張曉燕?曹勤民?王彥龍?景萬福

摘 要：信息時(shí)代數(shù)據(jù)的處理更加高效、快捷。在高校中，研究生教學(xué)檔案是反應(yīng)高校培養(yǎng)質(zhì)量、提供研究生教育評估等項(xiàng)工作中最為重要的文件之一，怎樣才能有效管理研究生教學(xué)檔案，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)研究生教學(xué)檔案為高校和社會(huì)提供服務(wù)的功能，將是高校管理工作中非常重要的內(nèi)容之一。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;研究生教學(xué)檔案;管理

近年來，我國高新技術(shù)發(fā)展勢如破竹，研究生教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校研究生教學(xué)檔案如仍運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法，則無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。加強(qiáng)信息時(shí)代高校研究生教學(xué)檔案管理，能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)和科研工作提供支持，為高校積累豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。因此正確認(rèn)識研究生檔案的學(xué)術(shù)價(jià)值與特點(diǎn)，迎接信息化給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，建成系統(tǒng)安全的網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)，以人為本，規(guī)范管理體制，從而提高檔案管理質(zhì)量和效果。

1 分析高校研究生檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的特點(diǎn)與價(jià)值

一直以來，研究生教學(xué)檔案都是從招生、教學(xué)、科研等活動(dòng)中直接形成的，涵蓋了教學(xué)培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)術(shù)論文撰寫等檔案資料，是衡量研究生教學(xué)質(zhì)量和培養(yǎng)效果的有價(jià)指標(biāo)，匯集了前沿性、實(shí)用性科學(xué)技術(shù)理論成果，各項(xiàng)科研技術(shù)成果又可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力并在實(shí)踐中檢驗(yàn)科研成果，進(jìn)而為提升科研技術(shù)、助力科技興國貢獻(xiàn)力量，具有較高的學(xué)術(shù)價(jià)值和重要的保存價(jià)值。

2 信息化對高校研究生教學(xué)檔案帶來的挑戰(zhàn)

1）經(jīng)費(fèi)存在缺口。足夠的資金支持，可使研究生教學(xué)檔案的信息化進(jìn)展更加順暢。目前，高校《研究生教務(wù)管理系統(tǒng)》的建設(shè)和開發(fā)，為研究生入學(xué)到畢業(yè)期間的基本教學(xué)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)電子化和高效利用的檔案信息化平臺(tái)奠定了基礎(chǔ)，但是，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用離不開各種電子設(shè)備的配套支持，后期系統(tǒng)的更新維護(hù)、菜單運(yùn)行后的調(diào)整、設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件等問題，離開了資金投入均無法運(yùn)行，勢必降低數(shù)據(jù)庫的使用效率。

2）安全技術(shù)至關(guān)全局。隨著檔案數(shù)量的不斷增加和內(nèi)容的不斷豐富，研究生教學(xué)檔案的信息載體形式也日益增多，特別是涉及研究生培養(yǎng)、科研成果等重要資料信息和數(shù)據(jù)的保密性，一旦發(fā)生泄漏或者被黑客攻擊，將給高校甚至國家造成嚴(yán)重的損失[1]。因此，檔案信息化管理不僅要建設(shè)好數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)，更要做好數(shù)據(jù)涉密和保護(hù)工作，規(guī)避非法訪問、病毒侵入等風(fēng)險(xiǎn)。

3）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，高等學(xué)校配備了信息化檔案管理的軟、硬件設(shè)施，而兼具檔案管理知識和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的人才匱乏、在崗人員缺乏檔案管理專業(yè)知識和管理技能、管理人員意識不到安全風(fēng)險(xiǎn)對檔案工作的重要性、甚至無法完成信息化檔案數(shù)據(jù)處理和歸檔等現(xiàn)象仍然存在，同時(shí)，在崗位上成長和不斷成熟的渠道并不暢通，直接影響了研究生教學(xué)檔案的管理質(zhì)量和管理水平提升。

3 高校研究生教學(xué)檔案管理應(yīng)對策略

1）收集、整理研究生教學(xué)資料。收集、整理是檔案管理的第一步。這是一個(gè)寬口徑、多渠道、漫長而循環(huán)的過程，不僅需要研究生本人、教師導(dǎo)師、院領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及學(xué)校檔案館、研究生院等多方的參與、支持、指導(dǎo)和協(xié)助，還需要院所一線工作人員在平時(shí)工作中的隨時(shí)或定期收集資料并結(jié)合集中與分散等多種形式，拓展檔案收集整理的渠道、豐富院所檔案室的資料內(nèi)容，齊全完整地做好紙質(zhì)版研究生教學(xué)檔案的管理和服務(wù)，并為實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化奠定有價(jià)積累和支撐依據(jù)[2]。

2）規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，為現(xiàn)代化管理奠定了重要基礎(chǔ)。建構(gòu)一套符合教學(xué)規(guī)律、結(jié)合教學(xué)管理實(shí)際、簡單易操作的研究生教學(xué)檔案管理體系及標(biāo)準(zhǔn)，對于總結(jié)內(nèi)容形式多樣、具有一定教學(xué)周期（如碩士研究生三年、博士研究生四年的基本學(xué)制）的研究生教學(xué)檔案形成特點(diǎn)和規(guī)律具有現(xiàn)實(shí)意義。比如，在實(shí)物管理中采取按問題分類、以年級立卷、封面編制卷內(nèi)目錄等切合實(shí)際、一目了然、節(jié)省人力與物力的方法，而錄入系統(tǒng)后的電子數(shù)據(jù)則運(yùn)用先進(jìn)的軟件技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)打通環(huán)節(jié)內(nèi)容、完善保密界定、推進(jìn)有序管理等，均不失為提高檔案管理水平和利用率的科學(xué)手段。

