摘 要：當(dāng)前高校檔案管理工作中存在兩種偏向：一、忽視了電子檔案的作用和建設(shè)。二、忽視了紙質(zhì)檔案地位和作用。這兩種偏向都不利于高校檔案工作的正常開展。其實(shí)，紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)已經(jīng)決定了檔案管理的雙軌制管理方向。做好檔案雙軌制管理工作，首先要正確處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，增強(qiáng)雙規(guī)制管理的觀念，要切實(shí)做好雙軌制管理過(guò)程中規(guī)范整理，融合統(tǒng)一和科技支撐三項(xiàng)基本工作，尤其要做好檔案工作的人才素質(zhì)培養(yǎng)工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;優(yōu)勢(shì);劣勢(shì);雙軌制;措施

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，全國(guó)各大高校的管理都在向著數(shù)字化、科學(xué)化、信息化的方向進(jìn)軍。于是，新型電子檔案在高校應(yīng)運(yùn)而生。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本變化，能集成多元信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時(shí)的活動(dòng)真實(shí)地再現(xiàn)出來(lái)。這些電子檔案信息給檔案管理工作帶來(lái)了新的生機(jī)。電子檔案以其存儲(chǔ)信息量大，傳輸快，查閱方便等優(yōu)點(diǎn)給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案注入新的活力，而紙質(zhì)檔案也以其原始真實(shí)性，穩(wěn)定性和隱私性等優(yōu)勢(shì)更是電子檔案一時(shí)不能取代。因此，在相當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)，高校檔案管理還需要紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共處，雙軌運(yùn)行。

1 當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

當(dāng)前，高校檔案管理工作仍存在兩種偏向：其一，偏重于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理途徑和方法。大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，而一些高校的檔案管理工作卻缺乏信息化處理的意識(shí)，使得管理呈現(xiàn)單一化弊端。有的學(xué)校雖然開始嘗試信息化檔案管理建設(shè)，但缺乏完善的信息化基礎(chǔ)配套，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化資源共享，給檔案資料檢索和利用帶來(lái)困難。同時(shí)，一些學(xué)校檔案員素質(zhì)偏低，他們面對(duì)信息化的到來(lái)束手無(wú)策，無(wú)法把信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案有機(jī)融合起來(lái)。其二，忽視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的地位和作用。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理工作者只看重電子檔案的優(yōu)勢(shì)和地位，他們喜新厭舊，把紙質(zhì)檔案視為麻煩的包袱，一門心思搞檔案的信息化建設(shè)，認(rèn)為只要信息上機(jī)儲(chǔ)存就萬(wàn)事大吉，不想再做那些收集、分類、編目、裝訂和維護(hù)等項(xiàng)麻煩工作，基本無(wú)視紙質(zhì)檔案的存在。以上兩種偏向都不利于高校檔案工作的有序開展。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案各自優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)決定了檔案的雙軌制管理方向

紙質(zhì)檔案和電子文檔由于各自特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，要求檔案管理必須對(duì)具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的雙軌制管理。

1）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)是具有真實(shí)的原始性。[2]所謂真實(shí)性，則是因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)記錄方式中，記載信息的原件上，需要具有法律效力的印章和簽字，并且還需要特定的作者在特殊條件下制作完成的一種實(shí)體紙質(zhì)材料，只有滿足以上所有條件，才可以確定其真實(shí)性。紙質(zhì)檔案的原始價(jià)值的原始文稿即原稿，是當(dāng)事人經(jīng)過(guò)審閱修改，最后生成的有效的文稿。原始文稿作為重要原始文本，它用文字或符號(hào)的方式真實(shí)記錄了當(dāng)事人此情、此景和此想，體現(xiàn)了文件生成的思想和意圖，較之于電子檔案，這種紙質(zhì)檔案的原始性顯得尤為珍貴。同時(shí)，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件，必須以紙質(zhì)形式保存，還需要采取以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的做法來(lái)存。此外，紙質(zhì)檔案還有很強(qiáng)的穩(wěn)定性和隱私性，這些特性都是電子檔案不具有的優(yōu)勢(shì)，也是紙質(zhì)檔案的生命力所在。

