王寧

摘 要：對于辦公室檔案管理工作而言，不僅需要提升其工作效率和質(zhì)量，還要利用科學(xué)的手段對辦公室檔案管理工作進行有效的改革和科學(xué)的創(chuàng)新，促進辦公室檔案管理信息化程度的提升，從而更好地服務(wù)于各單位的健康發(fā)展。本文詳細地分析了辦公室檔案管理信息化的特點與內(nèi)容，充分結(jié)合辦公室檔案管理工作在信息時代所面臨的主要問題，詳細的闡述了實現(xiàn)辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新目標的具體措施，以期促進辦公室檔案管理工作數(shù)字化與信息化目標的實現(xiàn)，從本質(zhì)上提升信息時代辦公室檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時代;辦公室檔案管理;改革與創(chuàng)新

檔案管理工作已成為當(dāng)前社會管理工作的重要組成部分。在信息時代的背景下，現(xiàn)有的檔案管理制度已經(jīng)不再適用于瞬息萬變的社會環(huán)境。對此，積極進行檔案管理制度的改革，探索新的檔案管理方案，已成為眾多專家和學(xué)者的主要工作。文章對檔案管理工作進行了分析，找到其存在的一些問題，并提出了具體的解決策略，希望可以為相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作提供借鑒。

1 辦公室檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

1.1 信息化技術(shù)利用水平低下

在信息化飛速發(fā)展的時代，從一定程度上來說，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當(dāng)傳統(tǒng)的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當(dāng)一部分管理人員依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，對信息化檔案管理缺乏認知，就目前的情況來看，許多單位對于檔案的存儲及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對于計算機信息管理系統(tǒng)的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達到高效精準。同時，對于檔案信息也難以進行及時有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現(xiàn)象較為嚴重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進程。

1.2 缺乏先進的管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理理念僅僅是對檔案資料的存放管理，無法實現(xiàn)對檔案資料的有效利用。而檔案管理信息化，則是通過利用先進的信息化管理技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資料的及時調(diào)出和充分利用。阻礙這一目標實現(xiàn)的重要因素是檔案管理理念的落后，使得檔案管理工作仍然停滯在檔案資料的粗略收集和存放管理方面。同時，管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)較低，也是造成管理質(zhì)量低下的主要原因。

1.3 檔案管理信息化專業(yè)人才匱乏

人才是辦公室檔案管理工作的核心所在，缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，再先進的技術(shù)設(shè)施和管理模式也無法發(fā)揮作用，從當(dāng)前情況來看，檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)人才嚴重匱乏，具體來說，是缺乏計算機和檔案管理工作同時精通的人才，許多單位并未設(shè)立專門的辦公室檔案管理員，通常是配備兼職檔案員，這些人員在單位往往都是身兼數(shù)職，無法專注于檔案管理工作，更無法談及信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理員還存在年齡結(jié)構(gòu)偏大的問題，其對信息化專業(yè)知識相對不足，信息化管理理念落后問題普遍存在，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)程度嚴重不足。