3）加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷深入，給高校信息資源擴(kuò)大載體形式、豐富內(nèi)容層次提出了更高的要求，高校依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、攝影錄像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，基本完成了研究生教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、擁有了高效并且專業(yè)特色突出的檔案資源、加快了研究生教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的進(jìn)程、推動(dòng)了科研成果的利用和推廣、促進(jìn)了檔案服務(wù)的良好發(fā)展。然而，在資金支持有限情況的下，需要結(jié)合實(shí)際情況制定了長、短期相結(jié)合的建設(shè)方案，非重點(diǎn)硬件設(shè)施可不追求一步到位，并以高端服務(wù)器低檔終端為指導(dǎo)原則逐步配置計(jì)算機(jī)等各種硬件，能滿足高校檔案管理不同崗位的工作需要即可。同時(shí)，要重視檔案管理及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的復(fù)合型人才的引進(jìn)和培訓(xùn)，通過自學(xué)、參加專業(yè)培訓(xùn)、崗位鍛煉等方法推進(jìn)懂專業(yè)、高學(xué)歷、懂業(yè)務(wù)、會(huì)操作的高素質(zhì)人員參與加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，形成有效的網(wǎng)絡(luò)化研究生教學(xué)檔案數(shù)字系統(tǒng)助力[3]。最后，在資金籌集方面，高校的研究生院、各院所、檔案館等檔案直接形成和管理的各部門，應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，開拓思路、廣開渠道，積極爭取多方資金支援和項(xiàng)目自籌、申請國家專項(xiàng)資金等方法，最大程度地解決檔案信息化建設(shè)中預(yù)算經(jīng)費(fèi)的難題和缺口。

4）拓展“以人為本”的社會(huì)化服務(wù)職能?！耙匀藶楸尽笔强茖W(xué)發(fā)展觀的核心、是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是高校發(fā)展的基本要求。在高校的研究生教學(xué)檔案管理中，應(yīng)始終堅(jiān)持將“以人為本”、全心全意為人民服務(wù)的精神和建立健全檔案管理制度的規(guī)范化理念結(jié)合起來，做好充實(shí)檔案資源和完善信息服務(wù)的體系構(gòu)建，關(guān)注檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)、素質(zhì)提升和發(fā)展空間，鼓勵(lì)和激勵(lì)他們?yōu)楦咝５难芯可?、教師、科研人員、管理人員以及社會(huì)等積極、創(chuàng)新地開展工作，并在法律準(zhǔn)許、檔案保管期限規(guī)定和資料可開放原則的基礎(chǔ)上，積極協(xié)助有關(guān)部門籌備和舉辦研究生教學(xué)檔案中有關(guān)科研技術(shù)開發(fā)、成果轉(zhuǎn)化、人才培養(yǎng)模式等實(shí)物展覽和網(wǎng)站信息宣傳，變被動(dòng)為主動(dòng)地為高校和社會(huì)提供有價(jià)服務(wù)。

5）提高認(rèn)識，理順管理體制。提高對研究生教學(xué)檔案的認(rèn)識并加強(qiáng)管理，是高校教育教學(xué)改革發(fā)展和社會(huì)不斷進(jìn)步的需要，也是關(guān)乎高校研究生個(gè)人的學(xué)習(xí)、生活、科研、實(shí)踐、評優(yōu)、獲獎(jiǎng)等各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，在高校、研究生本人、家長乃至社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展等方面起著不可估量的影響和作用。因而，要加強(qiáng)對依法治國、依制度辦事的重要性認(rèn)識，將建立健全科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度作為首要任務(wù)，努力實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)規(guī)章制度的環(huán)環(huán)相扣。其次，要不斷完善研究生教學(xué)檔案信息，認(rèn)真核查檔案資料的內(nèi)容、載體、時(shí)間等與研究生的教育管理工作是否相接軌，及時(shí)開展檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)工作，做到準(zhǔn)確無誤;第三，要加強(qiáng)部門合作，理順管理體制，真正將研究生培養(yǎng)過程中的各個(gè)管理流程相串聯(lián)和并聯(lián)，實(shí)現(xiàn)高校規(guī)劃與指導(dǎo)全局、研究生院有針對性的通知安排、院所具體執(zhí)行并做好收集、整理、移交檔案館等部門協(xié)調(diào)配合的機(jī)制運(yùn)行和有效銜接。

4 結(jié)束語

信息時(shí)代，擴(kuò)展研究生教學(xué)檔案的資源量、將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、建成網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案信息平臺(tái)，以及建立健全高校的檔案管理運(yùn)行體制和機(jī)制，不僅可以有效提升高校研究生教學(xué)檔案的管理質(zhì)量和服務(wù)效率，也是促進(jìn)高校研究生教學(xué)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展方向和必然選擇。

參考文獻(xiàn)

[1]羅溪.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：122-123.

[2]張丹.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：140+142.

[3]代進(jìn).信息時(shí)代檔案管理的研究[J].現(xiàn)代交際，2019（20）：139+138.