鄭寶珠

摘 要：電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理是目前檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)。只有將電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，才能夠使得檔案管理更加科學(xué)和規(guī)范，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在信息化不斷發(fā)展的進(jìn)程中，檔案管理也應(yīng)該將信息技術(shù)融合到管理中，而在信息化技術(shù)不斷應(yīng)用的過程中，電子檔案隨之產(chǎn)生，形成了目前電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的局面，而在這樣的局面之下，要想更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，就需要將兩者進(jìn)行整合，共同實(shí)施管理。本文就電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，僅供同行交流。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的進(jìn)程中，各行各業(yè)都開始將信息化技術(shù)應(yīng)用于行業(yè)管理中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理。檔案管理事業(yè)也不例外，其在將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中后，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理逐漸進(jìn)入到電子檔案管理的階段，在這一階段中，紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)存在，為了能夠有效的提高檔案管理的水平，就需要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，從而保障檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的基本觀點(diǎn)

電子檔案與紙質(zhì)檔案本質(zhì)上都屬于檔案，但兩者之間也有著明顯的不同，可以說，兩者都各自有各自的缺陷以及優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際的應(yīng)用中，需要對(duì)兩者進(jìn)行綜合應(yīng)用，才能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，以保證檔案管理工作可以有效的開展。就社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)來說，電子檔案與紙質(zhì)檔案都是以人類的實(shí)踐活動(dòng)為依據(jù)，從人類的社會(huì)活動(dòng)中收集信息，并對(duì)信息進(jìn)行整合，從而形成檔案。而電子檔案相較于紙質(zhì)檔案來說，其存儲(chǔ)的時(shí)間更長(zhǎng)，檔案資料的完整性也更好，但是其很容易受到病毒的攻擊，在安全性上相對(duì)較低。紙質(zhì)檔案的載體形式較為穩(wěn)定，其能夠有效的保障檔案信息的真實(shí)性，從而使得檔案信息可以充分的得到利用，但是紙質(zhì)檔案不宜長(zhǎng)時(shí)間的保存，其在長(zhǎng)期保存的過程中，可能會(huì)出現(xiàn)破損的問題，其檢索的速度也相對(duì)較慢，在對(duì)其利用的過程中，就有較強(qiáng)的排他性。從這可以看出，無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子檔案都有各自的優(yōu)勢(shì)和不足，而將兩者進(jìn)行整合管理，可以使得兩者之間形成有效的互補(bǔ)，最大限度的發(fā)揮出兩者的優(yōu)勢(shì)。

就檔案管理事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，電子檔案無(wú)法完全的取代紙質(zhì)檔案，而電子檔案也不會(huì)出現(xiàn)消退的局面，因此，在未來的檔案管理中，會(huì)使紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期共存的局面，而這樣的一種檔案管理發(fā)展局面，其對(duì)于檔案管理工作者的要求也在提升。檔案管理者要想有效的對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案實(shí)行管理，就需要制定出合理的檔案管理方案，按照所制定的方案，來對(duì)兩種形式的檔案進(jìn)行全面的管理。要注意采用引導(dǎo)的方式，將檔案管理的既定政策與電子檔案的發(fā)展相結(jié)合，在管理方法上以及管理技術(shù)上進(jìn)行不斷的完善，切實(shí)的落實(shí)電子檔案的法律地位。同時(shí)，也要注意穩(wěn)定發(fā)展，積極的發(fā)揮出檔案的社會(huì)記憶職能，在電子檔案還無(wú)法完全的對(duì)檔案信息真實(shí)性做出具體保證之前，絕不將紙質(zhì)檔案摒棄。要注意將兩種檔案進(jìn)行充分的融合，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，從而可以發(fā)揮出檔案管理的最大價(jià)值。

