楊洋

摘 要：檔案信息化主要經(jīng)過采集與形成、儲存與積累、共享與再利用、延期與銷毀這幾個階段，在這一過程中主要存在管理和技術(shù)上的風(fēng)險，要想加強其信息化的安全管理，可從完善數(shù)字化加工管理制度;加強數(shù)字化加工場所、加工設(shè)備、加工過程、加工質(zhì)量管理;加強數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量管控以及強化數(shù)字化加工人員素質(zhì)建設(shè)這幾個途徑來出發(fā)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;風(fēng)險識別;安全管理策略

隨著時代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，很多紙質(zhì)材料都已經(jīng)趨于信息化管理，紙質(zhì)檔案的管理也面臨著信息化的需求。然而由于各方面因素的影響，紙質(zhì)檔案在信息化管理的過程中存在一些風(fēng)險，如何準確有效地識別這些風(fēng)險，并采取積極有效的措施化解風(fēng)險是相關(guān)管理人員應(yīng)該仔細研究的問題。

1 檔案信息化管理階段

1）檔案采集與形成階段。檔案信息化管理的第一階段就是采集與形成兩個部分。首先是實體紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換與采集，在這一過程中，工作人員要將相關(guān)的紙質(zhì)檔案進行整理和分類，之后用設(shè)備掃描，并按照之前的歸類來整理存放，方便后續(xù)工作的展開。另外還有一部分是數(shù)字檔案的形成，紙質(zhì)檔案形成數(shù)字化檔案以后要將其以電子文件的形式來存放、流轉(zhuǎn)和移交。紙質(zhì)檔案經(jīng)過電子化的采集和形成以后，便有效實現(xiàn)了檔案的信息化管理與服務(wù)。

2）檔案儲存與積累階段。檔案會隨時間推移出現(xiàn)一個慢慢積累的階段，并在積累過程中對其進行儲存，通過對檔案的儲存來達到維護人員資料和歷史真實面貌的作用。

3）檔案共享與再利用階段。檔案作為國家與社會各個方面的重要信息儲存部分，其保留的信息往往有很重要的還原歷史真相或者學(xué)術(shù)研究的價值，因此檔案有很大的利用價值。在經(jīng)過相關(guān)工作人員的審核與篩查之后，很多檔案往往可以實現(xiàn)其信息共享與重復(fù)利用的價值，這一階段就屬于檔案的共享與再利用階段。

4）檔案延期與銷毀階段。檔案資料往往有一個保存期限，過了保存期限以后往往會進行一個渠道劃分，如果這部分檔案還有利用價值，則對其進行延期保存，倘若這部分檔案已經(jīng)沒有了利用價值，則會對其進行一個銷毀處理，這就是檔案的延期與銷毀階段，它同樣存在于檔案的信息化管理階段。

2 檔案信息化管理過程風(fēng)險要素識別

如前文所說，檔案在信息化管理過程中往往經(jīng)歷上述四個階段，而在這四個階段過程中，其信息化管理往往會存在各種各樣的風(fēng)險要素，總的來說，這些風(fēng)險要素可以分為過程管理風(fēng)險和硬件設(shè)備風(fēng)險。

1）過程管理風(fēng)險。（1）選擇加工企業(yè)的風(fēng)險。如上文所說，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中需要一個掃描的過程中，這個過程往往會需要大量的人力和設(shè)備，人力消耗與設(shè)備消耗都較高，因此很多檔案館往往都會采取外包的形式來將這些紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作投放給專業(yè)的數(shù)字化加工公司。在這個過程中，需要對數(shù)字化加工公司的各方面資質(zhì)進行考察，從而做出一個好的選擇，倘若對數(shù)字化加工公司沒有進行一個全面的考察，很可能會對檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化質(zhì)量和效果有很大影響。（2）合同風(fēng)險。檔案館將其紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作轉(zhuǎn)交給專業(yè)的數(shù)字化加工公司之時往往會和公司簽訂一個正式的合同。在簽合同的過程中，檔案館這邊一定要將所有因素都考慮進去，并體現(xiàn)在合同條款之中，避免因細節(jié)問題而影響到整個檔案轉(zhuǎn)化工作的質(zhì)量、周期、保密等內(nèi)容。（3）檔案保密風(fēng)險。很多檔案都涉及集體、個人的私密信息，這些信息一旦泄露，會對個人或者集體的運作造成很大的不利影響，因此在將檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作外包給企業(yè)時，很容易出現(xiàn)對方因為利益而泄露私密的行為，因此委托方一定要與被委托方簽訂保密協(xié)議，將相關(guān)保密細則進行詳細的說明。（4）數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險。檔案在掃描之后其數(shù)據(jù)信息要和原來的檔案系統(tǒng)條目進行正確的掛接，確保所有的檔案信息都能以準確、合理的形式保存下來，以便其后續(xù)發(fā)揮其共享和再利用價值。但是如果受委托的公司對這檔案的數(shù)據(jù)掛接操作內(nèi)容不熟悉，就會很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接和原有的系統(tǒng)條目無法完全對接的情況出現(xiàn)，或者因?qū)呙杓∶?guī)則不熟悉的情況而導(dǎo)致檔案信息化保存的混亂現(xiàn)象。（5）檔案拆裝損壞風(fēng)險。紙質(zhì)檔案在進行保存的時候為了保密等原則，往往會對其進行密封處理，防止相關(guān)信息泄露。而對紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過程中，往往要對紙質(zhì)檔案進行拆卸和重新裝訂的操作。數(shù)字化加工公司的工作人員在操作過程中倘若沒有足夠的耐心和細心，很容易對紙質(zhì)檔案原件造成損壞。

