高振洲

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作的重要性日益凸現(xiàn)，同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理工作已無法適應(yīng)時(shí)代和事業(yè)單位發(fā)展的需求，通過與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，極大地促進(jìn)了電子檔案的應(yīng)用范圍，同時(shí)也使檔案管理效率得到大幅度提高，使相關(guān)管理人員的工作量有所減輕，已成為檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)，本文就事業(yè)單位的電子檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行分析，并對(duì)信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理中的電子檔案管理有效策略進(jìn)行進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案管理;策略

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化等，通過相關(guān)的軟件和程序，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料實(shí)現(xiàn)電子文件的轉(zhuǎn)換，以電子信息的形式成為現(xiàn)代檔案管理的主要形成，并為在電子檔案管理中為相關(guān)用戶提供各種管理及網(wǎng)格查詢服務(wù)功能等，另外電子檔案也存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理至關(guān)重要，不僅對(duì)電子檔案的安全性和高效利用起到有效保障的作用，并實(shí)現(xiàn)與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)的有效融合，使事業(yè)單位的現(xiàn)代信息管理網(wǎng)絡(luò)得以不斷完善和強(qiáng)化。

1 電子檔案管理概述

1.1 電子檔案管理特點(diǎn)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要通過手工抄寫、整理等傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，不僅工作效率較低，投入的人力、物力較多，同時(shí)還容易因人為失誤造成信息丟失、遺漏、查閱不便以及信息開發(fā)利用率低等情況。為了有效提高檔案管理工作的工作效率，通過在檔案管理中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)主信息技術(shù)的應(yīng)用，使一方面相關(guān)工作人員的工作量得到有效減輕外，還極大幅度地提升了工作效率和信息利用率[1]。

基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，電子檔案主要通過計(jì)算機(jī)設(shè)備等進(jìn)行檔案信息的采集、歸檔、傳輸?shù)龋谛畔⒎诸?、整理和存?chǔ)方面具有更高的效率，但同時(shí)也存在著一定的安全問題，在電子檔案保管、接收、發(fā)送及歸檔過程上，一旦有病毒入侵等情況，極容易造成信息丟失、篡改、泄密等安全問題。

1.2 優(yōu)勢(shì)

檔案管理中采用電子檔案管理方式，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行高效處理，有利于快速便捷地查閱檔案信息，并確保信息保存的安全性和穩(wěn)定性，提高信息利用率，實(shí)現(xiàn)信息補(bǔ)錄的便捷性[2]。借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案管理具有識(shí)別圖片、文字，并將圖片、文字根據(jù)設(shè)置的運(yùn)行程序中直接錄入系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)快速處理得以實(shí)現(xiàn)，按照相關(guān)的類別，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸納和匯總，有效避免人工失誤碼造成的錯(cuò)漏，使工作效率大幅度提升;計(jì)算機(jī)對(duì)根據(jù)錄入的檔案自動(dòng)生成相應(yīng)的文獻(xiàn)檢索和目錄鏈接，使用戶在使用和查找時(shí)更為便捷，通過在檢索框中輸入想要查詢的信息關(guān)鍵詞或主題，就能夠快速獲取;在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案主要采取紙質(zhì)形式，同時(shí)需要專門的空間和倉庫進(jìn)行存放，對(duì)存放環(huán)境也有著較高的要求，隨著電子檔案的應(yīng)用，信息數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)在存儲(chǔ)卡、U盤或者電腦硬盤中，不再受外界環(huán)境的影響而造成損壞;傳統(tǒng)檔案管理工作中，對(duì)檔案資料的提取和查找需要一定的時(shí)間，同時(shí)紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱極容易影響其保管效果，電子檔案的應(yīng)用，不僅是信息共享得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)檔案信息的安全性得到有效保證，還省去了異地傳遞和實(shí)地查閱的麻煩;另外在進(jìn)行檔案資料的補(bǔ)充和完善時(shí)，通過電子檔案的應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案管理中的費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的補(bǔ)充方式得到徹底改變，通過關(guān)鍵詞的搜索，便能及時(shí)快捷地完成信息資料的補(bǔ)充。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的相關(guān)策略

