呼俊迪

摘 要：教務(wù)檔案是高校教學(xué)管理的一部分，是高校教學(xué)管理工作開展的基礎(chǔ)，是建立學(xué)校正常教學(xué)機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)的保障和重要理論依據(jù)。教務(wù)檔案的收集、歸類和存檔是醫(yī)學(xué)院校檔案工作的重中之重，對學(xué)校教學(xué)工作決策和開展起重要指導(dǎo)作用，因此如何科學(xué)有效地對醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案進(jìn)行管理和改革是迫切需要解決的問題。本文從醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，分析目前醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案的概念、功能、管理現(xiàn)狀及存在問題，并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校;教務(wù)檔案;管理現(xiàn)狀;改進(jìn)措施

醫(yī)學(xué)院校的教務(wù)檔案肩負(fù)著記錄整個(gè)教學(xué)過程的所有具體過程，是學(xué)校教學(xué)過程的真實(shí)痕跡留存，反映了學(xué)校的辦學(xué)過程、辦學(xué)水平、辦學(xué)層級(jí)和辦學(xué)質(zhì)量。隨著高校教學(xué)改革的不斷深入，特別是近年教育部對各醫(yī)學(xué)類專業(yè)培養(yǎng)方案不斷提出新要求，直接影響到醫(yī)學(xué)院校檔案管理。教務(wù)檔案管理工作是否高效對學(xué)校教學(xué)運(yùn)行有著至關(guān)重要的意義。

1 醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案的概念

醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案的管理是指形成于醫(yī)學(xué)院校的各種教學(xué)活動(dòng)里，如實(shí)真實(shí)地記錄了學(xué)校教學(xué)與管理工作中各種活動(dòng)，等于直接還原了教學(xué)的真實(shí)全過程和最終結(jié)果。檔案記錄對今后的教學(xué)工作和教學(xué)管理提供了參考依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案包括所有教學(xué)資料的紙質(zhì)版、音響資料、視頻、磁盤和醫(yī)學(xué)性的實(shí)物，除了各類的上級(jí)教育文件及教學(xué)規(guī)章制度、學(xué)年的教學(xué)大綱、教學(xué)工作計(jì)劃、教研室實(shí)驗(yàn)室的教學(xué)計(jì)劃、上課的講稿、學(xué)生教材、學(xué)生各類考試、考試課和考查課的成績、各專業(yè)的試卷和試題、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)成果和科研教學(xué)成果、教學(xué)改革等各種的教務(wù)檔案。

2 醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案的功能

2.1 查詢核對功能

教務(wù)檔案作為醫(yī)學(xué)院校管理檔案的子系統(tǒng)，是學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)運(yùn)行的痕跡留存。它具有查證的憑證作用。主要因?yàn)榻虅?wù)檔案的原始性特點(diǎn)，具有其他材料無法替代的作用。教務(wù)管理人員、相關(guān)教師、學(xué)生都可以通過教學(xué)檔案查看教學(xué)原始記錄，與現(xiàn)有的教學(xué)情況對比探索規(guī)律。

2.2 支持決策功能

教務(wù)檔案可以為醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)管理人員、教師和學(xué)生提供指導(dǎo)性、持續(xù)性、政策性的指導(dǎo)，作為真實(shí)可靠的原始材料。為學(xué)校開展教學(xué)活動(dòng)和管理工作提供可查詢的歷史依據(jù)。為做出正確的教學(xué)活動(dòng)決策做出指導(dǎo)和查詢憑證。

2.3 學(xué)習(xí)利用功能

在實(shí)際工作中教務(wù)管理工作中，如何制定教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)安排除了根據(jù)實(shí)際問題改動(dòng)，還要參考已有的教務(wù)檔案，教務(wù)檔案的存在有利于教師和教學(xué)管理者學(xué)習(xí)和利用材料進(jìn)行下一步工作安排。

2.4 支撐認(rèn)證功能

專業(yè)認(rèn)證是醫(yī)學(xué)院校教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，而教務(wù)檔案真實(shí)記錄的教學(xué)過程、教務(wù)方法和教學(xué)成果，為專業(yè)認(rèn)證提供了資料基礎(chǔ)，是認(rèn)證專家對各專業(yè)進(jìn)行考核的重要依據(jù)。

3 醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀

在大多數(shù)高效，教學(xué)秘書充當(dāng)了院系（部）的檔案管理第一執(zhí)行人，教學(xué)科是部門與教務(wù)處之間的紐帶，通過教學(xué)科鏈接上下級(jí)的溝通，這對教學(xué)檔案的歸檔起了保障作用。其次，建立三級(jí)管理體制，根據(jù)各個(gè)大學(xué)的實(shí)際情況落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制，按照大學(xué)、教務(wù)處和各部門的三級(jí)管理機(jī)制對各自的檔案管理工作進(jìn)行劃分。大學(xué)的檔案室主要負(fù)責(zé)宏觀教學(xué)檔案，包括規(guī)章制度、各課程的建設(shè)、不同專業(yè)的設(shè)置、歷年招生和學(xué)籍情況、畢業(yè)生登記表、各專業(yè)教材、教育教學(xué)等相關(guān)的上級(jí)文件和匯總性的資料等。各院系（部）負(fù)責(zé)保存和歸檔與本部門相關(guān)的教學(xué)檔案，如本部門的教學(xué)計(jì)劃、課程安排、學(xué)生考試試卷、教師教案、畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)籍等數(shù)量大的材料，這樣便于各部門隨時(shí)查詢，對教學(xué)檔案室減輕了負(fù)擔(dān)。

