孫璐
摘 要:近年來,現(xiàn)代化建設(shè)飛速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)變化日新月異,人類亟需提高工作效率以跟上時代的發(fā)展變化。這種情況下,就不得不改變傳統(tǒng)的以紙張為承載方式的人事檔案信息管理方式,跟上時代發(fā)展,建立以互聯(lián)網(wǎng)為依托的人事檔案電子化管理模式,為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、滿足社會活動需求提供基礎(chǔ)和保障。本文針對人事檔案電子化管理進(jìn)行簡要分析,并提出一些合理化建議。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)背景;人事檔案;電子化管理
隨著經(jīng)濟(jì)社會和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化,傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢得到不斷普及。本文分析了當(dāng)前人事檔案管理的工作特點,并提出人事檔案電子化管理措施,以促進(jìn)人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。
1 企業(yè)人事檔案管理電子化的必要性
1)提高企業(yè)工作效率?,F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求,力求以較少的人力、物力、時間投入完成較多數(shù)量和較高質(zhì)量的工作,人事檔案電子化使檔案管理從鑒定到利用都更加效率化。一方面,隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及企業(yè)的不斷改革和進(jìn)步,其要求處理的檔案數(shù)量急劇增長,檔案利用頻率明顯上升,所以利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的自動化和檔案實體管理的簡化是十分有必要的。通過完整的電子化檔案管理系統(tǒng)從而實現(xiàn)包括移交、歸檔、鑒定、保管、利用等檔案業(yè)務(wù)管理流程的自動化。在檔案實體管理方面,簡化了例如立卷、分類等工作,從而減少了來檔案管理人員的手工勞動,提高了工作效率。另一方面,在檔案的利用服務(wù)上,除特殊情況外,通過網(wǎng)上查詢電子檔案的方式,極大地提高了企業(yè)檔案服務(wù)工作效率。
2)更好地發(fā)揮人事檔案服務(wù)功能。檔案服務(wù)是企業(yè)檔案工作最重要的目標(biāo)之一,更好地發(fā)揮檔案服務(wù)功能意味著企業(yè)以更為便捷和恰當(dāng)?shù)氖侄螌⒅匾畔⑻峁┙o部門或用戶個人,滿足其日益增長和變化的需求。首先,滿足了多元化利用需求。傳統(tǒng)環(huán)境下檔案檢索只能通過手工檢索這一種檢索角度,限制了檔案利用。電子檔案則是通過檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力對所需目錄數(shù)據(jù)的輸入和輸出,多角度進(jìn)行查詢檢索。其次,提高了查詢效率。信息化環(huán)境下檔案查詢效率的提高不僅在查全率上更表現(xiàn)在查準(zhǔn)率上。尤其是年代久遠(yuǎn)、大規(guī)模、綜合類的查詢,電子檔案的利用優(yōu)勢更加明顯。
2 人事檔案管理存在的問題分析
首先,人事部門沒有對檔案的電子化管理給予充分的重視,很多人還沒有從原始的文件式的傳統(tǒng)慣例觀念中擺脫出來,不能及時轉(zhuǎn)變觀念,跟上時代的發(fā)展步伐,只重視文件的管理,對于一些電子文件則采取順其自然的態(tài)度,對電子信息沒有及時收納和整理,導(dǎo)致電子信息在流傳過程中丟失,造成工作效率低下。同時也可能發(fā)生信息被他人盜取的現(xiàn)象,給工作帶來巨大的危害和損失。其次,沒有相關(guān)管理規(guī)范制度的制約,這樣就非常容易形成信息不全、個人信息斷裂,存在漏洞、不足等現(xiàn)象。很多人事檔案管理存在材料較為簡單,流于表面形式的現(xiàn)象,例如只收錄個人的姓名、年齡、電話、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等信息,這樣就容易存在信息價值量小,沒有提供有效信息等問題。
3 人事檔案電子化的管理策略
1)加大技術(shù)支持力度?,F(xiàn)今檔案管理中的數(shù)據(jù)量大幅度增長,工作人員應(yīng)充分意識到信息技術(shù)的重要性。要建立完善的安全保護(hù)制度,制定漏洞檢測模式,設(shè)置防火墻程序,保證各項數(shù)據(jù)安全。在檔案管理中要融入更多的科學(xué)技術(shù)手段,有效消除各種安全隱患,保障檔案信息安全。隨著時代的發(fā)展,各種新技術(shù)層出不窮,工作人員需了解時代發(fā)展形勢,努力鉆研新技術(shù),并將其應(yīng)用在檔案管理過程中,使檔案管理有充足的技術(shù)支持,保證檔案管理安全。