在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，需要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，借助網(wǎng)絡(luò)信息化水平的不斷提高，使工作效率得到有效提升。但同時(shí)電子檔案也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，如出現(xiàn)電腦系統(tǒng)被侵入等情況，電子檔案信息極可能被惡意篡改、刪除、破壞等，因此電子檔案管理的安全運(yùn)行至關(guān)重要，通過相應(yīng)管理制度的建立和完善，電子檔案管理強(qiáng)化，使檔案信息的完整性、可靠性、安全性得到有效保證[3]。

2.1 電子檔案管理制度完善

根據(jù)相關(guān)的統(tǒng)一格式規(guī)定，對(duì)電子檔案的生成格式進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范和管理，所涉及的內(nèi)容包括文件的一系列參數(shù)指標(biāo)、文件承載形式以及接收、存儲(chǔ)形式等。同時(shí)在進(jìn)行電子檔案編輯管理時(shí)，相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案原始數(shù)據(jù)和背景信息的保管和存儲(chǔ)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或檔案丟失等情況發(fā)生時(shí)，能夠進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)和補(bǔ)充。

2.2 歸檔制度合理化制定

通過歸檔制度的建立，使電子檔案的管理制度進(jìn)一步的完善。歸檔工作是檔案管理工作中重要的組成環(huán)節(jié)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔模式相比，電子檔案管理需要對(duì)檔案信息的軟硬件環(huán)境加強(qiáng)有效性的檢測(cè)，對(duì)有關(guān)電子檔案的相關(guān)文件加強(qiáng)檢查，核實(shí)描述、說明與內(nèi)容的匹配度，并將電子檔案的相關(guān)文件、說明目錄以及軟件等進(jìn)行歸檔保存，并確保其存儲(chǔ)載體符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案儲(chǔ)存環(huán)境的安全性得到有效保障。

2.3 保管制度健全

通過保管制度的制定和實(shí)施，確保電子檔案的安全需求得到有效滿足。存儲(chǔ)載體的質(zhì)量首先需要進(jìn)行嚴(yán)格把控，規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管要求和條件，避免處于不良環(huán)境中，同時(shí)對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的濕度和溫度進(jìn)行合理設(shè)定;嚴(yán)格檢測(cè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)存在病毒，必須及時(shí)對(duì)其進(jìn)行清除處理，采取有效措施對(duì)載體進(jìn)行保護(hù)，對(duì)電子檔案的加密管理加強(qiáng)重視，防止信息內(nèi)容出現(xiàn)損壞和丟失的情況;嚴(yán)密檢查電子檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)載體或信息中存在的問題，同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的備份處理，一旦出現(xiàn)問題能夠及時(shí)進(jìn)行修復(fù)[4]。

2.4 管理人才培養(yǎng)力度加強(qiáng)

由于電子檔案管理具有一定的復(fù)雜性和較強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)面對(duì)海量的信息和數(shù)據(jù)，不僅要求相關(guān)管理人員具有專業(yè)技能素養(yǎng)，豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及較高的綜合素質(zhì)，還需要崗位人員相對(duì)穩(wěn)定，確保電子檔案管理工作的穩(wěn)定性延續(xù)性;同時(shí)相關(guān)管理人員也應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)與專業(yè)能力，不斷完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹立良好的職業(yè)道德，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)等進(jìn)行了解和掌握，單位應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使人員的工作效率和質(zhì)量提高，使其能夠更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求[5]。

3 結(jié)束語

隨著社會(huì)發(fā)展和信息化建設(shè)的不斷深入，檔案管理工作在事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展中的重要性也日益凸現(xiàn)，為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，提高電子檔案信息的開發(fā)利用率，電子檔案優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮，能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的開展，同時(shí)電子檔案也存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理至關(guān)重要，能夠?qū)﹄娮訖n案的安全性起到有效保障作用，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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