摘 要:作為各類信息數(shù)據(jù)的集合體,檔案不僅記錄了事業(yè)單位不同發(fā)展階段的成就,也記錄了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的進(jìn)程,在事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用。新形勢(shì)下,怎樣才能管好以及用好檔案,從規(guī)范化的視角對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)與管理,值得檔案管理人員探索和深思。故此,文章首先分析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性,指出當(dāng)前該項(xiàng)工作存在的不足,并從規(guī)范化、信息化以及現(xiàn)代化的視角提出建議,旨在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理全覆蓋、檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)以及檔案利用高質(zhì)量的目標(biāo)。
關(guān)鍵詞:規(guī)范化;事業(yè)單位;安全保密;檔案管理
1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性
1)確保檔案安全的必然要求?,F(xiàn)代檔案學(xué)以及圖書學(xué)將檔案比喻為一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn),認(rèn)為檔案的憑證價(jià)值以及參考價(jià)值能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供助益[1]。一方面,推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作,嚴(yán)格按照法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行管理,可以有效避免檔案管理工作處于無(wú)序化的狀態(tài),實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理的基本目標(biāo)。無(wú)論是對(duì)新檔案的收集,還是對(duì)舊檔案的銷毀、處理與更新,都必須遵循一定的流程,滿足一定的標(biāo)準(zhǔn),否則就會(huì)出現(xiàn)檔案管理亂象,影響檔案價(jià)值發(fā)揮。另一方面,推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作,嚴(yán)格歸檔、傳閱、借閱的流程以及內(nèi)容,可以有效保障檔案安全,避免出現(xiàn)檔案遺失、檔案損毀的問題。
2)降低成本,減少工作量的內(nèi)在要求。隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展以及各項(xiàng)工作不斷深入推進(jìn),檔案資源的數(shù)量相較于以前都有了很大的提升[2]。在這種環(huán)境下,只有推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作,才能降低成本。例如,通過(guò)信息化建設(shè),可以有效縮減紙質(zhì)檔案所占用的空間以及資源,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)終端“一體化管理”的牧寶。除此之外,只有推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作,才能更好地減少檔案管理人員工作量,發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的價(jià)值。例如,通過(guò)明確職責(zé)分工可以更好地解決重復(fù)勞動(dòng)問題,縮減不必要的中間環(huán)節(jié),促進(jìn)檔案管理效益的提升。
2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足
1)尚未形成科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。當(dāng)前,部分事業(yè)單位尚未形成科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,距離檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)仍然存有差距。一是部分規(guī)章制度缺失,難以有效指引、規(guī)范并約束檔案管理人員的行為以及其他員工參與檔案管理的行為。具體又表現(xiàn)為尚未圍繞檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發(fā)、安全、利用、更新、銷毀以及其他方面來(lái)出臺(tái)相應(yīng)的細(xì)則,容易產(chǎn)生檔案遺失、檔案損毀、檔案泄密、檔案更新不及時(shí)、檔案銷毀不及時(shí)等問題[3]。二是分工不合理不科學(xué),尚未層級(jí)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。具體又表現(xiàn)為沒有理清業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員在檔案資料交接中的職責(zé)以及流程,無(wú)法體現(xiàn)出“分工與協(xié)作”的現(xiàn)代檔案管理理念。三是電子檔案格式不明確,后期容易產(chǎn)生重復(fù)勞動(dòng)的問題。對(duì)于影像、聲像、電子文件以及其他類檔案的格式?jīng)]有進(jìn)行明確,導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中存在不同格式的檔案資料。
2)檔案安全保密工作滯后。檔案安全是檔案管理的基礎(chǔ),離開檔案安全談檔案規(guī)范化管理既不科學(xué)、也不合理。當(dāng)前,部分事業(yè)單位在管理檔案過(guò)程中存在“重開發(fā)應(yīng)用,輕安全管理”的現(xiàn)象,沒有正視檔案安全管理的價(jià)值。一是檔案安全存在隱患。一方面,雖然意識(shí)到紙質(zhì)檔案室的安全防火工作,但忽視紙質(zhì)檔案室的環(huán)境檢查工作,沒有應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案室的濕度、溫度進(jìn)行監(jiān)控。另一方面,檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)滯后,尚未將區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)應(yīng)用到電子檔案加密領(lǐng)域,容易遭受非法病毒的入侵,進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源被非法加密、非法竊取。二是檔案保密工作存有漏洞。一方面,尚未明確涉密檔案的查閱權(quán)限以及審批流程。另一方面,尚未要求相關(guān)崗位的員工簽署保密責(zé)任書。
