劉亦齊

摘 要：檔案信息化屬于現(xiàn)代化檔案管理的主要方式，其代表著檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，其中，檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)諸多，除了可以高效率保存內(nèi)部檔案資料之外，還可以共享以及整合各項(xiàng)檔案資源。從中看出，大力建設(shè)檔案信息化和全面管理檔案是很有必要的，其直接決定了檔案水平的提升。不過(guò)，從檔案信息化建設(shè)以及檔案管理實(shí)際開(kāi)展情況來(lái)看，還有著較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題完全不利于建設(shè)檔案信息化，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。在本文中，重點(diǎn)探討了檔案信息化建設(shè)以及檔案管理情況。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;存在的問(wèn)題;管理策略

檔案在單位以及個(gè)人中起著一定的記錄效果，本身伴隨著時(shí)代的變化而改變。而檔案管理具備系統(tǒng)性的特征，在該項(xiàng)工作開(kāi)展期間，相關(guān)人員除了合理使用相關(guān)技術(shù)之外，還必須遵循各項(xiàng)原則強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)以及管理的分析力度，結(jié)合實(shí)際情況制定出完善的對(duì)策，這是檔案管理面臨的工作要點(diǎn)。

1 檔案信息化管理期間遵循的基本原則

1）遵循規(guī)范化的原則。檔案信息化建設(shè)工作涉及的要點(diǎn)比較多，在實(shí)際工作開(kāi)展期間，相關(guān)管理單位應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)范性的要求實(shí)施，制定完善的標(biāo)準(zhǔn)制度，防止電子檔案歸檔期間出現(xiàn)矛盾。一旦沒(méi)有合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作的話，少了規(guī)范性制度為支撐，那么檔案管理效率就會(huì)下降，難以保證整體質(zhì)量。

2）遵循統(tǒng)一化的原則。當(dāng)收集和整合檔案的時(shí)候，只有及時(shí)更替不同的信息，才能夠滿(mǎn)足于檔案管理工作中的統(tǒng)一性原則，嚴(yán)格遵循該項(xiàng)原則是基本需求，基于此，對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，必須整合相關(guān)的信息內(nèi)容，統(tǒng)一管理，以此提高檔案管理效率。

2 對(duì)于檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作存在問(wèn)題的分析

1）沒(méi)有正確了解到檔案信息化建設(shè)工作的重要性。檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施使得以往傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了改變，不過(guò)大多數(shù)管理人員尚沒(méi)有了解到信息化技術(shù)在檔案管理期間產(chǎn)生的作用，認(rèn)識(shí)不到位，完全阻礙了檔案管理變革工作的實(shí)施，不利于提升檔案管理效率。從中看出，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺少正確性的了解和認(rèn)識(shí)是限制該項(xiàng)工作開(kāi)展的主要因素。

2）采取的檔案管理方式較為單一和滯后。從當(dāng)前情況來(lái)看，我國(guó)尚沒(méi)有制定健全的檔案管理體系，采取的管理方式比較單一和滯后，檔案管理人員技能不高，專(zhuān)業(yè)水平較低等，難以高效率的管理各項(xiàng)檔案，完全阻礙了檔案管理工作的正常開(kāi)展。比如，依舊是使用以往手工檔案管理模式來(lái)收集以及整合各項(xiàng)檔案，根本沒(méi)有和當(dāng)代信息化技術(shù)相互融合到一起，導(dǎo)致檔案的安全性降低，難以安全開(kāi)展該項(xiàng)工作。

3）各個(gè)檔案部門(mén)信息化水平參差不齊，有高有低。對(duì)于各個(gè)區(qū)域來(lái)講，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一致，因此使得檔案部門(mén)信息化開(kāi)展和檔案人員的工作能力也有著諸多的差別，有的部門(mén)逐漸引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理檔案，檔案管理效率有所提高，可是有的部門(mén)依舊是應(yīng)用單機(jī)管理檔案，檔案管理水平和效率較低，難以共享資源，無(wú)法科學(xué)的應(yīng)用檔案內(nèi)的資源。

4）沒(méi)有制定健全的檔案管理體系。健全的檔案管理體系有利于推動(dòng)檔案管理工作的良好運(yùn)行，不過(guò)現(xiàn)階段，大多數(shù)單位過(guò)于將關(guān)注點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益提升等方面，完全沒(méi)有加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，并且并沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定完善的制度，大多數(shù)檔案管理工作趨于形式化，管理不嚴(yán)格。

5）信息資源使用理念有著較大的誤差。當(dāng)前，在使用信息資源期間理念上還有著極大的誤差，這是影響檔案信息化建設(shè)效率提升的主要因素。相關(guān)人員一味的認(rèn)為，只需要收集以及整理好檔案然后保存即可，可是信息化檔案建設(shè)的重點(diǎn)是共享檔案，在儲(chǔ)存檔案的過(guò)程中合理使用資源，將檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，可是對(duì)于有的檔案管理人員而言，依舊是將目標(biāo)放在檔案管理方面，完全忽視了檔案資源的合理使用，最終弱化了檔案的整體價(jià)值。

