許雯君

摘 要：在財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理在某種程度上發(fā)生了很大的變化，與傳統(tǒng)會計檔案相比較，電子會計檔案更具有實效性、便捷性和高效性的特點。但是在實際應(yīng)用中也面臨著很多新問題，如信息系統(tǒng)的接口無法實現(xiàn)對接，會計檔案儲存風(fēng)險比較大，各項檔案管理制度不完善等因素，將會嚴(yán)重影響電子會計檔案管理。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式;電子會計檔案管理;研究

財務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財務(wù)管理模式有著很大的區(qū)別，這是一種全新的管理模式，是在信息技術(shù)背景下發(fā)展應(yīng)運而生的，能夠?qū)⒏鱾€地區(qū)分公司的財務(wù)工作以及更為復(fù)雜的工作全部轉(zhuǎn)交給財務(wù)共享中心來處理，而且還能夠為所有分公司提供更為標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程和多樣化服務(wù)。可以說在財務(wù)共享模式下，企業(yè)會計電子檔案管理發(fā)生了很大改變，能夠更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步。

一、財務(wù)共享的概述

財務(wù)管理是隨著企業(yè)的運轉(zhuǎn)從而產(chǎn)生的，企業(yè)在實際發(fā)展過程中會隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展從而更好地提升企業(yè)自身發(fā)展實力和經(jīng)濟(jì)發(fā)展實力，促使企業(yè)從生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)再到銷售環(huán)節(jié)都能夠更好的適應(yīng)市場環(huán)境。因此，在財務(wù)管理在實際發(fā)展過程中切不可墨守成規(guī)，要積極創(chuàng)新。企業(yè)實際發(fā)展中，財務(wù)管理所涉及的內(nèi)容也會越來越多，而且應(yīng)用新技術(shù)能夠更好地提升財務(wù)管理水平，于是便繁衍出“財務(wù)共享模式”。財務(wù)共享在一定程度上能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的財務(wù)信息進(jìn)行科學(xué)化、合理化的管理，將各種有效的信息資源進(jìn)行有效的連接，使其能夠更好地適應(yīng)各項工作，適應(yīng)財務(wù)管理需要。再者，財務(wù)共享的出現(xiàn)也是代表企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展，促使企業(yè)財務(wù)工作能夠更好地管理，為企業(yè)節(jié)省大量的經(jīng)濟(jì)成本，節(jié)省大量的時間和精力。而且會計檔案管理也是財務(wù)管理中最重要的工作內(nèi)容，同時各項管理體系和流程方面能夠為財務(wù)檔案管理提供更好的服務(wù)。

二、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理的特點

會計電子檔案管理能夠?qū)⒂跋裣到y(tǒng)、會計系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)以及資源管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效的連接，同時還會對會計電子檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分析以及匯總等，充分發(fā)揮會計電子檔案的優(yōu)勢條件。

其一，便捷性，企業(yè)在實際工作中可以通過影像管理系統(tǒng)來收集和整理各項數(shù)據(jù)信息，將收集的信息全部掃描并上傳到財務(wù)共享信息平臺，企業(yè)財務(wù)在云平臺上可以利用會計信息系統(tǒng)對各項數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的掃描，例如，SAP、用友、金蝶等多種方式，還能夠?qū)Ω鞣N原始憑證數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的處理，使其能夠生成電子會計憑證，同時還會生產(chǎn)各類財務(wù)報表，如明細(xì)表、現(xiàn)金報表、多欄式明細(xì)賬單等，最終生成現(xiàn)金流量表、利潤表等。再者，在財務(wù)共享模式下，企業(yè)與銀行的聯(lián)系方式在某種程度上也在發(fā)生改變，企業(yè)能夠直接向各大銀行獲取電子回單，還能夠?qū)㈦娮踊貑紊呻娮討{證，以此來實現(xiàn)電子對賬。

其二，實效性，以往的會計檔案管理模式在一定程度上無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時更新，而企業(yè)應(yīng)用的財務(wù)共享則是在原始數(shù)據(jù)信息上對其進(jìn)行上傳的，傳送到網(wǎng)上云平臺，使其能夠在電子系統(tǒng)中生成各類財務(wù)會計報表，能夠為企業(yè)各項發(fā)展決策提供更好的幫助。例如，在費用報銷中，若是職工在出差中所使用信用卡產(chǎn)生的各項費用，能夠更加精準(zhǔn)的上傳至云平臺中，若是職工在報銷費用時也會根據(jù)各項消費內(nèi)容選擇相應(yīng)的報銷模板，同時還會根據(jù)各項銷售金額和銷售事項進(jìn)行填寫與核對，若是信息費用相同，那么這些信息便會自動上傳到銀行服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，然后由銀行完成所有費用的支出。而且企業(yè)云平臺還會根據(jù)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息自動生產(chǎn)相應(yīng)的電子憑證，確保企業(yè)會計電子檔案形成的有效性。

