摘 要:檔案管理作為一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作,看似比較簡(jiǎn)單,但卻對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。近年來(lái),檔案管理工作受到越來(lái)越多企業(yè)及相關(guān)人士的關(guān)注與重視,我國(guó)的檔案管理工作也取得了一定的成效。但同時(shí),也存在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低、管理專業(yè)人員的水平不夠高、檔案管理投入不足等等問題。鑒于此,本文將從檔案管理現(xiàn)代化存在的問題與解決對(duì)策進(jìn)行分析,以期更好地發(fā)揮檔案管理工作的效用與價(jià)值,為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代化;問題;對(duì)策
1 檔案管理現(xiàn)代化存在的問題
1.1 檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)
檔案管理悠久,但在過去它一直沒有形成嚴(yán)格、獨(dú)立的管理系統(tǒng),只是到了現(xiàn)代,隨著需要管理的檔案數(shù)量不斷增加,再加上社會(huì)對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高,所以才逐步形成了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。但社會(huì)上對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的和定義仍舊不清晰,還沒有很好地認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用,因此他們的檔案管理意識(shí)較為薄弱,甚至認(rèn)為檔案管理并不是一件很重要的事情。員工對(duì)檔案管理工作的重視力度不夠,這與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的忽視也是有關(guān)的,很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為管理檔案只需要采用傳統(tǒng)的管理方式,而并沒有意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的必要性。歸根到底,是人們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)還不夠強(qiáng)。
1.2 檔案管理現(xiàn)代化的人才不足
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的變遷,社會(huì)對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高,而當(dāng)今仍舊很多檔案管理者沒有意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的迫切性,這導(dǎo)致他們?cè)诠芾頇n案時(shí)仍舊采用傳統(tǒng)的管理方式,其實(shí)這也折射出檔案管理現(xiàn)代化的人才不足。這些檔案管理者之所以一直沿用傳統(tǒng)的管理方式,是因?yàn)樗麄冞€沒有掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí),因此他們沒有先進(jìn)的管理技術(shù),這致使他們一直停留在收發(fā)和查找的階段。這些技術(shù)水平不足的管理者,他們不僅缺乏現(xiàn)代管理的知識(shí),而且沒有掌握現(xiàn)代管理的操作技能。
除此之外,檔案管理還存在著基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不扎實(shí)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不高以及檔案信息儲(chǔ)備量不足等問題,這些問題都阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展,因此我們要針對(duì)這些問題,提出一些解決方略,以此來(lái)推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
2 檔案管理現(xiàn)代化的解決對(duì)策
2.1 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)
要想促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展,第一步要做的就是重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的意義,還要深入意識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要性和必要性。這就需要給檔案管理工作者灌輸管理現(xiàn)代化的意識(shí)和理念,要讓他們突破過去的傳統(tǒng)理念和管理思維。我們知道,檔案管理員工是受領(lǐng)導(dǎo)的指揮下進(jìn)行工作的,因此首先要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者的管理觀念,在發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的時(shí)候,首先要主動(dòng)得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和重視,這樣才能加大投入,才有可能促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。還有,由于目前的檔案管理工作仍處于被動(dòng)的書面,因此改變領(lǐng)導(dǎo)者的傳統(tǒng)觀念,讓他們意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性,變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理,這才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要,才能滿足社會(huì)的需要。
2.2 加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人才
檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)需要不斷完善的過程,它是需要長(zhǎng)時(shí)間的完善才能實(shí)現(xiàn)的,因此在這個(gè)過程中,不斷加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員是至關(guān)重要的。當(dāng)檔案管理工作者意識(shí)到現(xiàn)代化管理的重要性,也就是具備了這種意識(shí),就要從提高其管理技能著手。一個(gè)合格優(yōu)秀的檔案管理工作者,不僅要具有較高的綜合素質(zhì)和基礎(chǔ)知識(shí),而且還要有運(yùn)用信息技術(shù)的能力,要必得從信息的角度分析檔案,對(duì)檔案信息要敏感和懂得如何靈活處理,除此之外,還要提供主動(dòng)的服務(wù)。要想培育出更多的檔案管理人才,這就是需要檔案管理者不斷學(xué)習(xí)檔案知識(shí),不斷“充電”,不斷提高管理技能,提高專業(yè)水平,這樣才能更好地從事檔案管理工作,才能為社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。
2.3 提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
要促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程,就要不斷實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,如果沒有了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,就沒有現(xiàn)代化管理。因此,要提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,首先要制定其標(biāo)準(zhǔn),要不斷吸取相關(guān)的科學(xué)知識(shí),從而發(fā)展檔案管理學(xué)。另外,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)過程,是需要長(zhǎng)時(shí)間的完善,并不是一蹴而就的,因此我們不能過于著急,要一步步地推動(dòng)其走向現(xiàn)代化。同時(shí),在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中,也不能忽略了傳統(tǒng)的管理手段和技術(shù),應(yīng)該要做到傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合,這樣才從真正檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
3 總結(jié)
綜上所述,隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)水平的提高,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是必然的趨勢(shì),但這是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程,并不是一蹴而就的。因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中,要針對(duì)其存在的問題,找出解決方略,首先要加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí),然后要培養(yǎng)出更多的檔案管理人才,最后還要重視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。只有一步步地做好了,才能真正推動(dòng)檔案管理走向現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
賀麗娜(1981-),女,本科,檔案助理管理員,主要從事檔案管理工作。