3 實(shí)施檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)措施

1）強(qiáng)化檔案信息化管理力度。在對(duì)檔案信息化進(jìn)行管理的時(shí)候，相關(guān)人員需要提前了解到工作的具體要點(diǎn)，遵循基本要求和社會(huì)形勢(shì)來(lái)制定有關(guān)的信息化建設(shè)計(jì)劃，處于框架檔案管理期間將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的靈活性體現(xiàn)出來(lái)，拓展功能，定期創(chuàng)新和改進(jìn)軟件，使該項(xiàng)工作和社會(huì)發(fā)展要求相一致，從根本上促使檔案信息化工作高效率開(kāi)展。與此同時(shí)，在信息化檔案管理期間優(yōu)化管理方式，不同類(lèi)型的管理方式產(chǎn)生的作用是不一樣的，所以，務(wù)必按照檔案管理具體情況進(jìn)行探究，選取與之相符的模式，從而促使信息化管理工作良好開(kāi)展。

2）增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，健全信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理信息化建設(shè)有著極高的優(yōu)勢(shì)，因此務(wù)必加大對(duì)其的推廣力度。首先，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)來(lái)講，需要對(duì)信息化建設(shè)給予高度重視，起到良好的帶頭作用，組織其他人員積極學(xué)習(xí)信息化建設(shè)管理方法以及知識(shí)點(diǎn)，熟練操作各項(xiàng)信息化建設(shè)技術(shù)，創(chuàng)建規(guī)范性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以此為職工學(xué)習(xí)知識(shí)點(diǎn)提供便利。其次，制定健全的宣傳制度，全方面實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，以此提升該項(xiàng)工作的效率?，F(xiàn)階段，在檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展期間還有著較多的問(wèn)題，其中就屬基礎(chǔ)設(shè)施不完善現(xiàn)象最為明顯。要想促使檔案管理信息化建設(shè)工作更加合理和規(guī)范的開(kāi)展，有關(guān)部門(mén)需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作投入相應(yīng)的資金，比如采購(gòu)專(zhuān)業(yè)性的掃描設(shè)備以及儀器等，健全各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，從而促使檔案管理工作得到更好的開(kāi)展。

3）強(qiáng)化電子文件管理。在計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建的背景下，諸多文件被儲(chǔ)存到了網(wǎng)絡(luò)中，這就凸顯出了電子文件檔案管理工作的重要性。通過(guò)相關(guān)探究來(lái)看，實(shí)施電子文件檔案工作可以將重要的信息全部保存下來(lái)，將檔案信息的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最高，意義非凡。因此，強(qiáng)化電子文件管理力度是很有必要的，具體措施如下所示：其一，成立專(zhuān)門(mén)管理和維護(hù)各項(xiàng)電子檔案的部門(mén)，增強(qiáng)電子文件歸檔的規(guī)范性。其二，有效處理電子文件，相關(guān)人員從電子檔案接收、儲(chǔ)存等方面入手，嚴(yán)格進(jìn)行管理，確保電子文件的有效性。其三，電子文件形成時(shí)間較短，可否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺少驗(yàn)證，基于此，當(dāng)管理電子文件的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)大力解決電子文件儲(chǔ)存問(wèn)題，定期復(fù)制長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存的文件，以免發(fā)生檔案信息缺失現(xiàn)象。

4）共享檔案信息。我國(guó)當(dāng)前已經(jīng)迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代，因此為了為后期工作開(kāi)展提供便利，應(yīng)當(dāng)有效的共享檔案信息，在共享檔案信息的過(guò)程中，需要提前培養(yǎng)可以熟練操作計(jì)算機(jī)的人員，保證檔案信息共享工作順利開(kāi)展。在共享檔案信息的工程中，密切關(guān)注檔案信息的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨除了能夠?yàn)槿藗兩钐峁┓奖阒?，同時(shí)還使其面臨著較多的隱患性，其中網(wǎng)絡(luò)安全是最為明顯的一種情況。所以，要想避免檔案信息被惡意損壞，務(wù)必重視檔案信息的安全性。

5）摒棄以往傳統(tǒng)的管理模式，加大創(chuàng)新力度。檔案管理部門(mén)只有摒棄或者是創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，才可以將檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，提升檔案管理效率?；诖?，各項(xiàng)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化信息化檔案管理力度，優(yōu)化自身理念，將檔案管理從以往傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變成信息化模式，落實(shí)檔案管理體系，為創(chuàng)新檔案提供良好的依據(jù)。

4 結(jié)語(yǔ)

從以上論述來(lái)看，檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施起著決定性作用，其可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)的良好運(yùn)行?；诖?，有關(guān)部門(mén)需要從實(shí)際情況入手，全面探究檔案信息化建設(shè)期間的不足之處，定期培訓(xùn)人員，整合各項(xiàng)資源，在創(chuàng)新管理方式的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的穩(wěn)定開(kāi)展。

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