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案工作屬于大學(xué)各類重要的組成的部分，做好最基礎(chǔ)的教學(xué)檔案工作是學(xué)校教學(xué)工作的重要組成部分，在做好各類檔案資料的收集、歸類和管理工作，最終為師生及學(xué)校管理者提供更便捷和方便的服務(wù)，使醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案工作的價(jià)值更完整的實(shí)現(xiàn)。醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案既具有一般檔案管理工作的普遍存在問題，又存在自己的特殊性。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先部分教學(xué)管理工作人員責(zé)任感不強(qiáng)導(dǎo)致教學(xué)檔案的缺失。由于很多醫(yī)學(xué)院校都沒有專門的教學(xué)管理檔案人員管理檔案，教務(wù)檔案由各科室負(fù)責(zé)收集，專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏專業(yè)的檔案整理知識(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)遺漏、缺失的現(xiàn)象。再加上材料整理不夠規(guī)范，造成了原始檔案的缺乏。另外，紙質(zhì)版的檔案和電子版的檔案難以統(tǒng)一。很多資料都是教師一手材料，不太注重電子記錄，所以想達(dá)到電子檔案留檔比較困難。最后，使用率低也是醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理的另一個(gè)問題。教務(wù)材料存檔后很少再翻閱和查看，利用率不高，使用范圍比較小。

4 醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理規(guī)范化改進(jìn)措施

做好醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案工作，除了提高學(xué)校校領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理人員的重視程度外，要按照相關(guān)的制度管理辦法進(jìn)行制度梳理和人員配給，加強(qiáng)教務(wù)檔案的管理工作、落實(shí)管理責(zé)任，應(yīng)該做的以下幾點(diǎn)：

4.1 增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高教務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)

教務(wù)檔案工作人員作為大學(xué)教學(xué)檔案管理的重要執(zhí)行者，其素質(zhì)和義務(wù)能力直接決定了檔案管理工作是否能有效進(jìn)行，所以他們是否能適應(yīng)新形勢下的檔案管理對檔案工作的有效性起了決定性的作用。大學(xué)應(yīng)該多增加各方面的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，給予教學(xué)檔案相關(guān)的各類人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高各類人員自身的工作素質(zhì)。

4.2 提高科學(xué)性，加強(qiáng)教務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性

當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案整理在檔案收集、整理和歸檔等不同環(huán)節(jié)都存在問題，這些問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了大學(xué)教學(xué)檔案的時(shí)效性和有效性。各大學(xué)的當(dāng)務(wù)之急是制定相應(yīng)的政策對現(xiàn)有的陳舊的制度進(jìn)行改革和梳理，包括檔案收集、整理、分類、歸檔的制度等具體要求。除此外對檔案室工作環(huán)境和設(shè)備的提升、檔案管理的信息化建設(shè)都要進(jìn)行規(guī)范和完善，進(jìn)一步達(dá)到檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

4.3 構(gòu)建檔案利用平臺(tái)，提升檔案管理在科研和教學(xué)中的作用

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作也應(yīng)該走在科學(xué)的前沿，充分利用檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合計(jì)算機(jī)信息管理的優(yōu)勢，把傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，按照新的檔案整理制度進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存檔，保證紙質(zhì)版和電子版材料的一致性。網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。建立完善的學(xué)校電子信息化教學(xué)檔案管理體系是非常有必要的，整個(gè)電子信息化教學(xué)檔案體系相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能更便捷快速的幫助教師和教學(xué)工作人員查找、翻閱檔案，更有利于提高工作效率。

4.4 做好檔案管理知識(shí)宣傳，提高全校檔案管理意識(shí)

利用一切可能的方式進(jìn)行宣傳和引導(dǎo)幫助學(xué)校老師、相關(guān)工作人員提高對檔案工作的認(rèn)識(shí)程度，使不同專業(yè)的教師和學(xué)生了解已有的檔案知識(shí)及現(xiàn)有檔案知識(shí)的價(jià)值，及時(shí)為他們的教學(xué)科研活動(dòng)提供查詢幫助，使現(xiàn)有的檔案資料能夠發(fā)揮更大的價(jià)值，進(jìn)一步提高大學(xué)教學(xué)檔案的利用程度。

5 結(jié)語

總之，醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案是開展各種教學(xué)活動(dòng)中具有保存價(jià)值的各類具體活動(dòng)的記載材料，是全體教育工作者的智慧結(jié)晶，如何更有效的保存和利用是我們檔案工作應(yīng)該不斷的努力創(chuàng)新的。

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