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        談信息化背景下檔案管理創(chuàng)新策略

        2020-03-23 06:11:23蘇宇容
        卷宗 2020年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理創(chuàng)新信息化

        蘇宇容

        摘 要:就目前而言,無論是對(duì)于企業(yè)還是個(gè)人,做任何事情都講究如何提高效率,主要的原因是現(xiàn)在辦公和處理事務(wù)基本運(yùn)用計(jì)算機(jī),計(jì)算機(jī)成就了現(xiàn)在的信息時(shí)代,同時(shí)給人們提供了許多便利,帶領(lǐng)著人們?nèi)ヌ剿髅篮玫奈磥?。用信息化的技術(shù)來管理檔案就是其中一個(gè)很好的例子。本文主要介紹了檔案運(yùn)用信息化技術(shù)的重要意義、基于什么條件下提出的檔案管理創(chuàng)新策略和根據(jù)哪些具體措施來管理檔案這三個(gè)方面。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;策略;創(chuàng)新

        無論是日常生活中還是工作,計(jì)算機(jī)隨處可見,而當(dāng)計(jì)算機(jī)進(jìn)入我們的生活中時(shí),信息化時(shí)代的序幕也隨之拉開了。在沒有運(yùn)用信息化技術(shù)的時(shí)候,我們都是人工來管理檔案,而現(xiàn)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)來管理檔案。如果說人工處理一件檔案需要1天時(shí)間,計(jì)算機(jī)可能只需要1小時(shí)且出錯(cuò)率很小,則就突出了計(jì)算機(jī)管理檔案的快速與準(zhǔn)確性,同時(shí)運(yùn)用較少的人力,節(jié)約了資源,提高了效率。總之,在信息化背景下提出檔案管理的創(chuàng)新策略是很有必要的。

        1 檔案運(yùn)用信息化技術(shù)的重要意義

        1.1 促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步

        21世紀(jì)初,計(jì)算機(jī)普遍流行,標(biāo)志著已脫離了“舊”社會(huì)進(jìn)入了嶄新的信息化社會(huì)。隨之迎來的是可以借助電腦快速解決問題。對(duì)于目前管理檔案也是一樣的,信息化技術(shù)可以快速地查找到檔案的位置,精準(zhǔn)的調(diào)用檔案信息,而且提高了安全性和保密性。在很大的程度上,促進(jìn)了人類與社會(huì)的進(jìn)步,為社會(huì)提供了高的效率。

        1.2 節(jié)約了時(shí)間

        相比傳統(tǒng)方法來管理檔案,信息技術(shù)管理檔案節(jié)約了工作人員的時(shí)間,提高了工作效率,節(jié)約了人工的成本。

        但是就目前我們掌握的方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,信息化在快速發(fā)展,我們不能止步不前,而是要充分利用信息化的背景,提出更多創(chuàng)新策略,讓檔案管理更加便利,更加快捷,體現(xiàn)出信息技術(shù)的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)。

        2 檔案管理創(chuàng)新策略在信息化背景的根本

        2.1 基于信息化技術(shù)

        信息化技術(shù)管理檔案是要建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫,通過數(shù)據(jù)庫,人們可以調(diào)用檔案,快速的查找到檔案的具體位置和精確的檔案信息等。建立這個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫就需要運(yùn)用信息化技術(shù),通過信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫,才能快速地對(duì)檔案進(jìn)行使用和查看。這里所說的信息化技術(shù)包括了網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等。

        2.2 基于信息化社會(huì)

        人類社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代后,生活上得到了極大地提高,例如:支付寶、淘寶、微信、美團(tuán)等,可以足不出戶買到想要的東西,出門可以不用帶現(xiàn)金,去哪兒可以網(wǎng)上訂購。而且只要一出門,隨時(shí)隨地都在接觸信息化技術(shù)。

