馮亞峰

摘 要：在科技與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下，我國(guó)進(jìn)入了信息時(shí)代，其對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大影響。事業(yè)單位也不例外，電子檔案就是其一，是信息化技術(shù)的一種應(yīng)用，且十分廣泛，發(fā)揮了巨大作用。但目前事業(yè)單位的單子檔案管理仍存在很多不足，筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際情況，認(rèn)為可從完善管理體系、制定安全管理制度、建立監(jiān)督機(jī)制、提高工作人員綜合素質(zhì)與積極應(yīng)用軟件等方面進(jìn)行完善，并在下文中對(duì)上述對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)介紹，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;事業(yè)單位;管理

受到信息化技術(shù)的影響，電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的工作中，發(fā)揮了巨大的作用，推動(dòng)了事業(yè)單位的發(fā)展，與此同時(shí)電子檔案的數(shù)據(jù)信息量不斷增加，其管理難度也隨之增長(zhǎng)。因此尋求有效的電子檔案管理方法極為重要。

1 傳統(tǒng)檔案管理的不足

以往事業(yè)單位所使用檔案的載體主要為紙質(zhì)文件，其可將相關(guān)信息儲(chǔ)存并供查閱，十分重要，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展，相關(guān)的信息不斷增加，使得紙質(zhì)文件檔案的數(shù)量也隨之增多，其弊端也越發(fā)明顯。主要有以下幾個(gè)方面：一是時(shí)效性差，事業(yè)單位的很多工作需要對(duì)以往的檔案進(jìn)行查詢，而要想查詢檔案不僅需要提前申請(qǐng)，同時(shí)還需要相關(guān)管理人員的簽字，流程多且復(fù)雜，效率低下[1];二是不利于保存，紙質(zhì)文件在保存期間需要注意除塵、防火、除濕等程序，而部分事業(yè)單位的條件不足，使得檔案的保存環(huán)境較差，很容易發(fā)生破損等情況;三是成本高，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的數(shù)量也在不斷增加，需要有專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行管理和維護(hù)，人工成本劇增。

2 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)并被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位中，提高了工作效率。筆者認(rèn)為電子檔案具有以下幾方面的主要優(yōu)勢(shì)：一是可快速處理數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)檔案對(duì)數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)為手工抄寫(xiě)，而電子檔案則利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)中的相關(guān)程序處理數(shù)據(jù)信息不僅可以提高處理速度，同時(shí)降低了失誤幾率。二是查詢速度快且便捷，電子檔案在查詢信息時(shí)僅需要搜索關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就可以提供相關(guān)的檔案目錄，用戶可在短時(shí)間內(nèi)找到所需的檔案[2]。三是儲(chǔ)存更加安全，電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的要求不高，無(wú)需進(jìn)行除塵、除濕等程序，且不會(huì)出現(xiàn)翻閱而導(dǎo)致破損的情況，即使計(jì)算機(jī)發(fā)生問(wèn)題而導(dǎo)致電子檔案破損，也可以查詢?cè)葡到y(tǒng)中儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，安全性提高。四是減少了工作人員的工作量與強(qiáng)度，傳統(tǒng)檔案在管理、補(bǔ)錄、查詢等工作時(shí)需要專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，強(qiáng)度與工作量均極大，而電子檔案則不同，工作人員利用計(jì)算機(jī)即可完成上述工作，節(jié)省了大量時(shí)間。

3 當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題

1）管理模式落后。雖然電子檔案被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位中，但相關(guān)管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其重要性，再加上大部分事業(yè)單位仍以紙質(zhì)檔案為主，使得其沒(méi)有對(duì)原本的管理模式進(jìn)行更新與調(diào)整，仍沿用傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行管理，不適用電子檔案，備份不完整、檔案損壞、格式不統(tǒng)一等情況時(shí)有發(fā)生。

2）工作人員綜合素質(zhì)較差。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致進(jìn)行管理檔案的相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)不高，其沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能;流動(dòng)性大，很多工作人員剛剛熟悉檔案管理工作就被調(diào)到其他部門(mén);整體年齡偏大，接受新事物的能力差，缺少計(jì)算機(jī)知識(shí)。

3）安全性較差。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的工作人員缺少計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)和技術(shù)，導(dǎo)致電子檔案的安全性較差，很容易被不法分子利用計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行入侵，對(duì)電子檔案進(jìn)行改動(dòng)或偷取，給事業(yè)單位造成巨大經(jīng)濟(jì)損失[3]。

