朱玥

摘 要：人事檔案體現(xiàn)的是個(gè)人的經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)表現(xiàn)、個(gè)人能力或者是政治面貌等方面，也是人事部門配置資源的重要依據(jù)。人力資源在進(jìn)行管理的時(shí)候，必不可少的一大部分就是人事檔案，而且其所占地位十分重要。我國(guó)在人事檔案的管理上，制定了一系列完善的法律法規(guī)，旨在管理檔案能夠更加規(guī)范。但是隨著近幾年市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人事檔案中存在的一些弊端開始逐漸顯露出來(lái)，在管理的時(shí)候所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不斷在增加，這些問題對(duì)人事檔案的健康管理和發(fā)展產(chǎn)生了不良影響，所以識(shí)別并防范風(fēng)險(xiǎn)管理至關(guān)重要。所以要想改善上述問題，就必須加強(qiáng)干部人事檔案中的風(fēng)險(xiǎn)管理。本次主要是分析了干部人事檔案中的風(fēng)險(xiǎn)管理，并進(jìn)行了一定探討，目的是為了提高人事檔案的管理效率。

關(guān)鍵詞：干部;人事檔案;風(fēng)險(xiǎn)管理;研究

1 關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作的分類

1.1 收集檔案中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

人事檔案靠收集和累積而成，收集人事檔案過程便不可避免的存在風(fēng)險(xiǎn)，例如信息不準(zhǔn)確、信息外泄等。在人事檔案中通常會(huì)有個(gè)人的品行履歷、家庭背景等代表每個(gè)人各方面能力的隱私信息，一旦在收集這些人事檔案的過程里發(fā)生了虛假信息或者泄露等情況，將直接對(duì)后期使用檔案造成影響。鑒于干部人事檔案的重要性，對(duì)于管理干部人事檔案的人員要求也十分嚴(yán)格，但管理人員往往在收集資料的時(shí)候并沒有保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度，所以在出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)就不會(huì)很好地應(yīng)對(duì)。只有管理人員本身具有強(qiáng)大的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?zé)任感，才能真正完美而精準(zhǔn)地完成檔案的收集工作，并抓住重點(diǎn)所在。這樣一來(lái)，上級(jí)組織部門在篩選人員的時(shí)候，便可以更有依據(jù)，讓最終的結(jié)果更加真實(shí)可靠。干部人事檔案是記錄反映該干部的工作的重要依據(jù)，所以收集此類檔案要更為規(guī)范，只有這樣才能真正降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，確保最終收集到的資料質(zhì)量過關(guān)。

1.2 人事檔案保管與利用過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

檔案保管要嚴(yán)格執(zhí)行“檔隨人走”的原則，定期排查確認(rèn)，減少人為因素干擾造成“有檔無(wú)人”或“有人無(wú)檔”現(xiàn)象。同時(shí)保管過程中要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的改造升級(jí)，利用云平臺(tái)與大數(shù)據(jù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效模塊管理。在檔案利用過程中，要制定完善的借閱制度，防止對(duì)檔案的隨意改動(dòng)。

1.3 鑒別人事檔案整理過程的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

真實(shí)性是檔案管理的第一要?jiǎng)?wù)，因此對(duì)檔案進(jìn)行鑒別就顯得尤為重要。在此過程中不僅需要有完善的檔案鑒別制度、詳盡的檔案鑒別內(nèi)容、規(guī)范的鑒別結(jié)果審核，同時(shí)要求工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作熱情，尤其是對(duì)于無(wú)頭檔案和長(zhǎng)期失聯(lián)檔案以及內(nèi)容資料不完善的檔案要按照制度要求及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善。

1.4 后期檔案中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

一個(gè)人身份的象征之一就是人事檔案，所以在后期管理檔案的時(shí)候必須嚴(yán)格按照法律法規(guī)，遵循基本原則，使用檔案的時(shí)候，必須要進(jìn)行查閱，這就表示檔案存在一定的遺失風(fēng)險(xiǎn)，而且在排序的時(shí)候，也容易出現(xiàn)歸類歸檔方面的錯(cuò)誤。在排序人事檔案的時(shí)候，要避免出現(xiàn)雜亂無(wú)章的情況，減少對(duì)干部人事檔案的管理效率產(chǎn)生不良影響。在進(jìn)入另一個(gè)事業(yè)單位時(shí)候，需要轉(zhuǎn)遞檔案，而在轉(zhuǎn)遞過程中可能會(huì)發(fā)生檔案的缺失，接收單位因在收到不完整的檔案時(shí)往往會(huì)拒收。

