李嘉

摘 要：當前，隨著科技信息化的不斷發(fā)展，各個行業(yè)都在實行信息化系統(tǒng)。城市軌道交通建設工程本身具有復雜性、建設周期長等特征，所以在建設時，很容易受到一些外部因素條件的影響。在具體建設過程中，很容易促使其形成種類繁多、同時數(shù)量非常龐大的竣工檔案。本文針對重慶市城市軌道交通建設工程檔案管理現(xiàn)存問題進行分析，并且結合實際情況，提出有針對性的解決措施。

關鍵詞：城市軌道;交通工程;檔案管理;信息系統(tǒng);研究

隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，城市建設突飛猛進，城市人口急劇增加，城市軌道交通便成為引導城市發(fā)展、提升城市公共交通體系、改善市民出行環(huán)境、優(yōu)化城市空間布局、完善城市功能的有效手段。大規(guī)模的城市軌道交通工程建設，將形成和積累大量的工程檔案，檔案管理工作也出現(xiàn)了新形勢下的問題和困難。

1 檔案管理信息系統(tǒng)建設意義

城市軌道交通工程檔案管理信息系統(tǒng)建設具有重要意義：1）提高了城市軌道交通工程檔案管理的效率。檔案管理主要工作內(nèi)容包括：檔案的歸檔、存檔、查閱、調用?；诔鞘熊壍澜煌üこ虣n案管理檔案類目繁雜、數(shù)量龐大、載體多樣等特點，傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時耗力、工作量巨大，效率低下。信息系統(tǒng)的應用，能夠發(fā)揮信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、工作流的提質增效優(yōu)勢，能夠極大地提高工程檔案管理的效率。通過信息系統(tǒng)能夠進行各種文件的查閱、信息傳輸、資料下載，節(jié)約了溝通成本。2）促進城市軌道交通工程檔案管理的規(guī)范化、流程化、全過程管理。系統(tǒng)內(nèi)置城市軌道交通工程檔案管理組織架構與崗位職責、流程、表單和制度體系，同時系統(tǒng)基于工程項目檔案生命周期全過程管理的設計，實現(xiàn)從項目前期到設計、招投標、施工、變更、竣工等各個階段的資料、檔案管理，真正實現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、流程化、全過程管理。3）實現(xiàn)資源共享，進一步促進城市軌道交通工程檔案管理工作的開展。信息系統(tǒng)的建設實現(xiàn)了工程資源共享，消除“信息孤島”，有利于參建各方信息獲取，能夠促進軌道交通工程行業(yè)的技術水平和技術經(jīng)驗。

2 城市軌道交通檔案管理存在的問題

城市軌道交通建設工程在具體實施過程中，竣工檔案管理其實主要是指在施工過程中，將與城市軌道交通建設工程相關的一些內(nèi)容或者是文件進行歸檔處理。其中包括一些施工文件、監(jiān)理文件或者是竣工驗收文件等，這些都是在竣工檔案管理實施過程中非常重要的檔案內(nèi)容。與重慶市城市軌道交通工程竣工檔案質量管理的具體實踐情況進行分析之后，可以總結出在現(xiàn)階段城市軌道建設工程檔案管理存在的問題。

2.1 原件不齊全

在城市軌道交通工程檔案管理工作具體實施過程中，有很多重要的施工文件或者是一些監(jiān)理文件，在下發(fā)以及轉發(fā)過程中，大多數(shù)都會直接利用復印件的方式。這樣做的根本目的并不是為了保護原件，而是有很多原件已經(jīng)損失或者是丟失。原件的不齊全，很難保證與相關的工作能夠在實踐中得到有效落實。

2.2 管理人員業(yè)務素質和專業(yè)水平不高

近年來，城市基礎建設工程遍地開花，工程檔案工作人員供求不平衡，各參建單位在招聘不到有工作經(jīng)驗的檔案工作人員情況下，只能錄用新參加工作的人員，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏工程檔案知識，業(yè)務能力相對較差。部分參建單位為節(jié)約人力成本，檔案工作人員的配備遠遠無法滿足檔案管理工作的需要，甚至部分檔案工作人員身兼數(shù)職，平常忙于其他業(yè)務工作，無暇顧及工程檔案的管理。在工程建設過程中，各管理部門缺乏相互溝通交流，工程人員和檔案人員相互不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，檔案資料的準確性、規(guī)范性得不到保障。另外，由于軌道交通建設工程建設周期長、專業(yè)復雜的特點，工程檔案資料的編制及整理工作極其繁瑣，且檔案人員的薪資待遇水平普遍偏低，導致檔案工作人員隊伍流動性大，人員極不穩(wěn)定。人員在調離崗位前，沒有與新介入的人員做好交接工作，造成檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料缺漏、遺失的情況頻繁發(fā)生。

