武星焰

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展、電子設(shè)備的普及，檔案管理工作也逐漸開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其變成數(shù)字化管理。數(shù)字化管理模式有效地提高了工作效率，更是跟緊了時代發(fā)展的腳步。鑒于檔案數(shù)字化工作的重要性，本文對檔案數(shù)字化工作進行了優(yōu)勢和劣勢分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;優(yōu)勢;劣勢

檔案管理數(shù)字化是對紙質(zhì)化的補充，雖然紙質(zhì)化的檔案可以很清楚地看到檔案的更改，但是信息容量小和應(yīng)用空間面積大的劣勢還是比較明顯的。而且隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)越來越發(fā)達，生活中對于信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，因此也極大地便利了工作人員的生活。將數(shù)字化模式引入檔案管理，可以有效地提升工作人員的工作效率，但同時數(shù)字化管理也有其劣勢，我們要全面地看待檔案的數(shù)字化管理工作，合理的運用數(shù)字化管理模式，最終促進檔案管理數(shù)字化模式的完善。

1 簡化工作流程，提高工作效率

檔案數(shù)字化管理最顯著的特征就是工作人員的工作效率明顯提高，無論是信息的錄入、整理還是檢索，都可以一目了然。信息化時代本就是要求高效、快速、真實的工作效率，將檔案管理工作數(shù)字化符合了時代的要求，提高了工作人員的工作效率，降低了工作人員的工作壓力，同時減少了人力物力方面的耗費，同時在完善信息、增加信息方面也有一定的益處，最終促進了檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1）提高立卷執(zhí)行效力。數(shù)字的檔案化可以提高立卷的執(zhí)行效力。立卷是一種檔案收集的過程，這個過程對于立卷中的信息要求比較多，而且流程比較復(fù)雜。比如立卷內(nèi)容的信息價值不同、保存期限不同、保存內(nèi)容不同，導(dǎo)致立卷在錄入的過程比較復(fù)雜，因此需要一定的精力和時間。因此當(dāng)前的許多部分檔案立卷信息并不能落實，還存在立卷資料不完善的問題，立卷內(nèi)容也比較散亂，立卷制度并不完善。但是檔案管理的數(shù)字化可以使工作人員直接在電腦上與各個部門進行溝通與核實，有利于提高工作人員的工作積極性;在錄入的時候工作人員能夠根據(jù)早已經(jīng)安排好的立卷類目進行編排，工作流程與工作內(nèi)容一目了然使工作人員在工作的時候減少疏漏，并且有效地提高了工作效率，同時也保證了立卷質(zhì)量，最終促進了立卷部門制度的完善，提高了立卷的執(zhí)行效力。

2）提高檔案整理工作。檔案管理的數(shù)字化有利于提高工作人員的整理效率。當(dāng)檔案管理還是紙質(zhì)化的時候，工作人員的整理工作需要花費極大的時間和精力，根據(jù)檔案不同類型的要求，花費時間進行分類整理。在這個過程中，工作人員的積極性并不高，而且難免會有疏漏，導(dǎo)致一些檔案的分類出現(xiàn)錯誤。但是檔案管理的數(shù)字化將檔案管理人員從繁重的整理工作中解脫出來，工作人員只需要根據(jù)紙質(zhì)檔案錄入的信息利用編碼以及解碼方式進行數(shù)字化儲存，然后利用信息技術(shù)傳送資料，在檔案信息傳送到電腦終端之后，再由工作人員進行一一的核對就可以進行整理工作。在這個過程中，工作人員只需要在辦公室對相關(guān)的檔案資料進行整理，而且不用花費一定的體力和大量的時間，這樣工作人員既能夠減少精力的消耗，又能夠節(jié)省工作的時間，最終提高檔案的整理效率。另外，檔案管理的數(shù)字化可以擴大檔案的信息容量，工作人員在進行整理的過程中能夠根據(jù)充足的信息資料進行整理，最終使工作人員整理的信息資料更加的完善，促進檔案整理工作的效率和完成程度的提高。

