宋慧麗

摘 要：信息時(shí)代，辦公室工作均采取系統(tǒng)化、智能化的辦公模式，降低了勞動(dòng)力，同時(shí)強(qiáng)化了工作效率，文書(shū)檔案管理作為辦公室中較為基礎(chǔ)、復(fù)雜的工作，其工作內(nèi)容復(fù)雜、工作量較大，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案工作形式已經(jīng)無(wú)法處理當(dāng)前的工作任務(wù)，必然要在信息社會(huì)背景下，搭建信息技術(shù)工作平臺(tái)，促使文書(shū)管理工作得到革新與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)背景;辦公室;文書(shū)檔案管理;工作;改革;創(chuàng)新

辦公室文書(shū)檔案管理，隨著事業(yè)單位的激烈競(jìng)爭(zhēng)計(jì)劃而變得復(fù)雜起來(lái)，傳統(tǒng)管理形式較為局限，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合其未來(lái)的發(fā)展方向、目前重要的項(xiàng)目活動(dòng)，找到文書(shū)檔案管理的新型模式，注重信息設(shè)備的購(gòu)進(jìn)與維護(hù)，并在事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)信息專(zhuān)業(yè)人才，高效運(yùn)轉(zhuǎn)檔案資料，避免檔案信息閑置無(wú)用，讓文書(shū)檔案發(fā)揮出重要的作用，調(diào)整文書(shū)檔案工作形式，優(yōu)化辦公室工作狀態(tài)。

1 辦公室文書(shū)檔案管理措施

1.1 建立事業(yè)單位文化檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系

事業(yè)單位應(yīng)重視檔案文書(shū)的工作，不僅要安排合適的人才，專(zhuān)崗專(zhuān)職的展開(kāi)工作安排，同時(shí)還應(yīng)購(gòu)進(jìn)相應(yīng)設(shè)備，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，搭建好信息的載體，使得文書(shū)檔案管理工作在事業(yè)單位中成為一個(gè)獨(dú)立，且工作中與各個(gè)部門(mén)銜接的要點(diǎn)，事業(yè)單位應(yīng)建立文書(shū)檔案的管理體系，摒棄舊俗與復(fù)雜的工作流程，將工作步驟簡(jiǎn)化，工作中有輕重緩解之分，了解領(lǐng)導(dǎo)工作上的系列安排，事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展方向等，在網(wǎng)絡(luò)管理體系下要求每名員工都跟緊事業(yè)單位的步伐，掌握信息技術(shù)工作形式，重整工作的計(jì)劃，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書(shū)管理形式有所不同，應(yīng)注意保存安全性等新提出的問(wèn)題，使得網(wǎng)絡(luò)管理符合事業(yè)單位需要。

1.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

部分事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作之所以一直得不到創(chuàng)新和改變，信息化空間的利用率低，追究其原因與責(zé)任，均與事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理重視度不高有關(guān)，事業(yè)單位活動(dòng)中通常會(huì)比較關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益，而對(duì)于文書(shū)檔案管理工作，將其歸納到后勤活動(dòng)中，不僅不重視，且在人員安排上，也沒(méi)有考慮到工作人員信息技術(shù)能力的問(wèn)題，工作人員多具備長(zhǎng)期的管理經(jīng)驗(yàn)，但傳統(tǒng)工作形式已經(jīng)成為習(xí)慣，缺乏創(chuàng)新思考能力，事業(yè)單位應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)管理工作的重視度，定期審查文書(shū)檔案的存檔、搜索便捷性、完整性，并將文檔資料調(diào)用起來(lái)，結(jié)合事業(yè)單位正在運(yùn)行的項(xiàng)目活動(dòng)，調(diào)出其中可供參考的文檔，傳送到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的收件箱中，同時(shí)注意文檔傳送的權(quán)限，避免資料的泄露，管理人員應(yīng)加入事業(yè)單位績(jī)效考核當(dāng)中，提出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，激起文書(shū)檔案管理工作中員工的創(chuàng)新積極性。

2 辦公室文書(shū)檔案管理工作面對(duì)的機(jī)遇

有助于事業(yè)單位獲利。檔案資料有助于事業(yè)單位回顧發(fā)展路徑，尋求與市場(chǎng)環(huán)境相符合的事業(yè)單位資源，為事業(yè)單位項(xiàng)目活動(dòng)提供文書(shū)建議，檔案中應(yīng)進(jìn)行區(qū)域、結(jié)構(gòu)劃分，可根據(jù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出的要求、任務(wù)活動(dòng)中的重點(diǎn)目標(biāo)，分析鎖定檔案，并抽調(diào)出與之緊密關(guān)聯(lián)的檔案內(nèi)容，以便于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策，同時(shí)可將事業(yè)單位在高速前進(jìn)中存在的歷史遺留問(wèn)題及時(shí)解除，降低事業(yè)單位活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)。

