張曉燕?曹勤民?王彥龍?景萬福

摘 要：信息時代數(shù)據(jù)的處理更加高效、快捷。在高校中，研究生教學檔案是反應高校培養(yǎng)質(zhì)量、提供研究生教育評估等項工作中最為重要的文件之一，怎樣才能有效管理研究生教學檔案，從而最大限度地實現(xiàn)研究生教學檔案為高校和社會提供服務的功能，將是高校管理工作中非常重要的內(nèi)容之一。

關鍵詞：信息時代;研究生教學檔案;管理

近年來，我國高新技術發(fā)展勢如破竹，研究生教育規(guī)模不斷擴大，高校研究生教學檔案如仍運用傳統(tǒng)的檔案管理方法，則無法適應時代的發(fā)展。加強信息時代高校研究生教學檔案管理，能夠為高校的教學和科研工作提供支持，為高校積累豐富的教學經(jīng)驗。因此正確認識研究生檔案的學術價值與特點，迎接信息化給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，建成系統(tǒng)安全的網(wǎng)絡檔案平臺，以人為本，規(guī)范管理體制，從而提高檔案管理質(zhì)量和效果。

1 分析高校研究生檔案實現(xiàn)信息化管理的特點與價值

一直以來，研究生教學檔案都是從招生、教學、科研等活動中直接形成的，涵蓋了教學培養(yǎng)、科學研究、學術論文撰寫等檔案資料，是衡量研究生教學質(zhì)量和培養(yǎng)效果的有價指標，匯集了前沿性、實用性科學技術理論成果，各項科研技術成果又可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力并在實踐中檢驗科研成果，進而為提升科研技術、助力科技興國貢獻力量，具有較高的學術價值和重要的保存價值。

2 信息化對高校研究生教學檔案帶來的挑戰(zhàn)

1）經(jīng)費存在缺口。足夠的資金支持，可使研究生教學檔案的信息化進展更加順暢。目前，高?！堆芯可虅展芾硐到y(tǒng)》的建設和開發(fā)，為研究生入學到畢業(yè)期間的基本教學數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子化和高效利用的檔案信息化平臺奠定了基礎，但是，先進技術的應用離不開各種電子設備的配套支持，后期系統(tǒng)的更新維護、菜單運行后的調(diào)整、設計開發(fā)的軟件等問題，離開了資金投入均無法運行，勢必降低數(shù)據(jù)庫的使用效率。

2）安全技術至關全局。隨著檔案數(shù)量的不斷增加和內(nèi)容的不斷豐富，研究生教學檔案的信息載體形式也日益增多，特別是涉及研究生培養(yǎng)、科研成果等重要資料信息和數(shù)據(jù)的保密性，一旦發(fā)生泄漏或者被黑客攻擊，將給高校甚至國家造成嚴重的損失[1]。因此，檔案信息化管理不僅要建設好數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)，更要做好數(shù)據(jù)涉密和保護工作，規(guī)避非法訪問、病毒侵入等風險。

3）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，高等學校配備了信息化檔案管理的軟、硬件設施，而兼具檔案管理知識和網(wǎng)絡信息技術的人才匱乏、在崗人員缺乏檔案管理專業(yè)知識和管理技能、管理人員意識不到安全風險對檔案工作的重要性、甚至無法完成信息化檔案數(shù)據(jù)處理和歸檔等現(xiàn)象仍然存在，同時，在崗位上成長和不斷成熟的渠道并不暢通，直接影響了研究生教學檔案的管理質(zhì)量和管理水平提升。

3 高校研究生教學檔案管理應對策略

1）收集、整理研究生教學資料。收集、整理是檔案管理的第一步。這是一個寬口徑、多渠道、漫長而循環(huán)的過程，不僅需要研究生本人、教師導師、院領導、管理人員以及學校檔案館、研究生院等多方的參與、支持、指導和協(xié)助，還需要院所一線工作人員在平時工作中的隨時或定期收集資料并結(jié)合集中與分散等多種形式，拓展檔案收集整理的渠道、豐富院所檔案室的資料內(nèi)容，齊全完整地做好紙質(zhì)版研究生教學檔案的管理和服務，并為實現(xiàn)檔案信息電子化奠定有價積累和支撐依據(jù)[2]。

2）規(guī)范檔案標準化建設。檔案的標準化，為現(xiàn)代化管理奠定了重要基礎。建構(gòu)一套符合教學規(guī)律、結(jié)合教學管理實際、簡單易操作的研究生教學檔案管理體系及標準，對于總結(jié)內(nèi)容形式多樣、具有一定教學周期（如碩士研究生三年、博士研究生四年的基本學制）的研究生教學檔案形成特點和規(guī)律具有現(xiàn)實意義。比如，在實物管理中采取按問題分類、以年級立卷、封面編制卷內(nèi)目錄等切合實際、一目了然、節(jié)省人力與物力的方法，而錄入系統(tǒng)后的電子數(shù)據(jù)則運用先進的軟件技術、互聯(lián)網(wǎng)等技術打通環(huán)節(jié)內(nèi)容、完善保密界定、推進有序管理等，均不失為提高檔案管理水平和利用率的科學手段。

