余嘉聲

摘 要：現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度加快，管理檔案的模式也有著一定的轉(zhuǎn)變，我國各企業(yè)及事業(yè)單位檔案使用需求量不斷增加，原有紙質(zhì)檔案的查閱方式對(duì)于各方面的使用需求有一定制約。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是基層檔案相關(guān)管理人員應(yīng)該完成的基本工作，基層檔案相關(guān)工作人員有效學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化，掌握數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)要領(lǐng)，使數(shù)字化工作各個(gè)環(huán)節(jié)更加規(guī)范，保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化的信息安全以及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基層檔案室;紙質(zhì)檔案;數(shù)字化工作;信息安全

紙質(zhì)檔案數(shù)字化指的是可以更快捷、方便、準(zhǔn)確地提供檔案信息資源來使用，能夠有效共享公開的檔案資源及信息，以達(dá)到滿足社會(huì)使用檔案的目的。現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是各級(jí)管理檔案部門將檔案信息化進(jìn)程加快的方式，構(gòu)建數(shù)字化檔案館一項(xiàng)較為重要的基礎(chǔ)工作。在全面開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作時(shí)，也產(chǎn)生了一些問題，例如確定數(shù)字化對(duì)象的范圍不合理，沒有良好的數(shù)字化成果，無法使用數(shù)字化成果。針對(duì)以上這些問題，怎樣保證數(shù)字化的成果質(zhì)量以及有準(zhǔn)確完整的數(shù)字化信息來利用，是現(xiàn)階段數(shù)字化工作中應(yīng)該重視的問題。

1 基層檔案是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性

相較于其他行業(yè)，基層檔案出現(xiàn)的時(shí)間較晚，盡管檔案室儲(chǔ)存的信息較為充足。但受到兩方面原因的限制，對(duì)于使用者的要求無法進(jìn)行滿足，一是沒有深度挖掘檔案中的信息資源，信息資源較為有限。此外，基層文件在時(shí)間的推移下不斷增加數(shù)量，因此出現(xiàn)了很多記錄信息的方式，尤其是自動(dòng)辦公系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)原有的檔案管理方式形成一定的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸不符合社會(huì)發(fā)展情況。面對(duì)這樣的問題，基層單位應(yīng)該盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，將檔案的使用率提升，并利用保存及檢索這些功能，使檔案為基層提供更好的服務(wù)。另外一個(gè)是基層信息很多是分散的，盡管紙質(zhì)檔案全部記錄在案，在查閱的過程中還是要耗費(fèi)很多時(shí)間。而紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后能將這一問題改善，數(shù)字化中的檢索功能能夠搜到零散的信息，具有快速、高效、便捷的優(yōu)勢，能夠讓很多人同一時(shí)間在數(shù)據(jù)庫中對(duì)自己需要的信息進(jìn)行搜索，實(shí)現(xiàn)資源共享[1]。

現(xiàn)階段基層檔案室的管理人員慢慢改變自身觀念，不再只是收集檔案，而更加重視使用檔案，以此來符合時(shí)代發(fā)展的步伐，同時(shí)是檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的最快速方式。單位發(fā)展會(huì)受到管理基層檔案能力的影響，從而應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性，將檔案管理水平提升，才可推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

現(xiàn)階段信息化技術(shù)深入發(fā)展，各類檔案開始應(yīng)用信息化的管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化提供硬件及技術(shù)上的有利條件。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，在功能方面有著較為突出的優(yōu)勢，其可以通過數(shù)字檔案使檔案資源更加豐富，將及使用范圍擴(kuò)大，并將使用檔案的效率提升。使用計(jì)算機(jī)來管理檔案，有利于便捷查找相關(guān)數(shù)據(jù)，將管理檔案的效率大幅度提升，從目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化開展?fàn)顩r來看，還有一些問題存在著。

