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        醫(yī)院人事檔案信息化的思路分析

        2020-03-27 12:23:05傅雪梅
        卷宗 2020年3期
        關(guān)鍵詞:人事檔案思路信息化

        摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進步,我國信息化技術(shù)獲得了進一步發(fā)展。信息化技術(shù)也在很多行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用,在減輕人員工作量、提升數(shù)據(jù)分析科學(xué)性等方面取得了顯著成效。其中在人事檔案管理方面的應(yīng)用就是很重要的一項。本文就醫(yī)院人事檔案信息化管理進行了研究,首先分析了當前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀,人事檔案信息化管理的意義,最后提出一些具體的建設(shè)思路,希望能夠給相關(guān)單位人事檔案信息化建設(shè)工作的開展提供一定的幫助。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案;信息化;思路;分析

        在當今社會,人事檔案管理的重要性日益凸顯出來。而利用信息化技術(shù)可以提升人事檔案整理存檔的效率及科學(xué)性,總體提升人事檔案的整理速度和利用率。

        1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

        醫(yī)院內(nèi)部人員種類及用工形式復(fù)雜,其中醫(yī)院內(nèi)部人員不僅分為醫(yī)生、護士,醫(yī)生、護士還會因為科別的不同而具有多樣性。而醫(yī)院內(nèi)部人員聘用制度不僅包括正式編制,還包括一些合同制及勞務(wù)派遣性質(zhì)的醫(yī)護人員,醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理存在明顯的復(fù)雜性。而傳統(tǒng)的人事檔案管理具有一定的局限性,未能將人事檔案進行有效管理利用,只是為內(nèi)部人事檔案當做人事調(diào)動、工資劃分的依據(jù),未對人事檔案資源進行有效劃分管理,整體管理效率低下,對醫(yī)院的機構(gòu)優(yōu)化調(diào)整不利[1]。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展及信息技術(shù)在各行各業(yè)中應(yīng)用的效果展現(xiàn),為醫(yī)院人事檔案管理工作奠定了一定的基礎(chǔ)。通過實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化,來提升醫(yī)院人事檔案管理的效率及檔案利用率,為促進醫(yī)院的進一步發(fā)展貢獻力量。

        人事檔案的信息化管理,具體是指使用計算機信息技術(shù)來對人事檔案進行管理,其中涉及的工作基礎(chǔ)包括檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建、人事資源分類、檔案管理規(guī)劃等。其中檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建過程,要根據(jù)人事需求進行具體的人事檔案數(shù)字信息整合,并以統(tǒng)一的形式進行歸類存檔。然后通過合理地應(yīng)用信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺來進行人事管理框架構(gòu)建,起到減少人力工作量及成本、擴寬人事檔案管理渠道、提升檔案管理效率、增強檔案管理完整性的目的,給醫(yī)院進行人事任命、調(diào)整等方面的決策提供數(shù)據(jù)支持[2]。

        2 醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

        1)提高信息管理精準度。傳統(tǒng)人事檔案是紙質(zhì)版的,檔案管理中主要的工作是分類歸檔存放和拿取。但是由于醫(yī)院人員用工性質(zhì)及科別等存在很大不同,人員較多,所以傳統(tǒng)人事檔案管理工作量很大,尤其是在涉及人事調(diào)整時,需要及時對人員檔案進行及時的修改,實際操作中技術(shù)難度很大,使得人事檔案管理的精準度受到影響。而信息化技術(shù)的應(yīng)用,可以通過簡單的搜索功能調(diào)出相應(yīng)人員的資料,并第一時間進行調(diào)整、變更,能夠有效提高人事檔案信息管理的精準度。

        2)提升管理工作效率。隨著醫(yī)院內(nèi)部工作人員從業(yè)年限的增長,其受到獎懲及任職的經(jīng)歷也會逐步增加,在傳統(tǒng)人事檔案管理中需要根據(jù)目錄來人工查找相關(guān)人員的信息,工作開展效率低[3]。但是信息化實現(xiàn)以后,可以利用網(wǎng)絡(luò)計算機平臺將人事檔案進行歸檔分類,并可以錄入電子版信息,很多時候只需要在計算機上搜索關(guān)鍵詞,就可以即時查詢到相關(guān)信息,提高了人事管理的工作效率。

        3)解決傳統(tǒng)人事檔案存在的問題。傳統(tǒng)人事檔案中歸檔、管理的都是紙質(zhì)版的資料,而管理者都是人。對工作人員而言,工作內(nèi)容比較繁瑣,且院內(nèi)各級領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視,導(dǎo)致工作人員工作積極性不高。與此同時,紙質(zhì)版的資料存在占據(jù)空間面積大、易受損壞等問題。而人事檔案信息化的實現(xiàn),可以利用電子數(shù)據(jù)庫的形式來對人事檔案存檔及部分內(nèi)容進行記錄,存儲、查閱方便,且具有易保存性,有效地彌補了傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的不足之處,提升了人事檔案管理效率[4]。與此同時,使用信息化管理以后,可以提升檔案查閱、修改效率,降低管理人員勞動量,起到節(jié)約人力資源的目的,進而幫助醫(yī)院提升人事資源整合結(jié)果,促進人才配置的合理性,進而保障醫(yī)院獲得更長遠的發(fā)展。

