摘 要：大數據背景下，檔案管理工作迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)。大數據時代、檔案信息化管理等概念在學術界反復出現，相關部門如何做好檔案信息化管理工作是大數據時代最重要的任務。本文探究大數據時代檔案信息化管理工作的相關問題。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理工作

大數據時代其實就是信息時代發(fā)展的產物，大數據時代的環(huán)境在一定程度上改變了我們的生活方式工作方式，大數據時代給檔案管理工作帶來了一定的機遇，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。隨著大數據技術的迅速發(fā)展，其可以廣泛應用到不同的工作領域中，從而為新形勢下工作的開展提供了較大的便利。電子會計檔案管理是大數據時代的重要舉措。在大數據的作用下，會計檔案管理有了質的飛躍，較好地促進了會計工作邁上了新的臺階。

1 大數據背景下的檔案管理工作

在傳統(tǒng)的管理方式中，各個環(huán)節(jié)都是人工來完成的。人工操作難免會出現一定的誤差，從而給檔案管理工作造成不可估量的損失。隨著技術的進步，電子檔案管理方式的出現，對于檔案管理這項工作而言是一場革命。在大數據時代，電子檔案管理主要是運用網絡的形式將紙質版的材料進行收集、保存、分析等，通過一系列的網絡化方式，將信息進行共享，減少人工操作環(huán)節(jié)，進一步規(guī)范檔案管理工作。在開展電子檔案管理時，最初主要發(fā)揮的是保存功能，將不同的信息錄入到電腦中，方便工作人員根據工作需要及時調取信息資料。在大數據技術的作用下，電子檔案管理發(fā)生了較大的變化，將功能的實現形成了一個完整的鏈條。電子管理方式都是在網絡上操作，在輸入工作方式后，系統(tǒng)進行自動操作，在節(jié)省大量工作時間的同時，極大地提升了管理工作的效率。同時有效節(jié)約辦公資源。在進行電子檔案管理后，可以減少辦公用品例如紙張、書寫筆、記錄本等使用，在節(jié)約工作量的同時，直接參加管理工作的人員有所減少，節(jié)約了人力資源。

2 大數據背景下電子檔案管理過程中存在的不足

在大數據背景下，盡管電子檔案的管理工作已經取得了較大的成效。但是從總體上來看，還是存在著一些問題和不足之處。具體表現在以下方面：

1）缺少計算機和會計專業(yè)過硬的人才隊伍。在大數據時代做好電子檔案工作，尤其是要做好相關的管理業(yè)務，需要業(yè)務非常精良的人才，業(yè)務精良既表現在系統(tǒng)掌握大數據等信息技術，更要了解相關的檔案業(yè)務。

2）缺乏有效的相關硬件設備。為了更好地運用大數據等技術，使得電子檔案得以科學有效管理，需要運用規(guī)范化的硬件設備。這些設備中的配套設施也要符合管理現代化、科學化的需要。但是在實際的管理當中，有的單位在運用大數據的時候，會出現硬件設備和管理理念不相配套的現象。

3）沒有有效結合大數據技術建立并完善相關的管理制度。隨著大數據技術在管理實踐中的廣泛應用，隨之而來的要有一定的工作制度與之相配套，將大數據技術的相關要求融入新形勢下的檔案管理制度中，并運用新的制度來指導管理實踐。盡管有的單位已經將大數據技術和電子檔案管理在具體實踐上進行充分結合，但是其制度建設上還是不夠健全。

3 大數據背景下檔案管理工作需要注意的問題

1）注意規(guī)避潛在風險。大數據時代其實就是信息時代發(fā)展的產物，大數據時代的環(huán)境在一定程度上改變了我們的生活方式工作方式，大數據時代給檔案管理工作帶來了一定的機遇，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理工作對企事業(yè)單位發(fā)展有著至關重要的作用，同時也直接關系企事業(yè)單位甚至國家的政治與經濟利益，一旦檔案信息泄露，會對企事業(yè)單位甚至國家造成很大的影響。因此，不斷完善檔案管理工作，加強檔案的嚴密性是非常重要的。從實際上來看，檔案管理方式受到大數據時代的沖擊，檔案信息資源非常容易泄露甚至丟失，所以運用大數據技術進行檔案管理存在著一定的潛在風險。

2）制定出解決潛在風險的對策。隨著大數據時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經不能夠滿足時代的需求，而在檔案管理工作中，應用大數據技術存在著一定的風險，在傳統(tǒng)的規(guī)章制度中，并沒有對相關方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機密性，就需要結合實際發(fā)展，不斷調整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學合理，從而應對大數據時代背景下檔案管理工作存在的潛在風險。在檔案管理中有效應用大數據技術能夠提高管理工作的效率，同時也更有利于工作人員的工作，但是應該由專業(yè)的檔案管理工作人員進行操作，保證檔案管理工作人員具備相應的綜合素養(yǎng)，同時還需要相應的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

4 大數據背景下提升電子檔案管理的有效策略

1）建立專業(yè)的檔案管理隊伍，提升工作隊伍的綜合素質。不斷優(yōu)化檔案管理人員的結構。由于大數據技術具有較強的應用性，檔案管理工作人員要努力適應大數據技術的發(fā)展，讓自己和新形勢下工作崗位的要求相符合。單位或部門要高度重視檔案管理人員業(yè)務水平的提高，要強化對檔案管理人員的培訓，讓他們意識到檔案管理特別是大數據時代的電子化管理的重要意義，在工作中自覺按照大數據的要求進行科學化管理，提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理工作相對來說比較枯燥乏味，在招聘檔案管理工作人員時，相比于一些技術性工作來說，對技術方面要求較低，而且待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實際發(fā)展。但是隨著技術的不斷深入，大數據時代對檔案管理工作人員的技術水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實現檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術人才，切實提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷優(yōu)化調整檔案管理人才結構，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，而年齡較大的工作人員則應該輔助年輕人順利實施檔案管理工作。

2）在大數據時代背景下做好檔案管理保密工作。在檔案管理工作中，大數據技術的應用有效促進了檔案管理工作的開展與進步，給檔案管理工作帶來了新的機遇，大數據的有效應用能夠促進檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能夠在一定程度上節(jié)約人工成本。大數據在實際應用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數據時代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認識到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識，在工作中不斷規(guī)范自己的行為操作，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，企業(yè)還應該加強管理軟件與硬件的建設，為了能夠使檔案信息化管理工作適應大數據時代的發(fā)展與實際需求，一定要主動加強相關基礎設施的投入，要對現有的設施進行更換以及升級，保證網絡信息平臺的建設，滿足網絡搜索引擎的實際需求。

3）健全電子檔案管理的技術系統(tǒng)。不斷創(chuàng)新電子檔案管理的工作模式。電子檔案在管理過程中，涉及很多方面的程序，而且對基礎設施等硬件設備的要求非常高。這就要求單位或部門在進行管理時，能夠按照大數據技術的發(fā)展要求，加強電子檔案管理所需要的基礎設施建設，健全完善的管理系統(tǒng)，從而推進檔案管理工作的健康發(fā)展。

電子檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，涉及方方面面的工作內容和環(huán)節(jié)，而且每一項工作內容和環(huán)節(jié)都會對整個管理產生影響。所以，對于檔案管理部門來說，要準確把握大數據背景下電子檔案管理的未來走向，在管理的方法上加以鉆研，探索出一條推進檔案管理的新路子。

參考文獻

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作者簡介

汪世敏（1979-），男，蒙古族，內蒙古赤峰市巴林左旗，檔案管理員，館員，本科，研究方向：市場監(jiān)督管理局業(yè)務方面的檔案內容。