步伐，在檔案管理方面引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備就是一個(gè)很好的例子，讓大學(xué)生不限于傳統(tǒng)的檔案管理，讓檔案管理的方式更智能化，便捷了大學(xué)生以及大學(xué)教師日常查找信息。學(xué)校對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的不斷引進(jìn)，也讓如何高效的運(yùn)用這些現(xiàn)代化設(shè)備成為了當(dāng)代教育界的重要課題。

1 高校檔案管理存在的漏洞

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

高校的檔案管理工作并不是容易的事情，檔案數(shù)量之多，內(nèi)容之雜，是一件耗時(shí)耗力的工作。然而很多高校并未意識(shí)到檔案工作的細(xì)節(jié)和重要，并未及時(shí)更新基礎(chǔ)設(shè)施。一些基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足如今學(xué)生的需求，久而久之檔案管理工作會(huì)成為冷門工作。

1.2 管理人員專業(yè)性低

很多高校檔案管理的服務(wù)人員是一些兼職的大學(xué)生，這些大學(xué)生對(duì)檔案管理的具體措施以及管理模式不熟悉，只是普普通通最基本的服務(wù)，這些其他大學(xué)生們也可以做到，并未發(fā)揮真正的檔案管理服務(wù)用處。還有的檔案管理服務(wù)人員是一些文職，稍微具有管理能力的人，對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)不通。如果他們遇到一些專業(yè)性的問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)解決。

2 分析高校檔案管理建設(shè)的有效方法

2.1 利用人工智能，提供自助服務(wù)

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中，主要的服務(wù)是“人”，需要依靠人力來(lái)維持檔案管理的正常運(yùn)作，然而一些高校里從事檔案管理的的工作人員服務(wù)過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，例如服務(wù)態(tài)度差，服務(wù)人員素質(zhì)低，專業(yè)程度不足等。大學(xué)生對(duì)于一些專業(yè)檔案管理方面的知識(shí)，若是在查詢檔案過(guò)程中遇到態(tài)度惡劣的服務(wù)人員，可能就會(huì)出現(xiàn)害怕抵觸的心理狀態(tài)，甚至?xí)适?duì)檔案管理的興趣。當(dāng)今技術(shù)的發(fā)展，檔案室中引進(jìn)人工智能，對(duì)一些服務(wù)質(zhì)量差的人員進(jìn)行適當(dāng)裁剪，減少非專業(yè)服務(wù)人員的數(shù)量，優(yōu)化關(guān)于人工智能的硬件服務(wù)，讓人工智能代替一些人力服務(wù)，增設(shè)學(xué)生自助查閱檔案和檔案管理功能。

2.2 利用檔案管理大數(shù)據(jù)分析

在當(dāng)代小學(xué)檔案室中，檔案的管理也是需要重視的一個(gè)問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案管理需要利用大量的人力來(lái)進(jìn)行采集、匯編、整理等統(tǒng)計(jì)，然而很多大學(xué)對(duì)檔案管理并不了解，無(wú)法對(duì)檔案的條文規(guī)定有明確的認(rèn)知，自然就難以嚴(yán)格遵守檔案的管理，所以也會(huì)讓高校檔案的相應(yīng)管理更加的困難，科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)為檔案管理進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，管理員可以對(duì)學(xué)生的查詢數(shù)據(jù)、出入系統(tǒng)進(jìn)行有效精準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)，極大的便捷了管理員的日常工作，用大數(shù)據(jù)代替人工計(jì)算，讓繁雜的工作簡(jiǎn)潔化。如今已經(jīng)有檔案管理系統(tǒng)來(lái)特別應(yīng)用于高校檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，不需要用戶付費(fèi)購(gòu)買其他服務(wù)器，也不需要擔(dān)心用戶信息數(shù)據(jù)計(jì)算出錯(cuò)或數(shù)據(jù)被盜，根據(jù)指示指導(dǎo)用電腦安裝成功檔案管理系統(tǒng)后便可以立即使用，通過(guò)此系統(tǒng)檔案管理可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算，自助查詢，精確的檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)，節(jié)省掉了很多不必要的流程，也讓檔案管理的運(yùn)營(yíng)更加智能、簡(jiǎn)潔化。

2.3 增加電子檔案管理系統(tǒng)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理全部采用人工查找，相對(duì)設(shè)備也比較老化，如今高校檔案管理引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，也是對(duì)如今大學(xué)生教育實(shí)際情況的適應(yīng)。當(dāng)今大學(xué)生的生活離不了高新電子設(shè)備，手機(jī)電腦已經(jīng)成為了大學(xué)生普遍接觸的事物，可以下載有關(guān)檔案管理的軟件，通過(guò)專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)生直接在手機(jī)上就可以進(jìn)行檔案管理工作。

2.4 設(shè)置區(qū)域內(nèi)檔案信息共享模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式有一定的局限性，可以在高校檔案處內(nèi)設(shè)置獨(dú)立的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，例如建立校園檔案室獨(dú)立的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，當(dāng)學(xué)生在館內(nèi)連接區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候可以共享檔案資源。同時(shí)也可以設(shè)置自己專門的網(wǎng)站，學(xué)生登陸網(wǎng)站輸入信息可以實(shí)現(xiàn)查看檔案內(nèi)實(shí)時(shí)資源和提前預(yù)約，學(xué)生以在查找之前查看檔案室的信息和數(shù)量情況。學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)站得到數(shù)據(jù)知道是否自己需要的檔案已被他人提前借走使用。

結(jié)束語(yǔ)：

在信息化時(shí)代中，高新技術(shù)的不斷發(fā)展普及為學(xué)生的教育提供了很大的便利，讓現(xiàn)代化技術(shù)走入當(dāng)代高校檔案管理，相關(guān)設(shè)施設(shè)施更加先進(jìn)化、智能化，對(duì)高校大學(xué)生極教師的日常學(xué)習(xí)生活來(lái)說(shuō)是很大的便利。除了關(guān)注那些耗費(fèi)巨大資金引進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備外，我們更需要關(guān)注這些現(xiàn)代化技術(shù)引進(jìn)之后的使用效果，該如何正確使用這些現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，如何最大程度的發(fā)揮這些設(shè)備的效率。解決好這些問(wèn)題才能夠更是服務(wù)學(xué)生。

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（作者單位：武漢生物工程學(xué)院）