        3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的應(yīng)用策略

        1)構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)。人事檔案信息化管理的第一步是構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)系統(tǒng)涵蓋很多的信息,既包括醫(yī)院內(nèi)部人員的人事管理信息及相應(yīng)的工作信息等檔案信息,又包括一定的分類劃分區(qū)域、數(shù)據(jù)過渡區(qū)及劃分依據(jù)等??傊ㄟ^建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)來降低人事檔案管理過程中耗費的時間,為數(shù)據(jù)檢索、修改提供便利[5]。常見的建立方式是根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部人員職級進行人員組織劃分,構(gòu)建人員組成框架,然后在對應(yīng)的職級下輸入相應(yīng)的人員的信息,并在人員職位、級別、個人技能等級、工作年限發(fā)生變動時進行相應(yīng)的調(diào)整。這個過程中要保證操作的即時性,避免因為數(shù)據(jù)調(diào)整不及時影響檔案管理效率,同時減少不必要的空間占用。而員工信息錄入時,要保證員工信息模板的統(tǒng)一性,方便后期管理更新,提高人事部門的工作效率。

        2)完善規(guī)章制度。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”,規(guī)章制度的制定可以對事物的發(fā)展形成一定的約束作用,對維持事物正向發(fā)展具有重要作用。因此要實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化,就必須有針對性地制定一系列的制度,對后期系統(tǒng)維護管理、人員職責規(guī)范等進行規(guī)定,提高管理人員對檔案管理工作的認知程度,同時提高檔案信息的精準度。

        3)提升管理人員的綜合素質(zhì)。首先,對現(xiàn)有管理人員進行職業(yè)技能培訓(xùn),其中技能要包括專業(yè)技能和管理能力等知識,保證相關(guān)人員能與時俱進適應(yīng)新信息化系統(tǒng)的應(yīng)用,并能正確地進行操作。其次,為了保證相關(guān)人員的工作積極性,定期進行工作崗位比武活動,提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和責任意識[6]。再次,開展定期工作總結(jié)匯報工作,對人事檔案管理工作中的突出問題進行講解,對人員的工作進行評價、評比,并設(shè)置一定的獎項,給工作積極努力的人員一定的鼓勵。同時使所有工作人員明白自身的優(yōu)缺點,可以有針對性地提升。最后,提升管理人員的保密意識,通過培訓(xùn)、座談、簽訂保密協(xié)議等形式,來對管理人員進行約束,避免因為信息泄露造成醫(yī)院人才流失或影響醫(yī)院內(nèi)部人員及醫(yī)院的聲譽,限制醫(yī)院發(fā)展速度。同時在人事檔案管理系統(tǒng)方面,醫(yī)院應(yīng)該采取動態(tài)碼登錄的方式或者專人分區(qū)管理的方式進行系統(tǒng)登入,避免多人管理,出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

        4)提升管理層對人事檔案管理的認知。醫(yī)院人事檔案信息化管理的實現(xiàn)和推進,都需要醫(yī)院內(nèi)部各級領(lǐng)導(dǎo)和職工的支持。尤其是要提升醫(yī)院上層領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重要性的認知,才能給人事檔案系信息化管理獲得資金和政策的支持。因此,提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重要性的認知,是保證醫(yī)院人事檔案信息化管理工作穩(wěn)步、有序開展的前提,也是重點工作之一。所以需要以內(nèi)部組織會議、培訓(xùn),到執(zhí)行較好的醫(yī)院對標學(xué)習或者參加外部培訓(xùn)等形式來增強院方各級領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的認知。

        4 結(jié)語

        總而言之,醫(yī)院人事檔案信息化管理的實施可以在有效提升醫(yī)院內(nèi)部人事管理的效率的同時,降低人員使用成本和工作量,促進醫(yī)院人員合理配置,幫助醫(yī)院獲得更健康、良好的發(fā)展。

        參考文獻

        [1]石旭輝.醫(yī)院人事檔案信息化的思路探討[J].才智,2019(32):207.

        [2]閆凜靖.醫(yī)院人事檔案信息化管理思路探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(21):82+84.

        [3]黃珺.探討醫(yī)院人事檔案信息化管理[J].才智,2019(28):220.

        [4]劉祥.現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化的思路探討[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊,2018,26(31):227+168.

        [5]高琳,王曉東.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理與控制的探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(13):161.

        [6]楊秀梅.醫(yī)院人事檔案信息化管理的思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(11):45-46.

        作者簡介

        傅雪梅(1974-),女,漢族,山東臨沂人,本科,研究方向:檔案管理。

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