其三，高效性，在實際應(yīng)用中能夠快速且有效收集會計電子檔案，同時還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的分析和整理，自身具有很高的實效性。再者，在以往會計檔案管理中，工作人員在工作中會浪費大量的時間、精力，在一定程度上嚴(yán)重影響會計工作的實效性。

為了能夠更好地實現(xiàn)檔案信息一體化，而且會計電子檔案能夠在企業(yè)不同的部門之間進(jìn)行更好的應(yīng)用。例如，若是采購部門想要采購物品，那么采購人員要在采購系統(tǒng)上輸入采購信息，生產(chǎn)采購訂貨單、采購票據(jù)等，之后再將采購發(fā)票傳送到財務(wù)部門的總系統(tǒng)中，之后采購貨單便會傳送到倉庫部門，使其能夠完成采購入庫。不同的數(shù)據(jù)單據(jù)傳遞在不同的部門，使其能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。

三、電子會計檔案發(fā)生的變化

1.電子會計檔案

因財務(wù)共享模式的出現(xiàn)，在一定程度上帶動了財務(wù)體系的工作重心逐漸有經(jīng)營實體的管理化逐漸轉(zhuǎn)為異地財務(wù)共享中心管理的體系。受種種因素的影響，財務(wù)工作逐漸開始依賴各種影像系統(tǒng)，也就是說，財務(wù)工作人員通過影像系統(tǒng)能夠及時傳輸各項數(shù)據(jù)信息，以此來進(jìn)行電子會計檔案管理工作，這樣的工作方式，在某種程度上促使紙質(zhì)檔案的使用率逐漸降低，而且檔案管理方式的收集、整理工作也發(fā)生了很大的改變。

2.會計形成過程

因會計形成過程正在逐漸加長，在一定程度上也促使會計檔案管理工作的鏈條逐漸加長。在財務(wù)共享的背景下，財務(wù)體系中心逐漸由經(jīng)營實體化管理轉(zhuǎn)向FSSC的管理標(biāo)準(zhǔn)，而且該過程是一個漫長且鏈條更為復(fù)雜的過程，在這個過程中，還會加入不同的角色，甚至不同的內(nèi)容還會出現(xiàn)交叉的現(xiàn)象，這在無形之中就增加了會計檔案收集、整理以及歸檔的復(fù)雜性。因會計形成時間比較長，而且電子檔案鏈條也比較復(fù)雜，在以往實體管理模式中發(fā)現(xiàn)的問題很難察覺到，只有在歸檔環(huán)節(jié)中才會發(fā)現(xiàn)。

四、財務(wù)共享模式下會計檔案管理

1.會計檔案管理逐漸從屬地轉(zhuǎn)變成FSSC管理

因電子會計檔案容易保存，各項數(shù)據(jù)信息不會輕易丟失，而且還能夠便于攜帶，已經(jīng)成為新時代檔案管理工作的重要內(nèi)容，而且在一定程度上更傾向于紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。尤其是在FSSC的管理模式下，在整理各項電子會計檔案工作過程中，一定要注意資料的合法性，確保各項材料能夠符合各項標(biāo)準(zhǔn)。若是出現(xiàn)與原有業(yè)務(wù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，那么就要重新設(shè)定，使其能夠符合各項檔案管理工作的需求。再者，在會計檔案管理過程中還要根據(jù)各項防控點設(shè)置合理的解決方案，若是沒有對其進(jìn)行有效的控制，那么將會嚴(yán)重影響財務(wù)共享中心的會計工作。所以，在各項管理工作中，一定要將風(fēng)險控制放在首位。

2.流程化與標(biāo)準(zhǔn)化逐漸提升

在會計檔案進(jìn)入FSSC處理之前，一定要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和流程標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，以此來確保會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性和均衡性。在FSSC的處理下對其進(jìn)行更為專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，使其能夠避免在工作中出現(xiàn)偏差現(xiàn)象，以免出現(xiàn)其他類型的風(fēng)險。因此，在財務(wù)共享模式下一定要保障電子會計檔案管理的質(zhì)量，避免出現(xiàn)失誤、瑕疵的現(xiàn)象，從而給企業(yè)造成風(fēng)險問題。