2.1 部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化不規(guī)范

紙質(zhì)檔案數(shù)字化有著相關(guān)規(guī)范的基本依據(jù)，這一依據(jù)可提供給紙質(zhì)檔案數(shù)字化一定的技術(shù)規(guī)程以及要求，但這一相關(guān)規(guī)范沒有明確規(guī)定出數(shù)字化具體工作流程以及操作方法。開展具體工作的過程中，類型不同的檔案應(yīng)使用不同的管理?xiàng)l件以及技術(shù)，但現(xiàn)階段的規(guī)范所做出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是國家統(tǒng)一使用紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，這將會(huì)造成紙質(zhì)檔案在數(shù)字化實(shí)踐中產(chǎn)生不統(tǒng)一、混亂的情況。比如對(duì)于文件的掃描，為保證圖像的清晰，應(yīng)提高其分辨率，但這樣會(huì)增加其占用的空間，針對(duì)這一情況有人認(rèn)為應(yīng)該有效控制圖像占據(jù)的空間比例，但有部分人覺得有清晰的圖片才最重要，因此難以統(tǒng)一觀念。

2.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化難以協(xié)調(diào)

現(xiàn)階段有些單位因?yàn)闄n案數(shù)字化涉及較多的部門，在具體開展工作過程中，極易在部門之間產(chǎn)生分工不明確難以協(xié)調(diào)的情況。在紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化期間，檔案室應(yīng)和專業(yè)技術(shù)公司或相關(guān)單位進(jìn)行合作，然而會(huì)受到自身一些條件的制約，在合作期間也會(huì)產(chǎn)生意見難以統(tǒng)一的情況[2]。

2.3 工作流程沒有良好銜接性

開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作流程有編號(hào)領(lǐng)取、輸入著錄、掃描、上傳、質(zhì)檢及歸庫等環(huán)節(jié)，一個(gè)環(huán)節(jié)在銜接上出現(xiàn)問題，將會(huì)對(duì)其他流程有一定的影響。比如有的檔案頁數(shù)只有一頁半，但在掃描過程中會(huì)出現(xiàn)兩頁，而編號(hào)只有一個(gè)，這將造成掃描和編號(hào)不統(tǒng)一，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化這一工作無法良好銜接。

2.4 數(shù)字化系統(tǒng)不具備良好兼容性

一些管理檔案的系統(tǒng)更新不及時(shí)，造成一些數(shù)據(jù)無法兼容和讀取。在這樣的情況下，紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行升級(jí)，并合理使用轉(zhuǎn)換方法，以此來解決檔案數(shù)據(jù)長時(shí)間存取和網(wǎng)絡(luò)共享的問題。

3 開展紙質(zhì)化檔案數(shù)字化工作的具體對(duì)策

3.1 合理制定技術(shù)規(guī)范

開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作應(yīng)配備科學(xué)全面的技術(shù)規(guī)范，以引領(lǐng)工作流程，從而非常有必要制定技術(shù)規(guī)范使其標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一，并作為開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。為使紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作開展更具規(guī)范性、合理性和科學(xué)性，應(yīng)該和實(shí)際情況相結(jié)合，根據(jù)國家檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范，制定出檔案館相應(yīng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。數(shù)字化技術(shù)規(guī)范主要有前期處理、掃描檢驗(yàn)質(zhì)量、刻錄光盤等流程，以及每一環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)和制度。此外，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)的具體問題，來修訂和補(bǔ)充已制定的數(shù)字化工作技術(shù)規(guī)范，統(tǒng)一規(guī)定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。不同的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作部門應(yīng)按照實(shí)際工作內(nèi)容，制定出符合自身工作特征的工作流程，保證其統(tǒng)一性，確定每一工作部門的任務(wù)和責(zé)任，確保良好銜接各部門的工作流程，以有序推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展。

3.2 投入大量資金，配備軟件設(shè)施

轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案為數(shù)字檔案，一定會(huì)使用到軟硬件設(shè)施及設(shè)備，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)移至數(shù)字硬盤上。因此其設(shè)備配置應(yīng)根據(jù)相關(guān)需求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效購置，從而達(dá)到開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的基本要求[3]。相關(guān)設(shè)備及設(shè)施的購買需要大量資金的支持，應(yīng)保證資金投入的力度，確?？芍С龅馁Y金，來購置相關(guān)設(shè)施和設(shè)備，這是順利開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的必要條件。其中軟件主要有電腦網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的操作系統(tǒng)、軟件殺毒軟件、防毒軟件、數(shù)據(jù)加工軟件以及檔案管理軟件。硬件主要有信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化管理的系統(tǒng)服務(wù)器、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備、工作站、打印儀器以及掃描儀器等。例如計(jì)算機(jī)移動(dòng)硬盤、彩色高速掃描儀、刻錄機(jī)及彩色打印機(jī)等，在具備這些軟硬件設(shè)施及設(shè)備后，才可確保有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