2 干部人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估

2.1 前期評(píng)估原則

在評(píng)估干部人事檔案的時(shí)候，必須要遵循科學(xué)、有效、全面和重點(diǎn)相結(jié)合、可操作性等四大原則。通過這四大原則可以劃分檔案的評(píng)估層次，從而使檔案變得更安全，也可以全面性分析檔案中可能存在的一些風(fēng)險(xiǎn)，找出輕重點(diǎn)，從而及時(shí)制定解決措施，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

2.2 檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)主要是發(fā)生在收集資料、鑒別、整理以及后期的轉(zhuǎn)遞過程中。在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)之前要先大體地了解到關(guān)于干部人事檔案的收集范圍，并根據(jù)這一范圍的好壞程度來(lái)判斷收集到的檔案風(fēng)險(xiǎn)性，若范圍合理，則檔案的風(fēng)險(xiǎn)性會(huì)較低。通常將風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分為高、較高、中、較低、低。此外，團(tuán)隊(duì)組織素質(zhì)的好壞也將直接影響到干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，如果組織人員的能力較好，則后期的管理檔案與發(fā)展檔案都會(huì)比較順利。

3 檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)對(duì)措施

1）干部人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)防措施要想控制干部人事檔案中的風(fēng)險(xiǎn)，就必須要做好干部人事檔案的管理工作，強(qiáng)化檔案管理部門風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。首先配齊配強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍，在選人用人上要下功夫，要選擇責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)娜藛T對(duì)檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)格遵從檔案管理制度和保密制度。其次建立健全干部人事檔案管理制度，規(guī)范檔案管理。再次，要普及風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)，。檔案管理部門要大力普及風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)，讓管理人員樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。最后要加強(qiáng)關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)管理的培訓(xùn)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力將直接影響到檔案的安全性，所以培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力十分重要，可以通過聘請(qǐng)專家來(lái)進(jìn)行講座的方式，或者是通過知識(shí)競(jìng)賽的方式來(lái)豐富檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，這樣能夠達(dá)到強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、提高管理水平的效果。

2）大力推廣規(guī)范化和信息化管理。制定了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施并不意味著能夠消除風(fēng)險(xiǎn)，而要實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的理想目標(biāo)必須對(duì)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)了解風(fēng)險(xiǎn)走向及變化趨勢(shì)，才能將風(fēng)險(xiǎn)消除在萌芽狀態(tài)。對(duì)檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控需要檔案管理人員準(zhǔn)確應(yīng)用管理規(guī)范化和信息化的手段，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行變化管理、動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確評(píng)估，制定有側(cè)重點(diǎn)和針對(duì)性的措施，有效管控風(fēng)險(xiǎn)。一是在硬件方面，配備檔案保管保護(hù)所需要的室?guī)旒霸O(shè)施、設(shè)備，保證檔案的安全。二是順暢文件材料歸檔渠道、及時(shí)整理、完整歸檔，定期檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)進(jìn)行整改。三是大力開展檔案信息化工作。利用信息系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效模塊管理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)方法對(duì)存疑數(shù)據(jù)進(jìn)行智能標(biāo)識(shí)和提醒，方便信息鑒別;檔案管理人員應(yīng)充分應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)，為利用者提供方便、快捷、準(zhǔn)確的檔案檢索途徑。四是規(guī)范借閱轉(zhuǎn)遞流程，落實(shí)借閱登記和歸還核對(duì)，防止出現(xiàn)檔案損毀、丟失、泄密等事故或其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

4 展望

人事檔案是最能夠準(zhǔn)確反映個(gè)人的政治面貌、工作能力與作風(fēng)的，是挑選人員的一大依據(jù)。而干部人事檔案則更為重要，本次從多個(gè)角度分析了干部人事檔案中常見的風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并且根據(jù)實(shí)際情況制定了應(yīng)對(duì)措施，這樣更能保證干部人事檔案的規(guī)范安全可靠。

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