3.集中化管理

在實施會計檔案管理過程中，首先要考慮會計檔案內(nèi)部質(zhì)量和外部風(fēng)險問題，同時還要對其進(jìn)行集中化管理，使其能夠有效提升檔案服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范各項管理問題。在實際操作過程中，還能夠?qū)Ω鞣N資料信息進(jìn)行有效的整理、分析以及管理。也就是說，在財務(wù)共享模式下，企業(yè)會計電子檔案的管理中要考慮多方面因素，結(jié)合實際情況，使其能夠更好地適應(yīng)時代發(fā)展的特征。

五、加強會計檔案管理的有效途徑

1.完善會計檔案監(jiān)督管理體系

在財務(wù)共享模式的背景下，要進(jìn)一步強化各項管理制度和內(nèi)部約束，同時還要強化企業(yè)內(nèi)部管理者責(zé)任意識，加強會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。要知道，政府部門是監(jiān)督和管理的執(zhí)行者，在該過程中應(yīng)明確各項主體，統(tǒng)一各項職責(zé)權(quán)利，充分發(fā)揮注冊會計師和會計事務(wù)所的作用，促使企業(yè)通過層層保障，同時還要加強會計檔案管理質(zhì)量。

2.合理分類會計檔案

企業(yè)在實際運營管理過程中，應(yīng)加強對會計檔案管理工作的重視程度，能夠充分認(rèn)識到檔案分類的重要性，使其能夠為會計檔案鑒定、保障和使用奠定好基礎(chǔ)。合理分類檔案，使其能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，能夠更好地提升檔案管理的工作效率。再者，在檔案分類過程中，還要根據(jù)檔案自身的特點和客觀性規(guī)律，對其進(jìn)行有效的管理，使其能夠構(gòu)成更為嚴(yán)謹(jǐn)檔案管理體系。

3.強化企業(yè)內(nèi)部職能管理

企業(yè)要在實際發(fā)展中要強化會計檔案內(nèi)部管理職能，使其能夠更好地提升管理質(zhì)量，盡量避免出現(xiàn)出錯或失誤的現(xiàn)象。再者，在信息化背景下，電子檔案也在快速發(fā)展，可以說電子檔案與紙質(zhì)檔案在一定程度上實現(xiàn)了共存的現(xiàn)象，為確保雙方質(zhì)量能夠一致，在實際應(yīng)用中應(yīng)獲取相關(guān)部門的認(rèn)可和審核。同時企業(yè)在實際工作中，應(yīng)加大力度推廣電子會計檔案，將紙質(zhì)檔案作為補充，為電子化檔案的應(yīng)用打好基礎(chǔ)。

4.加強會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力

要知道會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力對于檔案管理工作來說是非常重要的，而且會計檔案管理人員是整個工作的參與者，其自身的綜合素質(zhì)能力將嚴(yán)重影響會計檔案工作質(zhì)量。因此，會計檔案管理人員一定要做到以下幾點，其一，嚴(yán)格保密，堅決不能泄露公司內(nèi)部機密;其二，要能做到遵紀(jì)守法、廉潔秉公，嚴(yán)格遵守各項紀(jì)律;其三，要積極主動參加企業(yè)組織的各項培訓(xùn)工作，使其能夠不斷充實自己，提升自己的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng);其四，在工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)、恪盡職守，盡量不要出現(xiàn)低級錯誤，認(rèn)真對待工作。

六、綜上所述

在市場經(jīng)濟(jì)化的背景下，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)都得到了非常廣泛的應(yīng)用，會計電子檔案管理也發(fā)生了很多的變化，而且還能夠減少大量的經(jīng)濟(jì)成本。會計檔案管理在財務(wù)共享的模式下，在一定程度上已經(jīng)發(fā)生了變化。因此，財務(wù)工作人員要能夠盡快摸索出能夠適應(yīng)新環(huán)境的工作準(zhǔn)則，跟上時代發(fā)展潮流，以全新的眼光來看待，積極把掌握會計電子檔案行業(yè)的工作準(zhǔn)則，能夠積極把握住發(fā)展機遇，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，可以說，財務(wù)共享已經(jīng)成為新時代財務(wù)工作發(fā)展的重要方向，更是未來發(fā)展趨勢，希望國家在發(fā)展中能夠盡快完善各項法律法規(guī)建設(shè)，使其能夠創(chuàng)造更多的價值。

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