摘 要：作為各類信息數(shù)據(jù)的集合體，檔案不僅記錄了事業(yè)單位不同發(fā)展階段的成就，也記錄了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的進(jìn)程，在事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中發(fā)揮著重要作用。新形勢下，怎樣才能管好以及用好檔案，從規(guī)范化的視角對檔案進(jìn)行開發(fā)與管理，值得檔案管理人員探索和深思。故此，文章首先分析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性，指出當(dāng)前該項(xiàng)工作存在的不足，并從規(guī)范化、信息化以及現(xiàn)代化的視角提出建議，旨在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理全覆蓋、檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)以及檔案利用高質(zhì)量的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;事業(yè)單位;安全保密;檔案管理

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性

1）確保檔案安全的必然要求。現(xiàn)代檔案學(xué)以及圖書學(xué)將檔案比喻為一項(xiàng)無形資產(chǎn)，認(rèn)為檔案的憑證價值以及參考價值能夠?yàn)閱挝话l(fā)展提供助益[1]。一方面，推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格按照法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行管理，可以有效避免檔案管理工作處于無序化的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理的基本目標(biāo)。無論是對新檔案的收集，還是對舊檔案的銷毀、處理與更新，都必須遵循一定的流程，滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)，否則就會出現(xiàn)檔案管理亂象，影響檔案價值發(fā)揮。另一方面，推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格歸檔、傳閱、借閱的流程以及內(nèi)容，可以有效保障檔案安全，避免出現(xiàn)檔案遺失、檔案損毀的問題。

2）降低成本，減少工作量的內(nèi)在要求。隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展以及各項(xiàng)工作不斷深入推進(jìn)，檔案資源的數(shù)量相較于以前都有了很大的提升[2]。在這種環(huán)境下，只有推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，才能降低成本。例如，通過信息化建設(shè)，可以有效縮減紙質(zhì)檔案所占用的空間以及資源，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)終端“一體化管理”的牧寶。除此之外，只有推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，才能更好地減少檔案管理人員工作量，發(fā)揮每一個檔案管理人員的價值。例如，通過明確職責(zé)分工可以更好地解決重復(fù)勞動問題，縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案管理效益的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足

1）尚未形成科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。當(dāng)前，部分事業(yè)單位尚未形成科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，距離檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)仍然存有差距。一是部分規(guī)章制度缺失，難以有效指引、規(guī)范并約束檔案管理人員的行為以及其他員工參與檔案管理的行為。具體又表現(xiàn)為尚未圍繞檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發(fā)、安全、利用、更新、銷毀以及其他方面來出臺相應(yīng)的細(xì)則，容易產(chǎn)生檔案遺失、檔案損毀、檔案泄密、檔案更新不及時、檔案銷毀不及時等問題[3]。二是分工不合理不科學(xué)，尚未層級化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。具體又表現(xiàn)為沒有理清業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員在檔案資料交接中的職責(zé)以及流程，無法體現(xiàn)出“分工與協(xié)作”的現(xiàn)代檔案管理理念。三是電子檔案格式不明確，后期容易產(chǎn)生重復(fù)勞動的問題。對于影像、聲像、電子文件以及其他類檔案的格式?jīng)]有進(jìn)行明確，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中存在不同格式的檔案資料。

2）檔案安全保密工作滯后。檔案安全是檔案管理的基礎(chǔ)，離開檔案安全談檔案規(guī)范化管理既不科學(xué)、也不合理。當(dāng)前，部分事業(yè)單位在管理檔案過程中存在“重開發(fā)應(yīng)用，輕安全管理”的現(xiàn)象，沒有正視檔案安全管理的價值。一是檔案安全存在隱患。一方面，雖然意識到紙質(zhì)檔案室的安全防火工作，但忽視紙質(zhì)檔案室的環(huán)境檢查工作，沒有應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對紙質(zhì)檔案室的濕度、溫度進(jìn)行監(jiān)控。另一方面，檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)滯后，尚未將區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)應(yīng)用到電子檔案加密領(lǐng)域，容易遭受非法病毒的入侵，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源被非法加密、非法竊取。二是檔案保密工作存有漏洞。一方面，尚未明確涉密檔案的查閱權(quán)限以及審批流程。另一方面，尚未要求相關(guān)崗位的員工簽署保密責(zé)任書。