3）提高信息搜索效率。檔案管理的數(shù)字化可以有效地提高檢索和查詢的效率。以往工作人員在查找檔案信息的時候，需要一點一點地去翻閱紙質(zhì)的檔案，然后查找自己需要的資料，如果檔案管理部門有這份資料也算值得，但是有時候丟失或者記錄錯誤，就會浪費大量的時間;而且在查找資料的過程中，也會花費大量的時間?，F(xiàn)在利用數(shù)字化模式管理檔案，在輸入檔案的時候就能夠進行合理的分類，工作人員在查找檔案的時候可以根據(jù)分類進行搜索;另外工作人員還可以直接搜索關(guān)鍵字，這樣也可以迅速的查找到自己想要的資料;如果想要查找紙質(zhì)的檔案，只需要利用信息技術(shù)搜索檔案的編號與對應(yīng)的位置，就可以迅速的查找到相關(guān)資料;而且由于數(shù)字化的檔案可以儲存大量的信息，這些檔案資料也就能夠更加詳細，工作人員在查找的時候能夠根據(jù)詳細信息找到自己想要的東西。檔案管理數(shù)字化提高了工作人員查詢資料的速度，節(jié)省了查找資料的時間，大大提高了檢索的效率，同時也提高了工作人員的工作積極性。

2 信息安全問題，沒有確切保障

檔案管理數(shù)字化可以提高工作人員的工作效率，節(jié)省工作人員的工作時間，提高工作人員的積極性，但是這不代表著數(shù)字化的管理模式是盡善盡美的。數(shù)字化的管理模式中也存在著一些問題，像網(wǎng)絡(luò)安全問題、修改問題還有對于軟件、硬件的依賴性問題。我們要發(fā)現(xiàn)、分析并解決這些問題，盡可能地完善檔案數(shù)字化管理模式。

1）網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來了極大的便利，人們可以利用信息技術(shù)及時的通訊聯(lián)絡(luò)，也可以利用信息技術(shù)傳輸文件，但是由于網(wǎng)絡(luò)安全制度的不完善，網(wǎng)絡(luò)安保措施的不到位，在使用網(wǎng)絡(luò)的過程中，難免會出現(xiàn)安全隱患。檔案管理電子化也是利用相關(guān)的信息技術(shù)，因此也可能會遇到網(wǎng)絡(luò)安全隱患，這樣就會對檔案管理造成一些麻煩。比如在利用信息傳輸檔案相關(guān)資料的時候，可能會出現(xiàn)信息泄漏問題，有一些信息可能是比較重要的，這些信息的泄漏可能會造成一定的損失;而且像病毒入侵等可能會造成檔案資料的缺失，這些缺失會對檔案管理工作造成一定的影響，工作人員也需要花費時間進行補救。

2）沒有法律保障。我們都知道利用信息技術(shù)在電腦上建立一些文檔或者個人簡介的時候，可以隨時編輯和更改，而且這些更改是不會留下痕跡的，這樣看來似乎整個文檔是很干凈的。但是對于檔案來說，有的時候需要根據(jù)檔案上留下的痕跡來判斷事情的經(jīng)過，于是數(shù)字化的檔案管理模式就會出現(xiàn)弊端。甚至有的時候如果是故意篡改的檔案資料，即使檔案管理員整理資料，也難以發(fā)現(xiàn)其中有篡改的痕跡，在一些事情上就會留下一定犯錯誤的空間。由于數(shù)字化檔案管理的這種特點，導(dǎo)致電子檔案沒有“原稿”的概念，因此也就沒有確定的法律地位，因此即使檔案資料出現(xiàn)失誤，也沒有辦法進行補救。

3）硬件依賴性強。數(shù)字化的檔案管理是將檔案資料存儲在硬盤等地方，由于硬盤體積比較小，只需要占據(jù)很小的地方，所以看起來很節(jié)省空間。但是硬盤是有空間限制的，當(dāng)硬盤中的空間不夠的時候就需要升級空間，也就需要更換硬件設(shè)施。因此數(shù)字化檔案管理對于硬件的依賴性比較強。另外當(dāng)需要讀取一些信息的時候，不能夠直接拿出來進行閱讀，必須要有相關(guān)的硬件設(shè)施才可以進行查找;在更換硬件設(shè)施的過程中，也會對軟件產(chǎn)生一定的要求，當(dāng)兩者不匹配的時候，可能會造成檔案資料的丟失或無法讀檔，最后對檔案管理工作造成一定的麻煩。因此雖然檔案管理數(shù)字化可以節(jié)省一定的空間，但是對于硬件的依賴性比較大，導(dǎo)致在升級空間或者更換硬件設(shè)施的時候難度比較大。

總之，隨著時代的發(fā)展，當(dāng)前人們的生活節(jié)奏比較快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也比較普遍，因此檔案管理的數(shù)字化是必然趨勢，但是我們要認真地分析檔案管理數(shù)字化中的優(yōu)勢和劣勢，通過詳細了解檔案管理數(shù)字化的優(yōu)缺點，對癥下藥，盡力發(fā)揮其中的優(yōu)點，想辦法彌補或避免其中的劣勢，逐漸完善管理措施，最終促進檔案管理的制度化和現(xiàn)代化。

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