2 辦公室檔案信息化建設(shè)對策建議

2.1 健全體制，強化對檔案管理信息化重要性的認知

作為單位管理者，首先必須充分認識到當(dāng)前時代檔案管理信息化建設(shè)的重要性，依照單位實際情況，制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)方案，對于投入資金、專業(yè)人才配備、專業(yè)配套設(shè)施以及總體發(fā)展戰(zhàn)略等作出合理預(yù)算，并依照信息化建設(shè)實際開展效果不斷加以完善。與此同時，可針對單位檔案管理部門制定相應(yīng)的工作責(zé)任制度，將信息化管理工作納入單位考核硬性指標中。除此之外，還需加強單位內(nèi)部宣傳力度，強化單位全體人員對于辦公室檔案管理信息化建設(shè)重要性的認知。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作需要專業(yè)的人員來完成，因此，在完成管理系統(tǒng)的創(chuàng)新之后，需要培養(yǎng)特定的人員來進行系統(tǒng)的管理和操作。專業(yè)人員的培養(yǎng)主要分為兩點：一是技術(shù)的培養(yǎng)，要求檔案管理人員對檔案管理工作的內(nèi)容和檔案管理系統(tǒng)的操作方法具有充分的了解，只有這樣，才能更好的將創(chuàng)新后的檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢表現(xiàn)出來。所以相關(guān)單位應(yīng)積極的展開管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，聘請系統(tǒng)創(chuàng)新開發(fā)人員進行新系統(tǒng)內(nèi)容和操作方法的介紹，幫助工作人員更好的了解檔案管理系統(tǒng)，進而提升檔案管理的工作效率。二是思想的轉(zhuǎn)變，在新的時代背景之下，要求檔案管理人員的思想也能與時俱進，積極主動地學(xué)習(xí)新知識，具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神，領(lǐng)會到檔案管理工作的實用價值和重要性，從而更好開展工作，提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

2.3 提升保密工作的強度

雖然科學(xué)技術(shù)的進步給辦公室檔案管理信息化與數(shù)字化的提升提供了基本條件，但是也產(chǎn)生了一系列的潛在風(fēng)險，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強度迫在眉睫。在開展辦公室檔案管理工作時，要對各類型檔案資料進行清晰的分類，并根據(jù)其具體保密程度進行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機密形式以及絕密形式。通過結(jié)合檔案資料的機密程度，采取相應(yīng)的檔案資料管理措施，并對管理人員進行嚴格的監(jiān)管，特別是檔案秘密等級較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對其進行管理，提高檔案管理工作的安全性。

2.4 建立完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系是保障辦公室檔案資料管理信息化有序開展的重要基礎(chǔ)，所以相關(guān)部門要及時建立科學(xué)完善的檔案管理體系。首先，充分結(jié)合檔案資料的類型，對管理人員進行詳細清晰的責(zé)任劃分，提升管理人員的責(zé)任與權(quán)力的明確性。其次，根據(jù)檔案資料的公眾性與保密性，實現(xiàn)檔案信息資源內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的有效隔離。再次，構(gòu)建科學(xué)有效的辦公室檔案防護體系，例如在計算機系統(tǒng)中安裝防火墻，殺毒軟件以及報警裝置等等，提高檔案管理工作的安全性。

2.5 引進先進的管理理念，構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式

管理觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的創(chuàng)新，能直接促進辦公室檔案管理信息化程度的提升。雖然大部分檔案資料的收藏與參考價值較高，但是在工作人員管理服務(wù)意識欠缺的影響下，使得對檔案資料的管理僅僅停留在分類保存方面，無法有效地對各類檔案資料進行有效的利用。為此，需要引進先進的管理理念促進傳統(tǒng)管理模式的變革，使用更多先進的技術(shù)軟件進行檔案資料的管理與應(yīng)用工作，提升檔案管理的質(zhì)量。

2.6 創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)

在信息化的背景之下，對辦公室檔案管理工作進行創(chuàng)新，需要完善檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合當(dāng)代的信息技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進行科學(xué)化的創(chuàng)新。具體的工作內(nèi)容包括：⑴積極地對已經(jīng)錄入完畢的檔案進行重新編排，對于原有檔案中較為繁瑣的環(huán)節(jié)進行簡化。⑵應(yīng)用信息化手段，創(chuàng)新檔案管理制度，促進檔案管理工作效率的提升，同時確保檔案管理信息的準確性。⑶完善管理系統(tǒng)，將檔案進行分類管理，實體文本類檔案需要及時準確錄入，同時將文本合理保存，電子類檔案進行分類歸檔管理。

3 結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展，為辦公室檔案管理信息化建設(shè)帶來了全新的機遇，檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然要求，充分利用信息技術(shù)，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來的一系列問題也不容忽視，因此，我們不但要與時代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時也要結(jié)合單位實際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設(shè)路子。

參考文獻

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