2）電子檔案也有自己的優(yōu)勢(shì)。首先，電子檔案儲(chǔ)存量大，傳輸快。電子檔案可將檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)方法快捷地進(jìn)行儲(chǔ)存歸檔。電子檔案無(wú)論是存儲(chǔ)的形式還是存儲(chǔ)文件信息類型都更加多樣化，可以存儲(chǔ)圖像、文字、視頻和聲音等多種類型的信息數(shù)據(jù)。在存儲(chǔ)媒介上有很大優(yōu)勢(shì)，通過(guò)硬盤、光盤、膠卷等電子儲(chǔ)備，可以將文件收取、存儲(chǔ)、分類、統(tǒng)計(jì)和訪問(wèn)。電子檔案儲(chǔ)存器雖小，但信息量特別大，這些優(yōu)勢(shì)是需要太大儲(chǔ)存空間的紙質(zhì)檔案無(wú)法相比的。電子檔案作為一種數(shù)據(jù)構(gòu)成其無(wú)論是傳遞還是轉(zhuǎn)換，其速度都遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案利用方式在時(shí)間、空間上存在的局限性，而且還能達(dá)到多人在多臺(tái)計(jì)算機(jī)上查閱同一份檔案信息的目標(biāo)。同時(shí)，電子檔案為檔案文件的查閱提供更加方便高效的方式和手段。

3 實(shí)施檔案雙軌制管理的措施和對(duì)策。

1）增強(qiáng)雙軌制檔案管理的理念。首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)紙質(zhì)檔案和電子檔案各自特點(diǎn)，正確處理二者關(guān)系，既要看到二者相對(duì)的獨(dú)立性，又要看到二者相互補(bǔ)漏、相互依存、相互促進(jìn)的統(tǒng)一性。在同一個(gè)檔案室里，對(duì)同一件檔案信息歸檔管理時(shí)，既要保存好紙質(zhì)檔案，還要保存好電子檔案，要全面研究二者的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)和缺陷，做到同籌兼顧，雙向推進(jìn)。

2）做好雙軌管理過(guò)程中的“三步走”工作。第一步：規(guī)范整理。要對(duì)館（室）藏檔案進(jìn)行全面清理，剔除那些重份和無(wú)查考利用價(jià)值的文件和資料，然后按照管理規(guī)范和科學(xué)方法重新分類、組卷、編目、撰寫案卷標(biāo)題等，以達(dá)到紙質(zhì)檔案和電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理要求。第二步：融合統(tǒng)一。把紙質(zhì)檔和電子檔有機(jī)融合，規(guī)范管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和口徑，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性。以確保電子文件的真實(shí)可用及與紙質(zhì)檔案的一一對(duì)應(yīng)，以達(dá)到紙質(zhì)檔案與電子檔案科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。第三步：科技支撐。要加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，完善信息化基礎(chǔ)配套，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的動(dòng)態(tài)鏈接，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合為大量電子檔以及紙質(zhì)檔存儲(chǔ)條目提供快捷的全文檢索或是條目尋找，從技術(shù)上確保電子文件輸出的紙質(zhì)檔案與實(shí)物完全相符。

3）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作。檔案的雙軌制管理對(duì)檔案員的素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)。首先，檔案員在做好紙質(zhì)檔案工作的同時(shí)，還要運(yùn)用大量現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)去完成電子檔案工作，這就要求檔案工作者不僅要學(xué)習(xí)和掌握紙質(zhì)檔案手工操作的方法和經(jīng)驗(yàn)，還要求他們積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)，要學(xué)會(huì)電腦打字、網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)搜索、網(wǎng)絡(luò)傳輸、網(wǎng)絡(luò)下載、網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存、網(wǎng)絡(luò)閱覽等方面的知識(shí)和技能，從而全面提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，面對(duì)“雙軌制”管理，檔案員迎來(lái)了雙重工作任務(wù)，這無(wú)疑加大了工作量，這對(duì)檔案員職業(yè)道德素質(zhì)又是一個(gè)更大的挑戰(zhàn)。檔案工作者只有堅(jiān)守職業(yè)道德、愛(ài)崗敬業(yè)、高度負(fù)責(zé)，才能真正擔(dān)當(dāng)起雙軌制下檔案工作的重任。

參考文獻(xiàn)

[1]白鵬.科技應(yīng)用背景下檔案信息安全的哲學(xué)思考[D].太原科技大學(xué)，2014.

[2]陳招娣.電子文件管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，2011（9）：15.

作者簡(jiǎn)介

胡潔東（1986-），女，漢，河南省南陽(yáng)人，助理館員，從事檔案管理工作。