3.3 全程管理控制操作流程

全過程管理是開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作重點(diǎn)，因此應(yīng)保證全程管理以及合理控制。有效管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程，是健康開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的保障，管理紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，應(yīng)全程管理數(shù)字化工作項(xiàng)目。檔案數(shù)字化工作的環(huán)節(jié)主要有整理分類檔案、檔案拆卷掃描、處理圖像、存儲(chǔ)圖像、信息錄入、構(gòu)建目錄庫、掛接數(shù)據(jù)、構(gòu)建索引、核查數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份、還原裝訂、驗(yàn)收入庫以及管理數(shù)字化成果等，這其中每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該落實(shí)到個(gè)人，不僅要分工協(xié)作，還要專人負(fù)責(zé)，以科學(xué)地進(jìn)行全過程管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

3.4 做好驗(yàn)收核查工作

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)該全員參與，并遵守相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保使用統(tǒng)一的操作方法，保證數(shù)字化加工質(zhì)量。完成數(shù)字化工作后，應(yīng)科學(xué)的檢查對(duì)接、掃描、登記、還原案件等每一階段的工作質(zhì)量。驗(yàn)收檢查這一環(huán)節(jié)是開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵內(nèi)容，認(rèn)真仔細(xì)的校對(duì)、驗(yàn)收、檢查、審核數(shù)據(jù)的錄入、著錄及關(guān)聯(lián)等內(nèi)容，也應(yīng)重錄補(bǔ)充或是修改不合格的數(shù)據(jù)，保證數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案具備一致性、準(zhǔn)確性和完整性。因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)檢索掃描文件時(shí)，圖像是縮略狀態(tài)，為進(jìn)一步查閱數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行放大，當(dāng)分辨率較低時(shí)，放大后圖像將會(huì)不清晰，有著較為模糊的成像線條，在分辨率已確定但掃描圖像清晰度不夠時(shí)，應(yīng)將其分辨率提升重新進(jìn)行掃描。

3.5 保證檔案原件和數(shù)字檔案信息安全的措施

為確保紙質(zhì)檔案的數(shù)字副本為檔案原件完整、真實(shí)、可用、可靠的復(fù)制件，應(yīng)在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作期間進(jìn)行全程的安全管理和控制。合理、有效的安全措施是保障紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作開展安全的保證，應(yīng)將相關(guān)安全管理措施完善，實(shí)行數(shù)字化對(duì)象的審批制，運(yùn)用合理的數(shù)字化技術(shù)，落實(shí)質(zhì)量控制程序，根據(jù)規(guī)范要求進(jìn)行數(shù)字化工作成果的移交，保證數(shù)字化檔案和檔案原件的信息安全[4]。在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作期間，應(yīng)形成嚴(yán)格的系統(tǒng)的管理體系，并且應(yīng)自動(dòng)控制相關(guān)技術(shù)措施。例如控制計(jì)算機(jī)訪問、控制網(wǎng)絡(luò)鎖定及監(jiān)測及控制信息登錄訪問等。在檔案信息授權(quán)方面提供服務(wù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)備份及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻，加密數(shù)據(jù)，其中應(yīng)重視的是數(shù)據(jù)在備份之后，應(yīng)在備份介質(zhì)上做好標(biāo)注，有利于查找和管理。

4 結(jié)語

在信息化時(shí)代下，信息化管理檔案提供給檔案管理工作一定的便利條件，能夠?qū)n案管理的科學(xué)化及信息化水平提升。在實(shí)際開展檔案管理工作過程中，檔案管理人員應(yīng)借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢，掌握檔案管理中出現(xiàn)的問題，并根據(jù)這些問題做出相應(yīng)的措施，以推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，將實(shí)際管理檔案的水平提升。

參考文獻(xiàn)

[1]劉大鵬.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（30）：44.

[2]劉大鵬.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：50.

[3]楊露.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐探討[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）.《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：303.

[4]徐葉黎，鐘秀梅.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐探討[J].山西檔案，2015（05）：67-68.