3 辦公室文書(shū)檔案管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)

3.1 文書(shū)檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度

事業(yè)單位在信息社會(huì)背景下，雖然展開(kāi)了信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理新型模式，但信息的利用率不高，當(dāng)那管理人員未構(gòu)建適應(yīng)信息形式的規(guī)章制度，一旦出現(xiàn)信息泄露、人為篡改、信息缺失的問(wèn)題難以追責(zé)，找不到工作中失誤的痕跡，更是無(wú)法及時(shí)的補(bǔ)充資料，也無(wú)法避免第二次問(wèn)題的重復(fù)發(fā)生，長(zhǎng)此以往，文書(shū)檔案管理工作不分輕重，工作存在滯后性，員工容易消極怠工，在績(jī)效的考核上，更是無(wú)法分辨每個(gè)人的功過(guò)，甚至出現(xiàn)隨意調(diào)取資料和替換資料的嚴(yán)重問(wèn)題發(fā)生。

3.2 文書(shū)檔案管理的安全指標(biāo)不高

信息化空間開(kāi)通后，文書(shū)檔案的危險(xiǎn)問(wèn)題層出不窮，設(shè)備上的檔案保存密碼鎖容易解開(kāi)，檔案室工作人員隨意出入，部分已經(jīng)離職的領(lǐng)導(dǎo)仍舊能夠輸入賬號(hào)調(diào)取其中的資料隨意查看，不能進(jìn)行后臺(tái)監(jiān)管，檔案的編號(hào)、類(lèi)別劃分也不夠仔細(xì)，與事業(yè)單位的工作形式相沖突，在查詢(xún)資料時(shí)難以快速的將相關(guān)內(nèi)容調(diào)取出來(lái)，容易打亂已經(jīng)排好的檔案次序。

4 辦公室文書(shū)檔案管理工作的相應(yīng)要求

4.1 構(gòu)建信息專(zhuān)屬管理制度

應(yīng)在紙質(zhì)版與電子版的檔案管理中，構(gòu)建屬于信息模式的專(zhuān)屬制度，如分析事業(yè)單位的活動(dòng)規(guī)律，要求分類(lèi)形式，進(jìn)行相應(yīng)的編號(hào)處理，可按照年限、重要性等設(shè)置編號(hào)，簡(jiǎn)化文件名，一些較為陳舊的文件，不經(jīng)常取用的文件，應(yīng)創(chuàng)建只讀模式，方便領(lǐng)導(dǎo)在查閱時(shí)讀取信息，但不能改動(dòng)信息，與事業(yè)單位保密項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的資料，應(yīng)設(shè)置有查閱權(quán)限，且一旦有人登陸系統(tǒng)查詢(xún)與調(diào)取信息，必然有消息通知與安全警告，發(fā)送到管理人員的電腦、手機(jī)終端，這樣方便管理人員外出活動(dòng)時(shí)，也能隨時(shí)監(jiān)察系統(tǒng)。

4.2 要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)為工作人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，可公費(fèi)檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，在招聘新員工時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇信息技術(shù)能力較強(qiáng)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，開(kāi)展檔案管理的會(huì)議討論，定期進(jìn)行問(wèn)題整理與分析，找尋創(chuàng)新對(duì)策，對(duì)于提出可行性意見(jiàn)的員工應(yīng)試行，若方法可行應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，重要檔案應(yīng)交給高層領(lǐng)導(dǎo)直接管理，或由部門(mén)項(xiàng)目執(zhí)行人獨(dú)立管理，保存在獨(dú)立的硬盤(pán)中，定期進(jìn)行文件資料的復(fù)盤(pán)，篩除重復(fù)的文件，對(duì)有缺失的文件進(jìn)行補(bǔ)充。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲有度。

4.3 構(gòu)建信息系統(tǒng)模式

檔案管理子系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)編目管理、原文管理、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案編研等功能。可與事業(yè)單位的OA系統(tǒng)建立銜接機(jī)制，借助文件檔案管理、查詢(xún)利用、系統(tǒng)維護(hù)三大模塊延伸出多項(xiàng)管理功能，應(yīng)打通空間的局限，構(gòu)建云端系統(tǒng)管理，大量存儲(chǔ)檔案資料，收錄與整編信息中，應(yīng)保障信息的完全，提供信息檔案服務(wù)，逐步的提高信息編目速度，構(gòu)建手動(dòng)檢索、信息自動(dòng)檢索等形式，并應(yīng)相對(duì)的建立目錄數(shù)據(jù)，搭建目錄鏈接。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理中，應(yīng)分析其與事業(yè)單位相關(guān)的機(jī)遇、挑戰(zhàn)，調(diào)整事業(yè)單位檔案管理形式，不斷完善管理形式，創(chuàng)新管理思路，并在管理人員素質(zhì)能力的提高下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的不斷創(chuàng)新。

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