4）無(wú)法保證真實(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案上有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字或單位的蓋章，其真實(shí)性很容易辨認(rèn)，但電子檔案則不同，其以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在電腦中，很容易被修改和復(fù)制，電子簽名與電子印章也很容易被篡改，其真實(shí)性無(wú)法保障。

4 完善電子檔案管理的對(duì)策

1）完善管理體系。完善的管理體系可以規(guī)范工作人員的相關(guān)行為，有利于電子檔案管理。因此相關(guān)工作人員要對(duì)當(dāng)前本單位的管理制度進(jìn)行仔細(xì)閱讀，對(duì)其中存在的不足進(jìn)行完善，然后借鑒其他事業(yè)單位的管理制度，并結(jié)合本單位自身的情況制定具體內(nèi)容，如電子檔案下載需要遵守的規(guī)定、檔案保存的流程等。

2）提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是進(jìn)行電子檔案管理的執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)直接決定了電子檔案管理工作的效果與質(zhì)量，所以必須要對(duì)其綜合素質(zhì)進(jìn)行加強(qiáng)。主要為以下兩個(gè)方面：一是單位方面，單位要定期組織工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子檔案管理方法、工作態(tài)度等;此外還要提高工作人員的薪酬待遇，檔案管理工作很難取得明顯的成績(jī)，且沒(méi)有崗位提升空間，導(dǎo)致工作人員的積極性不高，因此可適當(dāng)提高其薪酬待遇與升職空間，以此提高其積極性。二是檔案管理人員方面，其要利用閑暇時(shí)間自我學(xué)習(xí)，努力提高自身的知識(shí)水平與專(zhuān)業(yè)能力，使自身可以勝任所在崗位，提高電子檔案管理的質(zhì)量[4]。

3）利用相關(guān)軟件。要想使電子檔案的管理更加有效率，相關(guān)工作人員就必須要學(xué)會(huì)使用各種計(jì)算機(jī)軟件，并將其充分應(yīng)用到電子檔案管理中，以此提高電子檔案管理的工作效率與質(zhì)量。如OCR圖片識(shí)別軟件、電子標(biāo)簽、數(shù)碼掃描等，利用這些軟件可以提高電子檔案的自動(dòng)化程度，可對(duì)電子檔案進(jìn)行自動(dòng)整理、自動(dòng)收集、自動(dòng)提取關(guān)鍵詞、自動(dòng)分類(lèi)等，提高了檔案管理的工作效率。

4）建立安全管理制度。為保證電子檔案的安全性，進(jìn)而避免出現(xiàn)電子檔案泄漏、被篡改等情況的發(fā)生，建立安全管理制度十分重要。筆者認(rèn)為可以從以下幾方面做起：一是制作電子檔案時(shí)，要確定其分工，并明確檔案制作人員，保證每份檔案都可以追溯到相關(guān)人員，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)找出原因并追究責(zé)任。二是每份檔案在歸檔前，必須要對(duì)其進(jìn)行檢查，保證其完整性與真實(shí)性，和源文件一致時(shí)方可歸檔。三是為避免檔案非法分子利用，要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員建立起完善的保護(hù)系統(tǒng)，并定期進(jìn)行維護(hù)。四是所有電子檔案要分成三份，一份為閱讀所用，另外兩份分別保管于計(jì)算機(jī)和云儲(chǔ)存中[5]。

5）建立監(jiān)督機(jī)制。完善的監(jiān)督機(jī)制可以是電子檔案管理的基本保障，相關(guān)工作人員若需要進(jìn)行檔案查詢，只能在單位內(nèi)使用自身的賬號(hào)進(jìn)行登錄方可完成，且根據(jù)工作人員的職位等為其設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，其只可瀏覽權(quán)限內(nèi)的檔案;若需要瀏覽權(quán)限外的檔案，則需要經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，且在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行;若需要下載相應(yīng)檔案，則只能使用只讀光盤(pán);對(duì)其他工作人員的瀏覽記錄進(jìn)行查詢，且實(shí)時(shí)監(jiān)督用戶的瀏覽行為，一旦出現(xiàn)異常要立刻終止其權(quán)限并進(jìn)行調(diào)查，確保無(wú)誤后方可恢復(fù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案是目前事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此事業(yè)單位的管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性并加以重視，通過(guò)加大投入、完善管理體系、提高管理水平等方式推動(dòng)電子檔案管理質(zhì)量的提高，使其作用得到充分發(fā)揮，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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