2.3 工程文件的收集、管理未與工程建設進程相同步

一方面工程檔案管理的工作無法和工程技術人員、工程管理人員提出的要求吻合，不及時地把工程檔案制度納入工程項目管理制度之中，從制度上無法保證工程檔案管理工作的落實;另一方面檔案管理工作掌握不了各個單位、分部、分項工程的建設規(guī)模，時間節(jié)點，也就不能制定完善合理的管理任務書。部分工程文件分散在形成者使用者之間，而不注意對文件的保管，等到工程竣工驗收時發(fā)現(xiàn)竣工資料不全，資料員連夜突擊補缺，某些原材料的質量證明文件臨時向廠家索要，這些閉門造車現(xiàn)象和突擊應付式等沒有責任心的表現(xiàn)為工程檔案質量埋下了隱患。

3 城市軌道交通工程檔案管理信息系統(tǒng)的實施措施

3.1 加強檔案法律法規(guī)教育

城市軌道交通建設工程在具體實施過程中，雖然其施工周期比較長，具有一定的復雜性，但是通過一些新型技術的引進和利用，對城市軌道交通建設工程的質量而言，也能夠起到一定的保障性作用。但是在施工過程中所涉及的一系列檔案、文件，比如施工文件、監(jiān)理文件等，這些文件對整個建設工程而言，具有非常重要的影響和作用。與此同時，這些文件需要被進行有效的整合和收集，為檔案管理提供準確有效數(shù)據(jù)資料，提高檔案管理的質量和水平。除此之外，凡是參與到城市軌道交通工程建設的監(jiān)理或者是施工人員，自身都需要具有比較強的檔案法制意識，這樣才能夠對自己的行為產(chǎn)生一定的影響。另外，要在實踐中加強檔案管理法律法規(guī)的學習、培訓和教育，讓所有參與到其中的工作人員能夠真正意識到，作為城市軌道交通的建設者，必須要保證工程質量，同時還要保證工程檔案的質量。

3.2 加強業(yè)務培訓工作，提高業(yè)務水平

在城市軌道交通工程建設過程中，針對檔案工作人員業(yè)務水平不高的問題，檔案管理部門應加強工作指導與培訓。首先，在工程項目開工前期組織各參建單位參加檔案業(yè)務培訓，介紹檔案整理立卷規(guī)范、操作方法，使工程技術人員了解工程檔案管理知識，檔案工作人員了解工程建設和工程專業(yè)知識。其次，定期深入施工現(xiàn)場，一方面有針對性地對一線檔案工作人員進行跟蹤指導服務，提高其業(yè)務技能和水平;另一方面有助于了解工程動態(tài)，了解資料流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。再次，建設單位檔案人員應與時俱進，了解工程建設和工程技術專業(yè)知識，優(yōu)化知識結構，拓寬知識面，培養(yǎng)現(xiàn)代復合型人才。

3.3 完善軌道交通檔案管理信息化建設

工程建設項目檔案管理相關規(guī)章制度，是檔案管理人員從業(yè)的指導文件，是保證檔案管理標準化、規(guī)范化的重要手段。以規(guī)章制度來明確檔案管理標準，落實檔案管理相關責任，規(guī)范檔案管理人員從業(yè)行為，才能保障檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化。城市軌道工程檔案管理制度建設，需要結合企業(yè)檔案管理模式、業(yè)務范圍、經(jīng)營內(nèi)容等來建設，并將檔案管理制度納入企業(yè)的整體管理制度體系之內(nèi)。

4 結語

本文提出運用信息化手段，規(guī)范城市軌道交通建設項目的檔案管理，實現(xiàn)歸檔流程、規(guī)則的統(tǒng)一，實現(xiàn)在線歸檔，提高檔案管理的效率，用現(xiàn)代工程管理思想引導城市軌道交通工程建設實踐，提高建設管理的科學性、專業(yè)性和先進性，發(fā)揮工程檔案的價值與效益，具有重要的工程意義，為其他城市組織開展檔案管理工作提供了借鑒。

參考文獻

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