3）人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。檔案管理人才素質(zhì)高低會直接影響檔案規(guī)范化管理水平。相較于過去，我國大部分事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的人才隊(duì)伍建設(shè)取得了較好的成效，值得加以肯定。但也存在部分不容忽視的問題，具體表現(xiàn)如下：一是培訓(xùn)方式滯后，習(xí)慣于理論教學(xué)式的思維培訓(xùn)，忽視實(shí)踐教學(xué)培訓(xùn)，容易產(chǎn)生理論與實(shí)踐脫軌的現(xiàn)象。例如，沒有充分結(jié)合單位具體實(shí)際狀況進(jìn)行實(shí)踐教學(xué)，而是沿用統(tǒng)一化、模板化的理論教學(xué)模式。二是培訓(xùn)內(nèi)容單一，重點(diǎn)圍繞檔案管理專業(yè)，忽視從信息化建設(shè)、安全保密建設(shè)等角度進(jìn)行培訓(xùn)，影響復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍建設(shè)工作。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有效對策

1）建立健全科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。只有從體制機(jī)制上理順、理清檔案管理工作，嚴(yán)格要求檔案管理人員對接相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，做到細(xì)致周到和精益求精，才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。一是出臺一套全覆蓋的檔案管理規(guī)章制度，明確檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發(fā)、安全、利用、更新、銷毀等不同檔案管理環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為相關(guān)工作人員提供有效指引。二是要細(xì)化分工，從相互配合、相互協(xié)調(diào)的角度來明確業(yè)務(wù)部門以及檔案管理部門在檔案管理中所扮演的“角色”，避免出現(xiàn)職責(zé)交叉、職責(zé)不明的問題。三是要明確影像、聲像、電子文件以及其他電子類檔案的格式，為后期檔案專題建設(shè)、檔案編研工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2）做好檔案安全保密工作。檔案安全保密歷來是國家檔案局重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的工作，也是檔案規(guī)范化管理的前提條件。為此，一是要解決檔案管理中的安全隱患。一方面，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對紙質(zhì)檔案室的溫度、濕度進(jìn)行監(jiān)控，嚴(yán)格防止檔案害蟲的滋生，保護(hù)紙質(zhì)檔案。對于重要且具有意義的紙質(zhì)檔案，要及時采取電子掃描、微縮拍照等方式進(jìn)行處理， 將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，延伸檔案“壽命”。另一方面，探索將區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字證書技術(shù)應(yīng)用到電子檔案加密領(lǐng)域，并通過云儲存來實(shí)現(xiàn)對電子檔案的長期保存，確保事前防控與事后防控相結(jié)合。二是做好檔案保密工作，加強(qiáng)保密教育。一方面，明確涉密檔案的查閱權(quán)限以及審批流程，避免出現(xiàn)漏洞。另一方面，要求相關(guān)崗位的員工簽署保密責(zé)任書，提升員工責(zé)任意識。

3）打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。一是要改進(jìn)培訓(xùn)方式，堅(jiān)持“理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)”并重的基本原則，通過案例教學(xué)、實(shí)踐模擬等方式來提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力以及綜合素養(yǎng)。同時，培訓(xùn)工作要緊貼單位業(yè)務(wù)需求以及行業(yè)需求，做到與時俱進(jìn)。二是要豐富培訓(xùn)內(nèi)容，進(jìn)一步圍繞信息化建設(shè)、安全保密建設(shè)、檔案基礎(chǔ)理論進(jìn)行培訓(xùn)，打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案資源涵蓋內(nèi)容較廣，主要包括事業(yè)單位日常管理、業(yè)務(wù)工作、科研、辦公文書、人事、財(cái)會、合同等各個方面的內(nèi)容，可以為單位管理者提供決策依據(jù)。為此，必須要從多個角度來推動檔案規(guī)范化管理，進(jìn)一步拓展檔案的服務(wù)功能，滿足不同主體對于檔案資源的需求。具體而言，一是要建立健全科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系;二是要做好檔案安全保密工作;三是要打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。只有從多個角度入手，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)，避免檔案管理邊緣化，推動事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李艷.事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑探究[J].國際公關(guān)，2019（12）：192+194.

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[3]趙冬梅.淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2019（33）：33.

作者簡介

遲玉麗（1969-），女，內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市寧城縣天義鎮(zhèn)人，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古自治區(qū)黨校函授學(xué)院，現(xiàn)為副高副研究館員，研究方向：檔案管理。