2）硬件設(shè)備風(fēng)險。（1）數(shù)字化設(shè)備性能風(fēng)險。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程需要依賴相關(guān)硬件設(shè)備才能實現(xiàn)，很多檔案館都是因為原有的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，對其進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的工作量大才會委托專業(yè)的數(shù)據(jù)化加工公司對其進行處理，因此這對相關(guān)設(shè)備的性能要求很高。倘若被委托的公司設(shè)備質(zhì)量沒有達到要求，很容易對原有的紙質(zhì)檔案造成損害。（2）數(shù)據(jù)庫安全風(fēng)險。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過程中需要對檔案管理的信息系統(tǒng)條目掛接，在掛接過程中則需要對數(shù)據(jù)庫進行頻繁地讀取，且讀取數(shù)量龐大，服務(wù)器很容易出現(xiàn)問題，因此需要建立一定的數(shù)據(jù)備份制度。

3 檔案信息化安全管理策略

1）完善數(shù)字化加工管理制度。如前文所闡述的那樣，紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過程中需要經(jīng)過諸多程序，每一個程序都容易出現(xiàn)一定的風(fēng)險，因此，相關(guān)部門一定要針對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程序制定完善的數(shù)字化加工管理制度，確保每一個加工過程都有管理依據(jù)。

2）加強數(shù)字化加工場所管理。由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程的私密性，因此要加強對數(shù)字化加工場所的管理，一方面，要確保數(shù)字化加工場所的安全、標準和規(guī)范，另一方面要加強對加工場所的監(jiān)督，現(xiàn)場要配備一定的監(jiān)控設(shè)備，確保所有操作過程都在可監(jiān)視范圍內(nèi)。

3）加強數(shù)字化加工設(shè)備管理。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描過程對硬件設(shè)備的性能要求非常高，因此一定要加強對數(shù)字化加工設(shè)備的管理，一方面，在購買設(shè)備的時候要購買高質(zhì)量的硬件設(shè)備，避免低劣的設(shè)備，另一方面，平時要注意對設(shè)備的維護和清理，確保設(shè)備的高性能化維持。

4）規(guī)范數(shù)字化加工過程管理。首先，委托方和被委托方要做好檔案資料的交接工作。其次要做好檔案的編碼整理和分類工作，確保數(shù)字化加工過程的有序和高效進行。最后，在進行數(shù)字化掃描過程中一定要按照標準的拆卸、掃描、裝訂、掛接等程序來進行，既要確保紙質(zhì)檔案的完整無損，也要確保數(shù)字化信息的質(zhì)量，防止漏頁、重頁或者不清晰的現(xiàn)象出現(xiàn)。

5）強化數(shù)字化加工人員素質(zhì)建設(shè)。數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對數(shù)字化加工過程的高效、高質(zhì)量、有序地進行有很大的影響，因此要想減少紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工風(fēng)險，就要通過對數(shù)字化加工人員的培訓(xùn)來提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)，使其增強保護檔案的安全意識等。

4 結(jié)語

紙質(zhì)檔案信息化管理是符合時代發(fā)展的必然要求，它能夠提高檔案管理的效率。對于其信息化管理過程中的風(fēng)險，相關(guān)工作人員要進行及時有效地識別，并以本文所闡述的安全管理策略為參照，在實際管理過程中進行積極地探索，確保檔案信息化的安全管理。

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