就上述幾點(diǎn)來說，我國(guó)目前的檔案管理工作在開展的過程中，需要根據(jù)電子檔案的歸檔保存信息來同時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)應(yīng)保存，這樣做的目的就是為了能夠?qū)n案信息的真實(shí)性做到有效的保障，另外，也可以使得檔案管理中的各項(xiàng)功能優(yōu)勢(shì)得以良好的發(fā)揮，使得檔案管理工作的開展更加順利。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案整合管理的具體要求

就現(xiàn)代化檔案管理的模式而言，其與傳統(tǒng)的檔案管理之間具有明顯的不同，現(xiàn)代檔案管理主要管理的對(duì)象是電子檔案，而傳統(tǒng)檔案管理的管理對(duì)象主要是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理在管理工作開展的過程中，也在一定程度上需要對(duì)紙質(zhì)檔案形成有效的管理。從這一點(diǎn)上來看，要想有效的實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合管理，就需要做到以下幾點(diǎn)：

2.1 同步歸檔工作

在對(duì)所收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行詳細(xì)的檢驗(yàn)和審核之后，需要及時(shí)的將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進(jìn)行有效的審核之后，也要及時(shí)的進(jìn)行歸檔。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進(jìn)行歸檔。而在電子檔案歸檔時(shí)，要將其存入到制定的計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行存儲(chǔ)，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點(diǎn)，兩者也都擁有一致的檔案號(hào)，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對(duì)電子檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時(shí)電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

在對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定的過程中，要想有效的保障鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性，就需要采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定處理方式對(duì)電子檔案進(jìn)行全面的鑒定工作，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，要實(shí)現(xiàn)進(jìn)行保管期限的制定，依據(jù)所制定的保管期限，對(duì)所存儲(chǔ)的電子檔案進(jìn)行期限的鑒定。而紙質(zhì)檔案不需要采用計(jì)算機(jī)等檢驗(yàn)系統(tǒng)來對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)，可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行鑒定工作，并且在鑒定完畢之后就可以立即存檔。

2.4 同步利用

檔案是供人們借閱以查找資料的工具，在對(duì)檔案信息進(jìn)行利用的過程中，需要利用信息檢索功能來快速的獲取所需要的檔案信息，而針對(duì)同一著錄的紙質(zhì)檔案和電子檔案來說，可以通過同一檢索方式同時(shí)對(duì)兩種檔案形式進(jìn)行有效的檢索。而在對(duì)檔案信息進(jìn)行讀取利用的時(shí)候，人們通常都會(huì)選用電子檔案，這是由于電子檔案攜帶方便以及可隨時(shí)閱讀的優(yōu)勢(shì)，使得其在利用率上相對(duì)來說較高。而相應(yīng)的紙質(zhì)檔案對(duì)于信息的記載更加客觀和真實(shí)，同時(shí)信息的內(nèi)容也更加全面，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行利用的過程中，可以根據(jù)電子檔案的同一檔案號(hào)快速的找出紙質(zhì)檔案的位置，從而可以更加方便的利用紙質(zhì)檔案。兩種檔案各有優(yōu)勢(shì)，將兩者進(jìn)行整合管理，可以有效的實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，從而使得檔案的利用率得到同步的提升，而且將紙質(zhì)檔案已電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，可以降低紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損的幾率，可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存。就實(shí)際情況來說，電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合管理，也就是將紙質(zhì)檔案使用壽命的一種延長(zhǎng)，也是對(duì)檔案管理數(shù)字化和信息化的一種實(shí)現(xiàn)方式。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，從而電子檔案與紙質(zhì)檔案的基本觀點(diǎn)與具體要求可以看出，電子檔案與紙質(zhì)檔案之間是優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的關(guān)系，兩者之間要想實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展，就需要對(duì)兩者進(jìn)行整合管理，在管理的過程中，不僅需要同步進(jìn)行歸檔工作，也需要同步進(jìn)行鑒定、整理以及利用工作，從而能夠使得電子檔案與紙質(zhì)檔案之間形成同步的發(fā)展局面，這樣有助于彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案以及電子檔案各自的不足，同時(shí)最大限度的發(fā)揮出兩者各自的優(yōu)勢(shì)，從而可以更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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