        以前需要調(diào)用一份檔案,可能需要到當(dāng)?shù)夭拍軌蜣k理好,但是現(xiàn)在只要進(jìn)行網(wǎng)上操作,可以直接查看、郵寄,而且準(zhǔn)確無誤。因此,在信息化的背景下,檔案管理更加便利可靠,而且能夠快速高效地獲取資源。

        2.3 基于培養(yǎng)人才

        進(jìn)入信息化時(shí)代后,如何培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新技術(shù)成為普遍共識(shí)。利用信息化技術(shù)培養(yǎng)人才,如:信息化管理檔案人才。檔案對(duì)于一個(gè)國家來說是一個(gè)很大的信息庫,大多數(shù)的學(xué)校專門設(shè)立了如何用信息化技術(shù)去管理檔案的相關(guān)課程,為以后創(chuàng)造出更多更好的創(chuàng)新策略做下鋪墊。

        3 創(chuàng)新策略

        3.1 明確的觀念

        要調(diào)整自身的管理理念,適應(yīng)檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理。要以提高檔案的信息利用效率為首要目標(biāo),時(shí)刻保證檔案的規(guī)范化和開放化。特別是要注意隨著信息時(shí)代流動(dòng)性和開放性的增強(qiáng),要保證重要檔案信息的安全性。創(chuàng)新信息化背景下檔案管理的管理理念,注重開放性、規(guī)范性以及安全性理念意識(shí)的提升。運(yùn)用信息化技術(shù)來管理檔案主要是為了提高效率、節(jié)約人力資源、規(guī)劃檔案的存放以及保證檔案的安全性和可靠性,因此要合理的調(diào)用檔案、確保檔案的安全性、提高檔案使用效率和創(chuàng)造更大的效益。

        3.2 技術(shù)創(chuàng)新

        成為一名合格的信息化管理檔案的人才需要擁有良好的專業(yè)知識(shí),在工作中與經(jīng)驗(yàn)豐富的前輩探討、研究,尋找問題,探索新事物、新技能。管理檔案的人員需要不定期地培訓(xùn)與考核,信息技術(shù)發(fā)展快速,需要不斷的學(xué)習(xí),不斷去探索,接觸新的東西才有可能激發(fā)自己的創(chuàng)新意識(shí),促進(jìn)自己的技術(shù)創(chuàng)新。

        第一:專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案信息化的工作實(shí)際, 不斷學(xué)習(xí)新的信息管理技術(shù),并將其有針對(duì)性的運(yùn)用與檔案管理工作中去;第二:檔案信息化的管理技術(shù)創(chuàng)新必須有大量的管理技術(shù)理論知識(shí)作為基礎(chǔ),更好的對(duì)檔案進(jìn)行信息化創(chuàng)新管理,為檔案的管理技術(shù)創(chuàng)新管理做好鋪墊。

        3.3 方法創(chuàng)新

        1)建立一個(gè)管理檔案的數(shù)據(jù)庫,通過這個(gè)數(shù)據(jù)庫來調(diào)用檔案信息、查看檔案等。

        2)在數(shù)據(jù)庫里面建立規(guī)范、簡約、快速收集檔案信息的方式。

        3)為提高數(shù)據(jù)庫的安全性,需要實(shí)名認(rèn)證,對(duì)它進(jìn)行安全管理。

        4 結(jié)束語

        在這個(gè)被大數(shù)據(jù)抨擊的時(shí)代,信息化技術(shù)在不斷更新,管理檔案的方式層出不窮,為了不落后于時(shí)代的發(fā)展,需要永不止步的學(xué)習(xí),需要不斷創(chuàng)新管理檔案的方式和技術(shù)。同時(shí)信息化技術(shù)也將帶來節(jié)約了時(shí)間,提高了辦事效率的好處。

        總之,未來脫離不了信息化的社會(huì),未來需要更好地利用信息技術(shù),提出更多更好的管理檔案的創(chuàng)新策略。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]陶紅.淺議檔案信息管理創(chuàng)新[J].檔案管理,2012(04).

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        [5]尹美京.檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見[J].檔案學(xué)通訊,2010(13).

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