2)注重檔案的利用服務(wù),確保安全高效的技術(shù)和方法。檔案電子化環(huán)境下我們的服務(wù)工作等于從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代,需求由共性轉(zhuǎn)向個性,對檔案利用服務(wù)工作更是提出了綜合性、高效性、安全性的要求。為此,首先要端正服務(wù)態(tài)度,提高人員素質(zhì)。檔案工作者要有高度的責(zé)任感,不斷去發(fā)現(xiàn)和解決實際工作中出現(xiàn)的新問題。作為新時代的檔案工作者,必須用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)武裝自己,以信息技術(shù)為引領(lǐng),更新知識結(jié)構(gòu),增強(qiáng)服務(wù)意識,提高管理水平。其次要熟悉檔案,了解需求,變被動為主動。檔案利用服務(wù)工作表面上看是被動性的工作,但如果能夠做到既對企業(yè)檔案熟悉又能了解客觀需要,知己知彼,就能解決實際問題,化被動為主動。最后要正確處理檔案利用服務(wù)和保密的關(guān)系。檔案的開放利用和保密原本就是一種自相矛盾的狀態(tài),所以如何做到該開放服務(wù)的開放,該保密的保密,開放的同時做好保密工作才是重點。專門的檔案管理人員要嚴(yán)格遵守規(guī)定,在紙質(zhì)檔案嚴(yán)格執(zhí)行可借閱檔案的審核登記制度,利用好電子檔案的加密和防火防盜技術(shù)。
3)完善檔案管理體系。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該形成全新的體系,注重管理中的細(xì)節(jié)、重點與難點,各項檔案管理工作形成統(tǒng)一的制度,高效的運用技術(shù)手段,實現(xiàn)管理工作科學(xué)化。在新的時代環(huán)境下,如依舊運用傳統(tǒng)的歸檔手段,就不能體現(xiàn)大數(shù)據(jù)的優(yōu)點。工作人員應(yīng)借鑒發(fā)達(dá)地區(qū)的歸檔經(jīng)驗,參照本地的實際發(fā)展情況,形成具有地方特色的歸檔方案。另外,第三方機(jī)構(gòu)可對相關(guān)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)開展調(diào)研,了解每種歸檔方式的優(yōu)勢與不足之處,進(jìn)行合理的反饋,確保歸檔的科學(xué)性。大數(shù)據(jù)時代下,各項檔案管理措施需順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢,形成高效的工作機(jī)制。
4)重視人事檔案電子化管理。單位內(nèi)部需要存儲大量的人事檔案資料,工作量相對較大,如能通過便捷的方式來完成檔案資源的收集、整理及搜索,對于促進(jìn)單位健康有序發(fā)展具有重要意義。因此,必須重視實現(xiàn)人事檔案電子化管理工作,單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維理念,樹立人事檔案管理的電子化理念,并確保這個理念滲透到檔案管理工作人員中。檔案管理是一個看似簡單實際復(fù)雜的過程,要求檔案管理人員耐心梳理資料內(nèi)容,并將其錄入到系統(tǒng)當(dāng)中,以形成電子檔案。而在此過程中,由于數(shù)據(jù)信息較多,就很容易出現(xiàn)錯誤,如果在發(fā)現(xiàn)問題后再核對紙質(zhì)資料,必然需要更多的時間,難以實現(xiàn)檔案管理效率的提升。因此,應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的電子化管理認(rèn)知,增強(qiáng)工作責(zé)任心,嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作,確保人事檔案完整無誤地實現(xiàn)電子錄入,為后續(xù)的檔案資源利用奠定基礎(chǔ)。
4 結(jié)語
科技日新月異,人事檔案的電子化已成為社會發(fā)展的必然趨勢。人事檔案電子化管理也是一項龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程,不僅要有一支高素質(zhì)的人事檔案管理者隊伍,還需要各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、廣大干部職工的鼎力支持及相關(guān)部門的密切配合。相信人事檔案電子化建設(shè)一定會與時俱進(jìn),順應(yīng)新時代發(fā)展,更好地為人事工作及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。人事檔案管理是隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的,與科學(xué)技術(shù)聯(lián)系密切,不可分割。在發(fā)展過程中會不可避免地遇到一些問題,例如制度上的阻礙、實施中的困難等,但不能阻止其不斷向前發(fā)展推進(jìn)。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨特優(yōu)勢在不斷地向前發(fā)展推進(jìn),這是人事檔案發(fā)展過程中的總趨勢。我們要跟上時代潮流,緊隨其發(fā)展變化,與時俱進(jìn),充分挖掘人事檔案的價值,為工作和社會活動提供更高水準(zhǔn)的服務(wù)。
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