3)人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。檔案管理人才素質(zhì)高低會(huì)直接影響檔案規(guī)范化管理水平。相較于過(guò)去,我國(guó)大部分事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的人才隊(duì)伍建設(shè)取得了較好的成效,值得加以肯定。但也存在部分不容忽視的問題,具體表現(xiàn)如下:一是培訓(xùn)方式滯后,習(xí)慣于理論教學(xué)式的思維培訓(xùn),忽視實(shí)踐教學(xué)培訓(xùn),容易產(chǎn)生理論與實(shí)踐脫軌的現(xiàn)象。例如,沒有充分結(jié)合單位具體實(shí)際狀況進(jìn)行實(shí)踐教學(xué),而是沿用統(tǒng)一化、模板化的理論教學(xué)模式。二是培訓(xùn)內(nèi)容單一,重點(diǎn)圍繞檔案管理專業(yè),忽視從信息化建設(shè)、安全保密建設(shè)等角度進(jìn)行培訓(xùn),影響復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍建設(shè)工作。
3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有效對(duì)策
1)建立健全科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。只有從體制機(jī)制上理順、理清檔案管理工作,嚴(yán)格要求檔案管理人員對(duì)接相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展工作,做到細(xì)致周到和精益求精,才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。一是出臺(tái)一套全覆蓋的檔案管理規(guī)章制度,明確檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發(fā)、安全、利用、更新、銷毀等不同檔案管理環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,為相關(guān)工作人員提供有效指引。二是要細(xì)化分工,從相互配合、相互協(xié)調(diào)的角度來(lái)明確業(yè)務(wù)部門以及檔案管理部門在檔案管理中所扮演的“角色”,避免出現(xiàn)職責(zé)交叉、職責(zé)不明的問題。三是要明確影像、聲像、電子文件以及其他電子類檔案的格式,為后期檔案專題建設(shè)、檔案編研工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2)做好檔案安全保密工作。檔案安全保密歷來(lái)是國(guó)家檔案局重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的工作,也是檔案規(guī)范化管理的前提條件。為此,一是要解決檔案管理中的安全隱患。一方面,應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案室的溫度、濕度進(jìn)行監(jiān)控,嚴(yán)格防止檔案害蟲的滋生,保護(hù)紙質(zhì)檔案。對(duì)于重要且具有意義的紙質(zhì)檔案,要及時(shí)采取電子掃描、微縮拍照等方式進(jìn)行處理, 將其轉(zhuǎn)化為電子檔案,延伸檔案“壽命”。另一方面,探索將區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)應(yīng)用到電子檔案加密領(lǐng)域,并通過(guò)云儲(chǔ)存來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存,確保事前防控與事后防控相結(jié)合。二是做好檔案保密工作,加強(qiáng)保密教育。一方面,明確涉密檔案的查閱權(quán)限以及審批流程,避免出現(xiàn)漏洞。另一方面,要求相關(guān)崗位的員工簽署保密責(zé)任書,提升員工責(zé)任意識(shí)。
3)打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。一是要改進(jìn)培訓(xùn)方式,堅(jiān)持“理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)”并重的基本原則,通過(guò)案例教學(xué)、實(shí)踐模擬等方式來(lái)提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力以及綜合素養(yǎng)。同時(shí),培訓(xùn)工作要緊貼單位業(yè)務(wù)需求以及行業(yè)需求,做到與時(shí)俱進(jìn)。二是要豐富培訓(xùn)內(nèi)容,進(jìn)一步圍繞信息化建設(shè)、安全保密建設(shè)、檔案基礎(chǔ)理論進(jìn)行培訓(xùn),打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。
4 結(jié)束語(yǔ)
事業(yè)單位檔案資源涵蓋內(nèi)容較廣,主要包括事業(yè)單位日常管理、業(yè)務(wù)工作、科研、辦公文書、人事、財(cái)會(huì)、合同等各個(gè)方面的內(nèi)容,可以為單位管理者提供決策依據(jù)。為此,必須要從多個(gè)角度來(lái)推動(dòng)檔案規(guī)范化管理,進(jìn)一步拓展檔案的服務(wù)功能,滿足不同主體對(duì)于檔案資源的需求。具體而言,一是要建立健全科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系;二是要做好檔案安全保密工作;三是要打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。只有從多個(gè)角度入手,才能真正實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo),避免檔案管理邊緣化,推動(dòng)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
遲玉麗(1969-),女,內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市寧城縣天義鎮(zhèn)人,本科,畢業(yè)于內(nèi)蒙古自治區(qū)黨校函授學(xué)院,現(xiàn)為副高副研究館員,研究方向:檔案管理。