段東芳

摘 要：隨著中國經(jīng)濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進步，并隨著信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用的不斷深入顯得越來越重要，檔案事業(yè)在信息時代背景下也獲得了很大的發(fā)展。然而，在實際進行檔案信息化管理過程中，還是容易出現(xiàn)一些問題，有本文就信息檔案管理中的問題以及對策進行以下探討。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

1 檔案管理信息化概述

1.1 檔案管理信息化的含義

檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

1.2 檔案管理信息化的特點

1）保存手段更先進。傳統(tǒng)檔案的保存手段有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音等，會因為時間的變化，各種原因?qū)е滦畔?，常常要花費大量的時間和金錢去保存檔案。而現(xiàn)在通過檔案管理信息化，把檔案借助計算機網(wǎng)絡(luò)，做成電子版，能更好的保存檔案。

2）節(jié)省儲存空間。傳統(tǒng)的檔案都是由實體的，需要相當(dāng)大的一個空間來進行保存，檔案信息化，把檔案做成電子版，變成虛擬的保存在網(wǎng)絡(luò)上，大大的節(jié)省了儲存空間。

3）提高檔案管理質(zhì)量。利用信息技術(shù)進行檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案管理質(zhì)量[1]。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理人員檔案管理意識缺失

管理人員檔案管理意識的缺失是信息時代下檔案管理工作中的問題之一，由于缺乏對于檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作難以有效開展，并不能取得較好的管理效果。而這很大程度上是由于管理人員還是對該項工作存在誤解，普遍認(rèn)為檔案管理工作不重要，信息技術(shù)也不重視[2]。

2.2 檔案信息安全問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作能夠?qū)π畔踩M行保證，因為想要盜取以實物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時代的檔案則不同，由于其涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴(yán)重。

2.3 檔案管理軟件問題

目前，我國現(xiàn)有的檔案部門基本都進行了信息化管理，但是其所使用的軟件存在著一定的差異，這也就使得檔案管理部門無法進行簡單的一鍵式簡便管理操作。此外，不同的計算機管理系統(tǒng)也存在著差別，統(tǒng)一管理可謂難上加難，尤其是在調(diào)取外地檔案的時候，十分不方便。所以從未來發(fā)展的角度來看，必須要對這一問題進行解決。

2.4 檔案管理網(wǎng)站問題

檔案管理的網(wǎng)站建設(shè)時間不長，建設(shè)形式也不夠標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一，大多數(shù)人僅僅按照自己的想法對信息數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)，網(wǎng)站建設(shè)水平不高，同時也不夠規(guī)范，這就導(dǎo)致了一旦后期要進行檔案管理，就會出現(xiàn)較大的難度。數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間的差異將會對檔案管理統(tǒng)一性進行持續(xù)的影響，所以應(yīng)該對其進行注意。

3 加強信息時代下檔案管理工作的方法

3.1 強化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認(rèn)識程度，能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認(rèn)識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內(nèi)部員工對這一工作的整體認(rèn)知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)水平

在企業(yè)檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理員的素質(zhì)水平，決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)要對檔案管理人員的政治素質(zhì)、科技素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)濟素質(zhì)進行全面提升，針對性開展教育培訓(xùn)工作，將能力強、水平高、品質(zhì)好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進行信息技術(shù)、計算機技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員成為全新的復(fù)合型人才，從而更好的推進企業(yè)檔案管理工作[3]。

3.3 檔案管理的安全保障

正如前文所說，由于信息時代的檔案管理涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。針對這一問題，必須要加強安全保障，例如，加強對檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案信息資源的安全進行一定程度的保證。當(dāng)然，僅僅是加強系統(tǒng)建設(shè)還不夠，相關(guān)部門還需要加強投入，對檔案信息數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性進行維護。檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護需要從兩個方面入手：首先，是對儲存信息的維護，保證儲存安全，防止數(shù)據(jù)庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護，針對使用過程中的安全措施，應(yīng)該利用實名登記的方式，嚴(yán)格審查信息使用相關(guān)人員的信息。

3.4 檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

對于檔案管理工作人員來說，其必須要強化思想，在開展檔案信息化建設(shè)時就必須要對數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)。正如前文所說，數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間的差異將會對檔案管理統(tǒng)一性進行持續(xù)的影響，所以，在進行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)時，工作人員應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)下的情況，同時對未來的情況進行預(yù)測與規(guī)劃，確保數(shù)據(jù)庫在未來一段時間不會淘汰。與此同時，管理人員還需要對數(shù)據(jù)庫檔案信息的質(zhì)量進行保證，提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化時代就是信息產(chǎn)生價值的時代。信息化是當(dāng)今時代發(fā)展的大趨勢，信息化時代檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，檔案管理對每一個企業(yè)有著重大的意義，所以，需要充分地利用信息化技術(shù)對檔案管理工作進行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案管理的安全性[4]。

參考文獻

[1]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界，2012，（20）：78-79.

[2]李文龍.關(guān)于信息化時代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].黑龍江科技信息，2017，（17）：295.

[3]李然.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2017，（27）：252.

[4]高平.探究信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報，2017，34（3）.