傅麗君

摘 要：隨著科學技術(shù)的不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的普及應用，給檔案管理人員帶來了新的福音。檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，將檔案管理人員從繁重的文書工作中擺脫出來，極大的降低了檔案管理人員的工作壓力，提高了檔案管理的質(zhì)量，提升了檔案信息的流轉(zhuǎn)效率。但是，通過對眾多地區(qū)檔案管理工作的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，部分地區(qū)的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的影響較為嚴重，對檔案管理現(xiàn)代化的認知存在一定的局限，導致檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展面臨一定的困境。因此，各地區(qū)檔案管理人員應擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，加強對檔案管理現(xiàn)代化理念的學習與引進，從而為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供更為堅實的理論基礎(chǔ)，推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展步伐的穩(wěn)步前行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;對策

1 檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理基礎(chǔ)工作較為薄弱

現(xiàn)階段，部分地區(qū)檔案管理部門雖然加強了對現(xiàn)代化技術(shù)的引進，但是由于缺少先進經(jīng)驗的指引，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應用仍流于表面，對檔案管理人員工作效率的提升存在一定程度的限制[1]。究其根源，在于這部分檔案管理部門沒有做好檔案管理現(xiàn)代化的前期準備工作。首先，部分地區(qū)檔案管理部門雖然引進了現(xiàn)代化技術(shù)，但是并未同步開展對檔案管理人員現(xiàn)代化技術(shù)的培訓工作，導致檔案管理人員對現(xiàn)代化技術(shù)的掌控水平較為低下，無法保證傳統(tǒng)檔案信息在錄入環(huán)節(jié)的質(zhì)量;其次，由于檔案管理工作的開展時間較為漫長，檔案信息的數(shù)量較為龐大，需要檔案管理人員耗費大量的時間將全部傳統(tǒng)檔案信息進行分類、匯總。在長期工作過程中，檔案管理人員極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，工作效率逐漸下降，最終會影響檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 檔案管理缺少統(tǒng)一標準指引

現(xiàn)階段，受不同地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平影響，對該地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化標準的設(shè)定也存在一定的差異，這就造成不同地區(qū)的檔案管理現(xiàn)代化水平參差不齊，不利于檔案管理現(xiàn)代化工作的長遠發(fā)展。一方面，對于部分經(jīng)濟發(fā)達區(qū)域而言，檔案管理人員對現(xiàn)代化技術(shù)的認知較高，對檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展需求也擁有較為深入的了解，可以根據(jù)自身的實際需求購置專業(yè)的檔案管理設(shè)備;另一方面，對于部分經(jīng)濟欠發(fā)達的區(qū)域而言，檔案管理人員對現(xiàn)代化技術(shù)的認知有待提升，無法依據(jù)自身的實際需求購置專業(yè)的現(xiàn)代化設(shè)備，導致購進的現(xiàn)代化設(shè)備較為落后。不同地區(qū)現(xiàn)代化設(shè)備種類的差異，極易造成檔案信息的儲存格式不同，給檔案信息的共享造成了極大的阻礙[2]。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

由于檔案管理工作較為枯燥，民眾對檔案管理崗位的認可程度不高，導致各地區(qū)檔案管理部門普遍存在人才缺乏的問題。為保證各項管理工作的順利開展，各地區(qū)檔案管理部門不得不招聘一些綜合素質(zhì)不達標的人員進入檔案管理崗位，造成檔案管理團隊的綜合素質(zhì)參差不齊。一方面，部分檔案管理人員在長期工作過程中已經(jīng)形成了較為系統(tǒng)的管理體系，并對該管理體系的運用擁有較為豐富的經(jīng)驗。因此，這部分檔案管理人員拒絕接受現(xiàn)代化技術(shù)的教育，導致這部分檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平較差，無法滿足檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的實際需求;另一方面，部分檔案管理人員雖然對新知識的接受較快，但是他們對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展理念的認知還存在一定的偏差，認為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展只是引進計算機的應用，這就導致在檔案管理工作開展過程中，現(xiàn)代化技術(shù)的引用程度不深。

2 檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)化對策

2.1 做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

為保證檔案管理工作現(xiàn)代化水平的不斷提升，各地區(qū)檔案管理部門應做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，從而為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)[3]。首先，各地區(qū)檔案管理部門應加強與基層檔案管理人員的溝通，深入分析檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展需求，為檔案管理部門的引進計劃提供更為全面的信息支持;其次，各地區(qū)檔案管理部門應加強對現(xiàn)代化技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備的引進，同時購置相應的設(shè)備操作規(guī)范、現(xiàn)代化技術(shù)指導等書籍，在為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供先進技術(shù)支撐的同時，保證現(xiàn)代化技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備的充分應用;最后，各地區(qū)檔案管理部門應推廣實施崗位責任制，從而借助基層檔案管理人員的責任意識，保證各項檔案管理工作的有效執(zhí)行。

2.2 制定統(tǒng)一的檔案管理標準

為更為全面的實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，各地區(qū)檔案管理部門之間必須加強溝通，共同制定科學合理的檔案管理標準，從而為不同地區(qū)檔案信息的共享營造條件。首先，各地區(qū)檔案管理部門應共同協(xié)商制定科學的設(shè)備采購計劃，保證購進現(xiàn)代化設(shè)備既能滿足檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)需求，又可以保證采購成本符合不同地區(qū)檔案管理部門的采購能力;其次，各地區(qū)檔案管理部門應對自身的檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一，為不同地域檔案信息的共享搭建現(xiàn)代化技術(shù)平臺。同時，各地區(qū)檔案管理部門還應主動將自身的傳統(tǒng)檔案信息上傳到共享平臺之中，為不同地域民眾提供檔案信息支持;最后，各地區(qū)檔案管理部門應注重對檔案信息的保護，依據(jù)相關(guān)信息保密要求，對自身檔案信息進行分類歸檔。針對不同級別的客戶開放相應的閱讀權(quán)限，保證檔案信息的安全性。

2.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

為保證檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，擁有充足人力資源的支撐，各地區(qū)檔案管理部門必須將更多的資源投入到檔案管理人員的培養(yǎng)工作之中[4]。首先，各地區(qū)檔案管理部門必須制定完善的培訓機制，為新入職檔案管理人員提供崗前知識培訓，為全體檔案管理人員提供現(xiàn)代化技術(shù)知識教育，從而不斷強化檔案管理人員對現(xiàn)代化技術(shù)的認知，保證現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的最大化應用;其次，各地區(qū)檔案管理部門應制定健全的培養(yǎng)機制，采取以老帶新的人才培養(yǎng)方式，幫助新入職員工更快的適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的實際需求;最后，各地區(qū)檔案管理部門應制訂完善的獎懲機制，不斷提高檔案管理人員的工作積極性，鼓勵檔案管理人員充分發(fā)揮自身的主觀能動性，自主的提高自身的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是新形勢下檔案管理工作的開展方向。檔案管理的現(xiàn)代化將會極大的減少檔案管理工作對人力資源的過度依賴，保證檔案信息在采集、流通、儲存、利用過程中的質(zhì)量，從而為各行各業(yè)的發(fā)展提供更為全面的檔案信息供給，保證檔案信息資源的最大化利用，推動社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快。

參考文獻

[1]李靜.檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題及對策[J].河北企業(yè)，2016（04）：26-27.

[2]張英平.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施[J].建材與裝飾，2018（05）：143-144.

[3]胡又懿.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策探究[J].今日財富（中國知識產(chǎn)權(quán)），2019（3）.

[4]李敏.淺談檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務，2019，312（07）：73.