3）加強檔案信息的網(wǎng)絡化與數(shù)字化建設。隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的不斷深入，給高校信息資源擴大載體形式、豐富內(nèi)容層次提出了更高的要求，高校依托互聯(lián)網(wǎng)技術、攝影錄像技術、數(shù)據(jù)庫等技術手段，基本完成了研究生教學檔案數(shù)據(jù)庫的建設、擁有了高效并且專業(yè)特色突出的檔案資源、加快了研究生教學檔案網(wǎng)絡化與數(shù)字化的進程、推動了科研成果的利用和推廣、促進了檔案服務的良好發(fā)展。然而，在資金支持有限情況的下，需要結(jié)合實際情況制定了長、短期相結(jié)合的建設方案，非重點硬件設施可不追求一步到位，并以高端服務器低檔終端為指導原則逐步配置計算機等各種硬件，能滿足高校檔案管理不同崗位的工作需要即可。同時，要重視檔案管理及互聯(lián)網(wǎng)技術的復合型人才的引進和培訓，通過自學、參加專業(yè)培訓、崗位鍛煉等方法推進懂專業(yè)、高學歷、懂業(yè)務、會操作的高素質(zhì)人員參與加強隊伍建設，形成有效的網(wǎng)絡化研究生教學檔案數(shù)字系統(tǒng)助力[3]。最后，在資金籌集方面，高校的研究生院、各院所、檔案館等檔案直接形成和管理的各部門，應發(fā)揮主觀能動性，開拓思路、廣開渠道，積極爭取多方資金支援和項目自籌、申請國家專項資金等方法，最大程度地解決檔案信息化建設中預算經(jīng)費的難題和缺口。

4）拓展“以人為本”的社會化服務職能?！耙匀藶楸尽笔强茖W發(fā)展觀的核心、是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的基礎，也是高校發(fā)展的基本要求。在高校的研究生教學檔案管理中，應始終堅持將“以人為本”、全心全意為人民服務的精神和建立健全檔案管理制度的規(guī)范化理念結(jié)合起來，做好充實檔案資源和完善信息服務的體系構(gòu)建，關注檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)、素質(zhì)提升和發(fā)展空間，鼓勵和激勵他們?yōu)楦咝５难芯可?、教師、科研人員、管理人員以及社會等積極、創(chuàng)新地開展工作，并在法律準許、檔案保管期限規(guī)定和資料可開放原則的基礎上，積極協(xié)助有關部門籌備和舉辦研究生教學檔案中有關科研技術開發(fā)、成果轉(zhuǎn)化、人才培養(yǎng)模式等實物展覽和網(wǎng)站信息宣傳，變被動為主動地為高校和社會提供有價服務。

5）提高認識，理順管理體制。提高對研究生教學檔案的認識并加強管理，是高校教育教學改革發(fā)展和社會不斷進步的需要，也是關乎高校研究生個人的學習、生活、科研、實踐、評優(yōu)、獲獎等各項活動的原始記錄，在高校、研究生本人、家長乃至社會的政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展等方面起著不可估量的影響和作用。因而，要加強對依法治國、依制度辦事的重要性認識，將建立健全科學、規(guī)范的檔案管理制度作為首要任務，努力實現(xiàn)各項規(guī)章制度的環(huán)環(huán)相扣。其次，要不斷完善研究生教學檔案信息，認真核查檔案資料的內(nèi)容、載體、時間等與研究生的教育管理工作是否相接軌，及時開展檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)工作，做到準確無誤;第三，要加強部門合作，理順管理體制，真正將研究生培養(yǎng)過程中的各個管理流程相串聯(lián)和并聯(lián)，實現(xiàn)高校規(guī)劃與指導全局、研究生院有針對性的通知安排、院所具體執(zhí)行并做好收集、整理、移交檔案館等部門協(xié)調(diào)配合的機制運行和有效銜接。

4 結(jié)束語

信息時代，擴展研究生教學檔案的資源量、將檔案管理標準規(guī)范化、建成網(wǎng)絡數(shù)字化檔案信息平臺，以及建立健全高校的檔案管理運行體制和機制，不僅可以有效提升高校研究生教學檔案的管理質(zhì)量和服務效率，也是促進高校研究生教學檔案科學化管理的發(fā)展方向和必然選擇。

參考文獻

[1]羅溪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2019（22）：122-123.

[2]張丹.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019（22）：140+142.

[3]代進.信息時代檔案管理的研究[J].現(xiàn)代交際，2019（20）：139+138.